Mẫu biên bản giao nhận theo quy định mới nhất [Tải ngay]

Trong hoạt động kinh doanh, việc bàn giao hàng hóa không chỉ đơn thuần là trao tay sản phẩm mà còn là sự chuyển giao trách nhiệm giữa bên bán và bên mua. Một sai sót nhỏ trong khâu giấy tờ có thể dẫn đến những tranh chấp pháp lý phức tạp về sau. Biên bản giao nhận hàng hóa chính là “tấm khiên” bảo vệ quyền lợi cho các bên, xác nhận việc giao hàng đã hoàn tất đúng số lượng, chất lượng và thời gian theo thỏa thuận.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất (File Word)

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, dưới đây là tổng hợp các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn pháp lý, phù hợp với nhiều loại hình giao dịch khác nhau.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kèm phiếu xuất kho

Mẫu này tích hợp thông tin mã kho, lô hàng, giúp kế toán dễ dàng đối soát giữa kho vận và chứng từ giao hàng thực tế.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu

Dùng cho các mặt hàng kỹ thuật, máy móc hoặc thiết bị cần được vận hành thử và kiểm tra chất lượng chi tiết trước khi ký nhận.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Sử dụng khi luân chuyển hàng hóa giữa các kho, các chi nhánh hoặc bàn giao công cụ dụng cụ giữa các bộ phận trong cùng một công ty.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Thường áp dụng trong trường hợp có đơn vị vận chuyển trung gian hoặc bên bán giao hàng trực tiếp cho khách hàng của bên mua (Drop-shipping).

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh

Mẫu song ngữ (English – Vietnamese) dành cho các giao dịch xuất nhập khẩu hoặc làm việc với đối tác nước ngoài.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Khái niệm biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản ghi lại sự việc bên bán đã bàn giao đầy đủ danh mục hàng hóa cho bên mua tại một thời điểm cụ thể. Đây là chứng từ quan trọng chứng minh việc hoàn thành nghĩa vụ thực hiện hợp đồng mua bán của bên cung cấp.

Đặc điểm và vai trò của biên bản giao nhận hàng hóa

• Xác nhận thời điểm giao nhận: Ghi dấu mốc thời gian chuyển giao quyền sở hữu và rủi ro đối với hàng hóa.
• Căn cứ xử lý tranh chấp: Nếu hàng hóa bị hỏng hóc, thiếu hụt sau khi giao, biên bản là bằng chứng để xác định lỗi thuộc về bên nào.
• Gắn trách nhiệm các bên: Buộc người nhận phải kiểm tra kỹ hàng trước khi ký, giảm thiểu tình trạng khiếu nại thiếu căn cứ về sau.

Khi nào cần lập biên bản giao nhận hàng hóa?

Việc lập biên bản không chỉ là thủ tục hành chính mà là yêu cầu bắt buộc trong các trường hợp sau:

Giao nhận hàng hóa theo hợp đồng mua bán

Khi hai bên đã ký kết hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận là phụ lục không thể thiếu để nghiệm thu việc thực hiện các điều khoản trong hợp đồng.

Giao nhận hàng hóa số lượng lớn hoặc nhiều đợt

Với những đơn hàng lớn, việc chia nhỏ đợt giao giúp kiểm soát sai sót. Mỗi đợt giao đều cần biên bản riêng để đối chiếu tổng số lượng cuối cùng.

Giao nhận hàng hóa có nghiệm thu chất lượng

Đối với thực phẩm, hóa chất hoặc đồ điện tử, việc lập biên bản kèm theo kết quả kiểm định chất lượng tại chỗ là cực kỳ quan trọng.

Giao nhận nội bộ giữa các bộ phận

Giúp bộ phận kho và kế toán quản lý chặt chẽ dòng chảy tài sản, tránh thất thoát trong quá trình luân chuyển giữa các chi nhánh.

Bàn giao vật tư, thiết bị, công trình

Áp dụng trong lĩnh vực xây dựng và sản xuất khi bàn giao máy móc phục vụ thi công hoặc bàn giao từng hạng mục nhỏ của dự án.

Nội dung bắt buộc trong biên bản giao nhận hàng hóa

Một biên bản có giá trị sử dụng phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thông tin sau:

Thông tin các bên giao – nhận

Bao gồm: Tên công ty/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế, họ tên người đại diện/người trực tiếp bàn giao và số điện thoại liên hệ.

Thông tin hàng hóa (tên, số lượng, tình trạng)

Cần ghi chi tiết:

• Tên sản phẩm, chủng loại, mã hàng.
• Đơn vị tính (chiếc, bộ, kg, m3…).
• Số lượng thực tế bàn giao.
• Mô tả tình trạng bên ngoài (mới 100%, có trầy xước nhẹ, đóng gói nguyên đai nguyên kiện…).

Thời gian – địa điểm giao nhận

Ghi cụ thể giờ, ngày, tháng, năm và địa chỉ chính xác nơi diễn ra việc bàn giao.

Xác nhận trách nhiệm và chữ ký

Đại diện hai bên ký và ghi rõ họ tên. Nếu là tổ chức, cần có dấu mộc để đảm bảo tính pháp lý cao nhất.

Biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị pháp lý không?

Trường hợp biên bản có giá trị pháp lý

Biên bản có giá trị pháp lý khi được lập dựa trên sự tự nguyện của các bên, thông tin trung thực và có chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền (người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền).

Khi nào biên bản chỉ mang tính xác nhận

Nếu biên bản chỉ có chữ ký của nhân viên giao nhận/bảo vệ mà không có sự xác nhận của bộ phận chuyên môn hoặc không có dấu mộc công ty (trong trường hợp hợp đồng quy định phải có dấu), biên bản này có thể bị bác bỏ nếu có tranh chấp lớn xảy ra.

Có bắt buộc đóng dấu công ty không?

Pháp luật không bắt buộc mọi biên bản giao nhận phải đóng dấu. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn tuyệt đối và làm căn cứ thanh toán cho kế toán, việc đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai là cực kỳ cần thiết.

Phân biệt biên bản giao nhận hàng hóa với các chứng từ liên quan

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Không ghi chung chung tình trạng hàng hóa

Tránh dùng từ “Hàng bình thường”. Hãy ghi rõ “Hàng nguyên đai nguyên kiện” hoặc “Đúng thông số kỹ thuật theo hợp đồng số…”.

Không ký biên bản sau thời điểm giao nhận

Việc ký lùi ngày hoặc ký sau khi hàng đã nhập kho lâu ngày sẽ khiến bạn mất quyền khiếu nại nếu phát hiện hư hỏng bên trong.

Không để thiếu chữ ký người có thẩm quyền

Hãy đảm bảo người ký có tên trong danh sách nhân sự được quyền nhận hàng hoặc có giấy ủy quyền kèm theo.

Nên lập mấy bản? Lưu trữ thế nào?

Thông thường, biên bản được lập thành ít nhất 02 bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ một bản. Nên lưu trữ bản gốc trong ít nhất 5 năm để phục vụ quyết toán thuế và kiểm tra sau này.

Câu hỏi thường gặp về biên bản giao nhận hàng hóa (FAQ)

1. Biên bản giao nhận hàng hóa có bắt buộc phải lập không?

Pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, tuy nhiên trên thực tế, biên bản giao nhận hàng hóa là chứng từ quan trọng cần có để chứng minh việc giao dịch đã phát sinh. Văn bản này đặc biệt cần thiết trong quản trị rủi ro, kế toán và xử lý tranh chấp giữa các bên.

2. Biên bản giao nhận hàng hóa có hiệu lực nếu một bên không ký không?

Không. Biên bản thiếu chữ ký của bên giao hoặc bên nhận không đủ giá trị chứng minh việc giao nhận đã hoàn tất. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, biên bản không đầy đủ chữ ký thường không được xem là căn cứ xác nhận nghĩa vụ đã thực hiện.

3. Có được lập biên bản giao nhận hàng hóa dưới dạng điện tử không?

Có. Biên bản giao nhận điện tử có chữ ký số hợp lệ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử vẫn có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, miễn là đảm bảo tính toàn vẹn nội dung và khả năng xác thực các bên ký kết.

4. Biên bản giao nhận hàng hóa có thể thay thế hợp đồng mua bán không?

Không. Biên bản giao nhận hàng hóa chỉ ghi nhận việc thực hiện giao – nhận, không thay thế hợp đồng mua bán. Các nội dung như giá trị giao dịch, điều kiện thanh toán, trách nhiệm bảo hành hay xử lý vi phạm vẫn phải căn cứ theo hợp đồng đã ký kết.

Việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa hoạt động vận hành mà còn loại bỏ những rủi ro tài chính không đáng có. Hy vọng với các mẫu biên bản và hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã có đủ cơ sở để thực hiện việc bàn giao hàng hóa một cách chuẩn xác nhất.

Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.