Điều kiện thành lập doanh nghiệp theo từng loại hình

Điều kiện thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng để một cá nhân hoặc tổ chức có thể chính thức tham gia thị trường kinh doanh. Việc nắm rõ những điều kiện này giúp hồ sơ đăng ký được thông qua nhanh chóng, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành sau này.

1. Cơ sở pháp lý về điều kiện thành lập doanh nghiệp

Hệ thống pháp luật Việt Nam đã quy định rõ các điều kiện để thành lập doanh nghiệp, tạo khung pháp lý minh bạch cho mọi cá nhân và tổ chức tham gia kinh doanh. Cơ sở pháp lý chính bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020: văn bản cốt lõi quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, điều kiện thành lập, quản lý và tổ chức hoạt động.
• Luật Đầu tư 2020: quy định danh mục ngành nghề cấm kinh doanh, ngành nghề kinh doanh có điều kiện và yêu cầu vốn pháp định đối với một số lĩnh vực đặc thù.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục đăng ký, hồ sơ và thẩm quyền tiếp nhận.
• Các văn bản chuyên ngành: quy định vốn pháp định và điều kiện kinh doanh trong các lĩnh vực đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm, giáo dục, y tế, bất động sản…
• Cơ quan có thẩm quyền: Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là nơi tiếp nhận, thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. 6 Điều kiện chung khi thành lập doanh nghiệp, công ty

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi đăng ký thành lập, mọi công ty đều phải đáp ứng 6 điều kiện cơ bản gồm: vốn, chủ thể thành lập, người đại diện pháp luật, tên doanh nghiệp, trụ sở chính và ngành nghề kinh doanh. Đây là cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp khởi đầu hợp pháp và phát triển bền vững.

2.1 Điều kiện về vốn điều lệ và vốn pháp định

Vốn điều lệ được hiểu là tổng số vốn do thành viên hoặc cổ đông công ty cam kết góp trong một thời hạn nhất định và được ghi rõ trong điều lệ doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định mức vốn tối thiểu chung để thành lập công ty. Doanh nghiệp có thể đăng ký vốn điều lệ phù hợp với năng lực tài chính và định hướng hoạt động, ngoại trừ những ngành nghề đặc thù yêu cầu vốn pháp định.

Vốn pháp định là mức vốn tối thiểu phải có để thành lập và duy trì hoạt động trong một số lĩnh vực. Quy định này áp dụng cho các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ví dụ:

• Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản: vốn pháp định tối thiểu 20 tỷ đồng.
• Ngành ngân hàng thương mại cổ phần: vốn pháp định tối thiểu 3.000 tỷ đồng.
• Lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ: vốn pháp định tối thiểu 600 tỷ đồng.

Doanh nghiệp phải góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không góp đủ vốn trong thời hạn này, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ. Trường hợp không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và gặp rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

2.2 Điều kiện về chủ thể thành lập doanh nghiệp 

Theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi cá nhân, tổ chức đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, để đảm bảo minh bạch và phòng tránh rủi ro, pháp luật quy định một số đối tượng không được quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp, bao gồm:

• Người chưa đủ 18 tuổi hoặc không có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Tổ chức không có tư cách pháp nhân theo quy định pháp luật.
• Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang sử dụng tài sản nhà nước để kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình.
• Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định về quản lý công chức, viên chức.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các đơn vị thuộc Công an nhân dân.
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, trừ trường hợp được cử làm đại diện phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác.
• Người đang chấp hành hình phạt tù, bị cấm hành nghề kinh doanh hoặc đảm nhiệm chức vụ theo quyết định của tòa án.
• Các trường hợp khác theo quy định về phá sản, như cá nhân bị Tòa án tuyên bố mất quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp trong một thời hạn nhất định.

Quy định này nhằm đảm bảo rằng người thành lập và quản lý doanh nghiệp có đủ năng lực pháp lý, phẩm chất đạo đức và trách nhiệm để điều hành, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch và bền vững.

2.3 Điều kiện về người đại diện theo pháp luật 

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, tham gia tố tụng, và các quyền nghĩa vụ khác theo quy định. Để đảm bảo tính hợp pháp, người đại diện phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là cá nhân từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý, thành lập doanh nghiệp.
• Không bắt buộc phải là thành viên hoặc cổ đông góp vốn, cho phép doanh nghiệp có thể thuê người quản lý chuyên nghiệp đảm nhận vị trí này.
• Có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, miễn cư trú hợp pháp tại Việt Nam và được điều lệ công ty quy định rõ về quyền hạn, nghĩa vụ.
• Chức danh người đại diện theo pháp luật thường là Giám đốc/Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
• Trường hợp thuê người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần có hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm hợp lệ để tránh tranh chấp sau này.
• Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Nếu có nhiều hơn một người, điều lệ công ty phải phân định rõ phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân.

2.4 Điều kiện về tên công ty 

Một trong những yêu cầu quan trọng khi thành lập doanh nghiệp là đặt tên công ty theo đúng quy định pháp luật. Căn cứ Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố:

• Loại hình doanh nghiệp: ví dụ Công ty trách nhiệm hữu hạn (Công ty TNHH), Công ty cổ phần (Công ty CP), Công ty hợp danh (Công ty HD), Doanh nghiệp tư nhân (DNTN).
• Tên riêng của công ty: được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kết hợp chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Ngoài ra, khi đặt tên công ty cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc (có thể tra cứu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp).
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục.
• Không dùng tên cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị – xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng công ty.
• Tên doanh nghiệp phải được gắn công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và sử dụng trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ, ấn phẩm.

2.5 Điều kiện về trụ sở chính của công ty 

Trụ sở chính là yếu tố bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp, được coi là địa chỉ pháp lý để cơ quan nhà nước liên hệ và quản lý. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 6 Luật Nhà ở 2014, trụ sở chính phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp.
• Địa chỉ phải xác định rõ ràng đến đơn vị hành chính cấp xã, phường, thị trấn, kèm số nhà, ngõ, hẻm, phố (nếu có).
• Có thông tin liên lạc đầy đủ như số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Không được đặt tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở. Trường hợp chung cư hỗn hợp có chức năng thương mại – dịch vụ thì được phép đặt trụ sở nếu có giấy tờ chứng minh.

2.6 Điều kiện về ngành nghề kinh doanh 

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp được quyền đăng ký kinh doanh tất cả ngành, nghề mà luật không cấm. Các ngành nghề đăng ký phải:

• Nằm trong Hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg hoặc được quy định trong văn bản pháp luật chuyên ngành.
• Nếu thuộc ngành, nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: bất động sản, vận tải, giáo dục, y tế, chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm…), doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện cụ thể như vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con.
• Doanh nghiệp có thể tra cứu toàn bộ danh mục này tại Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020, hiện đang liệt kê hơn 227 ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp có thay đổi hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh thì phải thông báo với Sở Kế hoạch & Đầu tư trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi. Nếu quá thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP với mức phạt từ 5 – 10 triệu đồng.

3. Điều kiện thành lập theo từng loại hình doanh nghiệp

Ngoài những điều kiện chung, mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có quy định pháp lý riêng để đảm bảo phù hợp với cơ cấu tổ chức, phạm vi trách nhiệm và cách thức huy động vốn. Cụ thể như sau:

3.1 Điều kiện thành lập công ty TNHH 1 thành viên

• Có một chủ sở hữu duy nhất là cá nhân hoặc tổ chức.
• Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ.
• Công ty TNHH một thành viên không được phát hành cổ phần.
• Vốn điều lệ do chủ sở hữu tự quyết định, không có mức tối thiểu bắt buộc, trừ trường hợp ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định.

3.2 Điều kiện thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên

• Có ít nhất 2 thành viên và tối đa 50 thành viên là tổ chức hoặc cá nhân.
• Thành viên góp vốn chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp trong phạm vi phần vốn góp.
• Công ty được phép phát hành trái phiếu nhưng không được phát hành cổ phần.
• Vốn điều lệ không có mức tối thiểu chung, do các thành viên tự thỏa thuận góp.

3.3 Điều kiện thành lập công ty cổ phần

• Phải có ít nhất 3 cổ đông sáng lập và không giới hạn số lượng cổ đông tối đa.
• Cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.
• Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác để huy động vốn.
• Vốn điều lệ do các cổ đông tự đăng ký góp, không có mức sàn tối thiểu trừ ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

3.4 Điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân

• Do một cá nhân làm chủ sở hữu, không được phép có thêm thành viên góp vốn.
• Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với mọi nghĩa vụ tài chính và hoạt động kinh doanh.
• Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân duy nhất, đồng thời không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh.
• Doanh nghiệp tư nhân không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu.

3.5 Điều kiện thành lập công ty liên doanh

• Được thành lập trên cơ sở hợp đồng liên doanh hoặc hiệp định giữa ít nhất hai đối tác trở lên, trong đó có ít nhất một bên là nhà đầu tư nước ngoài.
• Tỷ lệ góp vốn, phân chia lợi nhuận, quyền và nghĩa vụ quản lý phải được ghi rõ trong hợp đồng liên doanh và điều lệ công ty.
• Vốn điều lệ được xác định theo thỏa thuận của các bên, đồng thời phải đáp ứng điều kiện pháp định nếu ngành nghề kinh doanh thuộc nhóm có điều kiện.

4. Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ và thực hiện thủ tục theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

4.1 Hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Tùy thuộc vào loại hình, hồ sơ có sự khác biệt, nhưng nhìn chung bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu của Bộ Kế hoạch & Đầu tư.
• Điều lệ công ty (áp dụng cho công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh).
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập (áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần).
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý:
  • Cá nhân: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và văn bản cử người đại diện.
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).
• Chứng chỉ hành nghề, văn bản xác nhận vốn pháp định đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

4.2 Thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Để đảm bảo quy trình đăng ký thành lập công ty diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo loại hình doanh nghiệp

• Xác định loại hình công ty (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, cổ phần, tư nhân, hợp danh).
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn, văn bản ủy quyền (nếu có).
• Nếu ngành nghề đăng ký thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện, cần bổ sung chứng chỉ hành nghề hoặc xác nhận vốn pháp định.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

• Trực tuyến: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nộp hồ sơ online. Đây là phương thức được khuyến khích, chiếm hơn 95% tổng hồ sơ trên toàn quốc (theo Bộ KH&ĐT 2023).
• Trực tiếp: Doanh nghiệp có thể nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
• Sau khi nộp, hệ thống sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ để theo dõi tình trạng xử lý.

Bước 3: Theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung

• Thời hạn giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
• Doanh nghiệp cần chỉnh sửa theo đúng hướng dẫn và nộp lại trong thời hạn quy định để không bị hủy hồ sơ.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN)

• Khi hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp GCNĐKDN ghi rõ mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế).
• Đây là giấy tờ pháp lý quan trọng, đánh dấu doanh nghiệp chính thức được phép hoạt động.

Bước 5: Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

• Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp GCNĐKDN, doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Nội dung công bố bao gồm: ngành nghề kinh doanh, danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần), thông tin người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ.
• Doanh nghiệp phải nộp lệ phí công bố theo quy định (hiện khoảng 100.000 đồng/lần).

4.3 Thời hạn giải quyết hồ sơ

Theo quy định:

• Thời gian xử lý hồ sơ: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
• Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế điện tử và kê khai thuế ban đầu. 

5. Sai lầm thường gặp khi đăng ký hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Trong thực tế, nhiều hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý do một số lỗi phổ biến sau:

• Đặt tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty đã tồn tại, chưa tra cứu kỹ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở không hợp lệ, ví dụ đặt tại chung cư hoặc nhà tập thể không có chức năng thương mại – dịch vụ.
• Khai báo vốn điều lệ không chính xác, không phù hợp với ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc không đủ khả năng góp vốn thực tế.
• Người đại diện theo pháp luật không đủ điều kiện pháp lý, chẳng hạn chưa đủ 18 tuổi, không cư trú tại Việt Nam hoặc thuộc nhóm bị cấm quản lý doanh nghiệp.
• Hồ sơ thiếu hoặc sai sót giấy tờ: Điều lệ công ty chưa đúng mẫu, thiếu giấy tờ pháp lý của thành viên/cổ đông, hoặc chưa có chứng chỉ hành nghề đối với ngành nghề yêu cầu.
• Không công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày sau khi được cấp Giấy chứng nhận, dẫn đến bị xử phạt hành chính.

Nắm vững điều kiện thành lập doanh nghiệp giúp hồ sơ được thông qua nhanh chóng, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành. Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có đặc thù riêng, do đó việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bước đầu sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Doanh nghiệp nên tham khảo tư vấn từ các đơn vị chuyên nghiệp để được hỗ trợ về thủ tục pháp lý, lựa chọn loại hình phù hợp và đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Điều này sẽ giúp quá trình khởi nghiệp trở nên thuận lợi, an toàn và tiết kiệm thời gian.

6. FAQ – Câu hỏi thường gặp

6.1 Thành lập doanh nghiệp có yêu cầu vốn tối thiểu không?

Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định mức vốn tối thiểu chung. Doanh nghiệp được quyền tự quyết định vốn điều lệ, trừ những ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định (ví dụ bất động sản tối thiểu 20 tỷ đồng).

6.2 Doanh nghiệp có được đặt trụ sở tại chung cư không?

Doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại chung cư, nhà tập thể chỉ có chức năng ở. Trường hợp chung cư hỗn hợp có chức năng thương mại – dịch vụ thì được phép, với điều kiện có giấy tờ chứng minh.

6.3 Không góp đủ vốn điều lệ sau 90 ngày xử lý thế nào?

Nếu quá 90 ngày không góp đủ vốn điều lệ, doanh nghiệp phải đăng ký điều chỉnh vốn trong vòng 30 ngày tiếp theo. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và chịu trách nhiệm pháp lý liên quan.

6.4 Lệ phí đăng ký doanh nghiệp hiện nay bao nhiêu?

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần nếu nộp trực tiếp, miễn lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến. Doanh nghiệp vẫn phải nộp thêm 100.000 đồng phí công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia.

6.5 Khác nhau giữa vốn điều lệ và vốn pháp định là gì?

Khác nhau giữa vốn điều lệ và vốn pháp định:

Vốn điều lệ: do doanh nghiệp tự đăng ký và cam kết góp, phản ánh năng lực tài chính.

Vốn pháp định: là mức vốn tối thiểu do pháp luật quy định cho từng ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ ngân hàng, bảo hiểm, bất động sản).

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn