Checklist 28 công việc cần làm khi thuê văn phòng mới

Thuê văn phòng mới gồm 5 giai đoạn: chuẩn bị và ký hợp đồng, nhận bàn giao mặt bằng, hoàn thiện nội thất và hạ tầng, chuyển văn phòng và ổn định vận hành. Checklist 28 công việc dưới đây giúp doanh nghiệp xác định thứ tự thực hiện, phân công trách nhiệm và kiểm soát ngân sách theo từng giai đoạn. Với các văn phòng cần thi công nội thất, doanh nghiệp có thể tham khảo kế hoạch chuẩn bị 90 ngày và điều chỉnh theo điều kiện bàn giao thực tế.

1. Quy trình tìm thuê văn phòng mới

Quy trình thuê văn phòng mới gồm 5 giai đoạn, bắt đầu từ việc tìm kiếm mặt bằng đến khi doanh nghiệp ổn định tại địa điểm mới. Thời gian triển khai phụ thuộc vào diện tích thuê, hiện trạng bàn giao, yêu cầu thiết kế thi công nội thất văn phòng và thời điểm kết thúc hợp đồng hiện tại.

Bảng tổng quan 5 giai đoạn thuê văn phòng mới

Giai đoạn	Công việc trọng tâm	Thời điểm tham khảo
1. Trước khi ký hợp đồng	Xác định nhu cầu, ngân sách, khảo sát và đàm phán	T-90 đến T-45
2. Sau khi ký hợp đồng	Thanh toán, nhận bàn giao, lập kế hoạch thi công	T-45 đến T-30
3. Trước ngày chuyển văn phòng	Hoàn thiện nội thất, IT, thủ tục và hậu cần	T-30 đến T-1
4. Ngày chuyển văn phòng	Vận chuyển tài sản, lắp đặt và kiểm tra vận hành	Ngày T
5. Sau khi chuyển văn phòng	Khắc phục lỗi, cập nhật thông tin và ổn định vận hành	T+1 đến T+30

 

Ghi chú: T là ngày doanh nghiệp dự kiến chuyển vào văn phòng mới. Các mốc thời gian là kế hoạch tham khảo, có thể thay đổi theo điều kiện thuê và quy mô dự án.

Timeline 90 ngày là phương án lập kế hoạch tham khảo dành cho doanh nghiệp thuê văn phòng truyền thống có nhu cầu hoàn thiện hoặc cải tạo nội thất. Với văn phòng đã hoàn thiện và có thể sử dụng ngay, thời gian chuẩn bị có thể ngắn hơn. Doanh nghiệp cần căn cứ vào ngày bàn giao thực tế, phạm vi thi công và thời điểm kết thúc hợp đồng cũ để xác định tiến độ phù hợp.

Để tránh chậm tiến độ, doanh nghiệp nên thống nhất ngày chuyển văn phòng trước, sau đó lập kế hoạch ngược cho từng hạng mục. Ba mốc cần ưu tiên kiểm soát gồm ngày bàn giao mặt bằng, ngày hoàn thành thi công và ngày đưa hệ thống IT vào hoạt động.

>> Xem chi tiết: Quy trình thuê văn phòng: Nhanh – Gọn – Hiệu quả

2. Checklist 28 công việc khi thuê văn phòng mới

Danh sách dưới đây bao gồm 28 đầu việc được sắp xếp theo 5 giai đoạn. Với mỗi công việc, doanh nghiệp cần xác định bộ phận phụ trách, thời hạn hoàn thành và tài liệu hoặc kết quả cần kiểm tra. Những công việc liên quan đến hợp đồng, hệ thống kỹ thuật và thủ tục pháp lý nên được xác nhận trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Bảng tổng hợp 28 công việc cần làm khi thuê văn phòng mới

STT	Công việc cần thực hiện	Bộ phận phụ trách
Giai đoạn 1 – Trước khi ký hợp đồng
1	Xác định nhu cầu thuê văn phòng	Admin, Ban lãnh đạo
2	Tính toán diện tích cần thuê	Admin
3	Lập ngân sách thuê văn phòng	Tài chính
4	Xây dựng tiêu chí lựa chọn tòa nhà	Admin, Ban lãnh đạo
5	Tìm kiếm và lập danh sách tòa nhà	Admin, Đơn vị tư vấn
6	Khảo sát và kiểm tra hiện trạng	Admin, Kỹ thuật
7	Kiểm tra pháp lý và điều kiện thuê	Pháp chế
8	Đàm phán và rà soát hợp đồng	Ban lãnh đạo, Pháp chế
Giai đoạn 2 – Sau khi ký hợp đồng
9	Hoàn tất các khoản thanh toán	Kế toán
10	Nhận bàn giao và kiểm tra mặt bằng	Admin, Kỹ thuật
11	Lập kế hoạch thiết kế và thi công	Admin, Đơn vị thiết kế
12	Hoàn tất thủ tục phê duyệt thi công	Admin, Nhà thầu
13	Lập kế hoạch chuyển văn phòng	Admin
Giai đoạn 3 – Trước ngày chuyển văn phòng
14	Theo dõi và nghiệm thu nội thất	Admin, Nhà thầu
15	Lắp đặt hệ thống IT và internet	IT
16	Chuẩn bị nội thất và thiết bị	Admin, Mua sắm
17	Đăng ký dịch vụ với ban quản lý	Admin
18	Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ nếu cần	Pháp chế
19	Thông báo địa chỉ văn phòng mới	Admin, Nhân sự
20	Kiểm kê tài sản và chuẩn bị di dời	Admin, Các phòng ban
Giai đoạn 4 – Ngày chuyển văn phòng
21	Điều phối vận chuyển tài sản	Admin, Đơn vị vận chuyển
22	Tiếp nhận và bố trí tài sản	Admin
23	Kiểm tra hệ thống kỹ thuật lần cuối	IT, Kỹ thuật
24	Hướng dẫn nhân viên sử dụng văn phòng	Admin, IT
Giai đoạn 5 – Sau khi chuyển văn phòng
25	Ghi nhận và khắc phục lỗi phát sinh	Admin, Nhà thầu
26	Hoàn tất cập nhật địa chỉ doanh nghiệp	Admin, Pháp chế
27	Đối chiếu chi phí vận hành	Tài chính
28	Tổng kết và lưu trữ hồ sơ thuê	Admin, Các phòng ban

 

Lưu ý: Bộ phận phụ trách trong bảng mang tính tham khảo. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo cơ cấu tổ chức, quy mô nhân sự và phương án triển khai thực tế.

Doanh nghiệp nên thực hiện 28 công việc theo trình tự của 5 giai đoạn, đồng thời xác định những hạng mục có thể triển khai song song. Việc tìm đơn vị thiết kế có thể bắt đầu trong quá trình đàm phán thuê, trong khi thi công thực tế phải đáp ứng điều kiện bàn giao và các yêu cầu phê duyệt áp dụng. Các đầu việc liên quan đến hợp đồng, pháp lý và kỹ thuật cần được xác nhận trước khi chuyển sang bước phụ thuộc tiếp theo.

Giai đoạn 1 – Trước khi ký hợp đồng

1. Xác định nhu cầu thuê văn phòng

Bộ phận hành chính phối hợp với ban lãnh đạo và nhân sự xác định số lượng nhân viên hiện tại, kế hoạch tuyển dụng, mô hình làm việc và các khu chức năng cần bố trí. Danh sách yêu cầu nên phân thành hai nhóm: điều kiện bắt buộc và điều kiện có thể thương lượng.

Ví dụ, doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách có thể ưu tiên vị trí dễ tiếp cận và khu lễ tân riêng. Trong khi đó, công ty công nghệ quy mô lớn cần chú trọng diện tích làm việc, hệ thống mạng, nguồn điện và khả năng mở rộng.

Kết quả cần có: Bản yêu cầu thuê văn phòng (Office Leasing Brief) được ban lãnh đạo phê duyệt.

2. Tính toán diện tích văn phòng cần thuê

Diện tích văn phòng cần được tính theo số lượng nhân sự, mật độ bố trí và nhu cầu dành cho phòng họp, phòng quản lý, khu pantry, khu tiếp khách và lưu trữ. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt diện tích tính tiền thuê với diện tích sử dụng thực tế.

Một số mức tham khảo khi lập phương án bố trí nhân sự:

Mật độ tham khảo	Đặc điểm bố trí
3 – 4 m²/người	Mật độ cao, cần kiểm tra kỹ lối đi và khu chức năng
5 – 6 m²/người	Bố trí chỗ ngồi tương đối cân bằng
7 – 10 m²/người	Không gian rộng hơn, phù hợp mô hình có nhiều khu hỗ trợ

 

Nguồn: Thông số tham khảo lập kế hoạch diện tích văn phòng của Maison Office.

Các mức 3 – 4m², 5 – 6m² và 7 – 10 m²/người được dùng để ước tính mật độ bố trí, không phải tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc. Diện tích thuê cuối cùng cần tính thêm không gian phụ trợ, kiểm tra tỷ lệ diện tích sử dụng thực tế và đối chiếu với phương án bố trí mặt bằng.

Kết quả cần có: Khoảng diện tích mục tiêu và phương án tăng trưởng nhân sự.

>> Xem ngay: Cách tính diện tích văn phòng cho thuê chuẩn xác 100%

3. Lập ngân sách thuê văn phòng

Ngân sách thuê văn phòng cần phản ánh cả chi phí duy trì hàng tháng và khoản tiền phải chuẩn bị trước khi chuyển đến. Các khoản cơ bản gồm tiền thuê, phí dịch vụ, VAT, tiền đặt cọc thuê văn phòng, điện, gửi xe, internet, thiết kế thi công và vận chuyển tài sản.

Doanh nghiệp nên lập hai bảng riêng cho chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành định kỳ. Cách phân loại này giúp bộ phận tài chính đánh giá dòng tiền và tránh nhầm lẫn giữa tiền đặt cọc có thể được hoàn trả với chi phí thực tế.

Kết quả cần có: Ngân sách thuê được phê duyệt, kèm giới hạn chi phí phát sinh.

>> Xem thêm: Cách lập ngân sách thuê văn phòng đầy đủ cho doanh nghiệp

4. Xây dựng tiêu chí lựa chọn tòa nhà

Trước khi tìm kiếm mặt bằng, doanh nghiệp cần thống nhất tiêu chí đánh giá về vị trí, hạng văn phòng, diện tích sàn, giá thuê, hệ thống kỹ thuật, bãi đỗ xe và điều kiện bàn giao. Tiêu chí nên được sắp xếp theo mức độ ưu tiên để thuận tiện khi so sánh.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng thường xuyên gặp khách hàng có thể ưu tiên khả năng tiếp cận các khu thương mại. Công ty vận hành ngoài giờ cần kiểm tra chính sách điều hòa, thang máy và chi phí sử dụng tòa nhà sau giờ hành chính.

Kết quả cần có: Bảng tiêu chí lựa chọn văn phòng và mức độ ưu tiên.

5. Tìm kiếm và lập danh sách tòa nhà phù hợp

Từ yêu cầu thuê đã thống nhất, bộ phận phụ trách tìm kiếm các tòa nhà có diện tích trống, vị trí và chi phí phù hợp. Mỗi phương án cần được ghi nhận theo cùng bộ thông tin để dễ dàng lọc và so sánh.

Doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục văn phòng cho thuê tại TP.HCM, văn phòng cho thuê tại Hà Nội và văn phòng cho thuê Đà Nẵng trên Maison Office để xác định khu vực, phân khúc và các lựa chọn cần khảo sát.

Kết quả cần có: Danh sách ngắn các tòa nhà đáp ứng yêu cầu, kèm báo giá và diện tích trống được cập nhật.

6. Khảo sát thực tế và kiểm tra mặt bằng

Khảo sát văn phòng cần tập trung vào các điều kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến việc bố trí và vận hành. Ngoài vị trí và hình ảnh tòa nhà, doanh nghiệp nên kiểm tra mặt bằng thực tế, chiều cao trần, vị trí cột, hệ thống điều hòa văn phòng, điện, thang máy và khu vệ sinh.

Một số yếu tố quan trọng như tiếng ồn, ánh sáng tự nhiên, luồng di chuyển của nhân viên và khả năng bố trí phòng họp cần được đánh giá trực tiếp. Khi mặt bằng chưa hoàn thiện, nên yêu cầu bản vẽ và thông tin kỹ thuật để xác định phạm vi thi công cần thiết.

Kết quả cần có: Biên bản khảo sát, hình ảnh hiện trạng và danh sách vấn đề cần xác nhận với bên cho thuê.

7. Kiểm tra hồ sơ pháp lý và điều kiện cho thuê

Doanh nghiệp cần xác minh tư cách của bên ký hợp đồng, quyền cho thuê hoặc quyền đại diện cho thuê, mục đích sử dụng của mặt bằng và các điều kiện pháp lý có liên quan đến hoạt động dự kiến.

Với mặt bằng đặc thù hoặc sử dụng trong tòa nhà hỗn hợp, cần kiểm tra thêm các giới hạn về ngành nghề, chức năng sử dụng và điều kiện phòng cháy chữa cháy. Hồ sơ cần yêu cầu phải phù hợp với loại tài sản, mô hình thuê và quy định áp dụng, tránh sử dụng một danh sách giấy tờ cố định cho mọi tòa nhà.

Kết quả cần có: Danh mục hồ sơ đã kiểm tra và các vấn đề pháp lý cần làm rõ trước khi ký.

8. Đàm phán và rà soát hợp đồng thuê

Sau khi lựa chọn phương án phù hợp, doanh nghiệp tiến hành thương lượng các điều khoản thương mại, gồm đơn giá thuê, phí dịch vụ, thời hạn hợp đồng, đặt cọc, thời gian miễn tiền thuê và thời điểm bàn giao.

Nội dung hợp đồng cần xác định rõ điều kiện tăng giá, gia hạn, chấm dứt trước hạn, hoàn trả tiền cọc, sửa chữa và hoàn trả mặt bằng. Các thỏa thuận quan trọng trong quá trình trao đổi nên được thể hiện trong hợp đồng hoặc phụ lục có hiệu lực.

Kết quả cần có: Hợp đồng và phụ lục được rà soát, phê duyệt trước khi ký chính thức.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm đàm phán hợp đồng thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Giai đoạn 2 – Sau khi ký hợp đồng

Sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp chuyển sang chuẩn bị mặt bằng và tổ chức triển khai các công việc cần thiết trước ngày hoạt động. Trọng tâm là bảo đảm mặt bằng được bàn giao đúng thỏa thuận, hoàn thành nghĩa vụ thanh toán và có kế hoạch thi công khả thi.

9. Hoàn tất các khoản thanh toán theo hợp đồng

Bộ phận kế toán kiểm tra lịch thanh toán tiền đặt cọc, tiền thuê kỳ đầu và các khoản phí khác theo hợp đồng đã ký. Cần xác nhận thông tin tài khoản nhận tiền, chứng từ thanh toán và thời điểm từng khoản đến hạn.

Trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán tiền giữ chỗ hoặc đặt cọc trước khi ký, cần đối chiếu các khoản này với nghĩa vụ thanh toán chính thức để tránh ghi nhận trùng.

Kết quả cần có: Chứng từ thanh toán và bảng theo dõi các nghĩa vụ tài chính.

10. Nhận bàn giao mặt bằng và lập biên bản hiện trạng

Doanh nghiệp và bên cho thuê cần kiểm tra mặt bằng tại thời điểm bàn giao, bao gồm diện tích, tình trạng sàn, trần, tường, cửa, hệ thống điện, điều hòa và các hạng mục kỹ thuật theo thỏa thuận.

Biên bản bàn giao nên ghi rõ tình trạng hiện hữu, chỉ số công tơ liên quan, chìa khóa, thẻ ra vào và danh sách lỗi cần khắc phục. Với mặt bằng có sẵn nội thất, cần bổ sung danh mục tài sản được bàn giao.

Kết quả cần có: Biên bản bàn giao mặt bằng có xác nhận của các bên và hồ sơ ảnh hiện trạng.

>> Xem thêm: Các mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê (tải miễn phí)

11. Lập kế hoạch thiết kế và thi công nội thất

Doanh nghiệp cần xác định phương án bố trí chỗ ngồi, phòng họp, khu quản lý, hệ thống lưu trữ và các khu chức năng theo nhu cầu đã phê duyệt. Bộ phận phụ trách phối hợp với đơn vị thiết kế để hoàn thiện layout, ngân sách, vật tư và tiến độ thi công.

Với văn phòng đã hoàn thiện nội thất, công việc có thể giới hạn ở việc điều chỉnh bố trí, bổ sung thiết bị hoặc cải tạo một số hạng mục. Mọi thay đổi liên quan đến hệ thống kỹ thuật của tòa nhà cần được kiểm tra trước khi triển khai.

Kết quả cần có: Phương án bố trí mặt bằng, ngân sách thi công và tiến độ thực hiện.

>> Tham khảo ngay: Báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng chi tiết [Mới nhất]

12. Hoàn tất thủ tục phê duyệt thi công

Trước khi đưa nhà thầu vào thi công, doanh nghiệp cần làm việc với ban quản lý tòa nhà để xác nhận quy định về giờ thi công, đăng ký nhân sự, vận chuyển vật tư, sử dụng thang hàng và bảo vệ các khu vực chung.

Các hồ sơ thiết kế, cải tạo và thủ tục liên quan đến PCCC hoặc hệ thống kỹ thuật phải được thực hiện theo phạm vi công việc và quy định pháp luật áp dụng. Doanh nghiệp không nên khởi công những hạng mục cần chấp thuận khi chưa hoàn tất điều kiện tương ứng.

Kết quả cần có: Hồ sơ thi công được chấp thuận theo yêu cầu và kế hoạch triển khai với nhà thầu.

13. Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Bộ phận hành chính cần xây dựng lịch chuyển văn phòng, xác định công việc của từng phòng ban và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp. Kế hoạch nên ưu tiên những hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm việc như internet, điện thoại, máy chủ và thiết bị của nhân viên.

Cần xác định người điều phối chung, người phụ trách tại văn phòng cũ và văn phòng mới, cùng phương án xử lý khi phát sinh chậm trễ.

Kết quả cần có: Kế hoạch di dời được phê duyệt, phân công nhân sự và lịch làm việc với các nhà cung cấp.

>> Tham khảo ngay:

• 10+ Công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tốt nhất TP.HCM
• 7+ Công Ty Dịch Vụ Chuyển Văn Phòng Trọn Gói Hà Nội Giá Tốt

Giai đoạn 3 – Trước ngày chuyển văn phòng

Giai đoạn này tập trung hoàn thiện điều kiện làm việc và chuẩn bị cho việc chuyển địa điểm. Các bộ phận cần phối hợp theo một timeline chung để tránh tình trạng nội thất đã bàn giao nhưng hệ thống mạng, trang thiết bị hoặc thủ tục vận hành chưa sẵn sàng.

14. Theo dõi tiến độ và nghiệm thu thi công nội thất

Bộ phận phụ trách cần đối chiếu khối lượng thi công với bản vẽ, phạm vi hợp đồng và tiến độ cam kết. Các hạng mục nên được kiểm tra theo từng đợt, đặc biệt với hệ thống điện, điều hòa, chiếu sáng và các cấu kiện bị che khuất sau hoàn thiện.

Trước khi tiếp nhận sử dụng, doanh nghiệp cần yêu cầu xử lý các lỗi ảnh hưởng đến công năng, an toàn và khả năng vận hành. Những tồn tại nhỏ cần được ghi vào biên bản kèm thời hạn khắc phục.

Kết quả cần có: Biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công hoặc tài liệu bàn giao tương ứng với phạm vi thi công.

15. Lắp đặt hệ thống công nghệ thông tin

Bộ phận IT cần kiểm tra đường truyền internet, mạng nội bộ, Wi-Fi, điện thoại, thiết bị họp trực tuyến, hệ thống máy chủ và phương án bảo mật dữ liệu. Các thiết bị cần thiết phải được kiểm tra kết nối trước ngày nhân viên chuyển vào.

Với doanh nghiệp sử dụng hệ thống máy chủ tại chỗ, kế hoạch chuyển đổi cần có phương án sao lưu, khôi phục dữ liệu và dự phòng sự cố. Nên phối hợp với nhà cung cấp internet sớm để tránh phụ thuộc vào lịch triển khai sát ngày chuyển văn phòng.

Kết quả cần có: Biên bản kiểm tra kết nối và xác nhận các hệ thống IT sẵn sàng hoạt động.

16. Chuẩn bị nội thất và trang thiết bị văn phòng

Doanh nghiệp kiểm tra danh sách bàn ghế, tủ hồ sơ, thiết bị in ấn, thiết bị họp và các vật dụng cần mua mới hoặc di chuyển từ văn phòng cũ. Việc bố trí cần bám theo sơ đồ mặt bằng đã phê duyệt.

Với tài sản sử dụng lại, nên kiểm kê tình trạng trước khi vận chuyển. Các thiết bị không còn sử dụng cần được phân loại để thanh lý, lưu kho hoặc xử lý theo quy trình nội bộ.

Kết quả cần có: Danh mục tài sản, kế hoạch mua sắm và sơ đồ bố trí tại văn phòng mới.

17. Đăng ký dịch vụ với ban quản lý tòa nhà

Bộ phận hành chính cần làm việc với ban quản lý tòa nhà để đăng ký thẻ ra vào, phương tiện gửi xe, quyền sử dụng thang máy vận chuyển và các dịch vụ vận hành theo yêu cầu.

Các vấn đề như lắp đặt biển hiệu, đăng ký nhà cung cấp, chuyển hàng ngoài giờ và hướng dẫn an toàn cần được xác nhận trước ngày chuyển. Mỗi tòa nhà có quy định riêng nên doanh nghiệp cần sử dụng hướng dẫn chính thức từ ban quản lý.

Kết quả cần có: Danh sách đăng ký dịch vụ và xác nhận quyền tiếp cận văn phòng.

18. Chuẩn bị thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

Nếu việc chuyển văn phòng dẫn đến thay đổi trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh đã đăng ký, bộ phận pháp chế cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục tương ứng.

Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới. Nếu việc thay đổi làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục thuế liên quan trước khi đăng ký thay đổi trụ sở.

Kết quả cần có: Hồ sơ đăng ký thay đổi được tiếp nhận hoặc hoàn tất theo trường hợp áp dụng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh mới nhất

19. Thông báo địa chỉ mới đến các bên liên quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng mới, thời điểm bắt đầu hoạt động và thông tin liên hệ trong giai đoạn chuyển đổi. Đối tượng nhận thông báo có thể gồm nhân viên, khách hàng, đối tác, đơn vị vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ.

Với những doanh nghiệp có lịch tiếp khách thường xuyên, nên thông báo trước để hạn chế nhầm lẫn địa điểm. Các thông tin công khai phải được đối chiếu với địa chỉ sử dụng thực tế và hồ sơ đăng ký có liên quan.

Kết quả cần có: Thông báo chuyển văn phòng và danh sách đơn vị đã được cập nhật.

20. Kiểm kê tài sản và chuẩn bị di dời

Trước ngày chuyển, từng phòng ban cần kiểm kê thiết bị, hồ sơ và tài sản được phân công quản lý. Các thùng hàng nên được dán nhãn theo bộ phận, khu vực tiếp nhận và mức độ ưu tiên lắp đặt.

Hồ sơ quan trọng, thiết bị có giá trị và dữ liệu nhạy cảm cần có người phụ trách riêng. Doanh nghiệp cũng nên xác nhận lịch vận chuyển, phương tiện, điều kiện sử dụng thang hàng và người tiếp nhận tại văn phòng mới.

Kết quả cần có: Danh mục kiểm kê, sơ đồ vận chuyển và danh sách tài sản bàn giao cho đơn vị di dời.

Giai đoạn 4 – Ngày chuyển văn phòng

Ngày chuyển văn phòng cần được điều phối theo lịch trình đã thống nhất. Ưu tiên hàng đầu là bảo đảm an toàn tài sản, hạn chế thất lạc thiết bị và xác nhận những hệ thống cần thiết để nhân viên có thể bắt đầu làm việc.

21. Điều phối vận chuyển tài sản và thiết bị

Bộ phận hành chính phối hợp với đơn vị vận chuyển để kiểm soát thời gian lấy hàng, tuyến vận chuyển và thứ tự chuyển các nhóm tài sản. Những thiết bị phục vụ vận hành cần được ưu tiên đưa đến vị trí lắp đặt theo kế hoạch.

Người điều phối cần duy trì liên lạc với ban quản lý hai địa điểm để xử lý các vấn đề liên quan đến thang hàng, khu vực bốc dỡ và quy định ra vào.

Kết quả cần có: Tài sản được vận chuyển đến đúng địa điểm và theo danh mục đã thống nhất.

22. Giám sát tiếp nhận và bố trí tài sản

Tại văn phòng mới, nhân sự được phân công cần kiểm tra số lượng, tình trạng và vị trí bàn giao của từng nhóm tài sản. Thiết bị cần được đối chiếu với phiếu kiểm kê trước khi đưa vào sử dụng.

Nếu phát hiện hư hỏng hoặc thất lạc, cần ghi nhận bằng hình ảnh và lập biên bản với bên vận chuyển để xác định trách nhiệm xử lý.

Kết quả cần có: Biên bản tiếp nhận tài sản và danh sách vấn đề phát sinh.

23. Kiểm tra hệ thống kỹ thuật lần cuối

Trước khi nhân viên chính thức sử dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống chiếu sáng, ổ cắm điện, điều hòa, internet, Wi-Fi, thiết bị họp, máy in và các tiện ích đã được lắp đặt.

Đồng thời, cần xác nhận khả năng tiếp cận lối thoát hiểm, hệ thống an toàn và các khu vực sử dụng chung theo quy định của tòa nhà. Những lỗi ảnh hưởng đến an toàn hoặc công việc hàng ngày phải được xử lý trước khi đưa khu vực liên quan vào sử dụng.

Kết quả cần có: Danh sách kiểm tra vận hành và xác nhận các hạng mục thiết yếu hoạt động bình thường.

24. Hướng dẫn nhân viên sử dụng văn phòng mới

Bộ phận hành chính và IT cần cung cấp thông tin về vị trí làm việc, thẻ ra vào, chỗ gửi xe, mạng nội bộ, phòng họp và các quy định vận hành tại tòa nhà.

Doanh nghiệp nên công bố một đầu mối tiếp nhận sự cố để nhân viên phản ánh các vấn đề về thiết bị, tài sản và hạ tầng trong những ngày đầu làm việc.

Kết quả cần có: Thông báo vận hành nội bộ và danh sách nhân sự đã tiếp nhận hướng dẫn.

Giai đoạn 5 – Sau khi chuyển văn phòng

Sau khi chuyển đến địa điểm mới, doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng vận hành thực tế, hoàn tất các thủ tục còn lại và đối chiếu chi phí với ngân sách ban đầu. Đây là giai đoạn xác nhận toàn bộ kế hoạch thuê văn phòng đã được triển khai đầy đủ.

25. Ghi nhận và khắc phục các lỗi phát sinh

Trong thời gian đầu vận hành, bộ phận hành chính cần tổng hợp phản hồi về điều hòa, chiếu sáng, hệ thống mạng, nội thất, kiểm soát ra vào và các hạng mục kỹ thuật khác.

Mỗi lỗi cần ghi rõ vị trí, mức độ ảnh hưởng, đơn vị chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý. Các vấn đề thuộc phạm vi bảo hành hoặc trách nhiệm bàn giao cần được đối chiếu với hợp đồng và biên bản nghiệm thu.

Kết quả cần có: Danh sách lỗi, biên bản xử lý và xác nhận hoàn thành.

26. Hoàn tất cập nhật địa chỉ trên các kênh thông tin

Sau khi các thủ tục đăng ký có liên quan được thực hiện, doanh nghiệp cần rà soát địa chỉ trên website, Google Business Profile, chữ ký email, tài liệu giao dịch, biểu mẫu, hồ sơ ngân hàng và thông tin với nhà cung cấp.

Việc cập nhật phải thống nhất tên đường, số nhà, phường, thành phố và các thông tin bổ sung cần thiết. Riêng hồ sơ pháp lý, thuế và hóa đơn cần được xử lý theo quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Kết quả cần có: Danh sách kênh đã cập nhật và hồ sơ xác nhận thay đổi khi cần.

27. Đối chiếu chi phí vận hành với ngân sách

Sau khi văn phòng đi vào hoạt động, bộ phận tài chính cần đối chiếu chi phí thực tế với dự toán thuê và vận hành đã phê duyệt. Các khoản cần kiểm tra gồm tiền thuê, phí dịch vụ, điện, điều hòa ngoài giờ, gửi xe, internet và bảo trì.

Đối với chi phí thiết kế thi công, doanh nghiệp cần tổng hợp phần phát sinh so với hợp đồng ban đầu và xác định nguyên nhân. Việc đối chiếu giúp điều chỉnh ngân sách vận hành cho những kỳ tiếp theo.

Kết quả cần có: Báo cáo chênh lệch ngân sách và kế hoạch chi phí định kỳ.

28. Tổng kết và lưu trữ hồ sơ thuê văn phòng

Doanh nghiệp cần tổng hợp hồ sơ hợp đồng, phụ lục, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, hồ sơ thi công và các tài liệu bảo hành. Bộ phận hành chính nên phối hợp với tài chính, pháp chế và IT để kiểm tra các đầu việc chưa hoàn tất.

Sau giai đoạn vận hành ban đầu, ban lãnh đạo có thể đánh giá tiến độ, ngân sách và những vướng mắc phát sinh để cải thiện quy trình cho lần mở rộng hoặc chuyển văn phòng tiếp theo.

Kết quả cần có: Bộ hồ sơ thuê văn phòng được lưu trữ và báo cáo tổng kết dự án.

3. Lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng

Bên cạnh việc hoàn thành 28 đầu việc, doanh nghiệp cần kiểm soát bốn nhóm rủi ro thường ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định thuê văn phòng: điều khoản hợp đồng, tổng chi phí, khả năng sử dụng mặt bằng và tiến độ phối hợp giữa các bộ phận.

3.1 Kiểm tra điều khoản hợp đồng

Hợp đồng thuê văn phòng cần xác định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên trong toàn bộ thời hạn thuê. Những điều khoản có ảnh hưởng lớn đến chi phí và khả năng sử dụng mặt bằng cần được làm rõ trước khi ký.

Các hạng mục cần ưu tiên kiểm tra:

• Ngày bắt đầu tính tiền thuê: Xác nhận mối quan hệ với thời điểm bàn giao và thời gian miễn tiền thuê.
• Giá thuê và điều chỉnh giá: Làm rõ chu kỳ tăng giá, mức điều chỉnh và tỷ giá quy đổi nếu có.
• Đặt cọc và hoàn trả: Kiểm tra thời hạn hoàn cọc và các trường hợp được khấu trừ.
• Phí ngoài giờ: Xác nhận chi phí điều hòa, điện, thang máy và dịch vụ phát sinh.
• Sửa chữa và bảo trì: Phân định hạng mục thuộc trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê.
• Chấm dứt và gia hạn: Làm rõ thời gian thông báo, nghĩa vụ thanh toán và điều kiện gia hạn.
• Hoàn trả mặt bằng: Xác định yêu cầu tháo dỡ nội thất, phục hồi hiện trạng và nghiệm thu khi kết thúc hợp đồng.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản thời gian miễn tiền thuê. Nếu thời gian thi công kéo dài hơn dự kiến, tiền thuê có thể bắt đầu phát sinh khi văn phòng chưa sẵn sàng sử dụng. Vì vậy, cần đối chiếu tiến độ thực tế với điều kiện thương mại đã thỏa thuận.

3.2 Dự toán tổng chi phí thuê

Giá thuê niêm yết chưa phản ánh toàn bộ ngân sách doanh nghiệp phải chuẩn bị. Khi so sánh các tòa nhà, cần tính tổng chi phí thuê và vận hành trên cùng cơ sở, bao gồm những khoản đã có trong báo giá và những khoản thanh toán riêng.

Nhóm chi phí	Hạng mục cần dự toán
Chi phí thuê định kỳ	Tiền thuê, phí dịch vụ, VAT theo quy định
Chi phí ban đầu	Tiền đặt cọc, tiền thuê kỳ đầu, chi phí thiết kế thi công
Chi phí vận hành	Điện, điều hòa ngoài giờ, internet, gửi xe, vệ sinh riêng
Chi phí chuyển văn phòng	Vận chuyển, tháo lắp, đóng gói, cấu hình lại IT
Chi phí dự phòng	Phát sinh thi công, điều chỉnh kỹ thuật, chậm tiến độ

 

Để lập ngân sách, doanh nghiệp có thể sử dụng công thức: Ngân sách ban đầu = Tiền đặt cọc + tiền thuê và phí đến hạn + chi phí hoàn thiện mặt bằng + chi phí chuyển văn phòng + chi phí dự phòng

Trong đó, tiền đặt cọc cần được theo dõi như khoản ký quỹ có điều kiện hoàn trả theo hợp đồng, không đồng nhất với chi phí tiêu hao.

Ví dụ minh họa cho một văn phòng diện tích tính thuê 200 m²:

Khoản mục	Giả định	Thành tiền
Tiền thuê	200 m² × 20 USD/m²/tháng	4.000 USD/tháng
Phí dịch vụ	200 m² × 5 USD/m²/tháng	1.000 USD/tháng
Tiền cọc	3 tháng tiền thuê cơ bản	12.000 USD
Thanh toán đầu kỳ	3 tháng tiền thuê cơ bản	12.000 USD

 

**** Đây là ví dụ tính toán giả định, không phải báo giá thị trường hoặc báo giá của một tòa nhà cụ thể. Bảng chưa bao gồm phí dịch vụ phải thanh toán đầu kỳ, VAT, tỷ giá quy đổi, thi công, chuyển dọn và các khoản khác theo hợp đồng.

Trong ví dụ trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị riêng 24.000 USD cho tiền cọc và ba tháng tiền thuê cơ bản đầu kỳ. Tổng ngân sách thực tế sẽ cao hơn sau khi cộng những khoản chi còn lại.

>> Xem thêm: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán

3.3 Kiểm tra mặt bằng và kỹ thuật

Một văn phòng có giá thuê phù hợp vẫn có thể làm phát sinh chi phí lớn nếu hiện trạng mặt bằng chưa đáp ứng yêu cầu bố trí và vận hành. Doanh nghiệp nên đánh giá kỹ thuật ngay khi khảo sát để xác định các hạng mục phải cải tạo và phạm vi thi công dự kiến.

Những nội dung cần kiểm tra gồm chiều cao trần hoàn thiện, vị trí cột, sàn nâng, tải trọng sử dụng khi cần thiết, công suất điện, điều hòa, cấp thoát nước và khả năng đấu nối hệ thống mạng. Việc bố trí phòng họp, khu máy chủ hoặc khu pantry có thể làm thay đổi yêu cầu về điện, thông gió và các hệ thống khác.

Với tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, cần làm rõ giới hạn cải tạo hệ thống PCCC, quy định thi công và thời gian vận chuyển vật tư. Nếu mặt bằng đã có nội thất, doanh nghiệp nên yêu cầu bản vẽ hiện trạng và danh mục hệ thống được bàn giao để hạn chế tháo dỡ không cần thiết.

Khuyến nghị: Chỉ chốt ngân sách hoàn thiện văn phòng sau khi đã có thông tin mặt bằng đủ để lập phương án thiết kế và khối lượng thi công.

3.4 Phân công và kiểm soát tiến độ

Quá trình thuê và chuyển văn phòng liên quan đến nhiều bộ phận, trong khi mỗi nhóm phụ trách những hạng mục có tiến độ phụ thuộc lẫn nhau. Doanh nghiệp nên chỉ định một người điều phối chính, có trách nhiệm cập nhật lịch trình và báo cáo các vấn đề ảnh hưởng đến ngày chuyển văn phòng.

Bảng phân công có thể triển khai như sau:

Bộ phận	Trách nhiệm chính
Ban lãnh đạo	Phê duyệt ngân sách và phương án thuê
Admin / Office Manager	Điều phối khảo sát, bàn giao và chuyển văn phòng
Tài chính – Kế toán	Quản lý thanh toán, chứng từ và ngân sách
Pháp chế	Kiểm tra hợp đồng và thủ tục pháp lý
IT	Triển khai mạng, thiết bị và kế hoạch chuyển đổi dữ liệu
Nhân sự	Truyền thông nội bộ, bố trí chỗ ngồi và hướng dẫn nhân viên
Nhà thầu / Nhà cung cấp	Thi công, vận chuyển và khắc phục lỗi theo hợp đồng

 

Các đầu việc liên quan đến ngày bàn giao, hoàn thiện hạ tầng và kiểm tra hệ thống IT nên được theo dõi thường xuyên hơn khi đến gần ngày chuyển. Nếu một hạng mục quan trọng bị chậm, người điều phối cần đánh giá ảnh hưởng tới các công việc tiếp theo và điều chỉnh lịch triển khai.

3.5 Xử lý rủi ro khi chuyển văn phòng

Trong quá trình thuê và chuyển văn phòng, một số vấn đề có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và ngày vận hành. Doanh nghiệp cần xác định phương án xử lý theo từng tình huống để hạn chế phát sinh chi phí và gián đoạn hoạt động.

Tình huống	Phương án xử lý
Bàn giao mặt bằng chậm	Đối chiếu hợp đồng, xác nhận ngày bàn giao và điều chỉnh tiến độ thi công
Thi công vượt ngân sách	Kiểm tra khối lượng phát sinh và phê duyệt chi phí trước khi thực hiện
Internet chưa sẵn sàng	Chuẩn bị kết nối dự phòng và phương án làm việc tạm thời
Văn phòng cũ chưa hoàn trả	Rà soát thời hạn thuê, điều kiện hoàn trả và chi phí thuê chồng lấn
Mặt bằng không đúng hiện trạng cam kết	Lập biên bản, yêu cầu khắc phục và xác nhận trách nhiệm các bên

4. Mẫu timeline và checklist thuê văn phòng

Để kiểm soát tiến độ thuê và chuyển văn phòng, doanh nghiệp nên xây dựng timeline theo ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại địa điểm mới. Mỗi công việc cần có người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành và trạng thái thực hiện. Những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến ngày vận hành như bàn giao mặt bằng, thi công và lắp đặt hệ thống IT cần được ưu tiên theo dõi.

4.1 Timeline 90 ngày trước khi chuyển văn phòng

Bảng dưới đây là kế hoạch mẫu cho doanh nghiệp thuê văn phòng truyền thống có nhu cầu hoàn thiện hoặc điều chỉnh nội thất trước khi sử dụng.

Mốc thời gian	Công việc ưu tiên	Kết quả cần đạt
T-90 đến T-75	Xác định nhu cầu, diện tích, ngân sách và tiêu chí thuê	Kế hoạch thuê được phê duyệt
T-75 đến T-60	Tìm kiếm, khảo sát và so sánh tòa nhà	Danh sách phương án phù hợp
T-60 đến T-45	Kiểm tra pháp lý, đàm phán và ký hợp đồng	Hoàn tất hợp đồng thuê
T-45 đến T-30	Nhận bàn giao, chuẩn bị thiết kế và thủ tục thi công	Mặt bằng sẵn sàng triển khai
T-30 đến T-14	Thi công, mua sắm và chuẩn bị hệ thống IT	Các hạng mục đạt tiến độ
T-14 đến T-1	Nghiệm thu, lắp đặt thiết bị và chuẩn bị di dời	Văn phòng đủ điều kiện sử dụng
Ngày T	Vận chuyển, tiếp nhận và kiểm tra vận hành	Nhân viên có thể bắt đầu làm việc
T+1 đến T+30	Khắc phục lỗi, hoàn thiện hồ sơ và kiểm tra chi phí	Ổn định hoạt động văn phòng

 

*** Timeline này dùng để lập kế hoạch tham khảo. Thời gian chuẩn bị thực tế phụ thuộc vào diện tích thuê, hiện trạng mặt bằng, phạm vi thi công, thủ tục cần thực hiện và ngày bàn giao theo hợp đồng.

Timeline thuê văn phòng cần được điều chỉnh theo loại hình mặt bằng. Văn phòng trọn gói thường đã có sẵn nội thất và hạ tầng cơ bản, giúp giảm các công việc thiết kế, thi công và mua sắm. Văn phòng truyền thống bàn giao thô hoặc chưa hoàn thiện cần thêm thời gian lập phương án kỹ thuật, phê duyệt và nghiệm thu. Doanh nghiệp nên xác nhận rõ tiêu chuẩn bàn giao trước khi quyết định ngày chuyển vào làm việc.

4.2 Tải mẫu checklist 28 công việc (PDF)

Maison Office cung cấp mẫu checklist để bộ phận hành chính, giám đốc và các phòng ban liên quan có thể sử dụng trong quá trình thuê và chuyển văn phòng mới.

 

Khi sử dụng checklist, doanh nghiệp nên thay các mốc thời gian tham khảo bằng ngày thực tế và cập nhật trạng thái sau mỗi lần rà soát tiến độ. Đối với những công việc chưa hoàn thành, cần ghi rõ nguyên nhân, người xử lý và thời hạn mới để tránh ảnh hưởng đến các hạng mục tiếp theo.

5. Dịch vụ tư vấn thuê văn phòng Maison Office

Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp tại TP.HCM và Hà Nội trong quá trình tìm kiếm mặt bằng, khảo sát, so sánh phương án và thương lượng điều kiện thuê. Dịch vụ hướng đến việc giúp khách thuê lựa chọn không gian phù hợp với quy mô nhân sự, ngân sách và kế hoạch vận hành.

Quy trình hỗ trợ được triển khai theo các bước chính:

1. Tiếp nhận nhu cầu thuê: Xác định khu vực, diện tích, ngân sách, số lượng nhân sự và thời điểm cần mặt bằng.
2. Lập danh sách văn phòng phù hợp: Cung cấp các phương án theo tiêu chí tìm kiếm và cập nhật tình trạng diện tích trống.
3. Tổ chức khảo sát thực tế: Sắp xếp lịch tham quan, kiểm tra mặt bằng và trao đổi các điều kiện thuê với bên cho thuê.
4. So sánh và hỗ trợ đàm phán: Phân tích ưu điểm, hạn chế, tổng chi phí và hỗ trợ thương lượng điều khoản thương mại.
5. Phối hợp ký kết và bàn giao: Hỗ trợ trao đổi thông tin, theo dõi các thỏa thuận và phối hợp trong giai đoạn bàn giao mặt bằng.

---

 

Liên hệ Maison Office để nhận danh sách tòa nhà phù hợp, báo giá mới nhất, sắp xếp khảo sát thực tế và hỗ trợ đàm phán các điều kiện thuê văn phòng.

6. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Nên tìm văn phòng trước bao lâu?

Doanh nghiệp có thể tham khảo mốc bắt đầu tìm kiếm từ 2–3 tháng trước ngày chuyển văn phòng dự kiến, đặc biệt khi thuê văn phòng truyền thống cần thiết kế và thi công nội thất. Với mặt bằng đã hoàn thiện, thời gian chuẩn bị có thể ngắn hơn. Doanh nghiệp thuê diện tích lớn hoặc có nhiều yêu cầu kỹ thuật nên lập kế hoạch sớm hơn và đối chiếu tiến độ với thời điểm bàn giao thực tế.

6.2 Thuê văn phòng cần giấy tờ gì?

Doanh nghiệp thường cần chuẩn bị thông tin pháp nhân, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người ký hợp đồng. Đồng thời, cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp hồ sơ phù hợp để xác minh quyền cho thuê và điều kiện sử dụng mặt bằng. Danh mục cụ thể phụ thuộc vào chủ thể cho thuê, loại tài sản và yêu cầu của giao dịch.

6.3 Chi phí thuê văn phòng gồm những gì?

Chi phí thuê văn phòng gồm tiền thuê mặt bằng, phí dịch vụ, các khoản thuế áp dụng và chi phí vận hành như điện, internet, gửi xe hoặc điều hòa ngoài giờ. Khi chuyển đến địa điểm mới, doanh nghiệp còn phải chuẩn bị tiền đặt cọc, chi phí thiết kế thi công, mua sắm thiết bị và vận chuyển tài sản. Cần đối chiếu từng khoản với báo giá và hợp đồng để xác định những chi phí đã bao gồm hoặc phải thanh toán riêng.

6.4 Chuyển văn phòng có phải đổi địa chỉ kinh doanh?

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký khi việc chuyển văn phòng làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh đã đăng ký, theo quy định áp dụng. Nếu chỉ thay đổi địa điểm làm việc nội bộ mà không thay đổi thông tin đăng ký, nghĩa vụ thủ tục cần được xác định theo tình huống thực tế. Đối với thay đổi trụ sở chính, doanh nghiệp có thể tham khảo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP để chuẩn bị hồ sơ và xác định cơ quan tiếp nhận.

6.5 Làm sao chuyển văn phòng không gián đoạn?

Để hạn chế gián đoạn hoạt động, doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống IT, sao lưu dữ liệu và kiểm tra điều kiện vận hành trước ngày chuyển. Các thiết bị phục vụ công việc nên được bố trí theo mức độ ưu tiên và có người phụ trách tiếp nhận. Với bộ phận cần duy trì liên lạc liên tục, có thể sắp xếp lịch di dời ngoài giờ làm việc hoặc phương án làm việc tạm thời trong thời gian chuyển đổi.