Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Du Lịch
Theo dõi Maison Office trên
Thuê văn phòng cho công ty du lịch cần được cân nhắc kỹ lưỡng về vị trí, diện tích và khả năng thích ứng theo mùa vụ. Một không gian làm việc phù hợp giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời tối ưu chi phí vận hành và củng cố hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp.
 |
 |
Nội dung chính
Đặc thù khi thuê văn phòng cho ngành Du lịch
Cần mặt bằng tiếp đón khách hàng và giao dịch tour
Doanh nghiệp du lịch có đặc thù thường xuyên đón tiếp khách hàng đến tư vấn và đăng ký tour trực tiếp tại văn phòng. Do đó, không gian thuê cần được bố trí khu vực tiếp khách riêng biệt, dễ định hướng, đảm bảo sự thuận tiện trong trải nghiệm và thể hiện tính chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức tour.
Ngoài ra, nhiều công ty còn sử dụng văn phòng để tổ chức họp tour, gặp mặt đoàn khách trước chuyến đi hoặc ký kết hợp đồng tại chỗ. Điều này đòi hỏi văn phòng cần có thêm phòng họp nhỏ hoặc khu vực đa năng có thể linh hoạt sử dụng. Một không gian thiết kế phù hợp góp phần tăng khả năng chốt sale, đồng thời tạo nền tảng cho mối quan hệ khách hàng bền vững hơn.
Gần điểm du lịch nội đô và giao thông thuận tiện
Công ty lữ hành nên đặt văn phòng tại khu vực gần điểm tham quan, khách sạn lớn, sân bay hoặc bến xe để thuận tiện tổ chức tour và ký kết với đối tác. Vị trí ưu tiên là trục đường trung tâm, gần điểm xuất phát tour hoặc khu phố du lịch.
Ngoài ra, khách hàng thường đến giao dịch trực tiếp, nên bãi đậu xe, kết nối phương tiện công cộng và giao thông thuận tiện là yếu tố bắt buộc. Vị trí lý tưởng còn giúp doanh nghiệp nâng cao độ nhận diện thương hiệu, đặc biệt khi đặt tại các tuyến phố du lịch sôi động.
Tính linh hoạt theo mùa vụ và đoàn khách
Ngành du lịch có tính thời vụ rõ rệt: mùa cao điểm (lễ, hè, cuối năm) có thể tăng gấp đôi hoặc gấp ba nhân sự và khách giao dịch, trong khi mùa thấp điểm cần thu hẹp quy mô. Vì vậy, doanh nghiệp cần thuê văn phòng có diện tích linh hoạt, cho phép mở rộng hoặc thu gọn không gian.
Một số công ty lựa chọn thuê văn phòng trọn gói hoặc Coworking Space có mô hình tính phí theo chỗ ngồi trong mùa cao điểm, kết hợp với văn phòng cố định để tối ưu chi phí và vận hành hiệu quả.
6 tiêu chí chọn văn phòng phù hợp cho công ty Du lịch
- Vị trí đắc địa
- Không gian linh hoạt
- Hạ tầng đồng bộ
- Hình ảnh thương hiệu
- Chi phí hợp lý
- Pháp lý rõ ràng
Vị trí đắc địa
Trong quá trình thuê văn phòng cho công ty du lịch, yếu tố vị trí luôn đóng vai trò then chốt. Một văn phòng đặt tại khu vực trung tâm, gần sân bay, nhà ga, hoặc các tuyến đường kết nối các điểm du lịch sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc đón tiếp khách hàng, đối tác và tổ chức tour. Ngoài ra, vị trí đắc địa cũng góp phần nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy với khách hàng ngay từ điểm chạm đầu tiên.
Không gian linh hoạt
Ngành du lịch vận hành theo mùa, thường xuyên thay đổi quy mô nhân sự và hoạt động theo từng chiến dịch tour, đặc biệt là với các chương trình Outbound hoặc Inbound. Vì vậy, khi thuê văn phòng cho công ty du lịch, doanh nghiệp nên ưu tiên không gian có khả năng điều chỉnh linh hoạt về diện tích và công năng.
Lý tưởng nhất là các tòa nhà có mặt bằng mở, hạn chế vách ngăn cố định hoặc cung cấp mô hình linh hoạt theo chỗ ngồi (Hot Desk), phù hợp cho nhóm điều hành, bộ phận điều phối tour. Ngoài ra, văn phòng cần dễ dàng chuyển đổi giữa các khu vực tiếp khách, vận hành và tư vấn mà không phát sinh chi phí cải tạo lớn, giúp tối ưu ngân sách và đảm bảo hiệu suất sử dụng trong từng giai đoạn kinh doanh.
Hạ tầng đồng bộ
Với đặc thù cần kết nối liên tục và xử lý thông tin nhanh chóng, các công ty du lịch nên ưu tiên thuê văn phòng trong tòa nhà có hạ tầng kỹ thuật hiện đại và vận hành ổn định để đảm bảo hiệu quả công việc, đặc biệt khi tiếp nhận và xử lý booking theo thời gian thực.
Bên cạnh đó, các tiện ích như khu vực tiếp khách chung, phòng họp chia sẻ, bãi đỗ xe cho xe du lịch hoặc xe đối tác cũng góp phần nâng cao trải nghiệm cho cả nhân sự nội bộ và khách hàng đến giao dịch.
Hình ảnh thương hiệu
Văn phòng là bộ mặt đại diện cho công ty du lịch. Một không gian được đầu tư chỉn chu về mặt thiết kế, bố trí hợp lý khu vực tiếp khách và mang đậm dấu ấn thương hiệu sẽ giúp tạo dựng niềm tin ngay từ lần đầu gặp mặt.
Nên chọn tòa nhà:
- Có mặt tiền thông thoáng, dễ nhận diện
- Cho phép treo bảng hiệu tại mặt trước và sảnh tầng
- Thiết kế sảnh chuyên nghiệp, đồng bộ với phân khúc khách hàng mục tiêu
Chi phí hợp lý
Khi thuê văn phòng cho công ty du lịch cần xem xét tổng chi phí bao gồm tiền thuê, phí quản lý, chi phí duy trì, sửa chữa và các khoản phát sinh khác. Ngoài ra, lựa chọn hợp đồng thuê linh hoạt, có thể điều chỉnh theo mùa cao điểm hoặc thay đổi quy mô cũng giúp tối ưu chi phí vận hành.
Đồng thời, cần lưu ý đến các dịch vụ đi kèm như bảo vệ, vệ sinh, lễ tân, kỹ thuật… nhằm đảm bảo văn phòng luôn vận hành trơn tru, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và nhân viên.
Pháp lý rõ ràng
Trong lĩnh vực lữ hành – dịch vụ, các công ty du lịch thường xuyên làm việc với đối tác quốc tế, khách đoàn và cơ quan quản lý nhà nước. Vì vậy, văn phòng tại tòa nhà có pháp lý hoàn chỉnh, hợp đồng minh bạch và giấy phép sử dụng rõ ràng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp yên tâm hoạt động. Doanh nghiệp nên ưu tiên các văn phòng có:
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu rõ ràng hoặc hợp đồng thuê ký trực tiếp với chủ đầu tư/tòa nhà.
- Hóa đơn VAT đầy đủ để phục vụ cho các hoạt động kế toán – thuế.
- Điều khoản hợp đồng rõ ràng về thời hạn thuê, chi phí phát sinh và quyền lợi khi gia hạn/hủy sớm.
Việc chọn tòa nhà có pháp lý tốt giúp doanh nghiệp dễ dàng đăng ký địa điểm kinh doanh, xuất hóa đơn tour đúng quy định và tránh rủi ro liên quan đến tranh chấp thuê sau này.
Kinh nghiệm thực tế khi thuê văn phòng cho công ty Du lịch
Quá trình thuê văn phòng cho doanh nghiệp lữ hành đòi hỏi sự linh hoạt và phù hợp với mô hình vận hành đặc thù theo mùa vụ. Dưới đây là 5 kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả sử dụng mặt bằng, đồng thời tăng cường trải nghiệm khách hàng và tối ưu chi phí vận hành.
- Tính toán diện tích phù hợp
- Chọn mô hình linh hoạt
- Thương lượng điều khoản thuê
- Ưu tiên toà nhà cho phép treo bảng hiệu quảng cáo
- Làm việc với đơn vị uy tín để được hỗ trợ
Tính toán diện tích phù hợp
Diện tích thuê cần phản ánh đúng mô hình vận hành cốt lõi gồm khu làm việc chính, khu vực tiếp khách, bàn tư vấn tour và phòng họp nội bộ. Doanh nghiệp nên xác định:
- Diện tích tối thiểu cố định để vận hành thường kỳ.
- Diện tích linh hoạt (có thể thuê thêm trong mùa cao điểm).
Với công ty có 10–20 nhân sự và hoạt động cả inbound – outbound, diện tích khuyến nghị thường từ 80–150m², chia rõ khu tiếp khách và vận hành nội bộ.
Tìm hiểu ngay: Cách Tính Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê Chuẩn Xác 100%
Chọn mô hình linh hoạt
Để tối ưu hiệu quả khi thuê văn phòng cho công ty du lịch, doanh nghiệp nên cân nhắc các mô hình linh hoạt phù hợp với đặc thù vận hành theo mùa và kế hoạch mở rộng từng giai đoạn. Các lựa chọn phổ biến như Shared Office, văn phòng trọn gói, hoặc các không gian có thể mở rộng – thu hẹp theo thỏa thuận sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với biến động thị trường.
Thương lượng điều khoản thuê
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào đơn giá thuê, mà cần đặc biệt lưu ý đến các điều khoản hợp đồng như:
- Thời hạn thuê và chính sách gia hạn
- Lộ trình điều chỉnh giá theo năm
- Thời điểm thanh toán và hình thức tính phí dịch vụ
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng sớm
Một hợp đồng được thương lượng chặt chẽ, cân bằng lợi ích và phù hợp với kế hoạch kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, tránh phát sinh tranh chấp hoặc chi phí ngoài dự kiến.
Tìm hiểu ngay: Kinh Nghiệm Đàm Phán Giá & Chi Phí Thuê Văn Phòng
Ưu tiên toà nhà cho phép treo bảng hiệu quảng cáo
Với đặc thù ngành dịch vụ, khách hàng thường tìm đến văn phòng để được tư vấn trực tiếp nên việc được phép treo bảng hiệu, Standee hoặc hình ảnh tour tại mặt tiền tòa nhà là lợi thế lớn giúp tăng độ nhận diện thương hiệu, tạo sự tin tưởng và thu hút khách vãng lai.
Làm việc với đơn vị uy tín để được hỗ trợ
Làm việc với đơn vị tư vấn am hiểu thị trường văn phòng, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ và lữ hành sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chọn đúng mô hình thuê phù hợp và tránh các rủi ro liên quan đến pháp lý, thiết kế hay chi phí ẩn trong hợp đồng.
Maison Office là đơn vị đồng hành tin cậy được nhiều công ty du lịch lựa chọn. Với mạng lưới tòa nhà đa dạng tại các trục giao thông trọng điểm và khu du lịch nội đô, Maison Office tư vấn từ diện tích đến loại hình thuê, hỗ trợ thương lượng điều khoản và đảm bảo bàn giao trọn gói – từ pháp lý đến lắp đặt bảng hiệu.
Liên hệ Maison Office để nhận tư vấn miễn phí và danh sách văn phòng phù hợp với chiến lược vận hành của doanh nghiệp du lịch.
Việc thuê văn phòng cho công ty du lịch đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố: từ vị trí thuận tiện giao thông, thiết kế linh hoạt theo mùa vụ, cho đến chi phí phù hợp và pháp lý minh bạch. Lựa chọn mô hình văn phòng linh hoạt, thương lượng điều khoản hợp đồng rõ ràng và ưu tiên tòa nhà cho phép treo bảng hiệu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và khẳng định vị thế thương hiệu trong ngành lữ hành.
Câu hỏi thường gặp khi thuê văn phòng cho công ty Du lịch
Công ty du lịch nên chọn loại hình văn phòng nào?
Công ty du lịch nên ưu tiên thuê văn phòng truyền thống hoặc văn phòng trọn gói có khu vực tiếp khách riêng, dễ dàng tiếp cận giao thông và gần điểm xuất phát tour. Với quy mô linh hoạt theo mùa vụ, Coworking Space cũng là lựa chọn phù hợp trong giai đoạn cao điểm hoặc cho bộ phận hoạt động ngắn hạn.
Diện tích tối thiểu bao nhiêu phù hợp cho doanh nghiệp làm tour?
Với nhóm điều hành từ 6–10 người, diện tích văn phòng nên tối thiểu từ 40–60m². Doanh nghiệp có nhu cầu tiếp khách trực tiếp hoặc tổ chức họp tour nên tính thêm 15–20m² cho phòng họp nhỏ hoặc khu vực tiếp khách.
Có cần xin phép gì khi làm biển hiệu công ty du lịch?
Có. Doanh nghiệp cần xin phép cơ quan quản lý đô thị hoặc ban quản lý tòa nhà trước khi lắp đặt biển hiệu. Biển cần đúng quy định về kích thước, vị trí và nội dung (có tên công ty, mã số thuế). Một số quận yêu cầu bổ sung giấy phép quảng cáo ngoài trời nếu biển hiệu gắn tại mặt tiền.
Nên thuê văn phòng theo tháng hay theo năm trong ngành du lịch?
Do đặc thù mùa vụ, doanh nghiệp du lịch có thể kết hợp thuê dài hạn (6–12 tháng) cho văn phòng chính và thuê ngắn hạn theo tháng với không gian linh hoạt trong cao điểm. Cách này giúp tối ưu chi phí và dễ mở rộng nhân sự tạm thời.
Maison Office hỗ trợ tư vấn cho công ty du lịch như thế nào?
Maison Office cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp du lịch khi tìm thuê văn phòng:
- Đề xuất tòa nhà gần sân bay, điểm du lịch, khách sạn lớn
- Tư vấn diện tích – chi phí – mô hình thuê phù hợp với mùa vụ
- So sánh tổng chi phí thực tế và hỗ trợ thương lượng điều khoản
- Đồng hành xuyên suốt từ khảo sát đến setup bảng hiệu – bàn giao văn phòng
Maison Office đã hỗ trợ hàng chục công ty du lịch tại TP.HCM và Hà Nội thuê văn phòng hiệu quả, trong đó có Holidays Vietnam, Luxury Vacation, New Era Travel…
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!
