Quản trị nhân sự là gì? Vai trò, chức năng và tầm quan trọng
Theo dõi Maison Office trên
Quản trị nhân sự là một trong những chức năng quan trọng hàng đầu của công tác quản trị. Bởi con người là nguồn lực quan trọng nhất, cũng chính là yếu tố cốt lõi cho sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong thực tế, công tác quản trị nhân sự cần được thay đổi liên tục để thích ứng với sự biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công lâu dài của tổ chức.
Tìm hiểu thêm các khái niệm trong lĩnh vực nhân sự:
- HR là gì
- Phòng nhân sự
- Phòng hành chính nhân sự
- Quản trị nhân sự
- Quản lý nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực
- Định biên nhân sự
Nội dung chính
Quản trị nhân sự là gì?
Quản trị nhân sự là công tác quản lý mọi khía cạnh liên quan đến nguồn lực con người trong doanh nghiệp, từ việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng đến các vấn đề trong quan hệ lao động. Mục tiêu hướng đến là đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời duy trì sự hài lòng và gắn bó của nhân viên đối với tổ chức.
Con người được xem là tài sản quý giá nhất của mọi tổ chức. Việc tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn các ứng viên tiềm năng, phù hợp với bộ máy hoạt động của doanh nghiệp là nhiệm vụ hàng đầu của các nhà quản trị nhân sự hiện nay.
Nếu ví bộ phận kinh doanh là mũi nhọn đứng đầu, mang lại cho doanh nghiệp mọi nguồn thu và lợi nhuận thì bộ phận nhân sự được xem là hậu phương vững chắc, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.
Tầm quan trọng của quản trị nhân sự
Trong bất kỳ tổ chức nào, con người luôn được xem là bộ phận nòng cốt, đóng vai trò là trung tâm của sự vận hành và phát triển. Đặc biệt, trong giai đoạn hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, bất kỳ doanh nghiệp nào tại Việt Nam cũng nhận thức được con người chính là yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh lâu dài và bền vững của tổ chức.
Các doanh nghiệp hiện nay không chỉ cạnh tranh về thị phần hay khách hàng mà còn cạnh tranh về mặt nhân lực. Trong bối cảnh đó, vai trò của quản trị nhân sự càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Công tác quản trị nhân sự được triển khai tốt có thể giúp doanh nghiệp khai thác và sử dụng nguồn lao động một cách hiệu quả.
Ngoài ra, quản trị nhân sự cũng là chìa khóa mở ra môi trường làm việc tích cực, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của đội ngũ nhân viên. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh và thành công trong dài hạn.
Vai trò của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của công tác quản trị trong doanh nghiệp. Vai trò của quản trị nhân sự được thể hiện qua nhiều khía cạnh như sau:
Đảm bảo nguồn lực nhân lực của tổ chức
Con người là nguồn lực quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp và tổ chức. Chính vì vậy, việc xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, đáp ứng phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh là vô cùng quan trọng.
Vai trò của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp bao gồm việc hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và sử dụng nguồn lực con người một cách hiệu quả. Không chỉ dừng ở việc tìm kiếm các ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, công tác quản trị nhân lực còn phải nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng hiệu quả các mục tiêu kinh doanh.
Tạo nền tảng cho sự phát triển của doanh nghiệp
Quản trị nhân sự không chỉ đơn thuần là công tác quản lý mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vai trò này được thể hiện qua nhiều khía cạnh, bao gồm:
- Tăng năng suất lao động: Công tác quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động thông qua việc triển khai các hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Các hoạt động này đồng thời cũng tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và tư duy đột phá của nhân viên.
- Cắt giảm chi phí: Quản lý nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể các chi phí tuyển dụng, đào tạo cũng như các rủi ro liên quan đến nguồn nhân lực.
- Tăng cường lợi thế cạnh tranh: Các chính sách nhân sự hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ nhân đội ngũ nhân viên. Điều này góp phần tạo ra lợi thế cạnh tranh về nhân lực so với các đối thủ trên thị trường.
Bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động
Quản trị nhân sự cũng đảm nhận vai trò bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động. Theo đó, mọi hoạt động của công tác quản lý đều được thực hiện trên cơ sở tuân thủ quy định của pháp luật.
Đảm bảo rằng người lao động được hưởng đầy đủ các quyền lợi như lương thưởng, bảo hiểm xã hội và các phúc lợi khác theo thỏa thuận trong hợp đồng. Ngoài ra, người lao động cũng được phép yêu cầu một môi trường làm việc an toàn, có nhiều cơ hội để phát triển năng lực.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp định hình môi trường làm việc. Trong đó bao gồm các giá trị và nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp theo đuổi, từ đó tạo nền tảng cho các hành vi và quyết định trong tổ chức. Vai trò của quản trị nhân sự là xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp thông qua các hoạt động:
- Xây dựng quy trình làm việc cũng như các quy định, chính sách liên quan đến nhân sự.
- Thực hiện truyền thông nội bộ để nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp.
- Tổ chức các chương trình, hoạt động tập thể nhằm gắn kết đội ngũ nhân viên.
Chức năng của quản trị nhân sự
Công tác quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự vận hành và phát triển của bất kỳ tổ chức nào. Không chỉ dừng ở việc đảm bảo các quy trình nhân sự hoạt động hiệu quả, bộ phận này còn chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách để tối ưu hóa nguồn lực con người của tổ chức. Dưới đây là các chức năng chính của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp:
Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự là chức năng cốt lõi của những người làm quản trị nhân sự. Đây cũng được xem là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng cao, phù hợp với văn hóa tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực và đặc thù hoạt động mà mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình và chính sách tuyển dụng khác nhau. Song nhìn chung, quy trình tuyển dụng thường được triển khai theo trình tự các bước:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Lập kế hoạch công việc
- Tìm kiếm hồ sơ ứng viên
- Sàng lọc hồ sơ
- Tổ chức phỏng vấn
- Đánh giá và ra quyết định tuyển dụng
- Onboarding – đào tạo hội nhập
Đào tạo và phát triển
Các chương trình đào tạo và phát triển không chỉ được thiết kế dành riêng cho nhân viên mới mà còn được áp dụng cho tất cả đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Theo đó, mỗi nhân viên đều cần được học hỏi, trang bị thêm nhiều kiến thức và kỹ năng mới để nâng cao năng lực bản thân và đóng góp nhiều hơn vào mục tiêu chung của tổ chức. Việc xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo phù hợp với nhân viên sẽ là chức năng của người làm quản trị nhân sự.
Đánh giá hiệu suất làm việc
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên cũng là một trong những chức năng quan trọng của người làm quản trị nhân sự. Quá trình này cho phép nhà quản trị xác định được những điểm mạnh, điểm yếu cũng như mức độ đóng góp của nhân viên trong quá trình làm việc. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng các kế hoạch đào tạo và phát triển, góp phần nâng cao năng lực và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
Để đưa ra đánh giá chuẩn xác, nhà quản trị cần thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá dành riêng cho từng vị trí công việc, đồng thời thực hiện đánh giá định kỳ.
Xây dựng chính sách thưởng phạt
Đây là một phần quan trọng trong công tác quản trị nhân sự, giúp tạo động lực làm việc đồng thời duy trì kỷ luật trong tổ chức. Chức năng này được thực hiện thông qua các hoạt động chính bao gồm:
- Xây dựng chính sách thưởng phạt rõ ràng, minh bạch.
- Đảm bảo chính sách được áp dụng công bằng đối với tất cả nhân viên.
- Xây dựng các hình thức khen thưởng đa dạng, từ tiền thưởng đến các cơ hội thăng tiến, đào tạo phát triển.
- Thiết lập hình phạt hợp lý, phù hợp với từng mức độ vi phạm
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chính sách thưởng phạt nhằm đưa ra điều chỉnh phù hợp.
Quản lý quan hệ lao động
Quản trị nhân sự là công tác quản lý liên quan đến nguồn lực con người của tổ chức. Chính vì vậy, chức năng của quản trị nhân sự cũng bao gồm việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực giữa người lao động và doanh nghiệp.
Cụ thể, người làm công tác quản trị nhân lực phải đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về lao động. Bên cạnh đó, họ cũng là người đứng ra giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về lao động, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của đội ngũ nhân viên.
Quy trình quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp cần được thực hiện theo quy trình rõ ràng, cụ thể nhằm đảm bảo sự đồng nhất về hiệu quả quản lý. Quy trình này bao gồm đầy đủ các bước thực hiện sau đây:
Bước 1: Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự
Hệ thống quản trị nhân sự là tập hợp các thông tin liên quan đến nhân sự trong một tổ chức, được sắp xếp và quản lý một cách có hệ thống. Khi có yêu cầu về việc xuất thông tin để hỗ trợ công tác quản lý, bộ phận quản trị nhân lực cần phải cung cấp thông tin chính xác và kịp thời. Hệ thống thông tin nhân sự có thể bao gồm:
- Hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin cá nhân của từng nhân viên như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, thông tin liên lạc, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,…
- Hợp đồng lao động: Bao gồm các chi tiết về loại hợp đồng, thời gian làm việc, mức lương, các điều khoản và điều kiện khác.
- Thông tin phúc lợi và bảo hiểm: Theo dõi các chế độ phúc lợi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… mà nhân viên được hưởng theo đúng quy định pháp luật.
- Tài liệu tuyển dụng: Bao gồm hồ sơ ứng viên, kết quả phỏng vấn, các tiêu chí tuyển chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí công việc.
- Bảng kết quả hiệu suất công việc: Ghi lại quá trình hoàn thành công việc của từng nhân viên, là cơ sở cho việc lập kế hoạch đào tạo, phát triển và điều chỉnh chính sách nhân sự.
