Cách tìm văn phòng cho thuê hiệu quả: Mọi thứ bạn cần biết
Theo dõi Maison Office trên
Lựa chọn văn phòng phù hợp là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả và nâng cao hình ảnh thương hiệu. Với không gian phù hợp, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, quá trình tìm kiếm văn phòng cho thuê có thể phức tạp nếu thiếu kinh nghiệm.
Nội dung chính
1. Xác định nhu cầu thuê văn phòng
1.1 Xác định diện tích thuê văn phòng
Khi thuê văn phòng bạn cần dựa vào số lượng nhân viên bạn có và đặc biệt phải xem xét về cả xu hướng phát triển và quy mô mở rộng trong tương lai. Trên thực tế, diện tích làm việc trung bình mà các doanh nghiệp thường cung cấp cho mỗi nhân viên là khoảng 3m2 – 4m2/người bao gồm cả không gian công cộng, khu vực kỹ thuật, bộ phận hỗ trợ và các tiện ích phục vụ.
Thông thường, sử dụng officetel hoặc căn hộ chung cư làm văn phòng chỉ phù hợp với các công ty nhỏ, startups với số lượng nhân viên hạn chế. Đối với các doanh nghiệp có từ 20 nhân viên trở lên, lựa chọn thuê văn phòng tại các tòa nhà hoặc cao ốc sẽ là giải pháp tối ưu hơn.
>>> Tìm hiểu ngay: Cách Tính Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê Chuẩn Xác 100%
1.2 Xác định ngân sách thuê
Thuê văn phòng không đơn thuần là tìm kiếm một không gian làm việc, mà cần đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng về chi phí.
Bạn cần cân nhắc cả chi phí ban đầu, bao gồm tiền đặt cọc, trang thiết bị, đồ nội thất và chi phí hàng tháng như điện, internet, dịch vụ bảo vệ,… Lập kế hoạch ngân sách chi tiết và đánh giá khả năng tài chính của mình trước khi quyết định loại văn phòng phù hợp sẽ giúp bạn tránh những rắc rối về tài chính trong tương lai.
1.3 Vị trí mong muốn thuê văn phòng
Việc lựa chọn vị trí văn phòng là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và hình ảnh của công ty.
- Ngành nghề kinh doanh: Trong lĩnh vực dịch vụ có thể cần văn phòng ở trung tâm thành phố sầm uất, trong khi công ty sản xuất có thể ưu tiên vị trí ven đô với không gian rộng rãi và chi phí thấp hơn.
- Chiến lược quảng bá hình ảnh: muốn nâng cao nhận diện thương hiệu, văn phòng ở vị trí đắc địa sẽ là lựa chọn phù hợp, tuy nhiên chi phí sẽ cao hơn. Ngược lại, nếu quy mô nhỏ và tập trung vào hoạt động kinh doanh chuyên sâu, văn phòng ở vị trí yên tĩnh và thuận tiện cho nhân viên cũng là một lựa chọn tốt.
- Phong thủy: Một không gian làm việc thoáng mát, có ánh sáng tự nhiên và đường xá thông thoáng được cho là mang lại may mắn và năng suất cao cho công ty.
Tìm hiểu ngay các tòa văn phòng TPHCM & Hà Nội hiện đại:
2. Lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp
2.1 Văn phòng truyền thống
Khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng truyền thống, bạn sẽ thuê một diện tích cố định trong một khoảng thời gian cố định, từ 3 đến 5 năm.
Tuy đòi hỏi cam kết lâu dài, nhưng có thể tự do tùy chỉnh không gian văn phòng theo nhu cầu và phong cách công ty bạn . Với sự tự do này, bạn có thể thiết kế và trang trí văn phòng theo cách mà bạn muốn, tạo ra một không gian làm việc thoải mái và hiệu quả cho nhân viên của mình.
2.2 Văn phòng trọn gói
Thuê văn phòng trọn gói là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn bắt đầu hoạt động ngay mà không cần đầu tư lớn vào trang thiết bị và nội thất. Với đầy đủ tiện ích như internet, phòng họp, khu vực tiếp khách và các dịch vụ quản lý chuyên nghiệp như lễ tân, bảo trì, vệ sinh, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và tập trung vào công việc kinh doanh.
Ngoài ra, văn phòng trọn gói thường tọa lạc tại vị trí trung tâm, thuận lợi cho các cuộc gặp gỡ đối tác và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.
2.3 Văn phòng chia sẻ
Thuê văn phòng chia sẻ là một hình thức cho thuê văn phòng trong đó nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân khác nhau cùng chia sẻ không gian làm việc chung. Mô hình này thường được áp dụng tại các thành phố lớn, nơi giá thuê văn phòng cao và nhu cầu về không gian làm việc linh hoạt ngày càng tăng.
Những lợi ích của văn phòng chia sẻ bao gồm chi phí thấp hơn (chia sẻ tiền thuê, điện nước, internet…), tiện ích sẵn có (phòng họp, máy in, lễ tân…), môi trường làm việc năng động, cơ hội mở rộng mạng lưới quan hệ kinh doanh.
3. Tìm kiếm thông tin các văn phòng cho thuê
3.1 Tìm kiếm thông tin trên Google
Tìm thông tin văn phòng cho thuê bắt đầu từ việc tìm kiếm thông tin trên các nền tảng trực tuyến uy tín. Các trang web thương mại điện tử và bất động sản đáng tin cậy là nguồn tài nguyên quý giá, cung cấp danh mục chi tiết với thông tin thị trường cập nhật và thông tin cụ thể về từng bất động sản.
Bạn có thể dễ dàng lọc theo vị trí, diện tích, tiện ích và ngân sách, giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm và nhanh chóng tìm thấy những văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin về chủ sở hữu/đại lý và đánh giá của người dùng trước khi liên hệ để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy.
3.2 Liên hệ với công ty cho thuê
Hiện nay, dịch vụ hỗ trợ thuê văn phòng đang phát triển mạnh mẽ. Các đơn vị môi giới văn phòng thường có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về thị trường và sở hữu nguồn dữ liệu văn phòng phong phú, với thông tin cập nhật, đầy đủ và chính xác.
Do đó, lựa chọn đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp là giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp và đáp ứng nhu cầu tốt nhất.
4. So sánh và đánh giá các lựa chọn văn phòng đã tìm được
- Chủ đầu tư/Người cho thuê
Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ uy tín của bên cho thuê, thông qua thông tin trực tuyến, tham khảo người quen hoặc đánh giá từ các dự án trước đó. Lựa chọn chủ đầu tư lớn, uy tín sẽ giúp đảm bảo vấn đề pháp lý và chất lượng văn phòng thuê.
- Cơ sở hạ tầng
So sánh và đánh giá cơ sở hạ tầng là cần thiết để xác định tính năng và tiện nghi của không gian làm việc. Cơ sở hạ tầng tốt giúp tiết kiệm chi phí, hỗ trợ phát triển bền vững và giảm thiểu tác động đến môi trường. Việc này cũng giúp doanh nghiệp dự đoán khả năng mở rộng trong tương lai và đảm bảo an toàn cho nhân viên.
- Dịch vụ, tiện ích tòa nhà
Nội dung của hợp đồng thuê văn phòng nên mô tả một cách chi tiết các dịch vụ đi kèm để tránh những hiểu nhầm không đáng có.
Điều này bao gồm việc làm rõ các khoản phí như: chi phí đậu xe hàng tháng cho mỗi cá nhân, cách tính tiền điện, chi phí làm việc ngoài giờ, cũng như các chi phí liên quan đến bảo dưỡng tòa nhà, in ấn, photocopy và sử dụng internet… Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng thuê văn phòng bao gồm tất cả các dịch vụ.
- Chi phí thuê
Việc lựa chọn văn phòng để thuê coi trọng việc xem xét giá thuê, thường được quyết định bởi kích thước của không gian hoặc số chỗ ngồi cung cấp. Mức giá này biến đổi dựa trên các yếu tố như địa điểm, quy mô, thiết kế nội thất và những tiện nghi được cung cấp. Để đảm bảo tìm được ưu đãi tốt nhất phù hợp với tài chính của mình, quan trọng là phải cân nhắc và so sánh các phương án thuê văn phòng khác nhau.
- Phí dịch vụ khác
Các khoản phụ phí bao gồm chi phí cho điện, nước, kết nối internet, dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, quản lý tòa nhà và công tác bảo trì là những khoản mà bạn cần lưu ý. Chúng có thể được tính vào trong giá thuê tổng hoặc được thanh toán độc lập.
Đảm bảo bạn đã hiểu rõ về những khoản chi này trước khi đồng ý với hợp đồng để tránh những chi phí không lường trước.
Để tìm được văn phòng phù hợp và hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu và ngân sách, đồng thời có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường. Việc so sánh các lựa chọn và tìm kiếm tư vấn từ chuyên gia bất động sản là những bước không thể bỏ qua, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác. Cuối cùng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng trước khi ký kết để đảm bảo mọi điều khoản đáp ứng tốt nhất cho lợi ích của bạn. Áp dụng những kinh nghiệm này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sở hữu không gian làm việc lý tưởng, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và thành công trong tương lai.
Tìm hiểu thêm các kinh nghiệm cho thuê văn phòng khác:
- 13 Loại chi phí thuê văn phòng cần biết
- Giá Net, giá Gộp là gì? Các thuật ngữ giá thuê văn phòng
- Phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng tính thế nào?
- Phí dịch vụ (Phí quản lý) thuê văn phòng là gì?
- 25 Tiêu Chí Đánh Giá Tòa Nhà Văn Phòng Cho Thuê
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
