Quy trình thuê văn phòng: Nhanh – Gọn – Hiệu quả

Quy trình thuê văn phòng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chọn đúng mặt bằng, tối ưu chi phí và đảm bảo hiệu quả vận hành lâu dài. Maison Office giới thiệu quy trình tìm thuê văn phòng gồm 4 giai đoạn với 10 bước, đã được ứng dụng thực tế tại TP.HCM và Hà Nội, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh, gọn và hiệu quả ngay từ đầu.

1. Quy trình thuê văn phòng hiệu quả cho doanh nghiệp

Tìm thuê văn phòng không chỉ là tìm một mặt bằng phù hợp mà là một quyết định chiến lược ảnh hưởng đến vận hành, ngân sách và hình ảnh doanh nghiệp.

Hiểu rõ điều đó, Maison Office đã xây dựng quy trình thuê văn phòng tối ưu gồm 4 giai đoạn với 10 bước. Quy trình này được đúc kết từ kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp tại TP.HCM và Hà Nội, giúp đảm bảo mỗi quyết định thuê đều hiệu quả, minh bạch và phù hợp dài hạn.

Quy trình thuê văn phòng hiệu quả như sau:

• Bước 1: Xác lập yêu cầu và tiêu chi thuê văn phòng
• Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy
• Bước 3: Maison Office trợ giúp khách hàng xác lập yêu cầu thuê
• Bước 4: Tìm kiếm và đề xuất văn phòng phù hợp
• Bước 5: Khảo sát thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng
• Bước 6: Lựa chọn văn phòng mục tiêu
• Bước 7: Đàm phán, thảo luận về hợp đồng thuê
• Bước 8: Kiểm tra và ký hợp đồng thuê văn phòng
• Bước 9: Chuyển văn phòng và sắp xếp nội thất
• Bước 10: Đánh giá và cải thiện văn phòng sau thuê

1.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị & lên kế hoạch

Bước 1: Xác lập yêu cầu thuê

Trước khi bắt đầu quá trình tìm kiếm mặt bằng, doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí thuê văn phòng phù hợp với chiến lược phát triển và mô hình vận hành. Việc chuẩn bị kỹ ở bước này không chỉ giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, mà còn tránh phát sinh chi phí ngoài dự toán trong quá trình sử dụng sau này.

Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần xác định:

• Diện tích thuê: Ước lượng theo số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch mở rộng trong 1 3 năm. Thông thường, doanh nghiệp nên tính 6 – 8m²/người đối với văn phòng truyền thống, hoặc linh hoạt hơn với văn phòng mở.
• Vị trí địa lý: Ưu tiên các quận trung tâm như Quận 1, Quận 3 (TP.HCM) hoặc Hoàn Kiếm, Cầu Giấy (Hà Nội) nếu cần giao dịch thường xuyên. Các quận ven như Quận 7, TP. Thủ Đức hoặc Nam Từ Liêm phù hợp doanh nghiệp quy mô lớn, cần tối ưu chi phí.
• Ngân sách thuê hàng tháng: Bao gồm đơn giá thuê, phí dịch vụ, VAT, chi phí gửi xe, điện điều hòa và phí ngoài giờ (TCO – Total Cost of Occupancy). Tính toán toàn diện sẽ giúp chủ động dự trù ngân sách vận hành.
• Loại hình văn phòng: Văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói hay Co-working space. Mỗi mô hình phù hợp với từng giai đoạn phát triển doanh nghiệp khác nhau.
• Tiện ích và dịch vụ tòa nhà: Hệ thống máy phát điện, điều hòa trung tâm, lễ tân, an ninh 24/7, bãi đậu xe, không gian pantry, phòng họp dùng chung…

Maison Office có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bản “Requirement Brief” để tối ưu hoá quá trình tìm kiếm văn phòng. 

>> Xem thêm: 25 tiêu chí đánh giá tòa nhà văn phòng mới nhất 

Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy

Việc đồng hành cùng một đơn vị tư vấn thuê văn phòng chuyên nghiệp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh được những rủi ro không đáng có.

Một công ty dịch vụ uy tín sẽ giúp:

• Phân tích nhu cầu thực tế và tư vấn lại các tiêu chí thuê để phù hợp với ngân sách và mục tiêu sử dụng.
• Cập nhật nhanh danh sách mặt bằng phù hợp đang trống tại thời điểm tìm thuê.
• Hỗ trợ khảo sát thực tế, so sánh các phương án thuê, tư vấn về pháp lý và đàm phán điều khoản bất lợi trong hợp đồng.
• Bảo mật thông tin khách hàng và không thu phí dịch vụ từ doanh nghiệp thuê.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm thị trường, Maison Office hiện là đối tác tin cậy của hơn 500 doanh nghiệp trong và ngoài nước tại Hà Nội & TPHCM, từ các tập đoàn đa quốc gia như BYD Auto, Samsung, RSM đến các startup đang tăng trưởng nhanh.