- Bảng theo dõi tiền lương: Ghi nhận đầy đủ thông tin về mức lương, phụ cấp của nhân viên cũng như các điều chỉnh cần thiết cho từng vị trí công việc.
Việc thiết lập hệ thống quản trị nhân sự không chỉ giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự trong tổ chức mà còn hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Bước 2: Thiết lập quy trình tuyển dụng và quản trị nhân sự
Nhân sự là yếu tố cốt lõi góp phần làm nên sự thành công và phát triển bền vững của mọi tổ chức. Do đó, tuyển dụng nhân sự là một trong những khâu cực kỳ quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng chiến lược phù hợp để chọn được những ứng viên tiềm năng cho từng vị trí công việc.
Một vài yếu tố chính cần được xem xét khi thiết lập quy trình tuyển dụng bao gồm:
- Quy trình tuyển dụng và phỏng vấn ứng viên.
- Kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên.
- Kế hoạch điều chuyển nhân sự giữa các bộ phận.
- Chính sách lương thưởng, đãi ngộ và phúc lợi.
- Nội quy, chính sách và văn hóa doanh nghiệp.
Bước 3: Mô tả và phân công công việc cho từng vị trí
Căn cứ vào quy trình làm việc, mỗi nhân sự sẽ được định hướng về nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu công việc một cách cụ thể. Nhiệm vụ của người làm quản trị nhân sự lúc này là phác thảo bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí. Nội dung của bản mô tả công việc cần làm rõ các vấn đề:
- Trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí công việc.
- Mục tiêu công việc và các tiêu chí đánh giá.
- Các yêu cầu cần thiết về mặt kỹ năng và kiến thức chuyên môn.
- Các cơ hội phát triển nghề nghiệp và khả năng thăng tiến.
Dựa vào bản mô tả công việc, nhà quản trị có thể phân công công việc cho từng nhân viên một cách phù hợp. Đảm bảo rằng nhân viên có đủ năng lực và phẩm chất để đảm nhận vị trí công việc được giao.
Bước 4: Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng
Bước này bao gồm việc xác định các tiêu chí cụ thể, có thể đo lường được nhằm đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm: chất lượng công việc, năng suất, sự sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm và đáp ứng deadline. Mỗi tiêu chí cần được cụ thể hóa với các mức độ đánh giá rõ ràng từ “hoàn thành xuất sắc” cho đến “cần cải thiện”.
Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng cùng lộ trình cụ thể để đạt được mục tiêu đó giúp nhân viên cảm thấy có động lực hơn để làm việc hiệu quả. Điều này cũng là cơ sở để nhà quản trị theo dõi, đánh giá chính xác năng lực của từng nhân viên.
Bước 5: Theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc
Với các tiêu chí đánh giá hiệu suất đã được thiết lập, mỗi bộ phận/phòng ban nên tiến hành việc đánh giá định kỳ theo tuần, tháng, quý và năm. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến đào tạo, phát triển hoặc đề xuất khen thưởng, thăng tiến cho nhân viên. Điều này giúp tạo động lực mạnh mẽ cho đội ngũ nhân viên, thúc đẩy tinh thần, sự sáng tạo và hiệu suất làm việc.
Phân biệt quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực thường bị nhầm lẫn là hai khái niệm giống nhau trong quản lý tổ chức. Thế nhưng, hai khái niệm này lại có sự khác biệt nhất định về vai trò, phạm vi hoạt động cũng như mục tiêu, tầm nhìn.
| Đặc điểm | Quản trị nhân sự | Quản trị nguồn nhân lực |
| Mục tiêu | Đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng các nhu cầu hiện tại của tổ chức. | Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực để đáp ứng các mục tiêu tương lai của tổ chức. |
| Phạm vi hoạt động | Tập trung vào các hoạt động quản lý nhân viên hàng ngày và các quy trình liên quan đến nhân sự. | Tập trung vào việc quản lý và phát triển nguồn lực con người để hỗ trợ các mục tiêu chiến lược. |
| Tầm nhìn | Ngắn hạn và trung hạn | Dài hạn |
| Hoạt động chính | Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý lương thưởng và phúc lợi của nhân viên. | Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, tối ưu hóa cấu trúc tổ chức và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. |
| Cách tiếp cận | Tập trung vào các hoạt động hành chính. | Tập trung vào việc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực. |
| Kết quả mong đợi | Đảm bảo nhân viên được quản lý đúng cách, thực hiện quy trình hiệu quả và đáp ứng các nhu cầu nhân sự. | Đạt được sự phát triển bền vững của tổ chức thông qua việc quản lý và phát triển hiệu quả nguồn nhân lực. |
Quản trị nhân sự không chỉ là một chức năng mà còn là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của mọi tổ chức. Khi được quản lý hiệu quả, nguồn nhân lực sẽ trở thành tài sản vô giá, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp trong một thị trường đầy biến động.
Tìm hiểu thêm những kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc
Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.
