Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng mới nhất
Theo dõi Maison Office trên
Thay đổi địa chỉ công ty là yêu cầu thường gặp của các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Khi tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định. Bên cạnh đó cũng cần gửi mẫu thông báo đến các khách hàng, đối tác để đảm bảo duy trì mối quan hệ kinh doanh. Trong bài viết này, Maison Office sẽ tổng hợp đến bạn các mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty chuẩn nhất hiện nay!
Nội dung chính
1. Tại sao cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty?
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở chính thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ đến cơ quan có thẩm quyền. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thông báo cụ thể về việc thay đổi trụ sở đến khách hàng, đối tác liên quan. Điều này nhằm các mục đích như sau:
- Việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục pháp lý mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp theo quy định.
- Thông báo về việc thay đổi trụ sở giúp khách hàng, đối tác biết được địa chỉ mới của doanh nghiệp, tránh tình trạng nhầm lẫn trong quá trình liên lạc.
- Việc gửi mẫu thông báo rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp duy trì kết nối với lượng khách hàng quen thuộc trước đó.
- Điều này thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp, cho thấy cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các khách hàng, đối tác của mình.
2. Những lưu ý khi thông báo về việc thay đổi trụ sở công ty
Khi có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần lưu ý một vài quy định sau đây:
2.1. Quy định về địa chỉ trụ sở chính
Theo quy định tại Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Theo đó, địa chỉ trụ sở công ty phải rõ ràng, có địa chỉ chính xác gồm số nhà, ngách, ngõ, hẻm, đường, thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh. Doanh nghiệp cũng đồng thời cam kết về quyền sở hữu hợp pháp đối với trụ sở công ty, không có sự tranh chấp với các bên khác.
Trụ sở chính cũng được xem là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi địa chỉ công ty thì doanh nghiệp bắt buộc phải gửi kèm cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
2.2. Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở?
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty đồng nghĩa với việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Tại Khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định rõ: Trường hợp thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiến hành thông báo bằng văn bản về việc thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP với mức phạt cụ thể như sau:
| Vi phạm | Mức phạt |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 1 – 10 ngày | Phạt cảnh cáo |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 11 – 30 ngày | 3.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 31 – 90 ngày | 5.000.000 – 10.000.000 đồng |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 91 ngày trở lên | 10.000.000 – 20.000.000 đồng |
| Không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN | 20.000.000 – 30.000.000 đồng |
2.3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Nộp thông báo chuyển địa chỉ kinh doanh ở đâu? Đây chắc hẳn là câu hỏi được rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty là Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn.
2.4. Rủi ro khi chuyển trụ sở mà không thông báo thay đổi
Trong thực tế, thay đổi địa chỉ trụ sở, địa điểm kinh doanh là yêu cầu thường gặp của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Song để đảm bảo hiệu quả hoạt động về lâu dài, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi tại cơ quan có thẩm quyền, đồng thời gửi thư thông báo cho khách hàng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tránh khỏi những tình huống rủi ro như:
- Bị phạt do vi phạm chậm thông báo thay đổi địa chỉ công ty;
- Bị phạt do vi phạm không đăng ký thay đổi địa chỉ mới;
- Mất đi lượng khách hàng thân thiết do không thông báo thay đổi địa chỉ;
- Khó khăn trong việc tiếp cận các khách hàng mới do nhầm lẫn về địa điểm kinh doanh.
3. Thủ tục thông báo đổi địa chỉ công ty
Trong phần này, Maison Office sẽ cùng bạn tìm hiểu về trình tự thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định mới nhất!
3.1. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện/tỉnh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty sang một địa điểm khác trong cùng quận/huyện/tỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký);
- Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty của chủ sở hữu doanh nghiệp (đối với Công ty TNHH 1 thành viên); của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh); của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần);
- Bản sao biên bản cuộc họp về việc chuyển địa chỉ công ty (đối với Công ty hợp danh, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần);
- Trong trường hợp, người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp thì cần có Giấy ủy quyền; kèm theo đó là bản sao chứng thực một trong các giấy tờ sau đây:
+ Đối với công dân Việt Nam: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực;
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu hoặc Giấy tờ pháp lý có giá trị thay thế;
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty được nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ qua mạng tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Bước 3: Nhận kết quả
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới của công ty.
3.2. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh
Bước 1: Làm thủ tục chốt thuế tại Chi cục thuế
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố, doanh nghiệp trước hết cần tiến hành thủ tục chốt thuế và xin công văn để được chuyển địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.
Hồ sơ chốt thuế cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Giấy ủy quyền (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải đại diện theo pháp luật).
- Bản sao CCCD/CMND của người được ủy quyền.
Bước tiếp theo cần thực hiện là chốt hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho đến thời điểm chuyển trụ sở. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn cũng như các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ vi phạm nào, doanh nghiệp sẽ bị lập biên bản và có quyết định xử phạt hành chính.
Thời gian thực hiện thủ tục này thường kéo dài từ 05 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty
Đối với trường hợp chuyển trụ sở khác quận/huyện/tỉnh/thành phố, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
Bản gốc công văn (mẫu 09) về việc đồng ý chuyển quận do cơ quan thuế cấp;
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty của chủ sở hữu doanh nghiệp (đối với Công ty TNHH 1 thành viên); của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh); của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần);
- Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh), của Đại hồi đồng cổ đông (Công ty cổ phần);
- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
Bước 4: Khắc lại con dấu
Nếu con dấu của công ty có chứa thông tin về địa chỉ trụ sở cũ thì bắt buộc phải khắc lại con dấu mới theo quy định.
Bước 5: Thông báo đến cơ quan thuế
Sau khi đã hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi địa chỉ trụ sở và các vấn đề liên quan đến việc sử dụng hóa đơn GTGT.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ chuyển thuế đến cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới với đầy đủ các giấy tờ:
- Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
- Mẫu 08 – MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Tìm hiểu chi tiết: Thủ tục thay đổi địa điểm đăng ký kinh doanh
4. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất theo quy định
Dưới đây là các mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất theo quy định mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
4.1. Mẫu công văn thay đổi địa chỉ công ty gửi Cơ quan ĐKKD
Dưới đây là mẫu thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính được quy định tại Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:
4.2. Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty thông dụng
Để thông báo đến các khách hàng, đối tác, doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thông dụng dưới đây:
4.3. Mẫu thông báo thay đổi văn phòng giao dịch
Thông thường, một doanh nghiệp có thể có nhiều địa điểm kinh doanh và văn phòng giao dịch khác nhau. Cùng với quá trình hoạt động, việc thay đổi địa chỉ văn phòng là yêu cầu tất yếu. Song doanh nghiệp cần lưu ý gửi thông báo kịp thời đến khách hàng nhằm tránh sự nhầm lẫn và mất thời gian.
Dưới đây là mẫu thông báo chuyển địa điểm kinh doanh, văn phòng giao dịch chuẩn nhất hiện nay:
Bài viết trên đây của Maison Office vừa tổng hợp những quy định liên quan đến việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty cũng như cập nhật các mẫu thông báo mới nhất. Bằng cách thực hiện thủ tục đúng quy định, doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro pháp lý, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác, khách hàng.
Tìm hiểu thêm các thủ tục pháp lý khác:
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!