1.2 Giai đoạn 2: Thực hiện với sự trợ giúp của Maison Office

Sau khi doanh nghiệp đã xác định rõ các tiêu chí thuê văn phòng, quá trình chuyển sang giai đoạn triển khai thực tế – nơi yếu tố tốc độ xử lý, độ chính xác trong lựa chọn và khả năng đánh giá mặt bằng phù hợp trở nên đặc biệt quan trọng.

Với vai trò là đơn vị tư vấn chuyên sâu, Maison Office đồng hành cùng khách hàng trong toàn bộ hành trình từ khảo sát đến lựa chọn văn phòng mục tiêu, giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm và tối ưu hóa chi phí thuê ngay từ đầu.

Bước 3: Trợ giúp khách hàng xác lập yêu cầu thuê

Không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nước ngoài mới gia nhập thị trường, thường gặp khó khăn trong việc xác định nhu cầu và các tiêu chí thuê văn phòng một cách chính xác và đầy đủ.

Maison Office sẽ hỗ trợ:

• Phân tích mô hình hoạt động, cơ cấu nhân sự, định hướng mở rộng để đưa ra diện tích và mô hình không gian phù hợp.
• Gợi ý các vị trí thuê chiến lược theo ngành nghề (ví dụ: công nghệ nên ưu tiên Cầu Giấy, Quận 4; tài chính nên chọn Quận 1, Hoàn Kiếm…).
• Tư vấn về khung ngân sách khả thi, giúp doanh nghiệp hình dung rõ tổng chi phí thuê văn phòng (bao gồm đơn giá, phí dịch vụ, VAT, phí phát sinh…).

Kết quả: Khách hàng có trong tay bản “Tiêu chí đánh giá & yêu cầu thuê văn phòng” (Office Requirement Brief) chi tiết – nền tảng để bước vào khảo sát thị trường. 

Bước 4: Tìm kiếm và đề xuất văn phòng phù hợp

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng sử dụng hệ thống dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, bao phủ hơn 95% các tòa nhà văn phòng hạng A, B, C và văn phòng trọn gói tại TP.HCM và Hà Nội.

Chúng tôi cam kết:

• Đề xuất danh sách mặt bằng phù hợp nhất theo các nhu cầu doanh nghiệp, không dựa trên đơn giá niêm yết, mà tối ưu theo tổng chi phí vận hành thực tế (TCO).
• So sánh các tòa nhà về tiện ích, chính sách cho thuê, mức độ linh hoạt trong hợp đồng, khả năng hỗ trợ thi công nội thất…
• Ưu tiên các tòa nhà có chính sách hỗ trợ tốt như: thời gian miễn phí thi công, điều khoản gia hạn linh hoạt, chính sách giữ chỗ không phạt.

Case study điển hình: Maison Office đã giúp BYD Auto (Trung Quốc) thuê văn phòng tại Cobi Tower (Quận 7) với mức chi phí thấp hơn 18% so với phương án ban đầu, nhờ đề xuất đúng thời điểm ưu đãi.​ 

Bước 5: Khảo sát thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng mục tiêu

Đây là bước trọng yếu trong toàn bộ quy trình thuê, giúp doanh nghiệp trực tiếp đánh giá các yếu tố thực tế ngoài thông số kỹ thuật:

• Khảo sát thực địa cùng chuyên viên Maison Office để trải nghiệm không gian làm việc, hệ thống kỹ thuật, giao thông kết nối và môi trường xung quanh.
• Đánh giá độ phù hợp so với tiêu chí & yêu cầu ban đầu: ánh sáng tự nhiên, layout mặt bằng, hiệu suất sử dụng, khả năng cải tạo…
• So sánh các tòa nhà qua bảng checklist chuyên biệt để dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên tiêu chí định lượng hóa.

Bước 6: Lựa chọn văn phòng mục tiêu

Sau khi khảo sát và phân tích các phương án, Maison Office sẽ:

• Hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp ưu – nhược điểm của từng lựa chọn, từ đó giúp rút gọn danh sách còn 1 – 2 phương án tối ưu nhất.
• Dự báo các rủi ro hợp đồng tiềm ẩn ở từng tòa nhà để chuẩn bị cho giai đoạn đàm phán (tăng giá thuê định kỳ, điều kiện chấm dứt sớm, chi phí ẩn…).

Mục tiêu cuối cùng: Chọn được không gian làm việc phù hợp với mục tiêu kinh doanh, ngân sách và hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp trong 3 – 5 năm tới.

1.3 Giai đoạn 3: Tiến hành đàm phán & ký hợp đồng thuê

Sau khi lựa chọn được mặt bằng văn phòng mục tiêu, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn quan trọng nhất là “đàm phán điều khoản và ký kết hợp đồng thuê”. Đây là bước quyết định đến tính bền vững, chi phí vận hành dài hạn và khả năng phòng tránh rủi ro pháp lý trong suốt thời gian thuê.

Bước 7: Đàm phán, thảo luận về hợp đồng thuê

Maison Office đóng vai trò là cầu nối trung lập giữa doanh nghiệp và chủ đầu tư, hỗ trợ khách hàng soạn thảo và điều chỉnh các điều khoản hợp đồng theo hướng có lợi, minh bạch và linh hoạt hơn cho bên thuê.

Các điều khoản trọng yếu cần đặc biệt lưu ý bao gồm:

• Giá thuê & thời hạn áp dụng: Xác định thời gian cố định không tăng giá và chính sách điều chỉnh theo năm (CPI, thị trường…).
• Phí dịch vụ & chi phí phát sinh: Làm rõ các khoản chi phí ngoài giá thuê gốc như: điều hòa ngoài giờ, gửi xe, điện lạnh khu vực chung, bảo trì thiết bị…
• Điều kiện bàn giao mặt bằng: Ghi rõ tình trạng bàn giao thực tế, điều kiện thi công, thời gian miễn phí setup nội thất (fit-out period).
• Chính sách chấm dứt hợp đồng sớm: Quy định rõ thời gian thông báo trước và mức phí phạt (nếu có) trong trường hợp doanh nghiệp cần di dời trước thời hạn.
• Cam kết bảo mật & nghĩa vụ pháp lý đôi bên

Kinh nghiệm thực chiến của đội ngũ Maison Office giúp khách hàng giảm trung bình 10–15% chi phí thuê hàng năm thông qua việc thương lượng lại các điều khoản chưa tối ưu.

>> Xem ngay: 10+ Điều cần biết để đàm phán giá & chi phí thuê văn phòng 

Bước 8: Kiểm tra và ký hợp đồng thuê văn phòng

Trước khi đặt bút ký kết, Maison Office sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát toàn bộ nội dung hợp đồng với checklist tiêu chí thuê văn phòng và cả pháp lý chuẩn theo quy định và thông lệ thị trường.
• Xác minh năng lực pháp lý của bên cho thuê, đảm bảo chủ sở hữu hoặc đại diện hợp pháp là người ký hợp đồng.
• Tư vấn về việc công chứng hợp đồng thuê nếu thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên – theo quy định tại Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015​.
• Kiểm tra và lập biên bản bàn giao mặt bằng, kèm sơ đồ layout, danh mục thiết bị, hiện trạng thực tế…

Việc ký kết được thực hiện minh bạch, đúng quy chuẩn, giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành và giảm thiểu mọi rủi ro pháp lý.

>> Tham khảo thêm: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty [Mới nhất] 

1.4 Giai đoạn 4: Đánh giá và cải thiện văn phòng sau khi thuê

Giai đoạn cuối cùng trong quy trình thuê văn phòng là lúc doanh nghiệp bắt đầu vận hành tại không gian làm việc mới. Tuy nhiên, quá trình này không chỉ dừng lại ở việc chuyển vào, mà cần có bước đánh giá lại hiệu quả sử dụng thực tế và tiếp tục cải thiện không gian để nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu chi phí và chuẩn bị cho các kế hoạch mở rộng trong tương lai.

>> Xem thêm: 20+ Công việc cần làm khi thuê văn phòng mới 

Bước 9: Chuyển văn phòng và sắp xếp nội thất

Sau khi hoàn tất thủ tục ký kết, doanh nghiệp sẽ tiến hành nhận mặt bằng và thiết kế thi công nội thất văn phòng. Maison Office thường đồng hành cùng khách hàng ở giai đoạn này để đảm bảo:

• Việc bàn giao đúng tiến độ và đúng trạng thái đã cam kết trong hợp đồng.
• Thời gian miễn phí thi công (fit-out period) được sử dụng tối ưu, tránh phát sinh chi phí thuê ngoài dự kiến.
• Quy trình chuyển văn phòng khoa học, không gián đoạn vận hành – đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đang hoạt động liên tục.
• Giới thiệu & phối hợp cùng đơn vị thiết kế thi công nội thất văn phòng để:
  • Bố trí layout phù hợp công năng
  • Tối ưu ánh sáng – thông gió – tiêu âm
  • Đảm bảo yếu tố thương hiệu & văn hóa nội bộ

Các doanh nghiệp lớn thường kết hợp đánh giá nhân sự, trải nghiệm nhân viên trong quá trình chuyển văn phòng để nâng cao chất lượng môi trường làm việc. 

