Thuê văn phòng cọc bao nhiêu? Cách tính và hạch toán

Tiền cọc thuê văn phòng là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho cả bên thuê và chủ nhà trong hợp đồng thuê. Tuy nhiên, nếu không cẩn trọng, người thuê có thể gặp phải nhiều rủi ro mất tiền hoặc tranh chấp pháp lý. Việc hiểu rõ quy trình đặt cọc và các lưu ý sẽ giúp giảm thiểu những vấn đề này hiệu quả.

Tiền đặt cọc là gì?

Tiền đặt cọc là số tiền mà người thuê phải chuyển trước cho bên cho thuê để đảm bảo cam kết thực hiện đúng hợp đồng. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả sau khi chấm dứt hợp đồng, nếu không có vi phạm điều khoản hay thiệt hại phát sinh.

Thông thường, tiền cọc được thỏa thuận cụ thể giữa hai bên. Nếu xảy ra vi phạm hợp đồng:

• Người thuê mất tiền cọc nếu đơn phương chấm dứt hoặc không thực hiện hợp đồng.
• Bên cho thuê phải hoàn trả và bồi thường gấp đôi tiền cọc nếu là bên vi phạm.

Tiền đặt cọc thuê văn phòng là bao nhiêu?

Thông thường, tiền đặt cọc thuê văn phòng sẽ có giá trị khoản 3 tháng tiền thuê , tùy vào loại hình văn phòng, phân khúc tòa nhà và thỏa thuận giữa hai bên. 

Khoản cọc này có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, và sẽ được hoàn trả sau khi kết thúc hợp đồng, nếu người thuê tuân thủ đầy đủ các cam kết.

Ví dụ:

Công ty B thuê một văn phòng trọn gói tại Quận 1 với giá thuê 20.000.000 đồng/tháng (đã bao gồm phí quản lý và VAT). Hợp đồng quy định tiền cọc là 2 tháng tiền thuê, do đó:

Tiền cọc phải thanh toán = 20.000.000 x 2 = 40.000.000 đồng

Khoản tiền này sẽ được hoàn lại khi công ty bàn giao lại văn phòng đúng hiện trạng và không vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận.

Mức cọc tham khảo theo loại hình văn phòng:

• Văn phòng truyền thống: 3 tháng tiền thuê
• Văn phòng trọn gói: 1 – 2 tháng tiền thuê

Bạn có biết: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán

Quy trình thanh toán tiền đặt cọc văn phòng

Quy trình thanh toán tiền cọc thuê văn phòng thường được thực hiện sau khi các bên đã đạt được thống nhất cơ bản về các điều khoản chủ chốt của hợp đồng thuê. 

Quy trình thanh toán tiền đặt cọc gồm 6 bước:

• Tìm kiếm và lựa chọn văn phòng phù hợp
• Đàm phán điều khoản hợp đồng chính
• Ký kết biên bản ghi nhớ hoặc Thỏa thuận đặt cọc
• Soạn thảo và rà soát hợp đồng thuê chính thức
• Thanh toán phần còn lại và ký hợp đồng chính thức
• Bàn giao mặt bằng

Tìm kiếm và lựa chọn văn phòng phù hợp 

Đây là bước khởi đầu, trong đó khách thuê sẽ phối hợp cùng các chuyên viên tư vấn để khảo sát, đánh giá và lựa chọn mặt bằng văn phòng phù hợp với nhu cầu về diện tích, vị trí, ngân sách và tiện ích đi kèm.

Đàm phán điều khoản hợp đồng chính

Sau khi xác định được văn phòng phù hợp, hai bên tiến hành đàm phán các điều khoản quan trọng như giá thuê và phương thức thanh toán, thời hạn thuê, trách nhiệm của mỗi bên, mức tiền đặt cọc và các điều kiện hoàn trả.

Ký kết Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận đặt cọc

Trước khi ký hợp đồng chính thức, hai bên thường ký một Biên bản ghi nhớ (Letter of Intent – LOI) hoặc Thỏa thuận đặt cọc nhằm:

• Xác nhận thiện chí hợp tác và cam kết của các bên
• Đảm bảo bên cho thuê không giao mặt bằng cho đối tượng khác
• Khách thuê thanh toán khoản đặt cọc ban đầu để giữ chỗ (thường tương đương 1–2 tháng tiền thuê hoặc một mức cố định)

Lưu ý: Khoản đặt cọc này sẽ được khấu trừ vào tổng số tiền đặt cọc sau khi ký hợp đồng chính thức.

Soạn thảo và rà soát hợp đồng thuê chính thức

Bên cho thuê sẽ soạn hợp đồng thuê chi tiết, bao gồm đầy đủ các điều khoản pháp lý. Khách thuê cần rà soát kỹ các nội dung, đặc biệt là:

• Điều kiện hoàn trả tiền đặt cọc
• Thời hạn trả lại cọc
• Các trường hợp không được hoàn trả

Để đảm bảo quyền lợi, khách thuê nên tham vấn luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê thương mại.

Thanh toán phần còn lại và ký hợp đồng

Khi hợp đồng chính thức được ký kết, khách thuê tiến hành thanh toán phần còn lại của tiền đặt cọc (nếu trước đó chỉ đặt cọc giữ chỗ) và có thể thanh toán thêm tiền thuê cho kỳ đầu tiên tùy theo thỏa thuận. Toàn bộ tiền đặt cọc sẽ được giữ lại bởi bên cho thuê trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực.

Bàn giao mặt bằng

Sau khi hoàn tất việc ký kết và thanh toán, bên cho thuê sẽ tiến hành bàn giao mặt bằng cho khách thuê. Lúc này, khách thuê có thể bắt đầu triển khai thiết kế thi công nội thất (nếu có) và chuẩn bị đi vào vận hành.

Các điều khoản về quy định tiền cọc văn phòng 

Để hạn chế tranh chấp, các điều khoản liên quan đến tiền đặt cọc cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng. Các nội dung quan trọng bao gồm:

Mức tiền đặt cọc: Xác định cụ thể bằng số và chữ, thường tính theo số tháng tiền thuê.

Mục đích sử dụng: Là cơ sở đảm bảo thực hiện hợp đồng, bồi thường thiệt hại (nếu có).
Thời điểm & phương thức thanh toán: Nêu rõ thời điểm thanh toán (khi ký LOI, hợp đồng chính thức) và hình thức (chuyển khoản, tiền mặt).

Điều kiện hoàn trả: Tiền cọc được hoàn trả nếu bên thuê:

• Thanh toán đầy đủ các khoản chi phí
• Trả lại mặt bằng nguyên trạng
• Không vi phạm điều khoản hợp đồng

Thời gian hoàn trả: Ghi rõ thời hạn cụ thể (ví dụ: trong vòng 7–15 ngày làm việc kể từ ngày bàn giao).

Phạt nếu chậm trả: Bên cho thuê trả trễ phải chịu lãi phạt theo thỏa thuận.

Điều kiện không hoàn trả (hoặc khấu trừ) tiền đặc cọc:

Tiền đặt cọc có thể không được hoàn trả hoặc bị khấu trừ trong các trường hợp sau:

• Bên thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn: Nếu không có lý do chính đáng, tiền cọc sẽ không được hoàn lại.
• Vi phạm nghiêm trọng hợp đồng: Ví dụ: chậm thanh toán, sử dụng sai mục đích, gây hư hại nghiêm trọng tài sản thuê.
• Trả mặt bằng không đúng hiện trạng ban đầu: Nếu văn phòng bị hư hại, dơ bẩn, hoặc cần chi phí sửa chữa lớn, bên cho thuê có quyền khấu trừ từ tiền cọc.

Giải quyết tranh chấp: Cần quy định rõ cơ chế xử lý tranh chấp liên quan đến tiền đặt cọc như: thương lượng, hòa giải, trọng tài, hoặc tòa án.

Biên bản bàn giao mặt bằng: Là tài liệu bắt buộc khi nhận và trả mặt bằng. Biên bản cần mô tả rõ hiện trạng tài sản, thiết bị… để làm căn cứ đối chiếu khi hoàn trả.

Cách hạch toán tiền cọc thuê văn phòng

Đối với doanh nghiệp đi thuê

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ), việc hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng được thực hiện như sau:

Khi doanh nghiệp thanh toán tiền đặt cọc

Theo Thông tư 200:

• Nợ TK 244 – Ký cược, ký quỹ
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc chuyển khoản

Theo Thông tư 133:

• Nợ TK 1386 – Tài sản ký quỹ, ký cược
• Có TK 111, 112

Khi nhận lại tiền cọc sau khi hợp đồng kết thúc đúng hạn

Thông tư 200:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 244

Thông tư 133:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 1386

Nếu bị giữ lại tiền cọc do vi phạm hợp đồng

Thông tư 200:

• Nợ TK 811 – Chi phí khác
• Có TK 244

Thông tư 133:

• Nợ TK 811
• Có TK 1386

Trường hợp sử dụng tiền cọc để thanh toán cho người bán

Thông tư 200:

• Nợ TK 331 – Phải trả người bán
• Có TK 244

Thông tư 133:

• Nợ TK 331
• Có TK 1386

Ví dụ

Công ty TNHH X thuê văn phòng tại tòa nhà ABC, Quận 3 với mức đặt cọc là 30.000.000 VNĐ, thanh toán qua chuyển khoản. Cuối hợp đồng, công ty được hoàn lại toàn bộ số tiền cọc.

Khi thanh toán tiền cọc:

• Nợ TK 244: 30.000.000
• Có TK 112: 30.000.000

Khi kết thúc hợp đồng và nhận lại tiền cọc:

• Nợ TK 112: 30.000.000
• Có TK 244: 30.000.000

Đối với doanh nghiệp cho thuê

Theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp cho thuê văn phòng khi nhận tiền đặt cọc sẽ ghi nhận như khoản phải trả và xử lý như sau:

Khi nhận tiền đặt cọc từ khách thuê

Theo Thông tư 200:

• Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc chuyển khoản
• Có TK 344 – Nhận ký cược, ký quỹ

Theo Thông tư 133:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược

Khi hoàn trả tiền cọc cho khách thuê (sau khi hết hợp đồng)

Thông tư 200:

• Nợ TK 344
• Có TK 111, 112

Thông tư 133:

• Nợ TK 3386
• Có TK 111, 112

Khi giữ lại một phần hoặc toàn bộ tiền cọc do khách thuê vi phạm hợp đồng

Thông tư 200:

• Nợ TK 344
• Có TK 711 – Thu nhập khác

Thông tư 133:

• Nợ TK 3386
• Có TK 711

Ví dụ:

Công ty B là chủ tòa nhà tại Quận Bình Thạnh, cho Công ty C thuê văn phòng với yêu cầu đặt cọc 20.000.000 đồng, thanh toán bằng chuyển khoản. Sau khi hợp đồng kết thúc đúng hạn, chủ nhà hoàn trả lại tiền cọc.

Khi nhận tiền cọc:

• Nợ TK 112: 20.000.000
• Có TK 344 (hoặc 3386): 20.000.000

Khi hoàn trả tiền cọc:

• Nợ TK 344 (hoặc 3386): 20.000.000
• Có TK 112: 20.000.000

Những lưu ý khi hạch toán tiền cọc

Hạch toán tiền cọc thuê văn phòng cần chính xác, minh bạch và đúng quy định để tránh rủi ro về sau. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Các bút toán phải khớp hoàn toàn với chứng từ kế toán và hợp đồng liên quan.
• Lựa chọn tài khoản hạch toán phù hợp để phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ, đảm bảo minh bạch trên báo cáo tài chính.
• Luôn theo dõi các thay đổi trong quy định về kế toán, thuế để xử lý nghiệp vụ đúng luật.
• Giữ lại hợp đồng thuê, phiếu thu/chi, biên bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu liên quan để đối chiếu và phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế.

Tìm hiểu ngay: Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới

Những rủi ro khi đặt cọc thuê văn phòng và cách phòng tránh

Rủi ro thường gặp

Khi thuê văn phòng, nếu không cẩn trọng, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro gây thiệt hại tài chính và mất thời gian. Dưới đây là những vấn đề phổ biến cần tránh:

• Không được hoàn trả tiền đặt cọc khi kết thúc hợp đồng
• Hợp đồng không rõ ràng, thiếu điều khoản bảo vệ người thuê
• Văn phòng không đúng như cam kết
• Chủ nhà đơn phương thay đổi điều kiện hoặc tăng giá bất ngờ
• Khó khăn trong việc xác minh quyền sở hữu hoặc hợp pháp của chủ nhà
• Thời gian và thủ tục lấy lại tiền đặt cọc lâu, phức tạp

Giải pháp đề phòng

Để hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi khi thuê văn phòng, người thuê cần chủ động áp dụng các giải pháp sau nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và hợp pháp trong toàn bộ quá trình giao dịch.

• Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê đảm bảo hợp đồng có các điều khoản rõ ràng về: Số tiền đặt cọc, phương thức thanh toán, điều kiện và thời hạn hoàn trả tiền đặt cọc. Quy định về bảo trì, sửa chữa, và trách nhiệm của các bên. 
• Xác minh quyền sở hữu và khả năng cho thuê của chủ nhà: Yêu cầu xem giấy tờ pháp lý liên quan đến bất động sản (giấy chứng nhận quyền sử dụng, giấy phép cho thuê). Tránh đặt cọc cho những cá nhân hoặc tổ chức không rõ ràng, không có giấy tờ hợp pháp.
• Kiểm tra hiện trạng văn phòng trước khi ký hợp đồng: Ghi nhận rõ hiện trạng mặt bằng (diện tích, thiết bị, tình trạng hư hỏng) và chụp ảnh làm bằng chứng. Yêu cầu chủ nhà cam kết bằng văn bản về các tiện ích, trang thiết bị đi kèm.
• Đàm phán rõ ràng về các khoản phí phát sinh và điều kiện tăng giá: Yêu cầu hợp đồng ghi rõ ràng về việc tăng giá (nếu có) theo từng năm hoặc từng kỳ hạn. Hạn chế các điều khoản cho phép chủ nhà tự ý tăng giá hoặc thay đổi điều kiện mà không thông báo trước.
• Giữ lại biên lai, chứng từ thanh toán tiền đặt cọc: Luôn có hóa đơn hoặc biên nhận thanh toán để làm bằng chứng khi cần thiết.
• Lập biên bản bàn giao khi nhận và trả mặt bằng: Biên bản ghi nhận hiện trạng văn phòng lúc nhận và trả giúp giải quyết tranh chấp về hư hỏng, thiệt hại.
• Thỏa thuận rõ về thời hạn trả tiền đặt cọc: Hợp đồng cần ghi rõ trong bao lâu sau khi kết thúc hợp đồng chủ nhà phải hoàn trả tiền đặt cọc.

Những câu hỏi thường gặp về quy định tiền cọc văn phòng

Tiền cọc thuê văn phòng có được hoàn lại không?

Tiền cọc thuê văn phòng thường được hoàn lại khi hợp đồng thuê kết thúc, nếu người thuê không vi phạm hợp đồng, không để lại hư hỏng và đã thanh toán đầy đủ các khoản phí. Tuy nhiên, chủ nhà có quyền giữ lại một phần hoặc toàn bộ tiền cọc nếu có căn cứ rõ ràng về việc vi phạm hợp đồng hoặc hư hỏng tài sản.

Tiền cọc bao nhiêu tháng là hợp lý?

Thông thường tiền cọc thuê văn phòng dao động từ 1 đến 3 tháng tiền thuê. Mức cọc hợp lý còn tùy thuộc vào diện tích, vị trí văn phòng và thỏa thuận giữa hai bên. Văn phòng ở khu vực trung tâm hoặc diện tích lớn thường sẽ yêu cầu cọc cao hơn.

Thuê văn phòng trọn gói có cần đặt cọc không?

Dù là thuê văn phòng trọn gói, việc đặt cọc vẫn thường được yêu cầu để đảm bảo nghĩa vụ của người thuê. Tuy nhiên, mức đặt cọc có thể thấp hơn hoặc có thể linh hoạt hơn so với thuê văn phòng truyền thống, vì dịch vụ trọn gói đã bao gồm nhiều tiện ích và quản lý.

Bị giữ cọc không lý do – xử lý như thế nào?

Khi bị giữ tiền cọc mà không có lý do rõ ràng, người thuê cần bình tĩnh và thực hiện các bước xử lý sau để đảm bảo quyền lợi của mình một cách hợp pháp và hiệu quả:

Bước 1: Yêu cầu chủ nhà cung cấp lý do bằng văn bản về việc giữ lại tiền cọc.

Bước 2: Kiểm tra lại hợp đồng và các chứng từ liên quan để xác định quyền và nghĩa vụ của mình.

Bước 3: Nếu không thỏa thuận được, có thể gửi khiếu nại hoặc nhờ luật sư hỗ trợ để bảo vệ quyền lợi. Trong trường hợp cần thiết, có thể khởi kiện tại tòa án để yêu cầu hoàn trả tiền cọc.

Có thể thương lượng miễn cọc hoặc giảm cọc không?

Hoàn toàn có thể thương lượng với chủ nhà về việc miễn hoặc giảm tiền cọc, đặc biệt nếu bạn thuê dài hạn hoặc có uy tín tốt. Một số chủ nhà sẽ linh hoạt để giữ chân khách thuê lâu dài hoặc khi thị trường có nhiều lựa chọn văn phòng. Việc này cần dựa vào mối quan hệ, khả năng đàm phán và thị trường thuê hiện tại.

Đặt cọc thuê văn phòng cần được thực hiện cẩn trọng với hợp đồng rõ ràng, xác minh quyền sở hữu và ghi nhận hiện trạng mặt bằng. Đàm phán minh bạch về mức cọc và điều kiện hoàn trả cùng việc giữ lại chứng từ, biên bản bàn giao sẽ giúp hạn chế rủi ro, bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên và đảm bảo quá trình thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn