Phòng nhân sự là gì? Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu vị trí

Phòng nhân sự à bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Mặc dù không phải là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh, thế nhưng bộ phận này vẫn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự thành công của mọi tổ chức. 

Tìm hiểu thêm các khái niệm trong lĩnh vực nhân sự:

• HR là gì
• Phòng nhân sự
• Phòng hành chính nhân sự
• Quản trị nhân sự
• Quản lý nhân sự
• Hoạch định nguồn nhân lực
• Định biên nhân sự

Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự là một bộ phận trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực của tổ chức. Trong đó bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển nghề nghiệp, quản lý hiệu suất, thiết lập chính sách nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp,… 

Mục tiêu hướng đến là đảm bảo các quy trình liên quan đến nhân sự được thực hiện một cách hiệu quả, góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Hiện nay, vẫn còn khá nhiều người nhầm tưởng làm nhân sự chỉ là thực hiện các hoạt động liên quan đến tuyển dụng. Thế nhưng trong thực tế, phòng nhân sự bao gồm rất nhiều mảng khác nhau, đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ năng đa dạng. Vậy phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)

Bộ phận tuyển dụng (Recruitment) là bộ phận chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu hút và chọn lọc ứng viên phù hợp cho các vị trí trong doanh nghiệp. Với vai trò là “cầu nối” giữa doanh nghiệp và ứng viên, bộ phận tuyển dụng sẽ góp phần quan trọng vào việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu và văn hóa công ty. 

Công việc chính của bộ phận tuyển dụng bao gồm: 

• Phối hợp với các bộ phận khác để hiểu rõ yêu cầu tuyển dụng cho từng vị trí. 
• Tìm kiếm ứng viên thông qua các kênh thông tin đa dạng như: trang web việc làm, mạng xã hội, hội thảo việc làm,…
• Đánh giá, sàng lọc hồ sơ ứng viên và lựa chọn ứng viên phù hợp để phỏng vấn.
• Tổ chức các buổi phỏng vấn, đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp của ứng viên.
• Đưa ra quyết định về việc tuyển dụng, thương thảo hợp đồng với các ứng viên trúng tuyển.
• Hỗ trợ quá trình Onboarding của nhân viên mới, đảm bảo họ nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.

Như vậy, bộ phận Recruitment cần đảm bảo quy trình tuyển dụng được diễn ra một cách hiệu quả, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu về mặt nhân sự của tổ chức. 

Bộ phận hành chính (HR Admin)

Bộ phận hành chính (HR Admin) là một nhánh quan trọng của phòng nhân sự, chịu trách nhiệm xử lý các công việc liên quan đến hồ sơ, giấy tờ, thủ tục nhân sự và quản lý tài sản của công ty. Đây đều là những công việc hằng ngày giúp đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. 

Dưới đây là các công việc cụ thể của bộ phận HR Admin:

• Quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm hợp đồng lao động, thông tin liên lạc, lịch sử quá trình làm việc, quyết định tăng lương, thưởng,…
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên.
• Xử lý các thủ tục liên quan đến việc nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ, chấm công,…
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ như sinh nhật công ty, hội nghị, hội thảo, team building, Year End Party,…
• Quản lý các tài sản được bàn giao cho nhân viên như máy tính, điện thoại, thẻ công ty, văn phòng phẩm,…

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Bộ phận C&B (Compensation & Benefits) là bộ phận chuyên trách các vấn đề liên quan đến tiền lương, thưởng và chính sách phúc lợi cho nhân viên. Mục tiêu chính của bộ phận này là xây dựng và duy trì hệ thống đãi ngộ công bằng, cạnh tranh nhằm thu hút và giữ chân đội ngũ nhân sự. 

Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này, bộ phận C&B phải nắm rõ kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như các quy định hiện hành khác có liên quan. Thêm vào đó, họ cũng phải cập nhật thường xuyên các chính sách lương, thưởng và phúc lợi để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với mong đợi của đội ngũ nhân viên. 

Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)

Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D) có nhiệm vụ nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc triển khai các chương trình đào tạo, phát triển kiến thức và kỹ năng. 

Để làm được điều này, bộ phận T&D trước hết cần xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp trong từng giai đoạn bằng cách phân tích năng lực hiện tại của đội ngũ nhân viên. Tiếp đó là lựa chọn nội dung và hình thức đào tạo phù hợp với từng nhóm đối tượng, có thể là các khóa học, workshop hoặc chương trình mentoring. 

Bộ phận T&D đóng vai trò nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Việc thực hiện các chương trình đào tạo một cách hiệu quả sẽ giúp đội ngũ nhân viên cập nhật kiến thức mới cũng như trang bị thêm kỹ năng cần thiết để đáp ứng các yêu cầu công việc. Nhìn xa hơn, hoạt động này còn thúc đẩy nâng cao năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. 

Chức năng của phòng nhân sự

Phòng nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý và phát triển nguồn lực con người của tổ chức. Chức năng của phòng nhân sự không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng mà còn mở rộng nhiều lĩnh vực quan trọng khác như đào tạo, phát triển, truyền thông nội bộ,… 

Tuyển dụng nhân sự

Nguồn lực con người là yếu tố then chốt giúp tạo nên lợi thế cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, thị trường lao động luôn biến đổi không ngừng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược nhân sự xuất sắc để thu hút và giữ chân đội ngũ nhân tài. 

Việc tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp với yêu cầu của tổ chức chính là chức năng của phòng nhân sự. Theo đó, bộ phận cần thực hiện tốt chức năng tuyển dụng, đảm bảo xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng và phù hợp với văn hóa công ty. Chính điều này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoàn thành mọi mục tiêu kinh doanh và đạt được thành công trong dài hạn. 

Quản lý đội ngũ nhân sự

Bộ phận nhân sự có trách nhiệm xây dựng hệ thống các nguyên tắc nhằm quản lý hoạt động của đội ngũ nhân viên. Trong đó bao gồm các quy định nội bộ, quy trình làm việc cũng như các chính sách liên quan đến hiệu suất, khen thưởng và kỷ luật. 

Việc thực hiện đánh giá định kỳ và đề xuất khen thưởng dựa trên hiệu suất sẽ là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, phòng HR cũng cần duy trì môi trường làm việc tích cực, tạo cơ hội để nhân viên phát huy năng lực và đóng góp vào sự thành công của tổ chức. Trong trường hợp có những mâu thuẫn phát sinh, bộ phận nhân sự sẽ là người đưa ra các biện pháp phù hợp để xử lý vấn đề. 

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Một trong những chức năng chính của phòng nhân sự đó chính là đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực nhằm hỗ trợ mục tiêu phát triển của tổ chức. Trong đó bao gồm quá trình đào tạo kỹ năng chuyên môn đồng thời định hướng phát triển nghề nghiệp cho từng cá nhân. 

Các hình thức đào tạo nhân sự hiện rất đa dạng, từ cung cấp các khóa học, các buổi training cho đến chương trình mentoring, hội thảo nghề nghiệp,… Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng nổi bật, song mục tiêu chung hướng đến vẫn là tăng cường hiệu quả làm việc của nhân viên và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. 

Truyền thông nội bộ

Bộ phận nhân sự cũng thực hiện chức năng truyền thông nội bộ, đảm bảo mọi thông tin luôn được truyền tải đầy đủ và chính xác nhất đến toàn bộ nhân viên. Các hoạt động cụ thể bao gồm: 

• Thiết lập và quản lý các kênh truyền thông nội bộ như email, bảng tin,… để đảm bảo thông tin được phân phối đúng cách và kịp thời.
• Truyền tải các thông điệp quan trọng liên quan đến chính sách nhân sự, mục tiêu, chiến lược của tổ chức,…
• Tổ chức các cuộc họp, hội thảo để tăng cường giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên và lãnh đạo.
• Lắng nghe và thu thập phản hồi từ nhân viên về các vấn đề nội bộ.

Nhiệm vụ của phòng nhân sự 

Với trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực, phòng nhân sự sẽ đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau như sau:

Quản lý thông tin nhân sự

Quản lý thông tin nhân sự là một trong những nhiệm vụ của phòng nhân sự, cụ thể do bộ phận hành chính (HR Admin) đảm nhận. Cụ thể, bộ phận hành chính sẽ thực hiện các công việc: 

• Xây dựng, quản lý hệ thống thông tin và hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp.
• Cập nhật thông tin vào hồ sơ nhân sự, bao gồm: thông tin cá nhân, lương, thưởng, bảo hiểm,…
• Cập nhật các thông tin về chế độ phúc lợi, thai sản, nghỉ việc, hết hạn hợp đồng lao động.
• Chuyển phát, giao nhận hợp đồng, hóa đơn, văn thư cho các phòng ban nội bộ doanh nghiệp. 

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng nhân sự trong các doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức và xây dựng chiến lược tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên phù hợp. 

Một kế hoạch tuyển dụng chi tiết thường bao gồm: mục tiêu tuyển dụng, số lượng nhân sự cần tuyển dụng, các tiêu chí đặt ra cho từng vị trí, kênh tìm kiếm ứng viên, ngân sách tuyển dụng,… 

Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên

Công tác quản lý hiệu suất được thực hiện nhằm đảm bảo đánh giá chính xác mức độ đóng góp của mỗi thành viên đối với tổ chức. Theo đó, mỗi vị trí công việc sẽ có các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất khác nhau cũng như chính sách khen thưởng, kỷ luật tương ứng. Thông qua quá trình đánh giá, doanh nghiệp có thể đưa ra giải pháp để cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể, góp phần duy trì môi trường làm việc tích cực. 

Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình dự đoán và lập kế hoạch cho nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp nhằm đảm bảo có đủ nguồn lực đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Đây được xem là một nhiệm vụ chiến lược giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, phòng nhân sự còn thực hiện nhiệm vụ dự toán và phân bổ ngân sách cho các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển.

Xây dựng chính sách lương thưởng, phúc lợi

Chính sách lương thưởng và phúc lợi là yếu tố quan trọng hàng đầu giúp thu hút và giữ chân đội ngũ nhân viên. Nhiệm vụ của phòng nhân sự là xây dựng và duy trì một hệ thống chính sách lương thưởng công bằng, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Bên cạnh đó cũng cần theo dõi hiệu quả của các chính sách và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết nhằm duy trì động lực làm việc cho nhân viên. 

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp không chỉ định hình cách thức hoạt động của tổ chức mà còn ảnh hưởng đến sự hài lòng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Phòng nhân sự sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng các chính sách và quy trình nội bộ, bao gồm các nội quy, quy tắc ứng xử, chính sách khen thưởng, quy trình giải quyết xung đột,… Tất cả đều hướng đến mục tiêu xây dựng các giá trị văn hóa của tổ chức, đồng thời khuyến khích các hành vi phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Những kỹ năng cần thiết của người làm nhân sự

Để thực hiện tốt vai trò của mình, người làm nhân sự cần trang bị một bộ kỹ năng đa dạng và chuyên nghiệp. Những kỹ năng này không chỉ giúp họ giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự mà còn hỗ trợ trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Trong đó bao gồm:

• kỹ năng chuyên môn
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng tổ chức
• Kỹ năng đàm phán
• Kỹ năng quản lý xung đột
• Kỹ năng phân tích dữ liệu
• Kỹ năng công nghệ thông tin
• Kỹ năng chịu áp lực

Học ngành gì để làm việc trong ngành nhân sự?

Ngành nhân sự luôn là một trong những lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng lớn và ổn định. Chính vì vậy, tiềm năng việc làm của ngành này là rất lớn, mở ra nhiều cơ hội cho những ai yêu thích lĩnh vực nhân sự. Để trở thành một chuyên viên nhân sự chuyên nghiệp, bạn có thể lựa chọn theo học một trong các ngành sau đây: 

• Ngành Quản trị nhân sự
• Ngành Quản trị Hành chính & Nhân sự
• Ngành Quản trị kinh doanh
• Ngành Tâm lý học
• Ngành Kinh tế
• Ngành Luật

Có thể nói, phòng nhân sự đóng vai trò như một bộ phận trung tâm của doanh nghiệp, đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Với các chức năng và nhiệm vụ đa dạng, bộ phận nhân sự không chỉ hỗ trợ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp mà còn góp phần vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược lâu dài.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn