Hot-Desking là gì? Lợi ích của chỗ ngồi linh hoạt

Không chỉ đem lại sự tiện lợi, giảm trừ chi phí, hot-desking hay chỗ ngồi linh hoạt tại các Coworking còn thúc đẩy sự phát triển cộng đồng và khả năng sáng tạo.

Vậy nó hoạt động thế nào và có phù hợp với công ty của bạn hay không? Hãy cùng Maison Office tìm hiểu về loại hình hot-desking trong các nội dung chính sau đây nhé!

Hot-desking là gì?

Mô hình làm việc từ xa cộng với các không gian văn phòng mở, khu làm việc chung ngày càng phát triển đã khiến hot-desking (chỗ ngồi linh hoạt) trở thành một yếu tố quan trọng trong công việc hiện đại.

Lý do hot-desking ngày càng trở thành xu hướng là vì mô hình này cho phép mọi người làm việc ở thời điểm và không gian mà họ mong muốn, đáp ứng nhu cầu cho cả doanh nghiệp tư nhân cho đến tập đoàn đa quốc gia.

Hot-desking thường nằm trong văn phòng chia sẻ hay còn gọi là văn phòng trọn gói, trong đó mỗi cá nhân được sử dụng bàn làm việc tại những thời điểm khác nhau mà không cần thuê cố định lâu dài.

Nhờ vậy, mô hình này giúp tối đa hóa hiệu quả sử dụng không gian và giảm thiểu diện tích văn phòng dư thừa.

> Alige Workspace là gì; Hybrid work là gì?

Hot- desking cung cấp những tiện ích nào?

Hot-desking cung cấp không gian làm việc khi cần thiết trong cả không gian văn phòng riêng và chung. Chỗ ngồi linh hoạt có thể khác nhau tùy vào môi trường, tuy nhiên vẫn có những yếu tố chính cần được xem xét:

Ổ cắm điện:

Chỗ ngồi linh hoạt luôn đi kèm với ổ cắm điện và kết nối wifi. Trong không gian làm việc chung cao cấp, có những không gian riêng để nghe điện thoại như bốt điện thoại hoặc các phòng chờ chung.

Tuỳ vào đặc thù ngành nghề, điện thoại cố định có thể gắn vào bàn làm việc để mỗi nhân viên sử dụng khi cần thiết, đặc biệt là các công ty bán hàng.

Phòng họp và các khu vực chung khác:

Hầu hết các hot-desking đều cho phép đặt phòng họp thông qua ứng dụng hoặc website hay lễ tân.

Bên cạnh đó, Chỗ ngồi linh hoạt cũng cho phép bạn sử dụng pantry, không gian thảo luận tự do, phòng hội họp và mạng lưới chuyên gia toàn cầu.

Khu vực in ấn:

Tương tự như đặt phòng họp, các không gian sử dụng hot-desking luôn cung cấp máy in, fax,… đầy đủ cho khách hàng

Tủ đồ chứa vật dụng cá nhân:

Nơi để cất túi xách, áo khoác hay các thiết bị hỗ trợ công việc luôn là mối quan tâm của nhân viên. Một số coworking thường cho phép để đồ đạc tại chỗ ngồi linh hoạt trong một khoảng thời gian nhất định.

Các không gian chung khác thì cung cấp chỗ trống hoặc tủ khóa cho nhóm khách hàng sử dụng hot-desking.

Nhưng thông thường nhân viên sẽ để vật dụng cá nhân tại chỗ ngồi linh hoạt cả ngày, bất kể giờ họp hay giờ nghỉ trưa.

Ưu điểm của hot-desking

Công dụng của hot-desking tùy thuộc vào phong cách làm việc và nhu cầu của bạn.

Trong khi những người làm việc tự do đánh giá cao một nơi vừa có thể làm việc vừa gặp gỡ khách hàng tiềm năng, các chủ doanh nghiệp lại muốn các điều khoản thuê được linh hoạt để tuyển dụng và chuyển nhân viên đến những nơi làm việc khác nhau.

Vậy hot-desking còn đem lại những lợi ích tuyệt vời nào nữa?

Hot-desking dành cho doanh nghiệp

Tính năng hot-desking cho phép doanh nghiệp quản lí nhân viên làm việc từ xa một cách linh hoạt mà không cần đầu tư đầu tư số tiền lớn từ ban đầu.

Mặt khác, sự nhanh chóng là yếu tố quan trọng khi nói đến việc phát triển đội ngũ nhân viên và mở rộng quy mô kinh doanh.

Việc thuê Chỗ ngồi linh hoạt cho phép công ty nhanh chóng mở rộng quy mô vào các thị trường trọng yếu và thu hồi vốn đầu tư khi cần thiết, đồng thời loại bỏ các rủi ro liên quan đến việc mở văn phòng riêng.

Cùng với mở rộng quy mô và nâng cao tốc độ tăng trưởng, việc tiết kiệm chi phí cũng là một điểm thu hút các doanh nghiệp lớn.

> Danh sách các văn phòng chia sẻ tốt nhất tại TP.HCM

Hot-desking dành cho cá nhân

Nếu bạn là doanh nhân hay freelancer có không gian và thời gian làm việc linh hoạt thì hot-desking là giải pháp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng tối ưu.

Bên cạnh đó, bạn cũng không cần cam kết hay ràng buộc về hợp đồng thuê văn phòng dài hạn.

Mô hình làm việc này còn đem lại mạng lưới những chuyên gia cũng đang làm việc từ xa hoặc làm việc tự do, giúp bạn mở rộng cơ hội hợp tác hơn.

Đối với nhân viên thường xuyên di chuyển và thực hiện nhiều dự án tại những địa điểm khác nhau, hot-desking cung cấp không gian làm việc giữa các thành phố khác nhau.

Sự tiện lợi này vừa thúc đẩy năng suất lao động, nhưng vẫn cung cấp đủ đặc quyền của không gian văn phòng ở bất cứ nơi nào bạn làm việc.

> Danh sách các văn phòng chia sẻ tốt nhất tại Hà Nội

Sự tăng cường hợp tác và đổi mới

Dù là văn phòng truyền thống hay không gian làm việc chung rộng lớn, hot-desking cũng mang mọi người xích lại gần nhau. Sự kết nối này đem đến những cơ hội mới cho các nhà đầu tư, các khách hàng, đối tác hoặc nhân viên thông qua những lời giới thiệu hấp dẫn.

Theo một nghiên cứu năm 2018, co-working đặc biệt có giá trị trong việc tạo dựng mối quan hệ giữa các doanh nhân, các cá nhân và công ty khởi nghiệp.

Điều này đạt được thông qua thiết kế không gian làm việc linh hoạt, bao gồm cơ sở hạ tầng đươc chia sẻ cũng như các công nghệ hỗ trợ xuyên suốt.

Liệu hot-desking có phù hợp với bạn?

Hot-desking cho phép bạn đưa ra những quyết định kinh doanh mạnh mẽ như mở rộng thị trường hoặc tuyển dụng những nhân tài ở xa, mà không bị các cam kết lâu dài cản trở hay mất nhiều chi phí như ở văn phòng truyền thống.

Tuy vậy, đúng là Chỗ ngồi linh hoạt chắc chắn sẽ đem lại vô vàn lợi ích, nhưng cách bố trí này không dành cho mọi ngành nghề và tất cả phong cách làm việc.

Tính bảo mật của công việc chắc chắn là một trong những nhược điểm lớn của loại hình văn phòng này.

Trong trường hợp đó, công ty nên cân nhắc sử dụng một văn phòng riêng tư trong không gian làm việc chung. Điều đó giúp doanh nghiệp và đội ngũ vừa có không gian riêng tư, vừa kiểm soát chất lượng công việc tốt hơn nhưng vẫn giữ các ưu thế về không gian rộng mở và cộng đồng làm việc chung.

Tóm lại, mô hình Hot-Desking chỗ ngồi linh hoạt vẫn đem lại rất nhiều lợi ích hiệu quả: Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, cắt giảm diện tích dư thừa, hợp đồng cho thuê không bắt buộc ký kết 1-5 năm, mở rộng mạng lưới đối tác trong hoặc ngoài ngành, thu hút nhiều nhân tài khắp thế giới…

> 5 Ý tưởng cho không gian linh hoạt tại văn phòng

Với vô số lợi ích tuyệt vời, hot-desking rất phù hợp cho doanh nghiệp đặt chỗ ngồi, đừng chần chờ mà hãy liên hệ Maison Office ngay để được tư vấn về giá và vị trí nhé.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.