Văn phòng phẩm là gì? Các danh mục văn phòng phẩm

Khi nhắc đến các vật dụng trong môi trường làm việc văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến máy tính, bàn làm việc, tủ tài liệu và nhiều thiết bị khác. Tuy nhiên, liệu tất cả những thiết bị và máy móc này có được coi là văn phòng phẩm không? Để hiểu rõ hơn về khái niệm văn phòng phẩm là gì và cách trang bị đầy đủ cho một văn phòng chuyên nghiệp ngày nay. Dưới đây, Maison Office sẽ giúp bạn tìm được câu trả lời cho những câu hỏi này.

1. Văn phòng phẩm là gì?

Văn phòng phẩm có thể được hiểu một cách đơn giản là tất cả các vật liệu, dụng cụ và sản phẩm được sử dụng để phục vụ cho các hoạt động văn phòng.

Khi nói đến văn phòng phẩm, chúng ta thường nghĩ đến các sản phẩm nhỏ gọn và đơn giản. Tuy nhiên, vai trò quan trọng của văn phòng phẩm trong các hoạt động doanh nghiệp không thể xem nhẹ. Chúng là những vật dụng cần thiết trong mỗi tổ chức và văn phòng. Việc mua sắm văn phòng phẩm cũng cần được tính toán và điều tiết cẩn thận để tránh lãng phí.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều địa điểm bán văn phòng phẩm. Chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy chúng tại các nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm lớn và nhỏ trên toàn quốc. Để chọn lựa sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý, doanh nghiệp nên mua hàng từ các nhà cung cấp đáng tin cậy về vật dụng văn phòng.

2. Văn phòng phẩm gồm những gì?

Văn phòng phẩm là những đồ dùng đơn giản sử dụng hàng ngày trong văn phòng, bao gồm:

• Các loại giấy in, giấy photo, giấy ghi chú, giấy decal, giấy dán nhãn,…
• Máy tính tiền bỏ túi, máy tính tiền để bàn như: máy tính Casio, máy tính tiền Deli, máy tính Vinacal, máy tính tiền MG,…
• Bảng viết các loại: bảng từ trắng, bảng kính, bảng từ xanh, bảng ghim, bảng điện tử, bảng ghi chú,…
• Các loại bìa đựng tài liệu: bìa lá – nhiều lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa phân trang, bìa 3 dây, báo cáo, phân trang giấy, bìa kẹp, bìa treo,…
• Băng keo, băng keo giấy, băng keo 2 mặt, hồ dán,…
• Ghi chép: sổ lò xo, sổ tay, sổ caro, bao thư, túi hồ sơ các loại, đĩa CD, DVD, USB, phiếu thu, phiếu chi, giấy giới thiệu, biểu mẫu các loại, thẻ nhân viên, sổ name card, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn nhập, xuất kho,…
• Lưỡi dao rọc giấy và dao rọc giấy
• Bàn cắt giấy
• Bút viết các loại: bút bi, bút cao cấp để ký tên, bút gel, bút tẩy, bút máy, bút chì, bút lông, bút dạ quang,…
• Kéo cắt giấy: kéo cắt giấy to, kéo cắt giấy nhỏ
• Bấm kim, dập kim: bấm kim 20 tờ giấy, bấm kim đại, bấm kim được 80 tờ, bấm kim nhỏ, bấm kim 210 tờ, ngoài ra còn có bấm kim 500 tờ
• Bấm lỗ: lỗ nhỏ, bấm to và bấm lỗ cỡ đại
• Các loại kẹp giấy: kẹp tròn, kẹp chữ a, kẹp bướm,…
• Hộp dùng để cắm bút: 1 ngăn, 3 ngăn và nhiều ngăn
• Con dấu và dụng cụ làm con dấu: khắc dấu, con dấu, mực dấu
• Các vật phẩm quảng cáo: bút viết có in ấn lên đồng phục, lên trên áo, in quảng cáo lên thân bút, in ấn lên ly tách, gốm sứ, và in ấn lên các sản phẩm khác
• Đồng phục cho nhân viên bao gồm cả đồng phục in logo công ty
• Bảo hộ lao động: găng tay, vớ, nón bảo hộ
• Hóa phẩm – tạp phẩm: hóa phẩm tẩy rửa, thiết bị đóng gói, lưu trữ, khăn giấy và các vật phẩm khác
• Thiết bị văn phòng như tủ kệ hồ sơ, bàn ghế, máy vi tính, và nhiều hơn nữa.

Xem ngay: Trang Thiết Bị Văn Phòng Gồm Những Gì?

3. Các loại văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm – những vật dụng tưởng chừng như vô tri vô giác, nhưng lại góp phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi doanh nghiệp.

Văn phòng phẩm các loại được phân loại theo 2 cách sau:

3.1 Theo vật liệu

Phân loại vật phẩm văn phòng theo chất liệu có thể được nhóm thành 4 loại chính, bao gồm: vật phẩm từ giấy, vật phẩm từ gỗ, vật phẩm từ nhựa và vật phẩm từ kim loại.

• Vật dụng từ giấy: giấy in, giấy viết, sổ giấy.
• Giấy photocopy.
• Giấy in laser.
• Giấy in phun.
• Giấy can.
• Giấy viết.
• Sổ và vở văn phòng.
• Giấy ghi chú (Post-it note).
• Cặp tài liệu văn phòng bằng giấy.
• Phân trang hoặc chia tệp bằng giấy.
• Vật dụng từ nhựa: bìa nhựa, kẹp tài liệu, thước kẻ.
• Vật dụng từ gỗ: tủ, kệ để tài liệu, bảng viết, bàn ghế văn phòng làm việc và học tập.
• Vật dụng từ kim loại: ghim, bấm kim, đinh ghim, dập ghim, máy đục lỗ.
• Thiết bị điện tử: máy tính cầm tay, máy in, máy photocopy, máy chấm công.

3.2 Theo công dụng

Các vật phẩm văn phòng được phân loại dựa trên công dụng bao gồm những mục như:

• Các dụng cụ cơ bản và nhãn.
• Cặp đục lỗ và các thiết bị tương tự.
• Hộp tài liệu kinh doanh.
• Sản phẩm in ấn.
• Vật dụng trên bàn làm việc.
• Hệ thống lưu trữ tài liệu.
• Giấy, tiêu đề thư, phong bì và biểu mẫu văn phòng.
• Bút: Bút bi, bút chì, bút bi kim, bút dạ kim, bút dạ, bút đánh dấu, bút tẩy…
• Máy in, máy fax và các thiết bị đi kèm.
• Vật dụng học sinh.

4. Danh mục văn phòng phẩm cần thiết

Văn phòng phẩm là những vật dụng nhỏ bé, nhưng lại có vai trò quan trọng trong công việc văn phòng. Để công việc văn phòng diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị đầy danh sách văn phòng phẩm cần thiết sau:

4.1 Giấy các loại

Giấy văn phòng là một trong những vật phẩm cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Nó bao gồm giấy viết, giấy in, giấy ghi chú và có nhiều ứng dụng khác trong môi trường văn phòng như lưu trữ thông tin, tài liệu nội quy, photocopy, soạn thảo hợp đồng, in ấn và nhiều hơn nữa.

Trong số đó, giấy kích thước A4 là loại giấy văn phòng phổ biến nhất. Các loại giấy lớn hơn và giấy màu thường ít được sử dụng hơn. Ghi chú cũng là một loại giấy được sử dụng phổ biến để ghi chú nhắc nhở. Giấy in nhiệt và giấy than cũng được sử dụng nhưng không phổ biến bằng. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, có thể xác định danh sách các loại giấy văn phòng cần mua.

4.2 File / Folder hồ sơ

File và folder hồ sơ, cùng với bìa kẹp hồ sơ, là những sản phẩm vô cùng quan trọng cho các văn phòng và doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò lưu trữ các hợp đồng, tài liệu, và kế hoạch xây dựng dưới dạng văn bản. Điều này giúp đảm bảo sự ngăn nắp, sạch sẽ và tránh mất mát các tài liệu quan trọng. Ngoài ra, file và folder hồ sơ còn hỗ trợ quản lý, sắp xếp, và phân loại thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Bìa kẹp tài liệu cũng đóng góp vào việc làm cho các hoạt động của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi trình bày các kế hoạch hoặc ký kết hợp đồng với đối tác.

4.3 Bảng viết trong phòng họp

Mỗi phòng họp trong văn phòng đều cần được trang bị bảng viết và nam châm. Đây là những vật phẩm văn phòng cần thiết và không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bảng viết trong phòng họp thường được làm từ bảng sắt từ trắng, cho phép viết và sử dụng nam châm. Bảng này được sử dụng để truyền tải thông tin, thông báo, tổ chức các khóa đào tạo và hội họp.

Ngoài bảng sắt từ trắng, còn có một số loại bảng khác như bảng đen và bảng ghim nỉ. Tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, có thể lựa chọn loại vật phẩm văn phòng phù hợp nhất.

4.4 Máy móc và thiết bị văn phòng

Tất nhiên, trong văn phòng, các máy móc và thiết bị đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu. Mục tiêu chính của chúng là đảm bảo hoạt động công việc diễn ra một cách ổn định và thuận tiện. Các loại máy móc không thể thiếu bao gồm máy quét, máy photocopy, máy in, máy tính, máy đếm tiền, và điện thoại bàn. Những thiết bị này đóng góp vào việc làm cho các công việc văn phòng trở nên thuận tiện và nhanh chóng nhất có thể.

4.5 Các dụng cụ vệ sinh văn phòng

Một trong những vật dụng văn phòng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp là các dụng cụ vệ sinh văn phòng. Vì mỗi văn phòng đều cần được duy trì sạch sẽ và tuân thủ vệ sinh để tạo ra một không gian làm việc thoải mái nhất. Đó là lý do tại sao các dụng cụ như nước lau sàn, chổi, và giẻ lau là vô cùng cần thiết.

4.6 Dụng cụ đóng dấu

Một loại văn phòng phẩm khác vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp là dụng cụ đóng dấu. Sản phẩm này có vai trò đáng kể trong việc đánh dấu dễ dàng trên các kế hoạch, hợp đồng, giấy tờ và các tài liệu của tổ chức.

Ngoài những đồ dùng mà Maison Office đã liệt kê, còn rất nhiều văn phòng phẩm khác có thể được sử dụng trong môi trường văn phòng. Tuy nhiên, danh sách trên là những vật dụng không thể thiếu khi sử dụng trong môi trường doanh nghiệp.

5. Kinh nghiệm chọn mua văn phòng phẩm

Hiện nay, có rất nhiều địa điểm bán sản phẩm và vật dụng văn phòng với mức giá cạnh tranh. Đặc biệt, giá cả luôn là yếu tố hàng đầu mà khách hàng quan tâm đến khi mua “văn phòng phẩm”. Tuy nhiên, còn một số yếu tố quan trọng khác cần xem xét, bao gồm chất lượng của sản phẩm, uy tín của thương hiệu, vị trí của nhà cung cấp liên quan đến vị trí của khách hàng.

Để lựa chọn một địa chỉ cung cấp vật dụng văn phòng phù hợp, hãy xem xét các yếu tố sau:

5.1 Giá cả

Giá thành là một chỉ số phản ánh một phần chất lượng của văn phòng phẩm. Không phải sản phẩm nào cũng có chất lượng tốt chỉ vì giá thành rẻ. Vì vậy, khi mua văn phòng phẩm, bạn cần quan tâm và xem xét kỹ về giá cả.

Để biết liệu một sản phẩm có giá cao hay thấp, bạn có thể truy cập vào một số trang web về văn phòng phẩm để so sánh. Ngoài ra, nhiều nơi bán với giá trung bình nhưng lại cung cấp nhiều ưu đãi và khuyến mãi. Đối với việc mua số lượng lớn văn phòng phẩm, hãy cân nhắc kỹ lưỡng.

5.2 Sản phẩm

Khi lựa chọn mua văn phòng phẩm, việc quan tâm đến chất lượng của sản phẩm vẫn là điều quan trọng đối với người mua. Ngay cả khi đó chỉ là một cây bút có giá trị không cao, bạn nên vẫn lưu ý về nguồn gốc của nó. Điều này bởi vì sản phẩm với nguồn gốc rõ ràng sẽ thể hiện độ tâm huyết của một công ty kinh doanh.

5.3 Địa chỉ mua hàng

Địa chỉ của cửa hàng văn phòng phẩm cũng là một yếu tố mà nhiều khách hàng quan tâm. Sau khi xem xét về giá cả và chất lượng sản phẩm, bạn nên lưu ý đến địa chỉ của cửa hàng văn phòng phẩm. Nếu địa điểm đó gần bạn, đó sẽ là một điều kiện thuận lợi. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một phần chi phí di chuyển và vận chuyển.

5.4 Thương hiệu

Một số người chỉ quan tâm đến thương hiệu của cửa hàng văn phòng phẩm mà bỏ qua giá cả và chất lượng sản phẩm. Điều này không sai khi bạn đã có niềm tin và sự tin tưởng mạnh mẽ vào một thương hiệu cụ thể.

Tuy nhiên, nếu bạn lần đầu tiên mua hàng, bạn nên nghiên cứu kỹ về công ty cung cấp văn phòng phẩm đó. Bạn nên xem xét xem công ty có liên quan đến hành vi buôn bán gian dối hay không và có ít hay nhiều thông tin về công ty đó trên mạng.

Thông qua bài viết trên, bạn đã nắm rõ được văn phòng phẩm là gì và các loại đồ vật cần thiết cho các doanh nghiệp. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp, hãy lựa chọn những sản phẩm phù hợp nhất. Khi cần chọn lựa, đừng quên áp dụng những kinh nghiệm đã được giới thiệu để tìm kiếm sản phẩm chất lượng và phù hợp nhất.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.