Các loại chi phí ẩn trong hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý

Chi phí ẩn khi thuê văn phòng là yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp vượt ngân sách vận hành mà không nhận ra ngay từ đầu. Đây là các khoản phí phát sinh ngoài bảng giá công bố, thường nằm trong hợp đồng, phụ lục kỹ thuật hoặc nội quy tòa nhà – nhưng dễ bị bỏ sót nếu không kiểm tra kỹ. Từ phí quản lý, điện nước, ngoài giờ đến chi phí hoàn trả mặt bằng, tổng chi phí thực tế có thể tăng thêm 10% – 30% mỗi năm nếu không được kiểm soát.

1. Chi phí ẩn khi thuê văn phòng là gì?

Chi phí ẩn khi thuê văn phòng bao gồm các khoản phí không được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng thuê, nhưng vẫn ảnh hưởng đến tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Đây thường là các khoản phí phát sinh trong quá trình sử dụng, vận hành hoặc khi kết thúc hợp đồng, khiến tổng chi phí thuê thực tế cao hơn đáng kể so với giá thuê niêm yết (giá thuê/m²/tháng).

Vì không nắm rõ các chi phí ẩn này ngay từ đầu, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát ngân sách thuê, dẫn đến phát sinh vượt mức dự kiến từ 10% đến 30%, đặc biệt tại các tòa nhà hạng A, B ở trung tâm TP.HCM hoặc Hà Nội. Đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần rà soát kỹ hợp đồng và nhờ đơn vị tư vấn thuê chuyên nghiệp như Maison Office để đảm bảo minh bạch và tối ưu chi phí.

2. 7 loại chi phí ẩn trong hợp đồng thuê văn phòng phổ biến

7 loại chi phí ẩn phổ biến khi thuê văn phòng mà các doanh nghiệp cần lưu ý là phí quản lý tòa nhà, chi phí ngoài giờ, phí điện nước internet & tiện ích khác, phí gửi xe, phí hoàn trả mặt bằng, phí cải tạo nội thất & thi công ban đầu, phí bảo trì hệ thống kỹ thuật,…

>> Xem thêm: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán 

2.1 Chi phí quản lý tòa nhà

Đây là khoản phí bắt buộc tại phần lớn các tòa nhà văn phòng, nhưng thường không bao gồm trong đơn giá thuê chính.

• Phí quản lý dao động từ 2 – 7 USD/m²/tháng tùy theo hạng tòa nhà (A, B, C).
• Bao gồm chi phí vệ sinh, bảo vệ, lễ tân, điện chiếu sáng khu công cộng, vận hành thang máy…
• Một số tòa nhà sẽ cộng luôn thuế GTGT vào khoản này, khiến tổng phí tăng thêm 10%. 

Gợi ý kiểm tra: Hỏi rõ đơn vị quản lý xem phí này đã bao gồm trong đơn giá thuê hay chưa, có tăng định kỳ hàng năm không.

2.2 Chi phí ngoài giờ

Nhiều doanh nghiệp hoạt động linh hoạt hoặc tăng ca vào buổi tối/cuối tuần sẽ phải trả thêm phí nếu dùng văn phòng ngoài khung giờ hành chính.

• Tính theo block giờ (thường 3 – 4h/lần) hoặc theo số lượng máy lạnh bật.
• Mức phí có thể từ 200.000 – 800.000 VNĐ/giờ hoặc tính theo m² (ví dụ: 0.05 USD/m²/giờ tại Bitexco Tower).

Đây là khoản chi phí rất dễ bị bỏ sót, nhưng ảnh hưởng mạnh đến ngân sách nếu doanh nghiệp hoạt động ngoài giờ thường xuyên.

2.3 Chi phí điện, nước, internet & tiện ích khác

Nhiều hợp đồng không làm rõ chi tiết đơn giá điện/nước/internet, dẫn đến phát sinh cao bất ngờ.

• Điện: thường theo công tơ riêng, tính theo giá điện thương mại.
• Nước: dùng chung theo đầu người hoặc diện tích, không rõ ràng.
• Internet: tòa nhà có thể yêu cầu sử dụng nhà mạng đối tác với chi phí cao hơn thị trường.

Cần yêu cầu báo giá chi tiết từng dịch vụ này trước khi ký hợp đồng để đưa vào tính toán ngân sách tổng thể.

2.4 Chi phí gửi xe

Chi phí gửi xe là khoản chi cố định hàng tháng nhưng nhiều doanh nghiệp không được cấp đủ chỗ hoặc bị tách riêng hoàn toàn khỏi hợp đồng.

• Phí gửi xe máy: 150.000 – 300.000 VNĐ/xe/tháng.
• Phí gửi ô tô: 2.000.000 – 4.000.000 VNĐ/xe/tháng.
• Một số tòa nhà hạn chế số lượng hoặc tính phí theo lượt khách. 

Doanh nghiệp nên đề nghị bên cho thuê ghi rõ số lượng chỗ đậu xe được cấp theo diện tích thuê để tránh rủi ro vận hành.

2.5 Chi phí hoàn trả mặt bằng

Theo quy định tại nhiều tòa nhà, khi chấm dứt hợp đồng thuê, bên thuê phải trả lại mặt bằng về nguyên trạng ban đầu – bao gồm tháo dỡ nội thất, làm lại sàn, sơn tường, xử lý hệ thống M&E…

• Chi phí hoàn trả có thể lên tới 1 – 2 triệu/m², đặc biệt nếu thuê lâu dài hoặc cải tạo sâu.
• Thường không được đề cập chi tiết trong hợp đồng ban đầu, khiến doanh nghiệp bất ngờ khi chấm dứt hợp đồng.

Doanh nghiệp có thể thương lượng với bên cho thuê điều khoản miễn hoàn trả hoặc chỉ trả lại ở mức cơ bản.

2.6 Chi phí cải tạo nội thất & thi công ban đầu

Dù là bên thuê, doanh nghiệp vẫn thường phải chịu phí thi công và lắp đặt nội thất phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật của tòa nhà.

• Ví dụ: quy định bắt buộc dùng hệ thống điều hòa trung tâm, sơn cách âm, hệ thống PCCC tiêu chuẩn… có thể phát sinh 500.000 – 2 triệu/m² chi phí ban đầu.
• Ngoài ra, chi phí thiết kế layout, làm hồ sơ PCCC, hồ sơ thi công… cũng không được tòa nhà hỗ trợ.

Doanh nghiệp nên rà soát kỹ các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc từ ban quản lý để dự trù đúng ngân sách trước khi ký hợp đồng. 

>> Tham khảo: Dịch vụ thiết kế thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp tại Hà Nội & TPHCM 

2.7 Chi phí bảo trì hệ thống kỹ thuật

Một số tòa nhà yêu cầu bên thuê đồng chi trả phí bảo trì hệ thống điều hòa, thang máy, PCCC trong trường hợp sự cố từ phía người sử dụng hoặc trong thời gian thuê dài hạn.

• Dễ phát sinh nếu doanh nghiệp yêu cầu can thiệp kỹ thuật vào hệ thống tòa nhà như: chích điện, lắp camera riêng, bổ sung ổ cắm điện công suất lớn…

Doanh nghiệp nên yêu cầu tư vấn kỹ từ đơn vị kỹ thuật hoặc đội quản lý tòa nhà trước khi thi công, sử dụng các thiết bị có công suất lớn. 

3. Tác động của chi phí ẩn đến ngân sách doanh nghiệp 

Chi phí ẩn là nguyên nhân khiến doanh nghiệp vượt ngân sách thuê văn phòng một cách âm thầm nhưng nghiêm trọng. Dưới đây là các tác động thực tế có thể xảy ra nếu không kiểm soát chặt các khoản chi phí phát sinh: 

3.1 Tăng tổng chi phí thuê từ 10% – 30% so với kế hoạch

Dù ban đầu mức giá thuê có vẻ hợp lý (ví dụ 20 USD/m²/tháng), nhưng khi cộng thêm các chi phí ẩn như: phí quản lý (4 USD), ngoài giờ (ước tính 3 giờ/ngày x 20 ngày x 0.05 USD/m²/giờ), điện – nước – internet – phí gửi xe, tổng chi phí có thể tăng lên hơn 26 – 28 USD/m²/tháng, vượt xa dự toán ban đầu.

3.2 Khó dự báo dòng tiền & lập kế hoạch tài chính chính xác

Chi phí ẩn thường không cố định, có thể tăng theo năm hoặc tùy tình huống (điều chỉnh phí quản lý, chi phí điện tăng vào mùa hè…). Điều này khiến doanh nghiệp:

• Khó xây dựng ngân sách vận hành ổn định.
• Gặp khó khăn khi làm báo cáo P&L (lãi – lỗ).
• Dễ vượt trần ngân sách phê duyệt từ công ty mẹ hoặc ban điều hành.

3.3 Gây tranh chấp hợp đồng và gián đoạn hoạt động kinh doanh 

Nhiều trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng mà không lường trước điều khoản “hoàn trả mặt bằng” hay “phí cải tạo lại hạ tầng kỹ thuật” dẫn đến:

• Bị yêu cầu chi trả hàng trăm triệu đồng sau khi hết hạn thuê.
• Phát sinh tranh chấp với chủ tòa nhà, ảnh hưởng đến thời gian trả mặt bằng, chi phí pháp lý và danh tiếng doanh nghiệp.

3.4 Ảnh hưởng đến lựa chọn văn phòng phù hợp

Do đánh giá sai tổng chi phí, nhiều doanh nghiệp chọn văn phòng không phù hợp:

• Văn phòng vượt ngân sách nhưng không thể chuyển đi do hợp đồng ràng buộc.
• Văn phòng giá rẻ nhưng chi phí ẩn cao, thiếu hiệu quả vận hành dài hạn.

Khi doanh nghiệp chuyển giai đoạn tăng trưởng, việc lựa chọn văn phòng sai ngay từ đầu sẽ ảnh hưởng đến khả năng mở rộng đội ngũ, tuyển dụng, và vận hành linh hoạt.

Tóm lại, chi phí ẩn không chỉ là vấn đề kế toán mà là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, dòng tiền, và tính bền vững trong chiến lược thuê văn phòng của doanh nghiệp. Vì vậy, cần đánh giá toàn diện, dự toán đầy đủ và ưu tiên thuê văn phòng qua các đơn vị tư vấn có chuyên môn và minh bạch. 

4. Cách kiểm tra và thương lượng để giảm thiểu chi phí ẩn 

Để tránh những phát sinh không mong muốn, doanh nghiệp cần có chiến lược kiểm tra và thương lượng rõ ràng ngay từ giai đoạn tìm hiểu, khảo sát và trước khi ký hợp đồng thuê. Dưới đây là các bước thực tiễn giúp giảm thiểu chi phí ẩn và tối ưu ngân sách thuê văn phòng: 

4.1 Yêu cầu báo giá tổng chi phí, không chỉ đơn giá thuê 

Không chỉ dừng lại ở mức giá thuê/m²/tháng, doanh nghiệp nên yêu cầu chủ tòa nhà hoặc đơn vị tư vấn cung cấp bảng chi tiết bao gồm:

• Phí quản lý (rõ ràng có/không VAT)
• Phí điện, nước, internet (đơn giá, nhà cung cấp bắt buộc)
• Phí ngoài giờ (tính theo block, số giờ, diện tích hay máy lạnh riêng)
• Phí gửi xe (số lượng cấp tối đa, phí xe máy, ô tô)
• Phí thi công nội thất và các điều kiện về cải tạo
• Phí hoàn trả mặt bằng (có yêu cầu cụ thể không?)

Gợi ý: sử dụng checklist chi phí tổng thể và yêu cầu xác nhận bằng văn bản để đảm bảo minh bạch 

4.2 Đọc kỹ toàn bộ hợp đồng & điều khoản chi phí

Một trong những cách hiệu quả nhất để tránh chi phí ẩn là đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng và toàn bộ phụ lục đi kèm, thay vì chỉ chú ý đến đơn giá thuê/m² và thời hạn hợp đồng. Nhiều khoản phí phát sinh không được thể hiện trực tiếp ở phần chính, mà nằm rải rác trong các điều khoản nhỏ, phụ lục kỹ thuật hoặc nội quy tòa nhà. 

• Phần “phụ lục hợp đồng” và “điều khoản sử dụng dịch vụ” thường chứa các nội dung về phí phát sinh.
• Đặc biệt lưu ý các cụm từ như: “chi phí theo thỏa thuận”, “theo quy định ban quản lý” hoặc “tính theo thực tế sử dụng” – đây là những điểm cần làm rõ trước khi ký.

>> Xem thêm: Những điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng  

4.3 Thương lượng trước khi ký hợp đồng

Một số khoản phí ẩn có thể được thương lượng để miễn hoặc giảm như:

• Miễn phí cải tạo mặt bằng ban đầu hoặc hỗ trợ thiết kế layout
• Miễn 1 – 3 tháng phí ngoài giờ nếu doanh nghiệp làm việc theo ca linh hoạt
• Tăng số lượng chỗ gửi xe miễn phí
• Thỏa thuận không hoàn trả mặt bằng hoặc chỉ hoàn trả phần sơn tường/sàn cơ bản

Doanh nghiệp có thể tận dụng thời điểm thị trường dư cung, hoặc thuê diện tích lớn >200m² để tăng khả năng thương lượng.

>> Bạn đã biết: Kinh Nghiệm Đàm Phán Giá & Chi Phí Thuê Văn Phòng?

4.4 So sánh và tham khảo chi phí thực tế từ các tòa nhà 

Dựa vào kinh nghiệm thực tiễn của các đơn vị tư vấn chuyên sâu như Maison Office, bạn có thể biết được:

• Mức phí ngoài giờ của tòa nhà Bitexco Financial Tower, Deutsches Haus, The Nexus…
• Chính sách hỗ trợ chi phí thi công của các tòa nhà hạng B ở Quận 1, Quận 3…

Đây là cách tốt để đánh giá mức chi phí đang được đề xuất là hợp lý hay đang “vượt khung thị trường”. 

4.5 Làm rõ điều khoản tăng phí hàng năm  

Trong nhiều hợp đồng thuê văn phòng, điều khoản điều chỉnh phí hàng năm thường được lồng ghép khéo léo và không làm rõ mức tăng cụ thể, dẫn đến tình trạng doanh nghiệp bị tăng chi phí thuê mà không có kế hoạch ngân sách phù hợp.

• Nhiều chủ tòa nhà quy định tăng giá theo năm (thường 5% – 10%) nhưng không ghi rõ thời điểm áp dụng hoặc mức trần.
• Doanh nghiệp nên yêu cầu ghi rõ tỷ lệ tăng, hoặc cố định trong 2 – 3 năm đầu.

5. Maison Office – Đối tác tư vấn thuê văn phòng minh bạch & hiệu quả 

Trong thị trường văn phòng cạnh tranh ngày càng cao, việc lựa chọn một đơn vị tư vấn am hiểu thị trường, chuyên sâu về pháp lý và cam kết minh bạch thông tin là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách thuê và tránh các rủi ro về chi phí ẩn.

Maison Office là đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước tại TP.HCM và Hà Nội. Với kinh nghiệm thực chiến và dữ liệu thị trường sâu rộng, Maison Office mang đến giải pháp thuê hiệu quả và minh bạch:

• Tư vấn 100% miễn phí cho bên thuê
• Kho dữ liệu hơn 1.000 tòa nhà tại TP.HCM & Hà Nội – cập nhật liên tục giá thuê, phí quản lý, diện tích trống
• Rà soát hợp đồng chặt chẽ – phát hiện chi phí ẩn và điều khoản bất lợi
• Thương lượng ưu đãi tốt nhất: miễn phí ngoài giờ, hỗ trợ thi công, tăng chỗ gửi xe…
• Giải thích rõ ràng phụ lục kỹ thuật, giúp doanh nghiệp tránh phát sinh sau ký
• Đồng hành xuyên suốt đến khi văn phòng vận hành ổn định

Maison Office không chỉ hỗ trợ tìm văn phòng phù hợp mà còn đảm bảo mọi chi phí được minh bạch ngay từ đầu, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và an tâm triển khai hoạt động dài hạn. Liên hệ ngay Maison Office để chúng tôi giúp bạn kiểm soát mọi chi phí thuê văn phòng 

6. FAQ – Giải đáp về chi phí ẩn khi thuê văn phòng

6.1 Chi phí ẩn có bắt buộc thanh toán không?

Có. Dù không ghi rõ trong bảng giá thuê ban đầu, nhưng nếu chi phí ẩn đã được đề cập trong hợp đồng, phụ lục hoặc nội quy vận hành tòa nhà, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải thanh toán đầy đủ. Ví dụ như phí ngoài giờ, phí bảo trì, hoàn trả mặt bằng… thường được quy định bằng văn bản hoặc niêm yết tại ban quản lý tòa nhà. 

6.2 Chủ tòa nhà có quyền tăng phí quản lý theo năm không?

Có, nhưng mức tăng phải được quy định rõ trong hợp đồng hoặc thông báo trước theo thời hạn cam kết. Thông thường, mức điều chỉnh nằm trong khoảng 5% – 10% mỗi năm, tùy thuộc vào chi phí vận hành thực tế và chỉ số CPI.

6.3 Làm sao biết chi phí ngoài giờ hợp lý hay không?

Chi phí ngoài giờ hợp lý thường:

• Tính theo đơn vị m²/giờ hoặc block thời gian cố định (thường 2 – 4 giờ/lần)
• Dao động từ 0.03 – 0.1 USD/m²/giờ tùy tòa nhà và hệ thống điều hòa

Để kiểm tra mức phí có hợp lý không, doanh nghiệp nên: 

• So sánh với các tòa nhà tương đương trong cùng khu vực
• Yêu cầu chủ tòa nhà hoặc đơn vị tư vấn cung cấp bảng phí chi tiết và chính sách làm việc ngoài giờ

Maison Office có thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá và đối chiếu bảng phí ngoài giờ của từng tòa nhà để đưa ra lựa chọn tối ưu và minh bạch. 

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn