Làm Việc Tại Nhà: 10+ Mẹo Tăng Năng Suất Hiệu Quả

làm việc tại nhà hiệu quả

Khi làm việc tại nhà (work from home), bạn có đủ sự thoải mái và linh hoạt trong công việc. Tuy nhiên, thoải mái quá rất dễ khiến cho bạn xa đà vào những thứ mất tập trung, từ đó làm giảm sút năng suất làm việc. Rõ ràng, bạn cần những phương pháp để tăng năng suất làm việc trong khoảng thời gian quan trọng này.

Nhằm giải đáp những băn khoăn của bạn, trong bài viết sau, Maison Office sẽ cùng bạn điểm qua 10+ tips giúp bạn tối ưu hóa năng suất khi làm việc tại nhà. Mẹo số 5 có thể làm bạn ngạc nhiên đó.

1. Mặc trang phục như khi đi làm

Khi work from home, trang phục nào bạn muốn mặc trong ngày? Câu trả lời của nhiều người chính là pijama bởi nó vô cùng thoải mái trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, theo Maison Office, trang phục bạn nên lựa chọn cho một ngày làm việc tại nhà nên giống như những gì bạn vận khi đến cơ quan: Trang phục công sở. Lý do là bởi những bộ trang phục kiểu áo thun hay đồ ngủ có thể gợi bạn liên tưởng tới cảm giác nghỉ ngơi, thư giãn. Dần dà, những thứ thoải mái ấy có thể khiến bạn mất tập trung và dễ dàng đẩy bạn ngày một gần hơn tới chiếc đệm êm ái trong phòng ngủ.

mặc trang phục như khi đi làm

Không chỉ là vấn đề trang phục, bạn cũng cần phải chỉn chu và tươm tất khi làm việc. Tắm táp một chút, chải chuốt tóc tai, trang điểm nhẹ nhàng là điều bạn cần phải làm. Việc không phải tới văn phòng không đồng nghĩa với việc bạn không phải trình diện ai. Những cuộc họp video call có thể tới bất chợt mà bạn không được báo trước.

2. Thiết kế góc làm việc như ở văn phòng

Điều ai cũng thích khi làm việc tại nhà là sự thoải mái. Nhưng sự thoải mái là yếu tố giết chết năng suất làm việc. Chính vì vậy, nơi làm việc của bạn thật sự phải là nơi làm việc. Nó cần phải tránh xa giường nệm và ghế sofa, những thứ gợi nhớ tới không gian nghỉ ngơi.

Đồng thời, không gian làm việc của bạn cần phải tạo cảm giác cách biệt với những thứ xung quanh. Bạn không muốn khi đang làm việc, bất chợt lại có một đoạn quảng cáo nước lau nhà, một trích đoạn phim bạn yêu thích hay bản nhạc từ ca sĩ bạn mến mộ. Thứ bạn cần là sự tập trung, không phải là sự giải trí.

thiết kế góc làm việc như ở văn phòng

Maison Office khuyên bạn nên lựa chọn không gian làm việc như sau:

– Chọn nơi góc nhà với ánh sáng tự nhiên nhiều nhất có thể.

– Chọn chiếc ghế đủ thoải mái nhưng tránh xa những nơi có thể liên tưởng tới không gian nghỉ ngơi, nơi mà bạn sẽ ngồi liên tục trong 8 tiếng đồng hồ.

– Đặt chiếc bàn ngay bên cạnh ghế ngồi.

– Xếp giấy tờ, văn phòng phẩm, máy tính lên trên chiếc bạn. Cố gắng tạo cảm giác đây là chiếc bàn làm việc bạn hay ngồi tại văn phòng.

– Những đồ dùng và cách sắp đặt bàn làm việc như trên chắc chắn sẽ giúp bạn tối ưu hóa năng suất làm việc của mình.

3. Trang bị các công nghệ cần thiết phục vụ công việc

Năng suất làm việc của bạn chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng nhiều với đường truyền kết nối Internet kém hay chiếc máy tính chậm chạp thời “hai ngàn hồi đó”.

Bạn hãy thử tưởng tượng: Khi cuộc họp quan trọng của bạn với đối tác đang diễn ra thì mạng Internet đột nhiên mất kết nối. Tệ hơn, khi bạn đang soạn một bài thuyết trình quan trọng cho ngày thứ 4, bất chợt chiếc laptop 10 năm tuổi của bạn khởi động lại mà bạn chưa kịp lưu thứ gì. Điều đó chẳng khác gì một thảm họa thực sự.

trang bị các công nghệ cần thiết

Những lời khuyên dưới đây của Maison Office chắc chắn sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc trong khoảng thời gian work from home như thế này:

– Nghiên cứu các gói cước viễn thông phù hợp nhất với nhu cầu làm việc của bạn. Nên nhớ, dịch vụ ấy đắt một chút cũng được, miễn sao nó ổn định và không bị gián đoạn bất chợt.

