Không gian làm việc linh hoạt – Flexible Office Space

Không gian làm việc linh hoạt (hay còn được gọi là Flexible Office Space) có thể coi là một cuộc cách mạng to lớn không việc sáng tạo không gian văn phòng làm việc trong thập niên vừa qua. Giờ đây, các doanh nghiệp không còn phải quá lo lắng trong việc xác định diện tích không gian văn phòng với quy mô hoạt động của mình, bởi sự linh hoạt của Flexible Office Space phù hợp với nhiều loại hình công ty, tổ chức, bất kể doanh nghiệp đó lớn, vừa hay nhỏ.

Trong bài viết sau, hãy cùng Maison Office tìm hiểu về định nghĩa không gian làm việc linh hoạt, loại hình doanh nghiệp mà không gian văn phòng này phù hợp, cũng như phương pháp tìm kiếm Flexible Office Space dành riêng cho công ty của bạn.

Không gian làm việc linh hoạt là gì?

Không gian làm việc linh hoạt, hoặc Flexible Office Space là một thuật ngữ dùng để chỉ nhiều loại hình văn phòng làm việc khác nhau, bao gồm:

1. Văn phòng trọn gói hoặc văn phòng dịch vụ (Serviced Office):

Là một hình thức không gian làm việc chung nơi bạn sử dụng trọn gói dịch vụ thuê văn phòng của nhà cung cấp (lễ tân, không gian làm việc, phòng họp, sử dụng thiết bị văn phòng…).

Tuy nhiên, bạn không sở hữu riêng văn phòng làm việc này và có thể chỉ đăng ký địa chỉ kinh doanh mà không trực tiếp làm việc tại đây. Hình thức văn phòng này còn có tên gọi là văn phòng ảo.

> Tham khảo các văn phòng trọn gói tại TP.HCM và văn phòng trọn gói Hà Nội

2. Văn phòng quản lý (Managed Office):

Là một hình thức văn phòng kết hợp giữa văn phòng truyền thống và văn phòng dịch vụ. Khi thuê văn phòng quản lý, doanh nghiệp bạn có thể toàn quyền sử dụng và sửa sang phần thiết kế của văn phòng.

Tuy nhiên, công ty bạn có thể ký hợp đồng thuê văn phòng này trong ngắn hạn (1 tháng). Doanh nghiệp có thể thuê diện tích văn phòng tùy ý, miễn sao phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động của mình.

3. Văn phòng chia sẻ (Shared Office):

Là một hình thức sử dụng không gian văn phòng chung giữa các công ty.

Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sẽ thuê văn phòng diện tích lớn rồi chia sẻ những khoảng không gian cho những công ty, cá nhân khác có nhu cầu.

4. Không gian làm việc chung (Coworking Space):

Không giống với văn phòng truyền thống, coworking space – không gian làm việc chung là sự kết hợp giữa văn phòng chia sẻ, vườn ươm doanh nghiệp và không gian cafe văn phòng.

Không gian làm việc chung thường không phân chia rạch ròi diện tích riêng giữa các doanh nghiệp. Giống một quán cafe, nhân viên tìm đến coworking space để có được một khoảng không gian thích hợp để làm việc.

Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ cho thuê sẽ cho phép các doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ như: Lễ tân, phòng họp, không gian làm việc, sử dụng thiết bị văn phòng, phòng nghỉ ngơi… trong khoảng giới hạn cho trước.

> Lựa chọn Văn phòng chia sẻ tại TP.HCM; Văn phòng chia sẻ tại Hà Nội

5. Thuê bàn làm việc theo số người (Hot Desk):

Thay vì thuê trọn gói văn phòng cố định số lượng người thuê, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể chỉ cần thuê bàn làm việc theo số người (Hot Desk).

Hình thức văn phòng linh hoạt này thích hợp với các start-up, doanh nghiệp nhỏ thường có biến động nhân lực lớn nhưng không dư dả về nguồn tài chính.

> Hot-Desking là gì

Những điều cần biết về Flexible Office Space

Những loại hình văn phòng kể trên được cho là linh hoạt với các doanh nghiệp phần lớn nằm ở khía cạnh thời gian thuê và không gian làm việc được sử dụng.

Văn phòng truyền thống thường yêu cầu doanh nghiệp cam kết sử dụng trên 1 năm, có nơi từ 5 – 10 năm, đối với không gian làm việc linh hoạt, thời gian thuê thường chỉ tính theo tháng.

Không gian sử dụng đối với loại hình Flexible Office Space cũng linh hoạt hơn, thường được tính theo khoảng diện tích, không gian văn phòng truyền thống thì thường yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng không gian làm việc theo tầng, theo tòa nhà riêng biệt.

Khi sử dụng không gian làm việc linh hoạt, những chi phí mà đáng lý các doanh nghiệp phải chi trả (như phí điện nước, phí Internet, phí bảo trì thang máy…) sẽ được lược bỏ hoặc tính gộp vào chi phí trả theo tháng.

Điều này khiến hình thức văn phòng linh hoạt rất phù hợp đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ tới rất nhỏ.

Theo dự đoán vào năm 2030, hình thức không gian làm việc linh hoạt có thể chiếm tới 30% thị phần văn phòng cho thuê trên toàn cầu. Tuy nhiên, trong bối cảnh đại dịch và sự ra đời của các startup có quy mô hoạt động siêu nhỏ, sự tăng trưởng của Flexible Office Space trong tương lai còn có thể nhanh hơn nữa.

> Tham khảo thêm: Văn phòng ảo tại TP.HCM; Văn phòng ảo tại Hà Nội; Văn phòng ảo tại Đà Nẵng

Không gian làm việc linh hoạt gồm những tiện ích gì?

Khi lựa chọn không gian làm việc linh hoạt, bên cạnh những tiện ích mà ở văn phòng nào cũng có (như hỗ trợ đường truyền Internet tốc độ cao, đội ngũ bảo vệ – an ninh…), doanh nghiệp của bạn có cơ hội sử dụng những tiện ích bổ sung như sau:

– Đội ngũ lễ tân tiếp khách, hỗ trợ nhận gửi bưu phẩm, trả lời hotline.

– Phòng họp để gặp gỡ đối tác, brainstorming.

– Không gian tổ chức sự kiện, phòng hội nghị.

– Phòng gym, khu vực cho hoạt động thể dục thể thao.

– Không gian chung, khu nghỉ ngơi, khu giải trí…

Ưu điểm của không gian làm việc linh hoạt

Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu không gian làm việc linh hoạt là gì cũng như những tiện ích mà doanh nghiệp có thể nhận được khi lựa chọn hình thức văn phòng này.

Tuy nhiên, có thể bạn vẫn băn khoăn về những lợi ích của Flexible Office Space để củng cố quyết định lựa chọn nơi mà doanh nghiệp mình sẽ gắn bó trong thời gian tới.

Trong phần tiếp theo, Maison Office sẽ cùng bạn giải đáp thắc mắc: Những ưu điểm của không gian làm việc linh hoạt là gì?

1. Không mất công setup văn phòng

Không gian làm việc linh hoạt là nơi mà doanh nghiệp bạn có thể di chuyển vào mà không cần phải mất thời gian setup đồ đạc.

Thông thường, mọi tiện ích ở văn phòng loại này đã được nhà cung cấp setup trọn gói, gồm: Đồ nội thất, thiết bị văn phòng, hệ thống điện nước, đường truyền Internet, thang máy…

Điều này giúp công ty của bạn có thể đi vào hoạt động ngay lập tức mà không cần phải mất đến cả tuần chỉ để bố trí nội thất và setup hệ thống điện nước, Internet.

2. Nhanh chóng ký kết hợp đồng sử dụng văn phòng

Khi lựa chọn không gian làm việc linh hoạt, thời gian thanh lý và ký kết hợp đồng mới diễn ra vô cùng nhanh chóng.

