Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Mục tiêu và quy trình
Theo dõi Maison Office trên
Hoạch định nguồn nhân lực được xem là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu dài hạn. Bằng cách khai thác tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân sự, doanh nghiệp không chỉ duy trì được hiệu quả hoạt động mà còn thích ứng nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường. Đây chắc chắn là một phần không thể thiếu của chiến lược kinh doanh tổng thể trong doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm các khái niệm trong lĩnh vực nhân sự:
- HR là gì
- Phòng nhân sự
- Phòng hành chính nhân sự
- Quản trị nhân sự
- Quản lý nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực
- Định biên nhân sự
Nội dung chính
Hoạch định nguồn nhân lực là gì?
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai của một doanh nghiệp, từ đó phát triển các kế hoạch nhằm đảm bảo tổ chức luôn có đủ số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực con người trong tổ chức, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực. Điều này cũng đồng nghĩa doanh nghiệp luôn có đủ nhân sự với những kỹ năng phù hợp để đạt được các mục tiêu chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Hoạch định nhân lực không phải là một chiến lược độc lập mà có mối quan hệ gắn kết chặt chẽ với các hoạt động quản lý khác trong doanh nghiệp, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất, chính sách lương thưởng,…
Tại sao cần thực hiện hoạch định nhân lực?
Hoạch định nhân sự là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý của mỗi doanh nghiệp, dù là quy mô lớn hay nhỏ. Nó mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích quan trọng như sau:
- Đảm bảo đủ nguồn nhân lực đáp ứng phù hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
- Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực.
- Ứng phó nhanh chóng trước những biến động, tránh tình trạng thiếu hụt nhân sự quan trọng.
- Tạo ra lực lượng lao động linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi của thị trường.
- Đưa ra dự báo chính xác về nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai.
- Cung cấp thông tin cho các quyết định chiến lược về tuyển dụng, sa thải và phân bổ nguồn lực.
- Giảm thiểu chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự thông qua kế hoạch dài hạn.
Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh và thích ứng trong một môi trường kinh doanh không ngừng biến đổi. Vai trò của hoạch định nhân lực được thể hiện qua nhiều khía cạnh sau đây:
Đánh giá và dự báo nhu cầu nhân lực
Hoạch định nhân sự giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác nhu cầu nhân lực hiện tại, đồng thời dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo luôn có sẵn nguồn nhân lực phù hợp để duy trì hoạt động ổn định và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Quản lý và đánh giá hiệu suất
Đây là một phần không thể thiếu trong hoạch định nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên so với các mục tiêu đề ra. Quá trình này không chỉ cung cấp dữ liệu cho quá trình đánh giá, khen thưởng nhân viên mà còn giúp xác định các nhu cầu đào tạo và phát triển. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược nhân sự kịp thời để cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển
Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động thu hút và tuyển dụng nhân tài, đồng thời xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển để nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp xây dựng được một đội ngũ nhân sự chất lượng, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu công việc và mục tiêu kinh doanh.
Ứng phó với biến động của môi trường kinh doanh
Khi thị trường thay đổi, nhu cầu về kỹ năng và nguồn lực cũng sẽ có nhiều biến động. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch nhân sự kịp thời và hiệu quả để thích nghi trước những xu hướng mới của thị trường.
Thông qua việc dự báo và chuẩn bị trước, doanh nghiệp có thể ứng phó với những thách thức và nắm bắt những cơ hội mới. Từ đó bảo duy trì sự linh hoạt trong cách thức sử dụng nguồn lực, đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng bền vững.
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là một chuỗi các hoạt động chiến lược giúp doanh nghiệp xác định và đáp ứng nhu cầu nhân sự để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Quy trình này thường bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Đánh giá và dự báo nguồn nhân lực
Bước đầu quan trọng cần thực hiện trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực là đánh giá và dự báo nhu cầu nhân sự của tổ chức. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần tập trung vào việc phân tích các yêu cầu về nhân sự thông qua các câu hỏi như:
- Những vị trí nào có nguy cơ thiếu hụt nhân sự trong tương lai?
- Nhân sự đảm nhận vị trí đó cần đáp ứng những yêu cầu gì về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm,…?
- Số lượng nhân sự cần tuyển dụng thêm là bao nhiêu?
- Khi nào cần sử dụng nguồn nhân lực?
- …
Ngoài ra, các nhà quản trị cũng cần nghiên cứu thị trường lao động để dự đoán các xu hướng mới cũng như những thay đổi của môi trường bên ngoài (kinh tế, công nghệ, văn hóa,…) có ảnh hưởng đến nguồn cung nhân lực.
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực nhân sự
Hoạt động tiếp theo trong trình tự các bước hoạch định nguồn nhân lực là phân tích thực trạng nhân lực hiện có của tổ chức. Giai đoạn này đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá chi tiết các yếu tố bao gồm:
- Số lượng và cấu trúc nhân sự
- Kỹ năng và năng lực của đội ngũ nhân viên
- Hiệu suất làm việc
- Tỷ lệ biến động nhân sự
Thông qua việc phân tích, nhà quản trị sẽ có được cái nhìn tổng quan về cơ cấu và hoạt động của đội ngũ nhân sự hiện tại. Ngoài ra, hoạt động này còn cung cấp dữ liệu quan trọng để xác định điểm mạnh, điểm yếu của nguồn lực nhân sự, giúp nhà quản trị dự phòng hiệu quả cho các kế hoạch tiếp theo.
Bước 3: Ra quyết định phân bổ nhân sự
Dựa trên phân tích thực trạng và dự báo nhu cầu, nhà quản trị có thể quyết định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết cho từng bộ phận, phòng ban. Đây chính là cơ sở quan trọng cho các quyết định chiến lược tiếp theo của tổ chức. Đó có thể là:
- Chiến lược tuyển dụng.
- Chiến lược tái có cấu nội bộ doanh nghiệp.
- Chiến lược cắt giảm nhân sự.
- Chiến lược thuyên chuyển công tác nhân sự.
Việc ra quyết định phân bổ nhân sự hiệu quả giúp đảm bảo nguồn lực lao động được sử dụng một cách tối ưu và đáp ứng các mục tiêu phát triển của tổ chức.
Bước 4: Định hình chiến lược hoạch định nhân sự
Giai đoạn này tập trung vào việc phát triển và lập kế hoạch và chiến lược dài hạn để quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Để chiến lược hoạch định nhân lực diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu cụ thể như: cải thiện hiệu suất làm việc, tối ưu hóa chi phí nhân sự, giảm tỷ lệ nghỉ việc,… Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chi tiết về tuyển dụng, đào tạo, phát triển và quản lý hiệu suất của nhân viên.
Khi đã có mục tiêu và kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp cần xác định các mốc thời gian để thực hiện và hoàn thành các kế hoạch trên. Các kế hoạch nên được triển khai thực hiện đồng bộ và nhất quán để đảm bảo được hiệu quả mong đợi.
Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh chiến lược
Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo chiến lược nhân sự vẫn hiệu quả và phù hợp với mục tiêu tổ chức. Quá trình này bắt đầu bằng việc so sánh các kết quả đạt được với các mục tiêu đã đề ra nhằm xác định mức độ hoàn thành và hiệu quả của chiến lược.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan. Bởi đây sẽ là cơ sở quan trọng để thực hiện các điều chỉnh kịp thời cho chiến lược nhân sự của tổ chức.
Yếu tố ảnh hưởng đến quy trình hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực được xem là quá trình có ảnh hưởng quyết định đến sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, để tìm ra hướng đi đúng đắn cho chiến lược hoạch định nhân sự, các nhà quản trị cần lưu ý một vài yếu tố quan trọng sau đây:
Yếu tố thuộc môi trường bên ngoài
Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài có ảnh hưởng đến quy trình hoạch định nguồn nhân lực phải kể đến:
- Môi trường kinh tế: Bao gồm các yếu tố như tỷ lệ thất nghiệp, mức lương cạnh tranh, tăng trưởng GDP, mức độ cạnh tranh trong ngành, chính sách thuế và pháp lý,… Đây đều là những yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng tuyển dụng và chi phí nhân sự của doanh nghiệp.
- Môi trường xã hội: Có nhiều yếu tố xã hội có thể ảnh hưởng đến việc tuyển dụng và giữ chân nhân viên, bao gồm: sự thay đổi về xu hướng làm việc, yêu cầu về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, mong đợi của nhân viên đối với các phúc lợi và chính sách công ty, các quy định về lao động, thuế và bảo hiểm xã hội,…
- Môi trường công nghệ: Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh kế hoạch nhân sự để đáp ứng nhu cầu về kỹ năng mới và ứng dụng các công nghệ hiện đại. Điều này bao gồm việc cập nhật chương trình đào tạo, tích hợp công nghệ vào quy trình làm việc hay thay đổi cơ cấu nhân sự cho phù hợp.
Yếu tố bên trong doanh nghiệp
- Văn hóa doanh nghiệp: Bao gồm nhiều yếu tố như môi trường làm việc, phong cách lãnh đạo, giá trị và niềm tin, nội quy hoạt động,…
- Chiến lược kinh doanh: Các chiến lược kinh doanh, mục tiêu và kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp sẽ định hướng nhu cầu về nhân sự cũng như các chiến lược tuyển dụng và đào tạo.
- Cấu trúc tổ chức: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ảnh hưởng đến việc phân bổ và quản lý nguồn lực nhân sự, cũng như các yêu cầu về kỹ năng và chuyên môn của từng vị trí.
- Năng lực hiện tại: Năng lực hiện tại của đội ngũ nhân sự và tiềm năng phát triển trong tương lai sẽ ảnh hưởng phần nào đến việc hoạch định nhân sự trong tổ chức.
- Khả năng tài chính: Ngân sách dành cho nhân sự là yếu tố quyết định mức lương, thưởng, phúc lợi và khoản đầu tư cho đào tạo và phát triển.
Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự đầu tư lâu dài. Tuy nhiên, những lợi ích mà nó mang lại là không thể phủ nhận, giúp doanh nghiệp tăng cường lợi thế cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững. Bằng cách chủ động quản lý và phát triển nguồn nhân lực, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể mà còn sẵn sàng đối mặt với những thách thức và cơ hội trong tương lai.
Tham khảo ngay một vài kỹ năng chính trong công việc:
Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.