– Nghiên cứu cấu hình máy tính phù hợp với nhu cầu làm việc, tham khảo lời khuyên từ bạn bè và đồng nghiệp, lựa chọn nhà cung cấp máy tính uy tín, đáng tin cậy.

– Keyword ở đây dành cho bạn là: Chất lượng, chứ không phải là giá thành. Đồng tiền luôn đi liền với năng suất và chất lượng công việc bạn thể hiện với sếp và đồng nghiệp.

> Tham khảo các phần mềm họp online, trực tuyến miễn phí tốt nhất

4. Duy trì thời gian làm việc cố định

Khi làm việc tại nhà, dường như bạn quên mất khoảng thời gian 8 tiếng như lúc ngồi tại văn phòng. Bạn dễ dàng ngồi lì trên bàn làm việc tới 9 – 10 tiếng và cho rằng đó là điều đương nhiên. Thực ra, đây là một thói quen làm việc không tốt một chút nào.

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ giúp bạn giảm stress trong cuộc sống mà còn có tác dụng nhất định giúp cải thiện năng suất làm việc.

Chính vì vậy, việc đặt ra một khung giờ làm việc cố định khi work from home là một điều bạn không nên coi nhẹ. Nếu đã xác định sẽ làm việc từ 9h sáng đến 5h chiều từ thứ 2 đến thứ 6, bạn nên “bám” theo khung giờ này, tránh sự xê dịch không đáng có.

duy trì thời gian làm việc cố định

Điều này sẽ giúp bạn hình thành thói quen làm việc tập trung trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó duy trì và nâng cao năng suất làm việc hiệu quả.

Dưới đây là một số mẹo bạn nên tuân thủ khi làm việc:

– Đặt chuông báo thức trước giờ làm việc 1 tiếng.

– Thư giãn trước khi ngồi vào bàn làm việc.

– Đặt chuông báo thức với cả thời gian kết thúc của ngày làm việc.

– Tập trung hoàn toàn vào công việc trong thời gian làm việc.

– Khi hết giờ làm việc, tắt laptop và dừng toàn bộ các task.

– Dành thời gian còn lại cho gia đình, nghỉ ngơi, giải trí và thư giãn.

> 12 Ứng dụng, phần mềm quản lý thời gian miễn phí

5. Ăn, ngủ, nghỉ đúng giờ

Bạn sẽ thắc mắc: Điều này thì liên quan gì tới năng suất làm việc? Câu trả lời của chúng tôi là: Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc của bạn, đặc biệt là khi work from home.

Trước hết, bạn cần phải hiểu: Ăn, ngủ, nghỉ đúng giờ ở đây là gì. Nó không phải là chốc một bạn lại chạy vào phòng bếp kiếm thức ăn, ngay cả vào những lúc không cần thiết. Một chế độ dinh dưỡng hợp lý sẽ giúp cơ thể của bạn có đầy đủ năng lượng và sự minh mẫn nhất định cho một ngày làm việc 8 tiếng.

Tương tự, việc nghỉ ngơi cũng như vậy. Giấc ngủ 4 hay 6 tiếng mỗi ngày sẽ là bước đệm khiến chiếc giường hay chiếc ghế sofa tiến tới bạn ngày một gần hơn, nhất là khi chẳng có ông sếp nào có thể quản lý bạn trong những ngày giãn cách như thế này.

ăn ngủ nghỉ đúng giờ

Maison Office tư vấn bạn chế độ dinh dưỡng và nghỉ ngơi như sau:

– Bạn nên chọn những loại thực phẩm với đầy đủ các dưỡng chất gồm: chất xơ (có trong rau), protein (trong cá, thịt, trứng) và ngũ cốc (trong gạo, lúa mạch…)

– Bổ sung trái cây và các loại hạt trong bữa ăn của bạn.

– Đừng quên uống nhiều nước khi làm việc và ăn uống.

– Ăn uống điều độ, theo giấc. Bạn nên ngủ ít nhất là 8 tiếng và vào một khung giờ cố định.

– Việc ngủ ít là tác hại, ngủ nhiều quá cũng không hề tốt. Nó có thể sẽ tạo thói quen xấu, khiến bạn trây ì và giảm sự tập trung cần thiết vào công việc. Tóm lại, từ khóa ở đây bạn cần quan tâm là: Ăn đủ chất, ngủ đủ giấc.

6. Tạo thói quen vào sáng sớm và chiều muộn

Trước và sau thời gian làm việc, bạn nên tạo cho mình một thói quen sinh hoạt lành mạnh và điều độ. Một ly trà/cafe mỗi buổi sáng là không đủ cho cơ thể và trí não của bạn. Giải pháp ở đây là: Ngồi thiền hoặc yoga.

Mỗi sáng sớm và chiều muộn, yoga/ngồi thiền là phương thức hiệu quả giúp bạn tăng cường sự tập trung, cải thiện sự minh mẫn và quan trọng hơn cả, giảm stress trong công việc.

tạo thói quen vào sáng sớm và chiều muộn

Để tạo thói quen vào mỗi sáng sớm, dưới đây là những điều bạn nên làm:

– Dậy sớm hơn 1 tiếng đồng hồ trước giờ làm việc.

– Uống trà/cafe

– Trải thảm yoga và ngồi thiền trong 5 – 10 phút, bạn có thể tham khảo các bài tập trên mạng hoặc từ những người có kinh nghiệm.

Tương tự với buổi chiều muộn:

– Dừng mọi công việc khi hết giờ làm việc.

– Uống nước, rửa mặt cho tỉnh táo đầu óc.

– Trải thảm yoga và ngồi thiền trong 5 phút.

7. Chuẩn bị những việc cần làm (to-do list/planner)

Làm việc tại nhà rất cần bạn lên những công việc chi tiết để đảm bảo mỗi thời gian quý báu trôi qua mà bạn vẫn làm được nhiều việc có ích. Chính vì vậy, việc lên kế hoạch chi tiết cho một ngày làm việc là rất quan trọng, nếu không muốn nói là yếu tố quyết định giúp bạn không lãng phí bất kỳ khoảng thời gian nào trong công việc.

chuẩn bị những việc cần làm

Dưới đây là một số điểm bạn cần lưu ý trong việc lên kế hoạch một ngày làm việc dưới dạng to-do list hoặc planner:

– Viết ra các công việc cần làm trong ngày. Lưu ý phân rõ và sắp xếp thứ tự thực hiện các công việc theo mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng.

– Sắp xếp lịch làm việc một cách khoa học và dễ thực hiện. Tránh sự trùng lặp, chồng chéo không cần thiết.

– Chia sẻ lịch làm việc với những đồng nghiệp có liên quan là một cách làm thông minh để phát huy tốt nhất tinh thần làm việc nhóm.

> 10+ Ứng dụng, phần mềm nhắc việc miễn phí

8. Tập thể dục thường xuyên

Sức khỏe, vốn được thể hiện qua sự linh hoạt, dẻo dai của cơ thể là một trong những yếu tố giúp tăng năng suất làm việc của bạn. Muốn có được sự dẻo dai, bạn cần phải tập thể dục thường xuyên. Work from home với nhiều khoảng thời gian rảnh rỗi chính là điều kiện không thể tốt hơn để bạn có thể tập luyện các bài thể dục.

tập thể dục thường xuyên

Ngay cả khi bạn thực sự bận rộn với bộn bề công việc, việc tập thể dục cũng là một điều bắt buộc phải làm, dù chỉ trong 15 phút. Những bài tập nhẹ như đi dạo, đạp xe cũng được coi là liều thuốc bổ cho cơ thể bạn.

Dưới đây là những điều bạn nên cân nhắc để có được một cơ thể dẻo dai và linh hoạt:

– Dậy sớm vào buổi sáng.

– Lựa chọn một không gian thật thoáng mát, không ngột ngạt. Tuyệt vời nhất là khoảng sân thượng, nơi vừa rộng rãi lại hòa mình với thiên nhiên và không khí trong lành.

– Tập thể dục trong ít nhất 15 phút. Nếu được, hãy nâng thời gian tập luyện sau mỗi ngày.

9. Tạo những quãng nghỉ

Khi ở văn phòng, thật không quá khó hiểu khi bạn thường xuyên ngáp. Điều này là bởi bạn không thực sự có những quãng nghỉ nhỏ khi làm việc liên tục. Với 8 tiếng đồng hồ với đủ mọi công việc căng thẳng, sự thiếu tập trung là điều khó thể tránh khỏi.

Tạo ra những quãng nghỉ (break) là điều cần thiết để cơ thể của bạn có đủ khoảng thời gian để hồi phục. Đây không phải là sự lãng phí thời gian, đây là việc để dành những giây phút thư giãn để thời gian làm việc được tập trung, hiệu quả và hữu ích hơn.

– Thiết lập những quãng nghỉ phù hợp trong giờ làm việc.

– Xác định thời gian nghỉ bao nhiêu là phù hợp.

– Vào những quãng nghỉ, tuyệt đối không làm việc.

