Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới

Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà nhiều doanh nghiệp phải chi trả thường kỳ. Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng cũng được pháp luật quy định cụ thể theo từng trường hợp khác nhau. Theo đó, kế toán viên của mỗi doanh nghiệp cần phải nắm vững cách hạch toán khoản chi phí này nhằm đảm bảo mọi giao dịch tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Tìm hiểu về nghiệp vụ hạch toán chi phí thuê văn phòng

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là việc ghi nhận các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thuê văn phòng của doanh nghiệp vào các tài khoản kế toán. Trong đó bao gồm các khoản chi phí như tiền thuê nhà, tiền điện, nước, internet,…

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần nắm vững các quy định về hạch toán tiền thuê văn phòng nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế. 

2. Tài khoản hạch toán chi phí thuê văn phòng

“Tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào?” – Một trong những yếu tố quan trọng giúp xác định chính xác số tài khoản khi hạch toán chi phí thuê nhà đó là mục đích thuê. Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ cho hoạt động của bộ phận nào, kế toán sẽ hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản sau: 

• Nếu thuê nhà với mục đích làm xưởng sản xuất, chi phí thuê được hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung);
• Nếu thuê nhà với mục đích làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng bán, chi phí thuê được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng);
• Nếu thuê nhà với mục đích làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty, chi phí thuê được hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).

Bài viết này đang đề cập đến hạch toán chi phí thuê văn phòng, do đó sẽ sử dụng tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 12 Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Bạn Cần Biết

3. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê văn phòng sẽ được quy định thành nhiều trường hợp như sau: 

3.1 Trường hợp thanh toán trước toàn bộ chi phí 

Dựa vào hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, kế toán sẽ xác định số tiền đã trả trước cho bên cho thuê văn phòng. Cụ thể việc hạch toán vào tài khoản như sau:

• Nợ TK 331 (phải trả cho người bán)
• Có TK 111, TK 112

Lưu ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên cho thuê thì hạch toán như trên. Ngoài ra, cần phân biệt rõ khoản tạm ứng với khoản đặt cọc. Nếu khoản tạm ứng có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán thì tiền đặt cọc chỉ được trả lại khi kết thúc hợp đồng thuê, hoặc sau một khoảng thời gian theo thỏa thuận giữa 2 bên. 

3.2 Trường hợp trả tiền thuê văn phòng trước nhiều kỳ

Với trường hợp tiền thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ thì sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 (chi phí trả trước). Theo đó, kế toán sẽ định kỳ phân bổ chi phí vào các tài khoản tương ứng.

Ví dụ: Thuê nhà từ tháng Một đến tháng Sáu, thanh toán 1 lần vào tháng Một thì tiến hành hạch toán như sau: 

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).
• Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn VAT)
• Có TK 331, TK 111, TK 112

Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì thì hạch toán vào chi phí đó) 
• Có TK 242 – Chi phí trả trước

3.3 Trường hợp đặt cọc thuê văn phòng

Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền thuê văn phòng cho bên cho thuê thì hạch toán như sau: 

Lưu ý: Các khoản tạm ứng hoặc đặt cọc tiền thuê nhà đều không cần hóa đơn giá trị gia tăng (theo Công văn 13675/BTC-CST năm 2013 của Bộ Tài chính) 

3.4 Trường hợp trả tiền thuê văn phòng hàng tháng 

Doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng hoặc nhận hóa đơn hàng tháng thì tiến hành hạch toán như sau: 

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích thuê mà hạch toán vào vào TK chi phí đó)
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 331, TK 111, TK 112,…

3.5 Trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau

Trong trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau hoặc nhận hóa đơn sau, hàng tháng kế toán sẽ ghi nhận chi phí này vào TK 335 (chi phí phải trả) để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

Ví dụ: Công ty thuê văn phòng từ tháng 1 đến tháng 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 công ty  mới tiến hành thanh toán và xuất hóa đơn.

Chi phí thuê văn phòng trả sau được hạch toán như sau:

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích thuê mà hạch toán vào vào TK chi phí đó)
• Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng trên thực tế chưa chi trả)

Hạch toán khi thanh toán hoặc khi nhận hóa đơn:

• Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 331, TK 111, TK 112, … (Nếu là khi thanh toán)

>>> Tìm hiểu thêm: Những Thủ Tục Pháp Lý Cần Thiết Khi Thuê Văn Phòng

4. Ví dụ hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty

Để dễ dàng hình dung cách thức hạch toán chi phí thuê văn phòng, hãy cùng xem qua ví dụ hạch toán chi tiết dưới đây:

Ngày 1/1/2022, công ty X ký kết hợp đồng thuê nhà với bà Y với mục đích làm văn phòng làm việc. Thời hạn thuê văn phòng là 12 tháng, mỗi tháng phải thanh toán tiền thuê 10 triệu đồng. Cùng ngày ký kết, công ty X đã thanh toán trước cho bà Y số tiền 10 triệu đồng. 

Đến ngày 10/1/2022, sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý, công ty X đã thanh toán nốt cho bà Y số tiền còn lại là 110 triệu đồng. Như vậy, cách hạch toán cho thuê văn phòng của công ty X năm 2022 được thực hiện như sau:  

Ngày 1/1/2021:

– Hạch toán khoản trả trước: 

Nợ TK 331: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000

– Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:

Nợ TK 242: 120.000.000

Có TK 331: 120.000.000

Ngày 10/1/2021:

– Sau khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho bên cho thuê: 

Nợ TK 331: 110.000.000

Có TK 112: 110.000.000

– Hàng tháng phân bổ vào chi phí:

Nợ TK 642: 10.000.000

Có TK 242: 10.000.000

5. Một vài lưu ý về thuế của chi phí thuê văn phòng

Bên cạnh việc nắm rõ tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về các loại thuế như sau để tránh sai sót trong việc nộp thuế: 

• Trong trường hợp tổng giá trị thuê nhà dưới 100 triệu/năm, doanh nghiệp sẽ được miễn thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng. 
• Trường hợp ngược lại, nếu tổng giá trị tiền thuê trên 100 triệu thì phải nộp đầy đủ thuế môn bài, thuế TNCN và thuế GTGT.

Tìm hiểu ngay: Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp nhanh nhất [Năm 2023]

6. Hạch toán chi phí thuê văn phòng cần lưu ý những gì?

Để hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng quy định, kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:

– Kế toán cần căn cứ vào mục đích sử dụng văn phòng để xác định tài khoản hạch toán phù hợp.

– Chi phí thuê văn phòng có thể bao gồm: giá thuê cơ bản, phí quản lý, phí bảo trì và các dịch vụ khác như điện, nước, internet,… Do đó, kế toán cần phân loại rõ ràng và ghi nhận chúng theo đúng các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán.

– Nếu thuê văn phòng theo tháng thì hạch toán tiền thuê văn phòng vào cuối tháng. Nếu thuê văn phòng theo năm thì hạch toán hạch toán tiền thuê văn phòng vào đầu năm.

– Chi phí thuê văn phòng được hạch toán vào thời điểm doanh nghiệp nhận hóa đơn tiền thuê nhà. Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ, kế toán cần phân bổ chi phí thuê văn phòng theo thời gian sử dụng.

– Để hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lệ, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ: hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiền thuê nhà, chứng từ thanh toán, giấy tờ chứng minh chi phí phát sinh liên quan đến thuê văn phòng (nếu có).

– Kế toán cần tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế khi hạch toán chi phí thuê văn phòng.

– Đối với chi phí thuê văn phòng có hóa đơn GTGT, kế toán cần hạch toán cả phần giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào (chi phí thuê văn phòng) và phần thuế GTGT được khấu trừ.

– Đối với chi phí thuê văn phòng trả sau, kế toán cần theo dõi chi phí phát sinh trong kỳ để đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần nắm vững các quy định về hạch toán nhằm đảm bảo tính chính xác của các khoản chi phí đồng thời tránh được những sai sót trong quá trình kê khai thuế. Hy vọng qua những chia sẻ trên đây của Maison Office, bạn đã có được cho mình thông tin hữu ích nhất để áp dụng vào thực tế hoạt động!

CÓ THỂ BẠN CHƯA BIÊT:

• Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Có Cần Phải Công Chứng?
• Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng anh
• Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng chuẩn
• Mẫu thông báo thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
• Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng mới nhất

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.