Hướng dẫn xem xét & Đánh giá văn phòng cho thuê

Việc xem và đánh giá văn phòng trước khi thuê không phải là bước thủ tục đơn giản, mà là mắt xích then chốt quyết định mức độ phù hợp và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp trong dài hạn. Nếu bỏ qua bước này hoặc thực hiện hời hợt, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với những hệ quả như diện tích không đáp ứng nhu cầu sử dụng, tiện ích không đồng bộ, hoặc các điều khoản hợp đồng chứa rủi ro tiềm ẩn về chi phí và pháp lý.

Với kinh nghiệm tư vấn cho hơn 500+ doanh nghiệp tại Hà Nội & TPHCM, Maison Office đã xây dựng bài viết này như một bộ hướng dẫn chi tiết, giúp bạn nắm rõ các tiêu chí đánh giá tòa nhà văn phòng từ vị trí, diện tích, tiện ích, cộng đồng khách thuê đến điều khoản hợp đồng – để đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả nhất.

>> Xem thêm: Quy trình thuê văn phòng: Nhanh – Gọn – Hiệu quả 

1. Checklist đánh giá nhanh tòa nhà khi đi xem văn phòng

Việc xem và đánh giá văn phòng trước khi thuê không chỉ là bước khảo sát thông thường mà còn là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng không gian làm việc phù hợp – tối ưu chi phí, đảm bảo hiệu quả vận hành dài hạn.

Trong đó, các tiêu chí có thể phân chia thành 3 nhóm

• Tổng quan về tòa nhà văn phòng cho thuê
• Đặc điểm của diện tích thuê
• Tiện ích, dịch vụ của tòa nhà

1.1 Tổng quan về tòa nhà văn phòng cho thuê

Mẹo từ chuyên gia Maison Office: Hãy hỏi kỹ sơ đồ mặt bằng điển hình, tên các doanh nghiệp đang thuê và quy mô vận hành của từng tầng để đánh giá tính ổn định & chuyên nghiệp của tòa nhà.

1.2 Đặc điểm của diện tích thuê

1.3 Tiện ích, dịch vụ của tòa nhà

Lưu ý từ chuyên gia Maison Office: Một tòa nhà văn phòng cho thuê đáp ứng đầy đủ tiện ích vận hành + tiện ích mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự lâu hơn, đồng thời tối ưu chi phí hoạt động và thương hiệu.

⇒ Tham khảo bảng hướng dẫn đánh giá văn phòng theo các tiêu chí cơ bản:

Bạn có thể sử dụng mẫu bảng sau để đánh giá tổng quan tòa nhà một cách trực quan và nhất quán, từ đó dễ dàng so sánh giữa các lựa chọn đã đi xem:

Trong đó, tổng điểm chấm sau khảo sát sẽ là cơ sở giúp doanh nghiệp xác định mức độ phù hợp của tòa nhà với nhu cầu vận hành và ngân sách dự kiến.

• Từ 40 điểm trở lên (trên tổng 50): tòa nhà đáng cân nhắc ký hợp đồng thuê
• Từ 30 – 39 điểm: nên xem xét lại chi tiết mặt bằng hoặc điều kiện thương lượng
• Dưới 30 điểm: không phù hợp với nhu cầu vận hành trung – dài hạn

Chú ý: Cách đánh giá tòa nhà văn phòng nên được điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù ngành, quy mô nhân sự và mô hình vận hành của từng doanh nghiệp. Bảng mẫu chỉ mang tính tham khảo.

2. Vì sao việc xem và đánh giá văn phòng trước khi thuê là bắt buộc?

Việc khảo sát và đánh giá tòa nhà là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chọn được văn phòng phù hợp mô hình hoạt động, tối ưu chi phí vận hành và tránh rủi ro pháp lý.

2.1 Giúp chọn đúng không gian phù hợp với mô hình hoạt động

Mỗi doanh nghiệp có một quy trình vận hành, đặc thù ngành và mô hình nhân sự riêng. Việc khảo sát thực tế giúp xác định:

• Diện tích thuê có đáp ứng được nhu cầu sử dụng?
• Layout mặt bằng có phù hợp với cách chia bộ phận?
• Trần, sàn, ánh sáng, view có đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả?

Ví dụ: Các công ty công nghệ/startup cần không gian mở, trần cao, ánh sáng tự nhiên trong khi doanh nghiệp tài chính yêu cầu khu vực tiếp khách, phòng họp riêng biệt. 

2.2 Tránh phát sinh chi phí ẩn trong quá trình sử dụng

Nhiều chi phí không thể hiện rõ trong báo giá ban đầu, chỉ có thể xác thực qua khảo sát thực tế:

• Phí gửi xe, phí ngoài giờ điều hòa, chi phí điện/nước riêng
• Diện tích thuê có “độn” phần không sử dụng được?

2.3 Đảm bảo hình ảnh doanh nghiệp & trải nghiệm nhân sự

Một tòa nhà với hình ảnh hiện đại, cộng đồng khách thuê chuyên nghiệp và dịch vụ vận hành tốt sẽ:

• Nâng tầm nhận diện thương hiệu doanh nghiệp
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, giữ chân nhân sự
• Gây ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng khi đến giao dịch

Điển hình: Các tòa nhà như Saigon Centre, Lim Tower, Etown Central,… được nhiều công ty lớn chọn vì đạt chuẩn hình ảnh và dịch vụ.

2.4 Tạo cơ sở đàm phán hợp đồng thuê có lợi

Khi đã hiểu rõ điểm mạnh – điểm yếu của tòa nhà thông qua khảo sát, bạn có thể:

• Đàm phán tốt hơn về điều khoản miễn phí thuê, thời gian thi công nội thất
• Yêu cầu điều chỉnh mức giá theo thực tế diện tích hoặc tiện ích
• Lường trước rủi ro và yêu cầu bổ sung điều khoản ràng buộc rõ ràng

>> Xem thêm: 10 Điều cần biết để đàm phán giá & chi phí thuê văn phòng 

Tóm lại, theo Maison Office: Đánh giá & xem xét khi thuê văn phòng không chỉ là bước thủ tục – mà là một phần quan trọng trong chiến lược vận hành doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu chi phí – giảm rủi ro – và đảm bảo sự phù hợp dài hạn. 

3. Lưu ý quan trọng trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản pháp lý ràng buộc lâu dài, thường có thời hạn từ 2 – 5 năm, thậm chí lên đến 10 năm với các doanh nghiệp lớn. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ lưỡng từng điều khoản trước khi đặt bút ký là điều bắt buộc, nhằm hạn chế tranh chấp và chi phí phát sinh về sau.

>> Tải ngay: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty [Mới nhất]

Gợi ý từ chuyên gia Maison Office: Trước khi ký hợp đồng, bạn nên đề nghị bên cho thuê cung cấp mẫu hợp đồng trước ít nhất 3 – 5 ngày, đồng thời tham khảo ý kiến pháp lý nội bộ hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để tránh những điều khoản bất lợi ẩn sâu trong văn bản. 

4. Một số câu hỏi thường gặp về chủ đề xem & đánh giá văn phòng

Nên đi khảo sát văn phòng vào thời điểm nào trong ngày?

• Bạn nên đi vào khung giờ cao điểm sáng (8h–9h) và chiều (17h–18h) để đánh giá thực tế về giao thông, khả năng vận hành thang máy, bãi đỗ xe và mật độ người ra vào tòa nhà.

Có nên đi khảo sát nhiều tòa nhà cùng lúc không?

• Nên giới hạn trong 2–3 tòa mỗi buổi khảo sát để đảm bảo đủ thời gian đánh giá kỹ từng vị trí, hỏi thông tin chi tiết và so sánh khách quan sau cùng. Tránh đi quá nhiều, dễ bị rối và thiếu dữ liệu để ra quyết định.

Làm sao biết diện tích tòa nhà có phù hợp?

• Ước tính 5 – 6m² sử dụng/người, tùy theo mô hình làm việc
• Cân nhắc thêm các khu vực như pantry, tiếp khách, phòng họp,..
• Kiểm tra diện tích net (thực tế sử dụng) thay vì chỉ nhìn số ghi trong hợp đồng (gross area)
• Yêu cầu bản vẽ layout và làm rõ tỷ lệ Net/Gross để tính đúng chi phí

>> Xem thêm: Cách tính diện tích văn phòng cho thuê chuẩn xác 100%

Nếu diện tích văn phòng cần thuê thay đổi sau 6 tháng thì sao?

• Hãy ưu tiên tòa nhà có khả năng ghép hoặc chia nhỏ sàn, hoặc có sẵn phương án mở rộng trong tương lai. Một số chủ đầu tư cho phép điều chỉnh diện tích thuê nếu báo trước trong thời gian nhất định.

Đơn vị hỗ trợ khảo sát, so sánh & đàm phán thuê văn phòng uy tín?

• Maison Office là đơn vị tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng tại Hà Nội và cho thuê văn phòng tại TP.HCM. Chúng tôi hỗ trợ:
  • Tư vấn lựa chọn tòa nhà phù hợp theo nhu cầu thực tế
  • Lên lịch khảo sát – cung cấp bảng so sánh chi tiết
  • Đàm phán điều khoản hợp đồng, tối ưu chi phí và quyền lợi
  • Đồng hành miễn phí từ lúc khảo sát đến khi ký hợp đồng & bàn giao mặt bằng
• Liên hệ ngay Maison Office để được tư vấn miễn phí và tìm ra giải pháp văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.