10. Tận dụng thời gian nghỉ trưa

Đừng quên, bạn có hẳn tầm từ 1 tiếng – 1 tiếng rưỡi cho thời gian nghỉ trưa. Vào khoảng thời gian này, bạn có thể tán gẫu với đồng nghiệp hoặc dành cho mình một giấc ngủ trưa.

tận dụng thời gian nghỉ trưa

Tuy nhiên, khi làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa, bạn chỉ có một mình. Thay vì bỏ khoảng thời gian quý báu này để toàn tâm cho công việc, bạn vẫn nên dành một khoảng thời gian trong buổi trưa để dừng các công việc.

Một giấc ngủ trưa cũng là điều hợp lý, tuy nhiên, bạn có thể dành quãng thời gian này để thư giãn đầu óc, chẳng hạn như chăm sóc cây cảnh, đi dạo quanh nhà hoặc chơi với thú cưng, chơi với con cái…

11. Tạo khoảng cách với gia đình khi làm việc

Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc bạn chắc chắn phải thực hiện các công việc đáng lý ở văn phòng tại nhà. Sự tập trung hoàn toàn có thể bị phá vỡ khi con cái của bạn (hoặc thú cưng) đột nhiên “xâm phạm” vào không gian làm việc của bạn. Điều này hoàn toàn không tốt đối với việc tối ưu hóa năng suất làm việc của bạn.

tạo khoảng cách với gia đình khi làm việc

Trong trường hợp này, Maison Office đưa ra cho bạn một vài giải pháp như sau:

– Thông báo tới người thân của bạn về khoảng thời gian bạn làm việc.

– Ghi chú rõ: Bạn không muốn bị làm phiền trong khoảng thời gian này.

– Nếu có thể, hãy nhờ người thân của bạn chăm sóc cho các thành viên nhỏ tuổi/thú cưng trong khoảng thời gian này.

12. Tận dụng mạng xã hội

Mạng xã hội vốn được coi là thứ ngốn thời gian và có tác động mạnh tới năng suất làm việc của bạn. Tuy nhiên, việc ngừng hoàn toàn sử dụng mạng xã hội có thể là con dao hai lưỡi khi càng cấm thì bạn lại càng “ham muốn” truy cập vào nó. Cách tốt nhất để bạn quản lý thời gian sử dụng mạng xã hội chính là “sống chung với lũ”:

– Tải các app có chức năng đếm thời gian sử dụng mạng xã hội. Một số mạng xã hội như Facebook, Instagram cũng có chức năng này trong tùy chọn cài đặt của mình.

– Tìm hiểu thời gian mình dành cho các mạng xã hội này hằng ngày, xác định số giờ sử dụng này là hợp lý hay quá nhiều.

– Thiết lập các quy định để hạn chế sử dụng mạng xã hội: Chỉ dùng vào những quãng nghỉ hoặc sử dụng sau giờ làm.

13. Tương tác với đồng nghiệp

Khi làm việc tại nhà, việc tương tác với đồng nghiệp có vẻ như trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, có những công việc chỉ có thể hiệu quả khi teamwork (làm việc theo nhóm). May mắn thay, có khá nhiều công cụ giúp cho khoảng cách giữa bạn và đồng nghiệp trở nên gần hơn trong giai đoạn giãn cách như thế này. Cụ thể là:

tương tác với các đồng nghiệp

1. Google Meet

2. Zavi Meeting (Zalo)

3. Skype

4. Zoom

5. Microsoft Teams

14. Tự tạo cảm giác thoải mái cho bản thân

Nhiều người cứ nghĩ làm việc tại nhà thoải mái cho bản thân hơn so với làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, mặt trái của việc này chính là khi bạn không còn phân biệt ranh giới giữa công việc và nghỉ ngơi (khi mà 2 thứ này dường như nhập lại thành 1). Bạn làm việc ngay cả khi thời gian đó lẽ ra bạn dành cho gia đình và cuộc sống.

Chính vì vậy, thay vì tạo quá nhiều áp lực cho bản thân trong thời gian này, hãy thiết lập cho mình một cảm giác thoải mái nhất có thể. Dưới đây là những gợi ý dành cho bạn trong quãng thời gian này:

– Lập những công việc cần thực hiện trong ngày.

– Tính toán quãng thời gian hoàn thành các công việc. Bạn đừng quên tạo những quãng nghỉ nhỏ trong thời gian làm việc.

– Tập trung 100% trí lực khi làm việc.

– Chỉ làm việc tới quãng thời gian đã định sẵn.

– Công việc nào chưa xong thì take note lại để ngày mai thực hiện tiếp.

– Dành toàn bộ thời gian còn lại cho việc nghỉ ngơi và gia đình.

Trên đây là 14 mẹo giúp bạn tăng năng suất làm việc khi làm việc tại nhà. Hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong quãng thời gian giãn cách xã hội nói riêng cũng như đối với thời gian bạn đảm nhận công việc từ xa nói chung. Chúc bạn thành công!