Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty [Mới nhất]
Theo dõi Maison Office trên
Việc thuê văn phòng là một quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, để đảm bảo quyền lợi và tránh những tranh chấp không đáng có, việc lập hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng, đầy đủ là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các mẫu hợp đồng thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay cùng với những thông tin chi tiết về các vấn đề liên quan đến hợp đồng thuê văn phòng.
Nội dung chính
1. Top 5 mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty
Trong những trường hợp cụ thể, mẫu hợp đồng thuê văn phòng sẽ có những điều chỉnh nhằm đảm bảo lợi ích và quyền lợi giữa người cho thuê và người thuê. Dưới đây là top 5 mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo.
1.1 Mẫu hợp đồng thuê văn phòng
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản pháp lý quan trọng ghi nhận thỏa thuận giữa hai bên: Bên cho thuê (chủ sở hữu hoặc quản lý văn phòng) và Bên thuê (doanh nghiệp hoặc cá nhân). Trong đó, hợp đồng quy định rõ ràng các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên liên quan đến việc sử dụng văn phòng, đảm bảo an toàn giao dịch và tránh tranh chấp sau này.
1.1.1 Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện
Nếu bạn đang có kế hoạch thuê nhà làm văn phòng đại diện, dưới đây là mẫu hợp đồng bạn nên tham khảo. Các hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện cần chi tiết rõ thông tin về địa chỉ, diện tích cho thuê, thời hạn thuê, giá thuê và các điều khoản liên quan đến việc sử dụng và bảo quản tài sản cho thuê.
1.1.2 Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng
Khi hợp đồng thuê văn phòng sắp hết hạn và bạn có nhu cầu gia hạn, mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng sẽ rất cần thiết. Mẫu đơn này phải bao gồm thông tin về hợp đồng hiện tại, lý do gia hạn, thời gian gia hạn mong muốn, và các điều khoản liên quan khác.
1.1.3 Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Khi bạn muốn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần có một mẫu công văn xin chấm dứt hợp đồng để thông báo chính thức cho bên cho thuê về quyết định này. Công văn này cần nêu rõ lý do chấm dứt, thời gian chấm dứt và các yêu cầu liên quan đến việc bàn giao lại tài sản thuê.
1.2 Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo là giải pháp linh hoạt cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo phải bao gồm các điều khoản về dịch vụ được cung cấp, địa chỉ văn phòng ảo, thời hạn thuê và các chi phí liên quan.
1.3 Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng
Trong trường hợp bạn muốn cho thuê lại văn phòng đã thuê, mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng sẽ rất hữu ích. Hợp đồng này cần nêu rõ thông tin về bên cho thuê lại, diện tích cho thuê lại, thời hạn và giá thuê, cùng các điều khoản liên quan đến việc sử dụng và bảo quản tài sản.
2. Hợp đồng cho thuê văn phòng công ty có phải công chứng hay không?
Việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng công ty tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là những quy định bạn cần biết:
2.1 Hợp đồng thuê văn phòng thuộc sở hữu cá nhân
Theo quy định từ ngày 01/01/2017 dựa trên Luật Nhà ở 2014 và Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê nhà ở (bao gồm thuê nhà làm văn phòng) không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng từ cá nhân không cần công chứng hợp đồng.
2.2 Đối với hợp đồng thuê văn phòng với tổ chức có tư cách pháp nhân
Trong trường hợp thuê văn phòng từ tổ chức có tư cách pháp nhân, hợp đồng cho thuê văn phòng cũng không cần phải công chứng hoặc chứng thực. Cả bên thuê và bên cho thuê đều có tư cách pháp nhân đầy đủ và đáp ứng điều kiện xuất hóa đơn theo yêu cầu, chịu sự điều chỉnh của pháp luật liên quan trong hoạt động kinh doanh.
Tóm lại, theo hệ thống pháp luật hiện tại, hợp đồng cho thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, dù thuê từ cá nhân hay tổ chức có chức năng cho thuê. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và giảm thiểu rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp vẫn nên xem xét công chứng hợp đồng. Việc này giúp tăng cường sự chặt chẽ về pháp lý và mang lại sự an tâm cho cả hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3. Chủ thể của hợp đồng gồm những bên nào?
Chủ thể của hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng, theo Bộ luật Dân sự 2015, bao gồm bên thuê và bên cho thuê. Các yêu cầu đối với chủ thể như sau:
3.1 Đối với cá nhân
Người từ đủ 18 tuổi trở lên:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Không bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
Người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi:
- Không bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Có thể tự mình xác lập và thực hiện hợp đồng nếu có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật.
3.2 Đối với pháp nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác:
- Hợp đồng thuê nhà phải được xác lập và thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp.
Ngoài các điều kiện trên, các chủ thể tham gia hợp đồng thuê nhà làm văn phòng còn phải đáp ứng các quy định tại Điều 119 Luật Nhà ở 2014.
Như vậy, để tham gia vào hợp đồng thuê nhà làm văn phòng, các chủ thể phải thỏa mãn các điều kiện được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2014.
4. Những yếu tố cần quan tâm trong hợp đồng văn phòng
Khi lập hợp đồng thuê văn phòng, việc quan tâm đến các yếu tố quan trọng là vô cùng cần thiết để đảm bảo quyền lợi và tránh những rủi ro không mong muốn. Dưới đây là một số yếu tố then chốt bạn cần lưu ý:
4.1 Các loại chi phí quy định trong hợp đồng
Hợp đồng cần quy định rõ ràng và chi tiết các loại chi phí mà doanh nghiệp (Bên Thuê) phải thanh toán trong suốt thời gian thuê, bao gồm:
- Tiền thuê: Nêu rõ mức giá thuê theo đơn vị diện tích (m2), thời gian thanh toán, phương thức thanh toán, và các điều khoản điều chỉnh giá thuê theo thời gian (nếu có).
- Phí dịch vụ: Liệt kê đầy đủ các dịch vụ đi kèm như vệ sinh, bảo vệ, an ninh, điện nước chung, internet,… và quy định mức phí cụ thể cho từng dịch vụ.
- Phí quản lý: Nêu rõ mức phí quản lý tòa nhà (nếu có) và các khoản phí liên quan đến việc quản lý và vận hành chung.
- Chi phí phát sinh: Xác định rõ các khoản chi phí phát sinh có thể xảy ra trong quá trình thuê như sửa chữa, thay thế thiết bị, dọn dẹp vệ sinh khi trả mặt bằng,… và quy định cách thức tính toán và thanh toán các khoản phí này.
Việc quy định rõ ràng các loại chi phí giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách hợp lý, tránh tình trạng phát sinh chi phí ngoài dự kiến và đảm bảo minh bạch trong quá trình thanh toán.
>> TÌM HIỂU VỀ: 12 Loại chi phí thuê văn phòng, mặt bằng hợp lý cần biết
4.2 Phương pháp tính diện tích thuê và giá thuê
Hợp đồng cần xác định rõ phương pháp tính diện tích thuê văn phòng, thường gặp hai cách phổ biến:
- Diện tích sử dụng thực tế: Diện tích này bao gồm diện tích khu vực làm việc, khu vực chung (như hành lang, thang máy, nhà vệ sinh), và các khu vực phụ trợ khác mà doanh nghiệp sử dụng.
- Diện tích sàn xây dựng: Diện tích này chỉ tính riêng diện tích khu vực làm việc, không bao gồm các khu vực chung và phụ trợ.
Ngoài ra, hợp đồng cũng cần quy định rõ ràng về giá thuê theo đơn vị diện tích, thời điểm điều chỉnh giá thuê (nếu có) và các yếu tố ảnh hưởng đến giá thuê (ví dụ: vị trí, diện tích, trang thiết bị đi kèm,…).
>> BẠN ĐÃ BIẾT CÁCH: Tính toán diện tích thuê văn phòng phù hợp?
4.3 Thời hạn thuê văn phòng
Hợp đồng cần xác định rõ thời hạn thuê văn phòng, bao gồm:
- Thời hạn thuê ban đầu: Khoảng thời gian tối thiểu mà doanh nghiệp cam kết thuê văn phòng.
- Điều khoản gia hạn: Quy định về khả năng gia hạn hợp đồng sau khi hết thời hạn thuê ban đầu, bao gồm thời gian gia hạn, thủ tục gia hạn, và điều chỉnh giá thuê (nếu có).
Việc xác định rõ ràng thời hạn thuê giúp doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh dài hạn phù hợp và tránh những rủi ro liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng đột ngột.
4.4 Vấn đề tu sửa mặt bằng
Hợp đồng cần quy định rõ ràng trách nhiệm của hai bên (Bên Cho Thuê và Bên Thuê) trong việc tu sửa, bảo dưỡng mặt bằng văn phòng. Bao gồm:
- Công việc tu sửa do hư hỏng: Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm chi trả chi phí cho các công việc sửa chữa do hư hỏng thông thường, do hao mòn theo thời gian, hoặc do lỗi của bên nào.
- Bảo trì định kỳ: Quy định về việc bảo trì định kỳ các thiết bị, hệ thống kỹ thuật trong văn phòng và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và chi trả chi phí cho các hoạt động này.
- Thay đổi do nhu cầu của Bên Thuê: Quy định về việc Bên Thuê có được phép thay đổi kết cấu, trang thiết bị trong văn phòng hay không, thủ tục xin phép thay đổi, và ai sẽ chịu trách nhiệm chi trả chi phí cho các thay đổi này.
Việc quy định rõ ràng trách nhiệm tu sửa, bảo dưỡng giúp đảm bảo mặt bằng văn phòng luôn được duy trì trong tình trạng tốt và tránh tranh chấp giữa hai bên.
Nhìn chung, khi thuê văn phòng cho công ty, việc sử dụng các mẫu hợp đồng thuê văn phòng chuẩn và chú ý đến các yếu tố quan trọng trong hợp đồng sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi và tránh các rủi ro không mong muốn. Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản và, nếu cần, tìm sự tư vấn từ luật sư để đảm bảo hợp đồng của bạn đầy đủ và hợp pháp.
Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.
