Việt Nam
Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Logistics
11 phút đọc
1K
Thuê văn phòng cho công ty logistics cần được đánh giá theo mô hình vận hành thay vì chỉ dựa vào giá thuê hoặc khoảng cách đến trung tâm. Doanh nghiệp nên cân bằng bốn yếu tố chính gồm vị trí kết nối các đầu mối logistics, diện tích theo cơ cấu nhân sự, điều kiện vận hành của tòa nhà và tổng chi phí sử dụng thực tế. Trong đó, công ty giao nhận hàng không, đường biển, vận tải đường bộ, dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) hay logistics thương mại điện tử sẽ có thứ tự ưu tiên khác nhau khi lựa chọn văn phòng.
 |
 |
Nội dung chính
- 1. Công ty Logistics cần ưu tiên gì khi thuê văn phòng?
- 2. Công ty Logistics nên thuê văn phòng ở khu vực nào?
- 3. Công ty Logistics cần bao nhiêu diện tích văn phòng?
- 4. Tổng chi phí thuê văn phòng Logistics gồm những khoản nào?
- 5. Tiêu chí chọn tòa nhà cho công ty Logistics
- 6. Maison Office hỗ trợ công ty Logistics tìm thuê văn phòng
- 7. Câu hỏi về thuê văn phòng công ty Logistics
1. Công ty Logistics cần ưu tiên gì khi thuê văn phòng?
Văn phòng của công ty logistics thường gắn chặt với hoạt động điều phối, chứng từ, kinh doanh, chăm sóc khách hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Vì vậy, một mặt bằng phù hợp cần hỗ trợ cả công việc văn phòng lẫn khả năng kết nối với các điểm vận hành mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng.
Các tiêu chí nên được xác định ngay từ giai đoạn lập yêu cầu thuê gồm:
- Vị trí: thuận tiện kết nối sân bay, cảng, cảng cạn (ICD), kho, khu công nghiệp hoặc khách hàng
- Nhân sự: phù hợp nơi ở, khả năng đi lại và nhu cầu tuyển dụng
- Hạ tầng: internet ổn định, nguồn điện dự phòng và hệ thống điều hòa phù hợp
- Thời gian vận hành: chính sách ra vào và làm việc ngoài giờ đáp ứng lịch hoạt động
- Bãi đậu xe: đủ khả năng phục vụ nhân viên, khách hàng và bộ phận kinh doanh
- Mặt bằng: dễ bố trí bộ phận điều phối, chứng từ, kinh doanh và phòng họp
- Khả năng mở rộng: có phương án tăng diện tích khi quy mô nhân sự thay đổi
Doanh nghiệp không nhất thiết phải đặt văn phòng sát kho hoặc cảng. Tần suất di chuyển giữa văn phòng với từng đầu mối vận hành mới là cơ sở quan trọng để xác định vị trí phù hợp.
2. Công ty Logistics nên thuê văn phòng ở khu vực nào?
Vị trí văn phòng logistics nên được lựa chọn theo loại hình hoạt động, đầu mối vận tải sử dụng thường xuyên, địa bàn khách hàng và nơi tập trung nhân sự. Doanh nghiệp giao nhận hàng không có thể ưu tiên kết nối sân bay, trong khi doanh nghiệp vận tải đường biển thường quan tâm nhiều hơn đến cảng, ICD và các tuyến vận chuyển container.
2.1 Chọn vị trí văn phòng theo mô hình hoạt động Logistics
| Mô hình hoạt động | Vị trí nên ưu tiên | Yếu tố cần kiểm tra |
| Giao nhận hàng không | Khu vực kết nối thuận tiện sân bay | Thời gian di chuyển, khả năng làm việc ngoài giờ |
| Giao nhận đường biển | Gần cảng, ICD hoặc trục kết nối cảng | Thời gian tiếp cận cảng, tuyến vận chuyển container |
| Vận tải đường bộ | Gần vành đai, quốc lộ, cửa ngõ đô thị | Khả năng kết nối liên tỉnh, mức độ ùn tắc |
| Logistics thương mại điện tử | Gần kho và trung tâm phân phối | Mạng lưới giao hàng, khả năng tiếp cận nguồn nhân lực |
| doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế (Freight Forwarder) | Vị trí cân bằng giữa vận hành và giao dịch | Khả năng kết nối khách hàng, sân bay và cảng |
| Doanh nghiệp 3PL | Khu vực kết nối nhiều đầu mối logistics | Kho, cảng, khu công nghiệp và khách hàng |
| Văn phòng đại diện | Trung tâm kinh doanh hoặc khu vực thuận tiện tiếp khách | Hình ảnh doanh nghiệp, khả năng tiếp cận đối tác |
Doanh nghiệp Logistics nên lập danh sách các điểm nhân sự phải di chuyển thường xuyên trong tuần trước khi khoanh vùng. Cách đánh giá này phản ánh nhu cầu vận hành chính xác hơn việc chỉ tính khoảng cách từ văn phòng đến một cảng hoặc kho cụ thể.
>> Xem ngay: Cho thuê văn phòng khu vực Sân Bay Tân Sơn Nhất
2.2 Tiêu chí đánh giá khu vực thuê văn phòng
Sau khi xác định nhóm khu vực tiềm năng, doanh nghiệp cần so sánh các vị trí theo cùng một bộ tiêu chí:
- Thời gian đến sân bay, cảng, kho hoặc khách hàng
- Tình trạng giao thông trong giờ làm việc thực tế
- Khả năng đi lại của nhân sự
- Nguồn cung văn phòng phù hợp với diện tích cần thuê
- Giá thuê và chi phí vận hành tại từng khu vực
- Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô
Ví dụ, doanh nghiệp có bộ phận điều phối chủ yếu làm việc trực tuyến tại văn phòng có thể ưu tiên khu vực thuận tiện cho nhân sự hơn vị trí sát cảng. Ngược lại, công ty thường xuyên xử lý chứng từ và phối hợp trực tiếp với hoạt động giao nhận cần đặt trọng số cao hơn cho khả năng kết nối các đầu mối vận tải.
3. Công ty Logistics cần bao nhiêu diện tích văn phòng?
Diện tích sàn văn phòng cho công ty Logistics nên được xác định theo quy mô nhân sự, cơ cấu phòng ban, mật độ bố trí và kế hoạch mở rộng trong thời hạn thuê. Ngoài khu vực làm việc chính, doanh nghiệp thường cần thêm không gian cho bộ phận điều phối, chứng từ, phòng họp, tiếp khách và lưu trữ hồ sơ. Vì vậy, số lượng chỗ ngồi chỉ là dữ liệu đầu vào để dự toán, chưa phản ánh đầy đủ diện tích cần thuê.
3.1 Tính diện tích văn phòng theo quy mô nhân sự
Theo phương pháp dự toán của Maison Office, doanh nghiệp có thể tham khảo ba mức bố trí diện tích để xác định nhu cầu ban đầu:
| Mật độ bố trí | Diện tích tham khảo | Đặc điểm |
| Tiết kiệm | 3 – 4 m²/người | Tập trung không gian làm việc mở |
| Tiêu chuẩn | 5 – 6 m²/người | Cân bằng chỗ ngồi và khu chức năng |
| Rộng rãi | 7 – 10 m²/người | Nhiều phòng riêng và không gian hỗ trợ |
Từ mức diện tích tham khảo trên, nhu cầu không gian theo quy mô nhân sự có thể ước tính như sau:
| Quy mô nhân sự | Tiết kiệm | Tiêu chuẩn | Rộng rãi |
| 20 người | 60 – 80 m² | 100 – 120 m² | 140 – 200 m² |
| 50 người | 150 – 200 m² | 250 – 300 m² | 350 – 500 m² |
| 100 người | 300 – 400 m² | 500 – 600 m² | 700 – 1.000 m² |
*** Phương pháp tính: Số lượng nhân sự × diện tích tham khảo/người.
Lưu ý: Các mức trên phục vụ giai đoạn dự toán và không phải tiêu chuẩn bắt buộc. Diện tích thuê thực tế còn phụ thuộc hình dạng mặt bằng, mật độ cột, tỷ lệ khu vực chung, cách bố trí nội thất và diện tích tính tiền của từng tòa nhà.
>> Xem thêm: Công cụ tính diện tích thuê văn phòng theo số lượng nhân sự
3.2 Điều chỉnh diện tích theo cơ cấu vận hành
Công ty Logistics cần tính thêm diện tích cho các khu chức năng phục vụ hoạt động điều phối và giao dịch. Tỷ lệ phân bổ phụ thuộc mô hình kinh doanh và số lượng nhân sự của từng bộ phận.
Các khu vực thường cần dự toán gồm:
- Bộ phận điều phối: phục vụ theo dõi và xử lý hoạt động vận chuyển
- Bộ phận chứng từ: xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu và tài liệu giao nhận
- Bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng: cần không gian trao đổi và liên lạc thường xuyên
- Phòng quản lý: dành cho ban lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận
- Phòng họp, khu tiếp khách: phục vụ đối tác, khách hàng và họp nội bộ
- Khu lưu trữ: dành cho hồ sơ, chứng từ và tài liệu nghiệp vụ
- Khu vực phụ trợ: pantry, máy in, tủ hồ sơ và thiết bị dùng chung
Doanh nghiệp có kế hoạch tăng nhân sự trong thời hạn thuê nên kiểm tra diện tích trống liền kề hoặc khả năng thuê thêm trong cùng tòa nhà. Phương án mở rộng phù hợp giúp hạn chế việc phải chuyển văn phòng sớm khi quy mô hoạt động vượt quá sức chứa của mặt bằng hiện tại.
4. Tổng chi phí thuê văn phòng Logistics gồm những khoản nào?
Doanh nghiệp Logistics nên đánh giá tổng chi phí sử dụng văn phòng hàng tháng thay vì chỉ so sánh đơn giá thuê trên mỗi mét vuông. Phí gửi xe, điện, điều hòa ngoài giờ và các khoản vận hành có thể tạo ra chênh lệch đáng kể giữa hai tòa nhà có mức giá thuê tương đương.
| Khoản chi phí | Nội dung cần kiểm tra |
| Tiền thuê | Đơn giá thuê × diện tích tính tiền |
| Phí dịch vụ | Chi phí quản lý và vận hành tòa nhà |
| Thuế giá trị gia tăng (VAT) | Theo quy định áp dụng tại thời điểm thuê |
| Gửi xe | Xe máy, ô tô của nhân viên và khách |
| Điện | Theo đồng hồ hoặc chính sách tòa nhà |
| Điều hòa ngoài giờ | Theo thời gian và phương thức tính của tòa nhà |
| Thiết kế thi công nội thất văn phòng | Phụ thuộc hiện trạng bàn giao và tiêu chuẩn hoàn thiện |
| Hoàn trả mặt bằng văn phòng | Theo điều kiện hợp đồng |
| Chi phí khác | Thẻ ra vào, biển hiệu và dịch vụ phát sinh |
Doanh nghiệp có thể sử dụng công thức dự toán:
Tổng chi phí sử dụng văn phòng = Tiền thuê + phí dịch vụ + thuế + gửi xe + điện + chi phí ngoài giờ + các khoản vận hành khác
Chi phí ngoài giờ cần được kiểm tra kỹ với doanh nghiệp có bộ phận điều phối làm việc theo lịch tàu, chuyến bay hoặc khách hàng ở múi giờ khác. Mỗi tòa nhà có chính sách vận hành và cách tính phí khác nhau, do đó doanh nghiệp nên yêu cầu thông tin cụ thể ngay từ giai đoạn nhận báo giá.
Khi so sánh nhiều phương án, các tòa nhà cần được tính theo cùng diện tích, số lượng xe, nhu cầu ngoài giờ và thời hạn thuê. Cách so sánh đồng nhất giúp tránh trường hợp một phương án có giá thuê thấp hơn nhưng tổng chi phí sử dụng thực tế lại cao hơn.
>> Xem chi tiết: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán
5. Tiêu chí chọn tòa nhà cho công ty Logistics
Sau khi xác định được khu vực, doanh nghiệp cần chuyển sang đánh giá ở cấp độ từng tòa nhà. Hai nhóm tiêu chí quan trọng nhất là điều kiện vận hành và khả năng đáp ứng mặt bằng trong dài hạn.
5.1 Hạ tầng và điều kiện vận hành
Một tòa nhà phù hợp cần đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Logistics. Khi khảo sát, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Giờ hoạt động: thời gian vận hành tiêu chuẩn của tòa nhà
- Làm việc ngoài giờ: quy định ra vào và chi phí phát sinh
- Điều hòa: thời gian vận hành và cách tính phí ngoài giờ
- Internet: khả năng lựa chọn nhà cung cấp và lắp đường truyền dự phòng
- Nguồn điện: hệ thống máy phát điện và phạm vi điện dự phòng
- Bãi đậu xe: sức chứa, định mức và mức phí
- Thang máy: số lượng và khả năng phục vụ vào giờ cao điểm
- An ninh: hệ thống kiểm soát ra vào và bảo vệ
Các công ty sử dụng hệ thống quản lý vận tải, quản lý kho hoặc quản lý đơn hàng cần ưu tiên internet và nguồn điện ổn định. Tuy nhiên, yêu cầu kỹ thuật nên được xác định theo hoạt động thực tế; phòng máy chủ riêng hoặc điều hòa 24/7 không phải nhu cầu mặc định của mọi doanh nghiệp Logistics.
5.2 Mặt bằng và khả năng mở rộng
Mặt bằng văn phòng nên thuận lợi cho sự phối hợp giữa điều phối, chứng từ, kinh doanh và quản lý. Sàn vuông vức, ít cột thường dễ bố trí và điều chỉnh công năng hơn các mặt bằng bị chia cắt.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Hình dạng và chiều sâu mặt bằng
- Mật độ và vị trí cột
- Khả năng bố trí khu điều phối
- Phòng họp và khu tiếp khách
- Khu vực lưu trữ hồ sơ
- Ánh sáng tự nhiên
- Vị trí cửa ra vào
- Diện tích trống liền kề
- Khả năng thuê thêm sàn hoặc diện tích trong tương lai
Khả năng mở rộng nên được xem xét cùng thời hạn thuê. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch tăng nhân sự nhưng tòa nhà gần như không còn diện tích trống, chi phí chuyển văn phòng trong tương lai cần được đưa vào bài toán lựa chọn.
6. Maison Office hỗ trợ công ty Logistics tìm thuê văn phòng
Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp Logistics từ bước xác định nhu cầu, khoanh vùng khu vực, lựa chọn tòa nhà đến khảo sát và đàm phán điều kiện thuê. Phương án được xây dựng dựa trên quy mô nhân sự, ngân sách, mô hình vận hành và các đầu mối doanh nghiệp cần kết nối như sân bay, cảng, kho, khu công nghiệp hoặc khách hàng.
Quy trình tư vấn tập trung vào các bước:
- Xác định nhu cầu thuê: số lượng nhân sự, diện tích, ngân sách, thời điểm chuyển văn phòng và kế hoạch mở rộng.
- Khoanh vùng phù hợp: lựa chọn khu vực theo nhu cầu kết nối vận hành và khả năng di chuyển của nhân sự.
- Lọc mặt bằng: đối chiếu diện tích trống, giá thuê, phí dịch vụ, bãi xe, giờ hoạt động và điều kiện bàn giao.
- Tổ chức khảo sát: sắp xếp các phương án phù hợp để doanh nghiệp đánh giá thực tế vị trí, mặt bằng và hạ tầng.
- So sánh chi phí: tổng hợp tiền thuê và các khoản vận hành để doanh nghiệp đánh giá trên cùng một cơ sở.
- Hỗ trợ đàm phán: rà soát các điều kiện thương mại như giá thuê, thời hạn, đặt cọc – thanh toán, thời gian thi công và các chi phí liên quan.
Maison Office đã có kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực Logistics, giao nhận như Seko Logistics, U&I Logistics, Thoresen Vinama Logistics và HDS Services, với quy mô thuê từ hơn 400 m² đến 940 m² tại nhiều tòa nhà ở TP.HCM.
Liên hệ Maison Office để được tư vấn và nhận danh sách văn phòng phù hợp với nhu cầu vận hành, vị trí và ngân sách của doanh nghiệp Logistics.
7. Câu hỏi về thuê văn phòng công ty Logistics
7.1 Công ty Logistics có cần làm việc ngoài giờ không?
Công ty Logistics có thể phát sinh nhu cầu làm việc ngoài giờ khi bộ phận điều phối phải theo lịch tàu, chuyến bay, vận tải quốc tế hoặc xử lý đơn hàng theo múi giờ của khách hàng. Khi chọn tòa nhà, doanh nghiệp nên kiểm tra giờ ra vào, thời gian vận hành điều hòa và mức phí ngoài giờ để chủ động dự toán chi phí vận hành.
7.2 Công ty Logistics 50 nhân sự cần bao nhiêu m²?
Công ty Logistics có 50 nhân sự thường cần khoảng 150 – 200 m² theo phương án tiết kiệm, 250 – 300 m² theo mức tiêu chuẩn hoặc 350 – 500 m² nếu ưu tiên không gian rộng. Diện tích thực tế cần điều chỉnh theo số lượng phòng họp, khu điều phối, bộ phận chứng từ, khu tiếp khách và kế hoạch tăng nhân sự trong thời hạn thuê.
7.3 Có nên đặt văn phòng Logistics gần kho?
Doanh nghiệp Logistics nên đặt văn phòng gần kho khi bộ phận điều phối, chứng từ hoặc quản lý thường xuyên phải làm việc trực tiếp với hoạt động kho vận. Với doanh nghiệp có hệ thống kho vận hành tương đối độc lập, văn phòng có thể đặt tại khu vực thuận tiện hơn cho nhân sự, khách hàng và đối tác. Tần suất di chuyển giữa văn phòng và kho nên là tiêu chí chính khi lựa chọn vị trí.
>> Có thể bạn quan tâm:
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng công ty Bất Động Sản
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Du Lịch
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Dược và Y Tế
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Marketing
- Giải pháp chọn thuê văn phòng công ty IT, Công nghệ
- Bỏ túi kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Luật
- Chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Tài Chính
Deputy Director at Maison Office
Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