Tham khảo thêm:

• Top 10 công ty thiết kế nội thất văn phòng TPHCM uy tín nhất
• Top 9 công ty thiết kế nội thất văn phòng Hà Nội uy tín nhất
• Báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng chi tiết [Mới nhất] 

Bước 10: Đánh giá và cải thiện văn phòng sau thuê

Sau khoảng 1 – 3 tháng vận hành, Maison Office khuyến nghị khách hàng nên thực hiện một báo cáo đánh giá hiệu quả sử dụng văn phòng theo các tiêu chí sau:

• Mức độ hài lòng của nhân viên: tiện nghi, ánh sáng, không gian cộng tác, khả năng tập trung…
• Tỷ lệ sử dụng không gian thực tế: phòng họp, pantry, khu vực chờ, khu vực riêng tư…
• Chi phí vận hành thực tế so với dự toán ban đầu (TCO)
• Mức độ tương thích của văn phòng với quy trình vận hành nội bộ

Nếu phát hiện bất cập, doanh nghiệp có thể thực hiện các điều chỉnh như:

• Thay đổi bố trí nội thất
• Mở rộng hoặc chia nhỏ khu vực làm việc
• Đàm phán lại các điều khoản thuê khi kết thúc thời hạn đầu tiên

Đây là bước giúp doanh nghiệp xây dựng một không gian làm việc hiệu quả và linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi nhanh của môi trường kinh doanh hiện đại. 

2. Maison Office – Đơn vị đồng hành thuê văn phòng hiệu quả

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và cho thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội, Maison Office không chỉ là một đơn vị môi giới, mà là đối tác chiến lược đáng tin cậy cho hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trọn vẹn trong hành trình thuê văn phòng, từ bước xác định nhu cầu, khảo sát văn phòng, đàm phán hợp đồng đến hỗ trợ vận hành sau thuê.

Lý do nên lựa chọn Maison Office

• Hệ thống dữ liệu cập nhật liên tục, bao phủ hơn 95% tòa nhà văn phòng tại TP.HCM & Hà Nội, từ văn phòng hạng A, B, C đến văn phòng trọn gói. Tư vấn miễn phí, bảo mật thông tin tuyệt đối, không thu phí từ doanh nghiệp thuê.
• Rút ngắn 50% thời gian tìm kiếm văn phòng so với việc tự tìm kiếm nhờ hệ thống lọc chọn thông minh theo yêu cầu.
• Đội ngũ chuyên gia hiểu rõ đặc thù từng ngành, đưa ra giải pháp mặt bằng tối ưu cho doanh nghiệp công nghệ, tài chính, bảo hiểm, logistics, sản xuất…
• Hỗ trợ đàm phán và rà soát hợp đồng thuê, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí ẩn.

Một số khách hàng tiêu biểu đã được Maison Office hỗ trợ thành công

 

Maison Office đã hỗ trợ hơn 300 doanh nghiệp trong 3 năm gần nhất, với tỷ lệ hài lòng lên đến 98%​ 

Bạn đang tìm thuê văn phòng? Hãy để Maison Office hỗ trợ bạn:

• Tư vấn chiến lược mặt bằng phù hợp với giai đoạn phát triển doanh nghiệp
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm & ngân sách vận hành dài hạn
• Tăng lợi thế thương lượng với chủ đầu tư
• Yên tâm về pháp lý, hợp đồng và vận hành sau thuê

Liên hệ Maison Office ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận bảng tổng hợp các mặt bằng phù hợp với doanh nghiệp bạn! 

Xem thêm:

• Các tòa nhà cho thuê văn phòng TP.HCM
• Các tòa nhà cho thuê văn phòng Hà Nội

3. Câu hỏi thường gặp về quy trình thuê văn phòng

Thời gian tìm thuê văn phòng lý tưởng là bao lâu?

• Thông thường, doanh nghiệp nên bắt đầu quá trình tìm kiếm văn phòng từ 1,5 đến 3 tháng trước thời điểm cần chuyển đến. Với các công ty quy mô lớn hoặc cần thi công nội thất phức tạp, thời gian lý tưởng có thể kéo dài đến 4 – 6 tháng để có đủ thời gian khảo sát, đàm phán, ký kết và setup không gian làm việc.

Doanh nghiệp nhỏ có nên thuê văn phòng trọn gói?

• Có. Với các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc nhóm làm việc linh hoạt, mô hình văn phòng trọn gói (serviced office) là lựa chọn tối ưu bởi:
  • Chi phí cố định, không phát sinh
  • Thời gian thuê linh hoạt
  • Không cần đầu tư nội thất & vận hành
  • Hình ảnh chuyên nghiệp

Maison Office có thu phí dịch vụ tư vấn không?

• Không. Maison Office tư vấn, hỗ trợ miễn phí toàn bộ quy trình từ xác định nhu cầu đến ký hợp đồng thuê.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.