Mẫu Hợp Đồng Thuê Nhà Làm Văn Phòng Công Ty Mới Nhất 

Hợp đồng thuê văn phòng hay mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là văn bản thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê, ghi nhận đầy đủ quyền lợi, nghĩa vụ và các điều khoản liên quan trong quá trình sử dụng nhà làm trụ sở công ty. Dù không bắt buộc theo quy định pháp luật dân sự, việc lập và ký kết hợp đồng thuê văn phòng là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả hai bên.

>>> Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm văn phòng đáp ứng tiêu chuẩn đặt trụ sở hợp pháp, có thể tham khảo danh mục cho thuê văn phòng TP.HCM và cho thuê văn phòng Hà Nội để lựa chọn địa điểm phù hợp.

1. Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận pháp lý giữa chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý tòa nhà và doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu sử dụng không gian đó làm nơi làm việc. Hợp đồng này quy định rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và các điều khoản liên quan đến việc sử dụng mặt bằng.

Về nguyên tắc, hợp đồng thuê văn phòng có thể được lập bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý và quyền lợi của cả hai bên, hình thức bằng văn bản luôn được khuyến nghị nhằm tránh rủi ro và làm căn cứ rõ ràng khi có tranh chấp phát sinh.

2. Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty

Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là văn bản thỏa thuận pháp lý giữa chủ nhà (bên cho thuê) và doanh nghiệp hoặc tổ chức (bên thuê) nhằm thống nhất việc sử dụng căn nhà làm không gian làm việc, đặt trụ sở hoặc văn phòng đại diện.

3. Quy định về hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Khi lập hợp đồng thuê nhà làm văn phòng, doanh nghiệp cần căn cứ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo hiệu lực:

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định chung về hợp đồng thuê tài sản tại Điều 472 – 482, trong đó nhà ở hoặc mặt bằng được coi là tài sản cho thuê hợp pháp.
• Luật Nhà ở 2023: Có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, thay thế Luật Nhà ở năm 2014. Luật này tiếp tục cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở (trừ trường hợp tầng trệt được thiết kế cho mục đích kinh doanh). Việc sử dụng nhà ở không phải căn hộ chung cư làm văn phòng vẫn phải đảm bảo an toàn, phòng cháy chữa cháy và công năng.
• Thông tư 40/2021/TT-BTC: Hướng dẫn cá nhân cho thuê phải kê khai và nộp thuế GTGT và TNCN nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.
• Thực tế hành chính: Nhiều Sở Kế hoạch & Đầu tư và ngân hàng thương mại yêu cầu hợp đồng thuê phải có chữ ký chủ sở hữu và bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi doanh nghiệp đăng ký trụ sở hoặc mở tài khoản.

Hình thức và công chứng

• Hình thức: Hợp đồng thuê văn phòng cần được lập bằng văn bản để đảm bảo tính pháp lý, đặc biệt khi thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên (theo quy định của pháp luật về nhà ở).
• Công chứng: Hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận công chứng để tăng tính pháp lý, đặc biệt khi dùng làm địa chỉ trụ sở hoặc để đảm bảo chứng cứ pháp lý.

Nghĩa vụ thuế và hạch toán chi phí

• Chủ nhà là cá nhân: Công ty thuê được đưa chi phí thuê vào chi phí hợp lệ nếu có hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế của chủ nhà.
• Chủ nhà là doanh nghiệp: Phải xuất hóa đơn VAT để công ty thuê khấu trừ thuế đầu vào.

4. Lưu ý quan trọng khi soạn hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Khi soạn mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng, các bên cần đặc biệt chú ý đến những điều khoản sau để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong quá trình thực hiện:

• Thông tin pháp lý của các bên: Hợp đồng cần ghi rõ họ tên, địa chỉ, số CCCD/CMND (đối với cá nhân) hoặc mã số thuế, giấy phép kinh doanh (đối với doanh nghiệp). Việc xác định rõ tư cách pháp lý giúp hợp đồng có hiệu lực và dễ dàng xử lý khi phát sinh tranh chấp.
• Mục đích sử dụng rõ ràng: Nêu cụ thể việc thuê nhà để làm văn phòng, trụ sở công ty hoặc văn phòng đại diện. Nếu nhà thuộc khu dân cư, cần đảm bảo phù hợp với quy định về mục đích sử dụng đất và quy hoạch.
• Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn: Ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng và quyền ưu tiên gia hạn của bên thuê. Đây là điều khoản quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sử dụng văn phòng lâu dài.
• Giá thuê, phương thức và thời hạn thanh toán: Nêu cụ thể đơn giá thuê theo tháng/quý/năm, hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản) và thời điểm thanh toán. Các bên nên thỏa thuận rõ ràng về việc điều chỉnh giá thuê định kỳ (nếu có).
• Trách nhiệm về thuế và chi phí phát sinh: Quy định rõ bên nào chịu thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp, thuế GTGT hoặc các khoản chi phí điện, nước, internet, phí quản lý tòa nhà… để tránh mâu thuẫn sau này.
• Điều khoản chấm dứt và bồi thường hợp đồng: Hợp đồng cần nêu rõ các trường hợp được phép chấm dứt trước thời hạn, mức phạt vi phạm và quy trình bàn giao tài sản.
• Cam kết và giải quyết tranh chấp: Hai bên cần thỏa thuận rõ về hình thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, hoặc khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền).

Việc lập và ký kết mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi, nghĩa vụ và sự minh bạch giữa bên cho thuê và bên thuê. Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ, đầy đủ thông tin pháp lý và điều khoản rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp an tâm khi sử dụng không gian làm việc, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro, tranh chấp trong quá trình thực hiện.

>> Tìm hiểu thêm:

• Mẫu công văn thông báo
• Mẫu biên bản hủy hợp đồng
• Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng
• Mẫu gia hạn hợp đồng thuê
• Mẫu thông báo tăng giá thuê
• Mẫu đề nghị giảm giá thuê
• Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng

5. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

5.1 Có cần đặt cọc khi ký hợp đồng thuê văn phòng không?

Có. Đặt cọc là điều khoản phổ biến và gần như luôn được áp dụng trong các hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ giữa hai bên. Mặc dù không bắt buộc về mặt pháp lý, nhưng đây là cơ chế bảo vệ cần thiết cho cả bên cho thuê và bên thuê.

Thông thường, mức đặt cọc dao động từ 01 đến 03 tháng tiền thuê, tùy theo hạng tòa nhà, thời hạn hợp đồng và giá trị mặt bằng. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả sau khi thanh lý hợp đồng, nếu bên thuê thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đã cam kết.

5.2 Có thể thanh toán tiền thuê theo quý thay vì theo tháng không?

Hoàn toàn có thể, việc thanh toán tiền thuê có thể được thực hiện theo tháng hoặc theo quý, tùy theo thỏa thuận của hai bên và cần được ghi rõ trong điều khoản thanh toán của hợp đồng.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thanh toán theo quý nhằm tối ưu dòng tiền và giảm tần suất giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng thuê dài hạn tại các tòa nhà hạng A và B.

5.3 Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng có cần công chứng không?

Không bắt buộc, về mặt pháp lý, hợp đồng thuê nhà làm văn phòng không bắt buộc phải công chứng, kể cả khi có thời hạn trên 06 tháng. Tuy nhiên, việc công chứng hoặc chứng thực được khuyến khích để tăng giá trị pháp lý, đảm bảo tính xác thực và thuận tiện khi thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký trụ sở công ty hoặc mở tài khoản ngân hàng.

5.4 Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng có ghi diện tích sử dụng không?

Có. Diện tích thuê và diện tích sử dụng là phần bắt buộc trong hợp đồng thuê văn phòng.

Phải nêu rõ:

• Diện tích thực tế (m²), vị trí tầng, hướng, mã số phòng;
• Diện tích dùng chung và diện tích sử dụng riêng;
• Cách đo diện tích (Gross, Net hoặc Semi-Gross) để tránh tranh chấp.

5.5 Có thể chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn không?

Có thể, bên thuê có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, nhưng phải tuân thủ điều khoản chấm dứt đã được quy định trong hợp đồng. Các điều khoản này thường nêu rõ:

• Thời gian tối thiểu được phép chấm dứt sớm;
• Mức phạt vi phạm hoặc tiền bồi thường;
• Thủ tục và thời hạn bàn giao mặt bằng.

Trong một số trường hợp bất khả kháng (như thay đổi chính sách, sáp nhập doanh nghiệp, thiên tai…), hai bên có thể thương lượng miễn hoặc giảm phạt dựa trên quy định pháp luật và mức độ ảnh hưởng thực tế.

>> Xem ngay: Hợp đồng là gì? Các loại hợp đồng phổ biến nhất hiện nay

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.