Có thể chỉ trong vòng 1 tuần kể từ thời gian ký kết hợp đồng, doanh nghiệp bạn có thể dọn đồ đạc và chuyển hẳn tới nơi làm việc mới mà không gặp phải bất kỳ trở ngại nào.

3. Kiểm soát ngân sách

Việc lựa chọn không gian làm việc linh hoạt giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí, dễ dàng kiểm soát dòng tiền hoạt động của doanh nghiệp.

Tất cả các chi phí liên quan tới vấn đề thuê văn phòng sẽ được gói gọn trong một khoản chi phí cố định phải trả hằng tháng, không phát sinh thêm.

Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp startup vốn rất phụ thuộc vào dòng tiền ra – vào để cân đối ngân sách hoạt động.

4. Tính tiện lợi

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là mô hình startup có sự phát triển rất nhanh về mặt quy mô. Với việc lựa chọn không gian làm việc linh hoạt, các doanh nghiệp không còn phải lo lắng quá nhiều tới chuyện mở rộng hay thu hẹp quy mô nhân sự.

Thậm chí, công ty bạn có thể linh hoạt phân bổ địa điểm làm việc của các nhóm nhân viên dựa trên tình hình phát triển tại các thị trường trọng điểm.

5. Thu hút nhân tài

Làm việc với thời gian và không gian linh hoạt giờ đây đã trở thành điểm cộng của doanh nghiệp bạn trong việc thu hút nhân tài trên thị trường tuyển dụng.

Người nhân viên giờ đây có thể tới văn phòng hoặc làm việc từ xa tại nhà, quán cafe hoặc bất kỳ đâu, miễn là họ cảm thấy thoải mái và tập trung 100% trí lực vào công việc.

6. Mở rộng cơ hội hợp tác kinh doanh

Ngoài ra, không gian văn phòng mở kiểu Flexible Office Space cũng là cơ hội tốt để bạn mở rộng việc hợp tác kinh doanh với nhiều đối tác.

Điều này có được là bởi: Không gian làm việc chung, các doanh nghiệp, tổ chức có điều kiện để giao lưu, trao đổi và gây dựng mối quan hệ đối tác mà không cần phải di chuyển quá nhiều.

Việc quan sát cách làm việc của đối tác cũng giúp các doanh nghiệp hình thành sự tin tưởng và dễ dàng đưa ra quyết định hợp tác nhiều hơn.

7. Hiệu quả trong việc nâng cao năng suất làm việc

Không phải lúc nào doanh nghiệp bạn cũng có cơ hội được tiếp cận một môi trường làm việc hiện đại, đầy đủ tiện nghi như ở các không gian làm việc linh hoạt.

Đặc biệt hơn, bạn chỉ phải bỏ ra một khoản chi phí khá là thấp hằng tháng để có được môi trường làm việc chất lượng cao dạng này.

Bên cạnh vấn đề lương thưởng, những tiện ích kiểu như phòng gym, quầy bar, phòng sinh hoạt chung lớn… cũng là yếu tố giúp nhân viên hài lòng hơn trong công việc và nâng cao năng suất làm việc.

Ngoài những lợi ích kể trên, những lý do khiến không gian làm việc linh hoạt trở thành sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp (trong đó có cả những doanh nghiệp lớn) để đặt trụ sở, văn phòng đại diện còn có: Tiện lợi trong việc làm việc từ xa (nhất là vào thời điểm dịch bệnh còn diễn biến phức tạp); tạo cơ hội để phụ nữ có thể làm việc từ xa mà vẫn chăm sóc con cái, quan tâm tới gia đình; tăng hiệu quả làm việc nhóm…

> Không gian làm việc linh hoạt – Agile Workspace

Giá thuê không gian làm việc linh hoạt là bao nhiêu?

Câu trả lời là: Tùy thuộc vào loại hình văn phòng mà doanh nghiệp bạn lựa chọn.

Thông thường, các doanh nghiệp thường lựa chọn gói thuê đầy đủ các dịch vụ để đổi lấy các lợi ích như: Ít điều khoản ràng buộc; cơ sở vật chất hiện đại, tiện nghi; tối đa các tiện ích khi sử dụng văn phòng (lễ tân, hỗ trợ giao nhận thư, sử dụng máy in, photocopy, phòng họp không giới hạn…).

Sự linh hoạt này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng phát triển, có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhân sự mà không cần phải lo lắng quá nhiều.

Nhìn chung, nhà cung cấp dịch vụ thường áp mức giá thuê không gian làm việc linh hoạt trong khoảng:

– Từ 900.000 đồng đến trên dưới 2.000.000 đồng/tháng (đối với văn phòng ảo)

– Từ 2.000.000 đến trên dưới 10.000.000 đồng/người/tháng (đối với coworking space).

Mức giá này là tương đối phải chăng so với việc thuê một địa điểm văn phòng truyền thống vốn đắt gấp 2 – 3 lần mức giá trên.

Ngoài ra, mức phí thuê cố định theo tháng cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng cân đối ngân sách thu chi. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng để các công ty kiểm soát dòng tiền và hoạch định chính sách phát triển trong tương lai.

Tuy vậy, những doanh nghiệp lớn thì thường có xu hướng lựa chọn văn phòng truyền thống hơn. Điều này là bởi họ có đủ khả năng để chi trả phí thuê văn phòng cho từ 3 – 5 năm, đồng thời có thể tùy chọn việc thiết kế văn phòng sao cho phù hợp với văn hóa và quy mô của doanh nghiệp họ nhiều hơn.

Doanh nghiệp nào phù hợp với không gian làm việc linh hoạt?

Không gian làm việc linh hoạt phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Tuy vậy, mô hình văn phòng này đặc biệt thích hợp với những công ty có quy mô vừa, nhỏ và rất nhỏ như startup, doanh nghiệp tư nhân hay công ty TNHH.

Trước đại dịch, người ta thường liên tưởng những không gian làm việc linh hoạt kiểu coworking space chỉ thích hợp với các freelancer, vốn không thích sự ràng buộc trong quá trình làm việc.

Giờ đây, mô hình văn phòng linh hoạt đã trở thành thuật ngữ phổ biến đối với các doanh nghiệp, ngay cả với một số công ty, tập đoàn lớn.

Chẳng hạn: Những doanh nghiệp do ảnh hưởng của đại dịch muốn giảm quy mô nhân lực xuất hiện tại văn phòng địa phương hoàn toàn có thể lựa chọn địa điểm trụ sở mới nơi họ có thể linh hoạt bố trí nhân lực mà tiết kiệm khoản chi phí trong thời điểm khó khăn này.

Thời gian mỗi kỳ thuê không gian làm việc linh hoạt

Phần lớn các trường hợp, nhà cung cấp thường yêu cầu các doanh nghiệp ký thời gian thuê văn phòng là 1 tháng/lần.

Kỳ hạn này đúng với các loại hình văn phòng như Serviced Office (văn phòng dịch vụ), Coworking Space và Shared Office (văn phòng chia sẻ).

Với loại hình thuê không gian làm việc theo đầu người (Hot Desk), kỳ hạn thuê vị trí có thể tính theo giờ, ngày, tuần và tháng.

Đối với văn phòng quản lý (Managed Office), vì tính chất của loại hình văn phòng này mà nhà cung cấp có yêu cầu các doanh nghiệp cam kết thời gian sử dụng hơn một chút, thường kỳ hạn sử dụng kéo dài từ 1 đến 3 năm.

Trên đây là những chia sẻ của Maison Office về định nghĩa không gian làm việc linh hoạt, lợi ích cũng như một vài thông tin liên quan tới mô hình văn phòng này.

Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ văn phòng trọn gói uy tín, chất lượng với giá thành phải chăng, Maison Office chính là sự lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp của bạn.

Maison Office hiện đang cung cấp dịch vụ tư vấn thuê văn phòng trọn gói, không gian làm việc chung tại Hà Nội, TP. HCM với đầy đủ những tiện ích như kết nối Internet tốc độ cao, đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, tận tâm, phòng họp, phòng sinh hoạt chung rộng rãi…

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.