Công ty mới thành lập cần làm những gì trong năm 2024?

Để thành lập công ty, các cá nhân, tổ chức cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên chưa dừng lại ở đó, doanh nghiệp sau khi thành lập còn phải tiến hành một số thủ tục bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành. Vậy công ty mới thành lập cần làm những gì để có thể chính thức đi vào hoạt động hợp pháp? Tất cả sẽ được Maison Office tổng hợp trong bài viết dưới đây!

1. Đăng công bố thành lập doanh nghiệp

Để trả lời cho thắc mắc doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì thì theo quy định, bước đầu quan trọng cần thực hiện là đăng công bố thành lập doanh nghiệp. 

Theo Điều 32 Luật doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải tiến hành thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Nội dung công bố phải thể hiện đầy đủ các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng thời bao gồm các thông tin sau đây:

       a) Ngành, nghề kinh doanh;

       b) Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).

Thời hạn tối đa để thực hiện thông báo công khai thông tin về doanh nghiệp là 30 ngày kể từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Kê khai thuế ban đầu là một trong những việc cần làm khi thành lập công ty. Cụ thể, theo Khoản 2, Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục kê khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Kê khai thuế ban đầu là một trong những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp

• Theo quy định, hồ sơ kê khai thuế ban đầu bao gồm:
• Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn;
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; 
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có);
• Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (đối với doanh nghiệp đã có tài sản cố định);
• Tờ đăng ký thông tin doanh nghiệp;
• Tờ kê khai lệ phí môn bài;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người đại diện pháp luật công ty;
• Giấy ủy quyền (trường hợp cá nhân đại diện cho doanh nghiệp trong việc nộp hồ sơ);

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, doanh nghiệp có thể chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan quản lý thuế hoặc nộp trực tuyến thông qua website: thuedientu.gdt.gov.vn.

Lưu ý: Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định, doanh nghiệp chậm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 2.000.000 – 25.000.000 đồng (tùy theo mức độ vi phạm).

>> Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp 

3. Nộp tờ khai và lệ phí thuế môn bài

Một trong những thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp mà cá nhân, tổ chức cần thực hiện đó chính là nộp tờ khai và lệ phí thuế môn bài. Quy định cụ thể như sau:

Thời hạn nộp tờ khai thuế môn bài

Theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp tờ khai thuế môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu trong năm đó có sự thay đổi về vốn thì thời hạn nộp tờ khai thuế môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm phát sinh thông tin thay đổi.

Theo Điều 3 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP, các doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc sản xuất – kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần nộp tờ khai lệ phí môn bài.

Mức nộp lệ phí môn bài

Theo Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP), từ năm thứ 2 trở đi, mức phí môn bài doanh nghiệp phải đóng như sau:

Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là vào ngày 30/01 năm sau năm thành lập. Nếu quá thời hạn quy định mà doanh nghiệp chưa nộp lệ phí môn bài thì sẽ bị phạt theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau: 

4. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng

Mở tài khoản ngân hàng là một trong các bước sau khi thành lập doanh nghiệp cần thực hiện. Theo đó, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để giao dịch với các khách hàng, đối tác. Ngoài ra, để thanh toán hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, công ty bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 

Theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, từ ngày 01/05/2021, các doanh nghiệp mới thành lập khi mở tài khoản ngân hàng thì không cần phải đăng ký với Cơ quan thuế như quy định trước đây. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn mở tài khoản ngân hàng tại một số ngân hàng như Techcombank, ACB Bank, VIB Bank,…

5. Mua chữ ký số

Chữ ký số (hay token) là công cụ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải có, có giá trị pháp lý tương đương với con dấu pháp nhân. Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH trực tuyến, kê khai hải quan trực tuyến cũng như giao dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia mà không mất thời gian và chi phí đi lại. 

Hiện nay, các doanh nghiệp mới thành lập có thể đăng ký mua chữ ký số tại các đơn vị như: Viettel, FPT, CK, Bkav, NACENCOMM, NewTel-CA, SAFE-CA,… Đây đều là các đơn vị đã được cấp phép cung cấp chữ ký số cho các doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. 

6. Treo bảng hiệu công ty

Thành lập công ty mới cần làm những gì? Ngoài các thủ tục pháp lý phức tạp thì việc treo bảng hiệu tại trụ sở chính cũng là một trong những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp. 

Theo quy định pháp luật, treo bảng hiệu công ty là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp hiện nay. Cụ thể, tại Khoản 4, Điều 37 Luật Doanh Nghiệp 2020 có quy định: 

“Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”

Nếu doanh nghiệp không treo bảng hiệu tại trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng (theo Khoản 2, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP). Đối với các trường hợp vi phạm nặng hơn, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế. 

7. Khắc con dấu công ty

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành làm con dấu. Luật doanh nghiệp 2020 đã đơn giản hóa thủ tục này bằng cách cho phép doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Mặc dù có sự khác nhau về hình thức, tuy nhiên nội dung của con dấu phải bao gồm 2 thông tin quan trọng nhất là tên doanh nghiệp và mã số thuế doanh nghiệp.

Ngoài ra, từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng đã bãi bỏ quy định về việc thông báo mẫu dấu đến Sở Kế hoạch và Đầu tư trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu. 

8. Thông báo phương pháp khấu hao tài sản cố định

Nếu doanh nghiệp có tài sản cố định thì cần phải đăng ký phương pháp khấu hao cho các tài sản này. Thủ tục này giúp doanh nghiệp bảo toàn vốn cố định và thu hồi được vốn khi tài sản hết hạn sử dụng. Hiện nay, doanh nghiệp có quyền tự lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ, thời gian trích khấu TSCĐ và thông báo lại cho cơ quan thuế trước khi thực hiện. 

3 phương pháp trích khấu hao tài sản cố định mà doanh nghiệp có thể lựa chọn bao gồm: 

• Phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng (hay phương pháp trích khấu hao tuyến tính).
• Phương pháp trích khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.
• Phương pháp trích khấu hao theo số lượng hoặc khối lượng sản phẩm.

9. Thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn

Từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi tiến hành các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). 

Chiếu theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Như vậy, nếu doanh nghiệp không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế hoặc thực hiện chậm hơn so với thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính lên tới 20.000.000 đồng. 

Để tiến hành thông báo mẫu hoá đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như sau: 

Bước 1: Lập thông báo phát hành hóa đơn trên nền tảng HTKK – Hỗ Trợ Khai Thuế.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn đã lập.

Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký và đóng dấu).
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn điện tử.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tham khảo một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử như: SInvoice Viettel, Easyinvoice, VNPT Invoice, FPT eINVOICE, Mobiphone Invoice, BKAV,…

10. Lựa chọn chế độ kế toán

Một trong những câu trả lời cho thắc mắc công ty mới thành lập cần làm những gì đó chính là lựa chọn chế độ kế toán. Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn chế độ kế toán dựa trên quy mô hoạt động (trừ các doanh nghiệp đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm). Chế độ kế toán hiện nay được phân chia thành nhiều loại như sau:

• Chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp lớn).
• Chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa).
• Chế độ kế toán theo thông tư 132/2018/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ).

11. Lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT

Một trong những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp đó chính là lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến số thuế GTGT doanh nghiệp phải nộp hàng kỳ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Căn cứ quy định tại Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, hiện nay có 2 phương pháp tính thuế GTGT bao gồm:

• Phương pháp khấu trừ thuế GTGT: Đây là phương pháp được mặc định áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập. Sau khi lựa chọn phương pháp khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần nộp lại tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT, 02/GTGT và các tài liệu liên quan khác gồm: danh sách các hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26 theo tháng hoặc quý.
• Phương pháp tính trực tiếp trên GTGT: Với phương pháp này, doanh nghiệp cần nộp 2 tờ khai thuế theo Mẫu 04/GTGT, 36/GTGT cho cơ quan thuế. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn kê khai và nộp thuế GTGT. Theo quy định, doanh nghiệp mới thành lập phải kê khai thuế GTGT theo quý đồng thời hoàn tất nộp thuế trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc mỗi quý. 

12. Kê khai thuế TNDN và thuế TNCN

Kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp

Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là văn bản pháp lý khai báo các thông tin về thu nhập, chi phí và số thuế phải nộp của doanh nghiệp, được tạm tính hàng quý và lập hóa đơn hàng năm. Cụ thể:

• Khai thuế TNDN tạm tính hàng quý: Doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế TNDN tạm thời chậm nhất vào ngày thứ 30 của quý tiếp theo. 
• Kê khai thuế TNDN ​​quyết toán năm: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là 3 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc năm dương lịch.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân

Doanh nghiệp chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có trách nhiệm kê khai và nộp thuế TNCN theo tháng, quý hoặc theo từng lần phát sinh. Doanh nghiệp sẽ đứng ra kê khai thuế TNCN thay cho cá nhân có ủy quyền. Ngoài ra cần lưu ý:

• Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì cũng tiến hành kê khai thuế TNCN theo quý.
• Nếu trong quý không có phát sinh việc trả lương cho bất kỳ nhân viên nào thì doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế TNCN cho quý đó. Ngược lại, nếu trong quý có phát sinh việc trả lương thì phải nộp tờ khai thuế TNCN (ngay cả khi thuế TNCN bằng 0).

13. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

“Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì?” – Một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần làm sau khi thành lập đó là góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký. Căn cứ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải góp đủ số vốn  trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp có các phát sinh gây ảnh hưởng đến tài chính và thời hạn cam kết góp vốn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ để tránh bị xử phạt hành chính. 

Ngoài ra, doanh nghiệp mới thành lập cũng cần hoàn thiện các điều kiện về giấy phép kinh doanh. Cụ thể, nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì cần bổ sung giấy phép con theo đúng quy định của từng ngành nghề. Đó có thể là giấy phép an toàn thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép kinh doanh dược,… 

14. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và các vấn đề về thuế

Chế độ bảo hiểm cho người lao động

Tham gia bảo hiểm cho người lao động là nghĩa vụ của mọi doanh nghiệp. Căn cứ theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN;
• Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT;

Nếu doanh nghiệp có hành vi chậm đóng BHXH thì sẽ bị phạt tiền từ 18 – 20% tổng số tiền phải đóng BHXH tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính (tối đa không quá 75 triệu). Nếu phát hiện sai phạm trốn đóng BHXH cho người lao động, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ  50 – 70 triệu đồng (theo Điều 4 Nghị định 28/2020/NĐ-CP).

Các vấn đề về thuế

Doanh nghiệp phải kê khai và nộp đầy đủ các loại thuế như: thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN,… theo quy định của pháp luật để tránh bị xử phạt chậm nộp hoặc khóa mã số thuế. 

15. Nộp kinh phí công đoàn cho Liên đoàn lao động

Sau khi hoàn tất thủ tục tham gia BHXH cho người lao động, doanh nghiệp cần liên hệ với Liên đoàn lao động nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để thực hiện nộp kinh phí công đoàn. Kinh phí công đoàn sẽ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động.

Với những chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn đã nắm rõ công ty mới thành lập cần làm những gì để chính thức đi vào hoạt động. Việc tuân thủ các quy định, thủ tục pháp lý sau khi thành lập doanh nghiệp là rất quan trọng, góp phần tạo nền tảng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.