8 Kỹ Năng Quan Trọng Của Người Phỏng Vấn Tuyển Dụng

kỹ năng của người phỏng vấn tuyển dụng

Trong tuyển dụng, những cuộc phỏng vấn đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nó có thể giúp nhà tuyển dụng vạch ra những điểm mạnh, điểm yếu, nhìn thấy được thái độ, cách ứng xử, phẩm chất và kỹ năng của người ứng viên một cách rõ ràng.

Tuy nhiên, không vận dụng tốt những kỹ năng cần thiết, người phỏng vấn dễ sa đà vào sự bắt lỗi tiểu tiết, khó tránh khỏi sự quy chụp và dễ dàng đưa ra những quyết định sai lầm. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có những bước đi đúng đắn để tổ chức một buổi tuyển dụng nhân sự hiệu quả.

> Tham khảo 30 Website đăng tin tuyển dụng miễn phí

1. Liệt kê những yêu cầu cần thiết về vị trí tuyển dụng trong bản mô tả công việc

Nếu muốn tuyển được đúng người cho đúng vị trí công việc, bạn phải xây dựng bản mô tả tuyển dụng (JD) thật chuẩn xác. Những mô tả kiểu như “có kỹ năng sử dụng phần mềm tin học văn phòng”, hay “giao tiếp tốt” không nên xuất hiện trong JD.

đừng quên ghi chú trong suốt quá trình phỏng vấn

Bạn nên tập trung vào những mô tả cụ thể, làm sao để người nhân viên nắm được rằng: Nếu có được những phẩm chất đó, họ sẽ thực hiện tốt những công việc đã được giao phó.

Ví dụ: Để trở thành nhân viên xây dựng Content tốt, bạn cần phải có những phẩm chất như:

  • Có kỹ năng lập dàn ý và xây dựng nội dung Content một cách cụ thể.
  • Đóng góp và phát triển chiến lược xây dựng nội dung bài viết một cách tổng thể.
  • Sử dụng thành thục các phần mềm chỉnh sửa ảnh như Photoshop, Illustrator ở những tính năng cơ bản (như chèn text, chỉnh sửa ảnh, dựng bố cục ảnh,…).

> 11 Bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

2. Sử dụng JD để đặt câu hỏi cho ứng viên

Vì tuyển dụng nhân lực cần người phỏng vấn tìm kiếm người phù hợp với vị trí công việc, không phải là người giỏi nhất, tất cả các ứng viên đều phải có những kỹ năng và phẩm chất đáp ứng được yêu cầu của công việc.

Ví dụ, trong trường hợp người bạn cần tuyển là nhân viên hành chính văn phòng, anh ấy / cô ấy phải có đáp ứng những kỹ năng như soạn thảo văn bản, sắp xếp và tổ chức tài liệu khoa học chứ không phải là kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình.

Do vậy, mọi câu hỏi bạn đặt ra trong buổi Interview đều phải bám sát vào nội dung đã được liệt kê trong bản mô tả công việc, không phải nằm trong cách mà ứng viên dẫn dắt bạn khi phỏng vấn.

3. Viết câu hỏi dành cho ứng viên ra giấy

Bạn nghĩ rằng bạn có thể nhớ hết mọi câu hỏi mình dự tính đặt ra cho ứng viên trong buổi phỏng vấn? Nếu bạn nghĩ câu trả lời là có, bạn đang mắc phải cái bẫy mà rất nhiều nhà tuyển dụng – HR khác đang gặp phải: Đẩy cuộc phỏng vấn đi quá xa so với dự tính ban đầu.

viết câu hỏi dành cho ứng viên ra giấy

Hãy nhớ lại quy tắc số 2, rằng bạn phải sử dụng JD để đặt câu hỏi cho ứng viên. Khi bị cuốn vào những câu trả lời của ứng viên, bạn rất dễ bị chệch nhịp và đặt ra những câu hỏi không còn sát với những gì bạn muốn khai thác.

Cách tốt nhất để ngăn chặn điều này xảy ra, đó chính là viết sẵn các câu hỏi ra giấy, và đảm bảo mọi sự ngẫu hứng có thể quay về đúng dự tính ban đầu mà bạn đã đề ra.

4. Đừng quên ghi chú trong suốt quá trình phỏng vấn

Đây là lưu ý đặc biệt quan trọng, nhất là khi bạn phỏng vấn số lượng lớn ứng viên. Bạn có thể ghi nhớ được điểm mạnh điểm yếu của ứng viên A, ứng viên B khi chỉ phỏng vấn có 1 – 2 người trong ngày. Nhưng nếu con số là hàng chục người, điều đó không còn đơn giản.

liệt kê những yêu cầu về vị trí trong bản mô tả công việc

Lời khuyên ở đây là bạn cần phải note lại tất cả những điểm nổi bật của ứng viên trong thời gian Interview, hoặc chí ít là sau khi kết thúc thời gian nói chuyện họ.

Việc này sẽ giúp quá trình xét duyệt ứng viên về sau trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

5. Đặt những câu hỏi cụ thể về số liệu ứng viên cung cấp trong buổi phỏng vấn

Một trong những vấn đề thường gặp trong buổi phỏng vấn, đó chính là việc ứng viên hay phóng đại (hoặc nói quá) về những kỹ năng hay thành tựu mà họ đã đạt được. Để tránh bị mắc vào “bẫy” của họ, bạn nên đặt những câu hỏi cụ thể về số liệu mà người ứng viên đưa ra trong buổi phỏng vấn.

Ví dụ: Sau khi hỏi ứng viên xem năm ngoái anh ta được bán được bao nhiêu doanh thu sản phẩm, người phỏng vấn nên hỏi cụ thể hơn về vấn đề (như bán được cho bao nhiêu người, thời gian bán được hàng nhiều nhất là khi nào,..).

Rồi lại đề cập tới vấn đề này một lần nữa. Ứng viên sau khi tưởng đã thoát khỏi câu hỏi này sẽ rất dễ quên đi mình đã đề cập tới con số nào trước đó.

6. Đề cập rõ ràng về vấn đề lương thưởng với ứng viên

Vấn đề lương thưởng luôn là vấn đề nhạy cảm trong mỗi buổi phỏng vấn. Nếu bạn đặt mức lương không rõ ràng, hệ lụy sau đó có thể khá là phức tạp. Khi xác định rõ ràng với ứng viên, kể cả khi ứng viên không đồng ý với đề xuất của bạn và quyết định không tiếp tục tiến tới, bạn thực ra cũng sẽ chẳng mất gì.

đề cập rõ ràng về vấn đề lương thưởng

Nhưng một khi nhùng nhằng về vấn đề lương thưởng, cả bạn và người nhân viên mới đều khó xử.

Con người thì hiếm ai muốn phải làm việc với mức lương thấp hơn mức mà họ đã kỳ vọng. Mà ở lại thì ai dám chắc họ sẽ không cống hiến hết sức mình vì doanh nghiệp mới?

7. Hỏi chi tiết về công việc ứng viên thực hiện trong 2 năm gần đây

Khi phỏng vấn, chắc chắn bạn sẽ gặp những ứng viên không gắn bó quá lâu dài với những doanh nghiệp trước đây họ từ làm. Chắc hẳn phải có lý do nào đó.

hỏi về công việc trong 2 năm gần nhất của ứng viên

Có thể là vì người quản lý của họ quá khắt khe? Cũng có thể họ không tài nào bắt nhịp với môi trường công sở? Cũng có thể họ gặp vấn đề về thái độ làm việc? Những câu hỏi cụ thể này có thể khiến bạn bắt ra một số “bệnh” về người nhân lực.

Ví dụ như: Nếu người nhân viên ấy bỏ công việc cũ vì phải làm việc vào sáng thứ 7 trong khi công ty bạn làm việc vào cả ngày thứ 7, bạn đã đoán ra được cần phải làm gì với người nhân viên này.

8. Hãy là người lắng nghe

Nếu người ứng viên tỏ ra quá áp lực, họ chắc chắn không thể bộc bạch hết tất cả những ngón nghề sở trường của họ. Thay vì tiếp tục tạo áp lực bằng việc đặt câu hỏi dồn dập, hãy để họ bình tĩnh và lắng nghe thật kỹ những gì họ nói.

Tất nhiên đây là cuộc phỏng vấn, có nói có nghe, nhưng ngôi sao sáng nhất trong buổi trò chuyện phải là ứng viên, chứ không phải là bạn. Công việc bạn nên làm là hỏi ngắn gọn, hỏi đúng câu, và ghi chép cẩn thận những điểm cần lưu ý ở mỗi ứng viên.

Trong một cuộc phỏng vấn hoàn hảo, người phỏng vấn cần phải khai thác đầy đủ những thông tin về điểm mạnh, điểm yếu, kỹ năng và kinh nghiệm của người ứng viên. Từ đó, họ cân nhắc và lựa chọn người phù hợp nhất vào vị trí còn trống trong doanh nghiệp.

Với những thông tin vừa rồi, hy vọng bạn đã rút ra cho mình những kinh nghiệm để xây dựng một buổi phỏng vấn lý tưởng cho doanh nghiệp bạn trong tương lai. Tìm hiểu thêm các kiến thức, kinh nghiệm làm việc & hành chính nhân sự