Coworking Space là gì? Ưu nhược điểm và lưu ý khi thuê

Trong thế giới bất động sản thương mại, sự xuất hiện của coworking space đã đánh dấu một bước ngoặt đáng chú ý, phản ánh nhu cầu ngày càng tăng về không gian làm việc linh hoạt và tối ưu. Coworking space, hay không gian làm việc chung, không chỉ là một giải pháp tài chính thông minh cho các doanh nghiệp nhỏ, freelancer và startups mà còn là một cơ hội để mở rộng mạng lưới và kích thích sự sáng tạo thông qua môi trường làm việc đa dạng và cộng tác.

1. Coworking Space là gì?

Coworking space (không gian làm việc chung) là một mô hình văn phòng chia sẻ, nơi cá nhân và doanh nghiệp có thể thuê không gian làm việc theo giờ, ngày hoặc tháng.

Điểm đặc biệt của coworking space không chỉ nằm ở việc cung cấp một không gian làm việc chung mà còn ở việc tạo điều kiện cho việc giao lưu, chia sẻ và hợp tác giữa các thành viên, từ đó mở ra cơ hội kinh doanh và sáng tạo mới.

Coworking space thường được trang bị đầy đủ tiện nghi với các bàn làm việc cá nhân, phòng họp, khu vực dành cho thảo luận nhóm, cũng như các tiện ích như Wi-Fi tốc độ cao, máy in, và quầy cafe. Một số không gian làm việc chung còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như tư vấn pháp lý, kế toán, và quản lý sự kiện, nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của thành viên.

Xem ngay danh sách các văn phòng chia sẻ

• Văn phòng chia sẻ TPHCM
• Văn phòng chia sẻ Hà Nội

2. Phân loại các mô hình Coworking Office Space hiện nay

Hiện nay, có nhiều mô hình Coworking Office Space khác nhau, có thể được phân loại như sau:

2.1 Chỗ ngồi cố định

• Đặc điểm: Người thuê có một chỗ ngồi cố định, không thay đổi trong suốt thời gian thuê.
• Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhóm startup, và các công ty nước ngoài muốn mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí so với việc thuê văn phòng truyền thống. Đảm bảo vấn đề pháp lý cho các công ty nước ngoài và giảm thiểu các chi phí không cần thiết.

2.2 Chỗ ngồi làm việc linh hoạt

• Đặc điểm: Người thuê không có chỗ ngồi cố định, có thể chọn bất kỳ chỗ nào có sẵn trong không gian coworking mỗi ngày.
• Đối tượng phù hợp: Những người làm việc tự do, freelancer, hoặc những người kinh doanh độc lập.
• Ưu điểm: Tính thuận tiện, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Phù hợp cho những ai không có nhu cầu thuê văn phòng cố định thường xuyên.

Các mô hình coworking office space này đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, từ các doanh nghiệp nhỏ, startup, đến freelancer và doanh nhân độc lập, mang lại môi trường làm việc tiện nghi và tiết kiệm chi phí.

3. Lợi ích Coworking Space mang lại

Coworking space mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và cá nhân, bao gồm:

• Linh hoạt và tiết kiệm chi phía
• Xây dựng mạng lưới cộng đồng
• Kích thích sáng tạo
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

3.1 Linh hoạt và tiết kiệm chi phí

Coworking space cho phép cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê và quản lý văn phòng truyền thống, đồng thời tạo điều kiện linh hoạt trong việc chọn lựa không gian và thời gian làm việc phù hợp với nhu cầu.

3.2 Xây dựng mạng lưới cộng đồng

Môi trường coworking space tạo điều kiện cho việc xây dựng mạng lưới kinh doanh và giao lưu chuyên môn, giúp mở rộng cơ hội và tăng cường sự hợp tác giữa các cá nhân và doanh nghiệp.

3.3 Kích thích sáng tạo

Làm việc trong một không gian đa dạng về ngành nghề và văn hóa giúp kích thích sự sáng tạo và đổi mới, đặc biệt là khi các thành viên cùng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình.

3.4 Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ khách hàng và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản cùng với văn phòng bài trí chuyên nghiệp chắc chắn hình ảnh của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp. Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động một cách chuyên nghiệp trong sự cảm nhận của đối tác và khách hàng. Thực tế, bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ.

4. Ưu và nhược điểm của Co-Working Space

Dù là Freelancer mới vào nghề, Founder của một startup “kỳ lân” hay ông chủ của một doanh nghiệp có tầm cỡ, bạn chắc hẳn đã cân nhắc lựa chọn Co-Working Space làm đại bản doanh cho công ty mình. Tất nhiên, bên trong vẻ hào nhoáng của một không gian mở, năng động, linh hoạt là những điểm bất lợi mà chưa hẳn bạn đã nhận ra khi mới chỉ ghé thăm trong lần một, lần hai.

Để giúp bạn, những người chủ doanh nghiệp dễ hình dung hơn về loại hình văn phòng còn mới mẻ này, chúng tôi xin gửi tới bạn bài viết về những ưu điểm của Co-Working Space và những điểm hạn chế khi làm việc trong không gian mở này.

4.1 Ưu điểm

• Tính linh hoạt: Coworking Space cho phép các chủ doanh nghiệp lựa chọn các gói thuê mang tính linh hoạt, với giá thuê tính theo tháng và nhiều lựa chọn về diện tích, khu vực văn phòng.
• Cơ sở vật chất tối tân sẵn có: Các Coworking Space cung cấp sẵn các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy in, v.v. giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư.

• Môi trường làm việc hợp tác: Không gian mở, năng động của Coworking Space tạo điều kiện để các thành viên mở rộng mạng lưới quan hệ và cộng tác hiệu quả.
• Không phải tốn các loại phí bảo trì, sửa chữa: Chủ tòa nhà chịu trách nhiệm về các công việc bảo trì, sửa chữa, giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc chính.
• Cơ hội học hỏi quý giá: Coworking Space thường tổ chức các buổi hội thảo, workshop để thành viên có cơ hội nâng cao kiến thức, kỹ năng.

Tóm lại, Coworking Space mang lại nhiều lợi ích về tính linh hoạt, cơ sở vật chất, môi trường làm việc, chi phí vận hành và cơ hội học hỏi cho các doanh nghiệp.

4.2 Nhược điểm

• Sự riêng tư giữa các công ty: Làm việc chung với nhiều doanh nghiệp khác có thể ảnh hưởng đến sự riêng tư và hiệu quả giao tiếp nội bộ của công ty.

• Sự thiếu tập trung: Các doanh nghiệp có thời gian làm việc không giống nhau, khiến nhân viên công ty bị mất tập trung. Hơn thế, thời gian làm việc chung được cố định từ 8h sáng đến 5h chiều, có thể không phù hợp với nhu cầu làm thêm giờ của một số công ty.

Dù vẫn tồn tại một vài điểm hạn chế, nhưng không thể phủ nhận Co-Working Space là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, cả về vấn đề tài chính lẫn không gian làm việc linh hoạt, cởi mở.

5. Coworking Space phù hợp với ai?

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho người thuê nhưng văn phòng làm việc chia sẻ (co working) không thể hoàn toàn thay thế được sàn văn phòng truyền thống. Vậy văn phòng chia sẻ phù hợp với những ai?

1. Các doanh nghiệp vừa & nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn hiệu quả.

2. Các giám đốc hoặc nhân viên không làm việc trực tiếp tại công ty của mình do thường xuyên đi công tác hoặc xa nhà hay mở rộng thị trường từ các tỉnh thành khác.

3. Cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp.

4. Chuyên viên tư vấn/ Nhóm dự án hoạt động kinh doanh độc lập.

5. Công ty nước ngoài hoạt động thăm dò thị trường hay đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam cần một không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

6. Những người làm việc tự do liên quan đến công nghệ: Freelancer, dân MMO, SEO-ers, Online Marketing …

6. So sánh Co-Working Space và văn phòng truyền thống

Mặc dù là mô hình tương đối mới mẻ, nhưng Co-Working Space đã làm thay đổi hoàn toàn cách nhân viên làm việc và tương tác với nhau trong môi trường công sở.

Nếu như môi trường văn phòng Co-Working Space thì phù hợp với các Freelancer, Startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mô hình văn phòng truyền thống lại thích hợp hơn với các doanh nghiệp và tập đoàn quy mô lớn.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.