Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo quy định mới [Tải ngay]

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc xảy ra sai sót khi xuất hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Khi đó, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đóng vai trò là văn bản pháp lý quan trọng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, làm căn cứ để phát hành hóa đơn điều chỉnh đúng quy định.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

MẪU BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, được lập khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót (sai địa chỉ, tên hàng, số tiền, thuế suất, v.v.). Biên bản này xác nhận các thông tin sai và nội dung điều chỉnh đúng, là cơ sở pháp lý để lập hóa đơn điều chỉnh.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn khác với hóa đơn điều chỉnh. Biên bản là văn bản thỏa thuận nội bộ giữa hai bên và không được gửi đến cơ quan thuế. Hóa đơn điều chỉnh là chứng từ điện tử chính thức, phát sinh sau khi hai bên đã thống nhất nội dung sai sót.

Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất (Word, PDF)

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thay đổi theo từng giai đoạn pháp lý. Doanh nghiệp cần chọn đúng mẫu tương ứng với thời điểm hóa đơn gốc được lập để đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC 

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là căn cứ mới cần ưu tiên khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót. Vì vậy, khi lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 254, doanh nghiệp nên thể hiện căn cứ theo Nghị định 254 và Thông tư 91 để hồ sơ phù hợp với quy định đang áp dụng.

⬇ Tải file Word

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC

Mẫu biên bản trong giai đoạn Nghị định 70/2025/NĐ-CP có cấu trúc tương tự mẫu hiện hành, nhưng căn cứ pháp lý ghi trong văn bản cần trích dẫn đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

⬇ Tải file Word

Lưu ý khi sử dụng mẫu (tránh sai sót hình thức)

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cần thống nhất với hóa đơn gốc và hồ sơ giao dịch. Một sai lệch nhỏ về số hóa đơn, ngày lập hoặc nội dung sai có thể khiến kế toán khó đối chiếu khi lập hóa đơn điện tử mới. Doanh nghiệp nên kiểm tra các điểm sau trước khi ký:

• Đối chiếu hóa đơn: Kiểm tra mẫu số, ký hiệu, số và ngày lập.
• Xác định lý do điều chỉnh: Ghi đúng chỉ tiêu bị sai trên hóa đơn.
• Ghi cách xử lý: Nêu rõ hai bên thống nhất điều chỉnh hay thay thế.
• Kiểm tra chủ thể: Đối chiếu tên, mã số thuế và người đại diện.
• Lưu hồ sơ: Lưu biên bản cùng hóa đơn và chứng từ liên quan.

Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Biên bản điều chỉnh được sử dụng khi pháp luật yêu cầu các bên lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Quy định hiện hành tập trung vào nội dung sai trên hóa đơn và đối tượng người mua, thay vì áp dụng một mẫu biên bản cho mọi trường hợp sai sót.

Các trường hợp bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận (biên bản điều chỉnh) trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho các sai sót sau: 

• Sai đơn giá, số lượng: Ghi nhầm số lượng hàng hóa thực tế hoặc áp sai bảng giá.
• Sai thuế suất, tiền thuế GTGT: Nhầm lẫn giữa các mức thuế (5%, 8%, 10%) hoặc tính toán sai số tiền thuế.
• Sai tổng tiền thanh toán: Tổng cộng thanh toán trên hóa đơn không khớp với số tiền thực tế trên hợp đồng/phiếu xuất kho.
• Sai thông tin người mua: Bao gồm sai tên công ty, địa chỉ (nếu các sai sót này đi kèm với sai sót về giá trị).

Trường hợp không cần lập biên bản điều chỉnh

Người bán không bắt buộc lập biên bản trong hai nhóm trường hợp: sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, và người mua là cá nhân không kinh doanh. 

• Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và số tiền: chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
• Người mua là cá nhân không kinh doanh: chỉ cần thông báo, không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận.

Phân biệt nhanh: Điều chỉnh – Thay thế – Hủy hóa đơn

Ba khái niệm này không nên được sử dụng thay thế cho nhau trong hồ sơ kế toán. Điều chỉnh và thay thế là hai phương thức được quy định trực tiếp để xử lý nhiều trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót. 

Cách ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn đúng quy định

Biên bản nên tập trung vào ba thông tin: hóa đơn bị sai, lý do điều chỉnh và cách hai bên thống nhất xử lý. Cách ghi này giúp hồ sơ dễ đối chiếu với hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh sau đó. 

Thông tin bắt buộc

Biên bản điều chỉnh hóa đơn cần có đủ các nhóm thông tin sau:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua.
• Số, ký hiệu, ngày lập của hóa đơn có sai sót.
• Mô tả cụ thể nội dung sai (không ghi chung chung).
• Phương án xử lý: điều chỉnh hoặc thay thế.
• Ngày lập văn bản, chữ ký của người đại diện hai bên.

Cách mô tả nội dung điều chỉnh đúng đủ

Nội dung điều chỉnh cần ghi rõ trường thông tin bị sai, giá trị cũ và giá trị đúng, thay vì chỉ ghi chung “sai thông tin hóa đơn”. Cách viết cụ thể sẽ giúp cơ quan thuế đối chiếu nhanh khi kiểm tra hồ sơ.

Ví dụ cách ghi phù hợp: “Hóa đơn số 0000123, ký hiệu 1C25TAA ngày 10/8/2026 ghi sai đơn giá mặt hàng máy in từ 5.500.000 đồng thành 5.050.000 đồng, chênh lệch tăng 450.000 đồng.” Cách ghi này nêu rõ số hóa đơn, nội dung sai và giá trị chênh lệch trong một câu.

Các lỗi ghi nội dung thường gặp

Một số lỗi thường xuất hiện khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn là ghi thiếu thông tin hóa đơn gốc hoặc mô tả sai sót quá chung. Những lỗi này làm giảm khả năng đối chiếu giữa biên bản, hóa đơn gốc và hóa đơn mới. 

• Ghi thiếu số hóa đơn: Không xác định được hóa đơn cần xử lý.
• Ghi sai ngày hóa đơn: Không khớp với dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Mô tả sai sót chung chung: Không xác định được chỉ tiêu cần sửa.
• Sai mã số thuế: Thông tin trên biên bản không khớp hồ sơ doanh nghiệp.
• Không nêu cách xử lý: Không xác định điều chỉnh hay thay thế.
• Không lưu cùng hồ sơ: Khó xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Quy trình xử lý hóa đơn sai sót gồm 06 bước, áp dụng cho cả trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế. 

Bước 1: Xác định hóa đơn có sai sót 

Trước khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn điện tử và rõ hóa đơn nào có sai sót, thời điểm lập hóa đơn và chỉ tiêu bị ghi nhận không chính xác.

Bước 2: Phân loại sai sót 

Sau khi xác định hóa đơn có lỗi, doanh nghiệp cần phân loại sai sót theo từng trường hợp được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tùy vào nội dung sai sót, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế, được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, hoặc phải xử lý theo quy định riêng đối với từng tình huống.

Bước 3: Lập văn bản thỏa thuận nếu thuộc trường hợp phải lập 

Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. 

Bước 4: Ký hoặc xác nhận văn bản 

Sau khi hoàn thiện nội dung, các bên thực hiện ký hoặc xác nhận văn bản theo phương thức phù hợp với hồ sơ giao dịch. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin của hai bên, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và nội dung sai trước khi hoàn tất văn bản. 

Bước 5: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế 

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo phương án đã xác định. 

Người bán ký số trên hóa đơn mới và thực hiện gửi hóa đơn cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã trong trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Thông tin trên hóa đơn mới cần được kiểm tra trước khi phát hành để tránh phát sinh thêm sai sót. 

Bước 6: Lưu và kê khai hồ sơ 

Sau khi hoàn tất việc điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần tập hợp và lưu đầy đủ hồ sơ liên quan, gồm văn bản thỏa thuận, hóa đơn điện tử có sai sót, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và các chứng từ làm căn cứ xử lý. Hồ sơ được lưu đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu lịch sử xử lý khi phát sinh yêu cầu kiểm tra.

Quy định điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/06/2025)

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đánh dấu bước thay đổi lớn trong cách xử lý hóa đơn sai sót, có hiệu lực từ 01/6/2025 đến khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế vào 01/7/2026. 

Thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bãi bỏ hoàn toàn quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập sai, kể cả khi hóa đơn chưa gửi cho người mua. Doanh nghiệp buộc phải chuyển sang một trong hai phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. 

Giá trị điều chỉnh trên hóa đơn được ghi theo nguyên tắc: điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm. Nguyên tắc này tiếp tục được giữ nguyên trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP hiện hành.

Xử lý hóa đơn đã lập có sai sót từ ngày 01/06/2025

Trong giai đoạn áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn sai được xử lý theo nội dung sai và trường hợp cụ thể. Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung giá trị khác thì người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. 

Đối với các lỗi liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Các lỗi thường gặp khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro về kê khai thuế do sai sót trong quá trình lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh:

• Bỏ qua bước lập văn bản thỏa thuận khi người mua là doanh nghiệp, dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý cho hóa đơn điều chỉnh.
• Đổi hình thức xử lý giữa các lần điều chỉnh cùng một hóa đơn, không nhất quán với lần xử lý đầu tiên.
• Dùng hóa đơn thay thế cho trường hợp chỉ sai ký hiệu mẫu số hoặc số hóa đơn, trong khi quy định chỉ cho phép lập hóa đơn điều chỉnh.
• Không ghi dòng chữ bắt buộc “Điều chỉnh cho hóa đơn…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…” trên hóa đơn mới.
• Lưu trữ thiếu hồ sơ, không giữ lại văn bản thỏa thuận cùng hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.

Nắm được đúng trường hợp cần lập biên bản, đúng mẫu áp dụng theo từng giai đoạn và quy trình bốn bước xử lý sai sót giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu hồ sơ. Việc phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh với hóa đơn thay thế, cùng thói quen lưu trữ đầy đủ chứng từ, là nền tảng để quá trình kê khai thuế diễn ra thuận tiện mỗi kỳ.

Câu hỏi thường gặp về biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử (FAQ)

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký của cả hai bên không?

Có, khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh. Biên bản là văn bản thỏa thuận nên cần chữ ký xác nhận của người đại diện cả hai bên để có giá trị làm căn cứ xử lý hóa đơn. Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán chỉ cần gửi thông báo, không bắt buộc chữ ký hai bên. 

2. Một hóa đơn điện tử được phép điều chỉnh bao nhiêu lần?

Pháp luật hiện hành không giới hạn số lần điều chỉnh một hóa đơn. Tuy nhiên, nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh ở lần đầu, các lần phát hiện sai sót tiếp theo trên cùng hóa đơn đó phải tiếp tục dùng hình thức điều chỉnh, không được chuyển sang lập hóa đơn thay thế. 

3. Doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn điện tử có bị xử phạt không?

Không. Việc lập hóa đơn điều chỉnh đúng quy định, đúng thời hạn không bị xử phạt. Doanh nghiệp chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính khi lập hóa đơn điều chỉnh sai quy trình, chậm xử lý gây ảnh hưởng đến kê khai thuế, hoặc lợi dụng điều chỉnh để trốn thuế.

4. Biên bản điều chỉnh hóa đơn có phải gửi cho cơ quan thuế không?

Không. Biên bản điều chỉnh là văn bản thỏa thuận nội bộ giữa người bán và người mua, không thuộc diện phải gửi cơ quan thuế. Chỉ có hóa đơn điều chỉnh (đối với hóa đơn có mã) và Mẫu số 04/SS-HĐĐT (khi chỉ cần thông báo sai sót) mới cần gửi đến cơ quan thuế theo quy định. 

5. Biên bản điều chỉnh hóa đơn có được ký số/ký điện tử không?

Có. Pháp luật hiện hành không quy định mẫu văn bản thỏa thuận cố định. Do đó, hai bên có thể lập và ký biên bản dưới dạng điện tử, dùng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử, miễn đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung sai sót và được lưu trữ đúng quy định về chứng từ điện tử.

Xem thêm các mẫu biên bản khác:

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn