Hoàn trả mặt bằng văn phòng là gì? Lưu ý cho người thuê

Khi kết thúc hợp đồng thuê, việc hoàn trả mặt bằng văn phòng đúng hiện trạng ban đầu là yêu cầu bắt buộc của hầu hết các tòa nhà. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp nhận lại tiền cọc, đồng thời đảm bảo tuân thủ các điều khoản pháp lý trong hợp đồng thuê. Quá trình này bao gồm tháo dỡ, khôi phục, vệ sinh và nghiệm thu mặt bằng theo tiêu chuẩn của ban quản lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy trình và những lưu ý quan trọng khi hoàn trả văn phòng, tránh rủi ro bị trừ cọc hoặc phát sinh chi phí không đáng có.

1. Hoàn trả mặt bằng văn phòng là gì?

Hoàn trả mặt bằng văn phòng là quá trình bên thuê khôi phục lại hiện trạng ban đầu của không gian làm việc sau khi kết thúc hợp đồng thuê. Việc này thường bao gồm tháo dỡ nội thất, di dời thiết bị, sơn sửa tường trần sàn, vệ sinh tổng thể và bàn giao mặt bằng cho ban quản lý tòa nhà theo đúng quy định.

Trong hợp đồng thuê văn phòng, điều khoản hoàn trả mặt bằng được xem là nghĩa vụ bắt buộc của bên thuê, thể hiện trách nhiệm duy trì chất lượng tài sản cho chủ tòa nhà. Quá trình này giúp đảm bảo mặt bằng được bàn giao lại trong tình trạng có thể cho thuê ngay, đồng thời là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp nhận lại tiền đặt cọc thuê văn phòng đã ký trước đó.

2. Tại sao cần phải hoàn trả mặt bằng văn phòng?

Việc hoàn trả mặt bằng văn phòng là bước bắt buộc khi doanh nghiệp kết thúc hợp đồng thuê, mang ý nghĩa cả về pháp lý, tài chính và vận hành. Dưới đây là những lý do quan trọng người thuê cần nắm rõ:

• Đảm bảo tuân thủ hợp đồng thuê: Trong mọi hợp đồng thuê văn phòng đều có điều khoản quy định nghĩa vụ hoàn trả hiện trạng. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm hợp đồng và bị khấu trừ tiền cọc hoặc chịu chi phí khôi phục do chủ tòa nhà chỉ định.
• Điều kiện để nhận lại tiền đặt cọc: Chủ tòa nhà chỉ hoàn trả lại tiền cọc sau khi mặt bằng được bàn giao đúng tình trạng ban đầu, không còn hư hỏng hay dấu vết cải tạo.
• Giữ uy tín và quan hệ hợp tác với ban quản lý tòa nhà: Việc bàn giao gọn gàng, đúng tiến độ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, tạo thiện cảm cho chủ đầu tư, giúp thuận lợi hơn nếu sau này cần thuê lại hoặc giới thiệu cho đối tác khác.
• Tránh phát sinh chi phí không kiểm soát: Nếu không chủ động hoàn trả, ban quản lý sẽ tự thuê đơn vị thi công và tính phí theo báo giá riêng – thường cao hơn nhiều lần so với việc người thuê tự thực hiện.
• Đảm bảo an toàn và vệ sinh môi trường tòa nhà: Công tác tháo dỡ, vận chuyển phế thải và vệ sinh phải được thực hiện đúng quy trình để không ảnh hưởng đến hệ thống chung (PCCC, điều hòa trung tâm, điện nước).
• Tạo điều kiện cho chủ đầu tư khai thác lại nhanh chóng: Sau khi mặt bằng được hoàn trả đúng chuẩn, tòa nhà có thể tiếp nhận khách thuê mới ngay, giúp duy trì hoạt động khai thác ổn định.

Hoàn trả mặt bằng văn phòng là trách nhiệm song song giữa nghĩa vụ pháp lý và lợi ích thực tiễn. Thực hiện đúng quy trình giúp người thuê vừa đảm bảo quyền lợi tài chính, vừa giữ uy tín doanh nghiệp trong mắt đối tác, chủ đầu tư và cộng đồng doanh nghiệp.

3. Các hạng mục cần thực hiện khi hoàn trả mặt bằng

Khi kết thúc hợp đồng thuê, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt công việc để đưa mặt bằng văn phòng trở lại tình trạng ban đầu. Tùy theo hạng tòa nhà và mức độ cải tạo trước đó, quy mô các hạng mục có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm 4 nhóm chính sau:

3.1 Tháo dỡ trần, vách ngăn, sàn nâng

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình hoàn trả mặt bằng văn phòng. Mục tiêu là đưa không gian về cấu trúc nguyên bản như khi nhận bàn giao ban đầu.

Các hạng mục thường phải tháo dỡ gồm: 

• Trần văn phòng: Trần thạch cao, trần nhôm hoặc hệ trần giả. Việc tháo dỡ cần tuân thủ quy định an toàn lao động, tránh làm hư hại hệ thống chiếu sáng, sprinkler (phun nước chữa cháy) hoặc điều hòa trung tâm.
• Vách ngăn: Gỡ bỏ vách thạch cao, vách kính, vách nhôm kính hoặc vách gỗ được lắp đặt trong quá trình sử dụng.
• Sàn nâng: Bóc thảm, tháo sàn gỗ công nghiệp hoặc sàn vinyl. Nếu có sàn nâng kỹ thuật (thường dùng cho văn phòng IT, công nghệ), cần tháo dỡ cẩn thận để tránh hư hỏng cáp điện và đường mạng bên dưới.

Lưu ý: Khi thi công tháo dỡ, người thuê nên thông báo cho ban quản lý tòa nhà để được cấp phép làm việc ngoài giờ (nếu cần) và đảm bảo không ảnh hưởng đến các khu vực văn phòng lân cận. 

3.2 Di dời và vận chuyển nội thất, thiết bị

Sau khi tháo dỡ phần kết cấu, bước tiếp theo là di dời toàn bộ nội thất và thiết bị ra khỏi mặt bằng, bao gồm:

• Bàn ghế, tủ hồ sơ, quầy lễ tân, kệ trang trí hoặc các hạng mục nội thất rời.
• Thiết bị kỹ thuật: Điều hòa âm trần, đèn chiếu sáng, camera, máy chiếu, TV, ổ cắm điện, dây mạng, hệ thống âm thanh.
• Biển hiệu, logo, decal kính, bảng chỉ dẫn hoặc các vật phẩm thương hiệu khác.

Việc vận chuyển cần được đăng ký với ban quản lý tòa nhà (kèm danh sách nhân sự và thời gian thực hiện) để đảm bảo an ninh và trật tự. Ngoài ra, người thuê nên phân loại vật dụng còn sử dụng được để chuyển sang văn phòng mới hoặc lưu kho tạm thời, giúp tiết kiệm chi phí và tránh thất lạc tài sản.

Mẹo hữu ích: Chuẩn bị danh mục kiểm kê nội thất trước khi di dời, ghi rõ tình trạng từng hạng mục (mới, cũ, hư hỏng) để đối chiếu khi bàn giao, giúp quá trình nghiệm thu diễn ra nhanh chóng và minh bạch. 

3.3 Khôi phục và sơn sửa lại hiện trạng

Sau khi hoàn tất công tác tháo dỡ và di dời, bước tiếp theo là khôi phục và hoàn thiện lại mặt bằng theo đúng tiêu chuẩn ban đầu của tòa nhà. Đây là giai đoạn quan trọng quyết định việc nghiệm thu bàn giao có được chấp thuận hay không.

Các hạng mục cần được kiểm tra và phục hồi bao gồm:

• Tường và trần: Trét lại các vết khoan, vết ố và những phần bong tróc hoặc hư hại. Sau đó sơn lại toàn bộ không gian bằng màu sơn gốc theo quy định ban quản lý tòa nhà.
• Sàn: Thay thế hoặc sửa chữa các khu vực sàn bị trầy xước, sụt lún hoặc ố bẩn. Nếu trước đó đã tháo sàn gỗ, thảm, cần phục hồi lại sàn bê tông hoặc sàn vinyl nguyên bản.
• Hệ thống kỹ thuật (MEP): Kiểm tra và bảo trì hệ thống chiếu sáng, ổ cắm điện, điều hòa, PCCC, ống nước… đảm bảo vận hành ổn định và an toàn khi bàn giao.
• Cửa ra vào, kính và rèm: Lau sạch, sửa lại bản lề hoặc thay thế nếu bị nứt, hư hỏng.

Lưu ý: Mỗi tòa nhà có tiêu chuẩn nghiệm thu riêng. Với tòa nhà hạng A và B+, ban quản lý thường yêu cầu khôi phục đèn, trần và điều hòa đồng bộ theo mẫu thiết kế chuẩn. Do đó, người thuê nên liên hệ trước để xác nhận bộ tiêu chí bàn giao, tránh phải làm lại gây tốn thời gian và chi phí.

3.4 Dọn dẹp & xử lý phế thải

Công tác vệ sinh và xử lý phế thải là bước cuối cùng trước khi tiến hành nghiệm thu. Dù không đòi hỏi kỹ thuật cao, nhưng đây là tiêu chí quan trọng để tòa nhà xác nhận hoàn tất bàn giao.

Các đầu việc cần thực hiện gồm: 

• Thu gom và phân loại xà bần, phế liệu: Gạch, xi măng, thạch cao, kim loại, gỗ, dây điện… cần được tập kết gọn gàng và vận chuyển đến đúng điểm quy định theo hướng dẫn của ban quản lý.
• Vệ sinh công nghiệp tổng thể: Quét dọn, lau chùi toàn bộ sàn, tường, cửa, kính, trần, khu vực kỹ thuật và hành lang.
• Khử bụi, khử mùi và hút ẩm: Giúp không gian sạch sẽ, khô thoáng, sẵn sàng cho việc kiểm tra nghiệm thu hoặc cho thuê lại.
• Báo cáo hoàn tất vệ sinh: Nhiều tòa nhà yêu cầu biên bản xác nhận đơn vị vệ sinh hoặc ảnh chụp hiện trạng sau cùng, do đó người thuê cần lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

Mẹo nhỏ: Luôn giữ liên hệ với bộ phận kỹ thuật và vệ sinh của tòa nhà để thống nhất quy trình xử lý phế thải. Việc tự ý vận chuyển hoặc đổ rác sai vị trí có thể bị phạt vi phạm nội quy hoặc khấu trừ chi phí vệ sinh trong tiền cọc.

>> Tham khảo thêm: Top 10+ Công ty dịch vụ vệ sinh văn phòng TPHCM uy tín

4. Quy trình hoàn trả mặt bằng văn phòng nhanh gọn

Một quy trình hoàn trả mặt bằng văn phòng được thực hiện khoa học và đúng chuẩn ban quản lý tòa nhà sẽ giúp doanh nghiệp bàn giao đúng hạn, nhận lại tiền cọc và tránh phát sinh chi phí. Dưới đây là quy trình 4 bước phổ biến mà người thuê nên áp dụng khi chuẩn bị kết thúc hợp đồng thuê văn phòng.

Bước 1: Khảo sát hiện trạng & tư vấn giải pháp

Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ không gian văn phòng, đối chiếu với biên bản bàn giao ban đầu để xác định hạng mục cần khôi phục như trần, vách ngăn, sàn, hệ thống điện, điều hòa và sơn tường. Việc khảo sát sớm (trước 30 – 45 ngày) giúp chủ động xin phép thi công và lập kế hoạch chi tiết.

Bước 2: Lập kế hoạch & báo giá chi tiết

Dựa trên kết quả khảo sát, người thuê lập kế hoạch thi công cụ thể cho từng hạng mục tháo dỡ, khôi phục, vệ sinh và ước tính chi phí. Mức giá trung bình dao động từ 400.000 – 900.000 VNĐ/m², thời gian hoàn trả khoảng 3 – 10 ngày tùy quy mô. Đồng thời, cần chuẩn bị hồ sơ xin phép thi công gửi ban quản lý tòa nhà (BQL) để được phê duyệt.

Bước 3: Tiến hành tháo dỡ & xử lý phế liệu

Sau khi được cấp phép, tiến hành tháo dỡ nội thất, hệ thống kỹ thuật và các vật dụng trang trí. Tất cả phế thải như thạch cao, gỗ, kim loại, dây điện cần được phân loại và vận chuyển đúng quy định của tòa nhà. Quá trình thi công thường diễn ra ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến các văn phòng khác.

Bước 4: Hoàn thiện, vệ sinh & nghiệm thu

Hoàn thiện các hạng mục sơn sửa, vệ sinh công nghiệp toàn bộ không gian và kiểm tra kỹ hệ thống PCCC, điều hòa, chiếu sáng, ổ cắm điện trước khi nghiệm thu. BQL sẽ kiểm tra hiện trạng, ký biên bản bàn giao và xác nhận hoàn tất. Sau khi được nghiệm thu đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể thanh lý hợp đồng và nhận lại tiền cọc thuê.

Việc thực hiện đúng quy trình 4 bước hoàn trả mặt bằng văn phòng trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chuyên nghiệp và duy trì uy tín với chủ tòa nhà, tạo thuận lợi cho các lần thuê hoặc mở rộng văn phòng sau này.

5. Những lưu ý & rủi ro khi hoàn trả mặt bằng người thuê cần biết

Hoàn trả mặt bằng văn phòng là bước cuối cùng trong quá trình thuê, nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro khiến doanh nghiệp bị trừ tiền cọc hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Để tránh những sai sót không đáng có, người thuê cần nắm rõ các lưu ý quan trọng dưới đây.

5.1 Chuẩn bị hồ sơ và kế hoạch sớm

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu hoàn trả khi sắp hết hợp đồng, dẫn đến thiếu thời gian xin phép tòa nhà và xử lý hạng mục kỹ thuật. Việc chuẩn bị hồ sơ hoàn trả sớm 30 – 45 ngày giúp bạn có đủ thời gian khảo sát, lên kế hoạch thi công, đăng ký thi công ngoài giờ và đặt lịch nghiệm thu với ban quản lý tòa nhà (BQL). Nếu nộp hồ sơ trễ, tòa có thể từ chối cấp phép, khiến bạn bị phạt do chậm bàn giao mặt bằng.

5.2 Không tuân thủ quy định của ban quản lý tòa nhà

Mỗi tòa nhà có quy định thi công và bàn giao khác nhau, đặc biệt là các cao ốc hạng A, B+. Nếu doanh nghiệp không đăng ký nhân sự thi công, không có bảo hiểm lao động hoặc thi công ngoài giờ không phép, BQL có thể đình chỉ công việc hoặc phạt vi phạm hành chính. Ngoài ra, việc vận chuyển phế thải sai tuyến hoặc không ký xác nhận biên bản xử lý chất thải cũng là lỗi phổ biến khiến quá trình nghiệm thu bị từ chối.

5.3 Thiếu ảnh và biên bản đối chiếu hiện trạng

Một trong những nguyên nhân khiến người thuê dễ bị trừ tiền cọc là không có bằng chứng về hiện trạng trước và sau khi bàn giao. Doanh nghiệp nên chụp ảnh, quay video toàn bộ văn phòng trước khi thi công và sau khi hoàn thiện, đồng thời lưu giữ biên bản bàn giao, biên bản vệ sinh và hóa đơn xử lý phế thải. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nếu phát sinh tranh chấp về chất lượng hoàn trả.

5.4 Không khôi phục đúng mẫu chuẩn tòa nhà

Nhiều doanh nghiệp sơn tường, lắp đèn hoặc phục hồi sàn không đúng màu sắc, chủng loại hoặc thông số kỹ thuật mà tòa nhà quy định. Đối với các tòa hạng A – B+, yêu cầu hoàn trả phải đồng bộ 100% về trần, sàn, đèn chiếu sáng và hệ thống điều hòa trung tâm. Nếu khôi phục sai chuẩn, BQL có quyền yêu cầu thi công lại hoặc trừ chi phí sửa chữa từ tiền cọc.

5.5 Bỏ qua công tác vệ sinh và nghiệm thu cuối cùng

Dù hoàn thiện kỹ thuật tốt nhưng nếu không vệ sinh công nghiệp sạch sẽ hoặc không có biên bản nghiệm thu cuối cùng, tòa nhà vẫn có thể từ chối bàn giao. Doanh nghiệp cần đảm bảo toàn bộ không gian được làm sạch, khử bụi, khử mùi và xử lý phế thải đúng quy định. Sau khi BQL ký nghiệm thu, cần lưu trữ hồ sơ ít nhất 06 tháng để đối chiếu khi cần thiết.

5.6 Không dự phòng chi phí phát sinh

Trong quá trình hoàn trả, có thể phát sinh các khoản chi phí bổ sung như phí thi công ngoài giờ, phí vệ sinh khu vực chung, phí vận chuyển phế thải hoặc thay thế thiết bị điện – nước hư hỏng. Người thuê nên dự trù thêm 5 – 10% ngân sách so với báo giá ban đầu để tránh bị động tài chính và đảm bảo tiến độ thi công không bị gián đoạn.

5.7 Không làm việc trực tiếp với người phụ trách kỹ thuật tòa nhà

Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp chỉ trao đổi với bộ phận lễ tân hoặc bảo vệ mà không làm việc trực tiếp với đại diện kỹ thuật tòa nhà – người có quyền phê duyệt hạng mục bàn giao. Điều này dễ dẫn đến sai lệch thông tin, gây chậm trễ hoặc phải làm lại. Tốt nhất, nên liên hệ kỹ thuật viên hoặc trưởng bộ phận BQL để được hướng dẫn chính xác về tiêu chuẩn nghiệm thu.

Nhìn chung, việc hoàn trả mặt bằng văn phòng là bước cuối cùng nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi tài chính và uy tín của doanh nghiệp. Khi thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ tiêu chuẩn của ban quản lý tòa nhà, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo nhận lại 100% tiền cọc thuê mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình hợp tác. Do đó, việc lên kế hoạch sớm, kiểm tra hiện trạng, khôi phục đúng kỹ thuật và nghiệm thu minh bạch sẽ giúp quá trình bàn giao diễn ra nhanh gọn, tiết kiệm chi phí và tạo nền tảng thuận lợi cho những lần thuê văn phòng tiếp theo.

6. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Khi nào nên chuẩn bị hoàn trả mặt bằng?

Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị hoàn trả mặt bằng văn phòng trước 30 – 45 ngày khi hợp đồng thuê sắp hết hạn. Thời gian này đủ để khảo sát, xin phép thi công, lập kế hoạch tháo dỡ và đặt lịch nghiệm thu với ban quản lý tòa nhà (BQL). Việc chuẩn bị sớm giúp bạn chủ động về tiến độ, tránh phát sinh phí phạt do chậm bàn giao.

6.2 Chi phí hoàn trả mặt bằng chiếm bao nhiêu phần trăm?

Thông thường, chi phí hoàn trả mặt bằng văn phòng chiếm khoảng 5 – 10% tổng chi phí thuê trong kỳ hợp đồng. Mức giá trung bình dao động từ 400.000 – 900.000 VNĐ/m², tùy vào hạng tòa nhà (A, B hoặc C), diện tích và mức độ cải tạo ban đầu. Các yếu tố phát sinh như thi công ngoài giờ, xử lý phế thải hoặc thay thế thiết bị có thể khiến tổng chi phí tăng cao hơn dự kiến.

6.3 Ai chịu trách nhiệm sửa hư hỏng mặt bằng?

Theo quy định hợp đồng thuê, bên thuê văn phòng chịu trách nhiệm khôi phục các hạng mục hư hỏng phát sinh trong quá trình sử dụng như tường, trần, sàn, thiết bị điện – chiếu sáng. Trong khi đó, chủ tòa nhà chỉ chịu trách nhiệm với các lỗi thuộc hệ thống kỹ thuật chung như điện trung tâm, PCCC hoặc đường ống chính. Việc phân định rõ giúp tránh tranh chấp khi nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

6.4 Chủ nhà không nghiệm thu thì phải làm sao?

Nếu chủ tòa nhà hoặc BQL từ chối nghiệm thu, người thuê cần đối chiếu hợp đồng, biên bản bàn giao và hồ sơ hoàn trả (ảnh chụp, video, chứng từ vật liệu, biên bản vệ sinh). Trường hợp đã thực hiện đúng yêu cầu mà vẫn bị từ chối, doanh nghiệp nên gửi văn bản xác nhận bàn giao kèm bằng chứng để làm cơ sở bảo vệ quyền lợi và yêu cầu giải quyết bằng thương lượng hoặc pháp lý.

6.5 Hoàn trả mặt bằng có cần xin phép tòa nhà không?

Có. Mọi hoạt động thi công, tháo dỡ và vận chuyển phế thải đều phải đăng ký và xin phép BQL tòa nhà. Hồ sơ bao gồm: kế hoạch thi công, danh sách nhân sự, bảo hiểm lao động, cam kết an toàn và thời gian thi công cụ thể (đặc biệt nếu làm ngoài giờ). Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp được hỗ trợ tốt hơn trong quá trình bàn giao và nghiệm thu.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn