Co-Working Space Là Gì? Tìm Hiểu Văn Phòng Chia Sẻ Từ A-Z

tìm hiểu về Co Working Space từ A-Z

WeWork, Up-Coworking, Toong hay rất nhiều cái tên đình đám khác là những start-up cung cấp dịch vụ chia sẻ văn phòng – Co Working cho giới doanh nhân khởi nghiệp, MMO & những người làm việc tự do… Vậy văn phòng chia sẻ & co-working là gì ? Tại Hà Nội có những đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ nào?

Hãy cùng Maison Office tìm hiểu kỹ hơn về loại hình văn phòng dịch vụ mới mẻ này.

Co-Working Space – Văn phòng làm việc chia sẻ là gì?:

Văn phòng làm việc chia sẻ còn được biết đến với tên gọi Coworking Space hoặc cho thuê chỗ ngồi làm việc, là dịch vụ cung cấp cho người dùng một không gian làm việc có đầy đủ các chức năng của một văn phòng chuyên nghiệp.

Văn phòng chia sẻ là giải pháp văn phòng hữu hiệu dùng để các cá nhân, tổ chức cùng sở hữu và chia sẻ chi phí văn phòng. Các văn phòng này thường được trang bị đầy đủ những trang thiết bị.

Tất cả sẵn sàng cho những ai đang có dự định mở chi nhanh hoặc tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho những người start-up. Hiện nay, Văn phòng chia sẻ dưới hình thức co-working space đang nổi lên rất nhiều tại các thành phố lớn. Hình thức Coworking này tạo điều kiện rất tốt cho hệ sinh thái star-up phát triển.

coworking-space

Các dịch vụ và tiện ích thông thường tại văn phòng chia sẻ bao gồm

  • Địa chỉ giao dịch
  • Lễ tân/bảo vệ chuyên nghiệp
  • Điện làm việc đảm bảo 24/7
  • Máy điều hòa
  • Nước uống (trà, cà phê, nước lọc)
  • Internet đảm bảo
  • Bàn ghế làm việc hiện đại sẵn sàng
  • Có thể sử dụng các thiết bị văn phòng dùng chung như máy fax, máy photocopy, máy scan
  • Phòng họp chung hiện đại: máy chiếu, WIFI
  • Hệ thống audio/video, gọi Quốc tế với giá cước được tính trọn gói/tháng

3 lợi ích rõ ràng mà văn phòng chia sẻ mang lại

1. Văn phòng chia sẻ giúp tiết kiệm

Lợi ích đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn văn phòng làm việc chia sẻ là tiết kiệm được chi phí. Bạn sẽ không phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng và setup văn phòng theo kiểu truyền thống, không phải trả lương cho nhân viên lễ tân, không trả tiền cho máy móc thiết bị văn phòng, không trả tiền tiện ích; bạn vẫn có một văn phòng hoàn hảo.

2. Văn phòng chia sẻ còn giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch

Với văn phòng chia sẻ, bạn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí trung tâm dành cho những công ty chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng địa chỉ này làm địa chỉ giao dịch chính thức của công ty phục vụ cho công việc ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác, giao dịch thư tín,…

lợi ích của văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ còn đáp ứng nhu cầu về thông tin liên lạc. Hệ thống thông tin cho văn phòng dịch vụ xử lí các loại thư từ, điện thoại, fax, … chính xác, nhanh chóng và linh hoạt. Do vậy, việc giao tiếp của bạn với đối tác và khách hàng vẫn hết sức thuận lợi dù rằng bạn đã tiết kiệm chi phí cho chúng đến mức tối đa.

3. Văn phòng chia sẻ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ khách hàng và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản cùng với văn phòng bài trí chuyên nghiệp chắc chắn hình ảnh của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp.

Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động một cách chuyên nghiệp trong sự cảm nhận của đối tác và khách hàng. Thực tế, bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ.

Ngoài ra tại không gian văn phòng làm việc chia sẻ (coworking office space) bạn còn có thể giao lưu, làm việc với những người cùng ngành hoặc các ngành khác có liên quan chặt chẽ & có thể cùng hỗ trợ nhau.

> Nên làm việc tại nhà hay các Coworking Space?

Văn phòng làm việc chia sẻ phù hợp với ai?

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho người thuê nhưng văn phòng làm việc chia sẻ (co working) không thể hoàn toàn thay thế được sàn văn phòng truyền thống. Vậy văn phòng chia sẻ phù hợp với những ai?

1. Các doanh nghiệp vừa & nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn hiệu quả.

2. Các giám đốc hoặc nhân viên không làm việc trực tiếp tại công ty của mình do thường xuyên đi công tác hoặc xa nhà hay mở rộng thị trường từ các tỉnh thành khác.

3. Cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp.

văn phòng làm việc chia sẻ phù hợp với ai

4. Chuyên viên tư vấn/ Nhóm dự án hoạt động kinh doanh độc lập.

5. Công ty nước ngoài hoạt động thăm dò thị trường hay đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam cần một không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

6. Những người làm việc tự do liên quan đến công nghệ: Freelancer, dân MMO, SEO-ers, Online Marketing …

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ tốt?

Điều quan trọng giúp các nhà cung cấp phát triển bền vững bên cạnh giá cả chính là các dịch vụ hậu cần đi liền với nó, càng chuyên nghiệp, tận tâm càng thu hút được nhiều khách hàng.

Luôn sẵn sàng và đáp ứng đầy đủ các tiện ích chất lượng cần thiết của văn phòng tiêu chuẩn cũng như trong hợp đồng.

Luôn thông báo nhanh chóng và kịp thời các thông tin liên quan đến khách hàng.

Hỗ trợ tối đa khi khách hàng, doanh nghiệp cần hỗ trợ.

Mọi thông tin luôn rõ ràng, bảo mật và đầy đủ.

Bên cạnh dịch vụ chia sẻ văn phòng cho thuê, nhà cung cấp cũng nên có nhiều dịch vụ khác hỗ trợ tối đa doanh nghiệp phát triển như văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, đăng ký thành lập doanh nghiệp, hỗ trợ hồ sơ pháp lý, cho thuê phòng họp, khai báo thuế, hoá đơn, kế toán… gia tăng lợi ích cho khách hàng.

Ưu và nhược điểm của Co-Working Space:

Dù là Freelancer mới vào nghề, Founder của một startup “kỳ lân” hay ông chủ của một doanh nghiệp có tầm cỡ, bạn chắc hẳn đã cân nhắc lựa chọn Co-Working Space làm đại bản doanh cho công ty mình.

Tất nhiên, bên trong vẻ hào nhoáng của một không gian mở, năng động, linh hoạt là những điểm bất lợi mà chưa hẳn bạn đã nhận ra khi mới chỉ ghé thăm trong lần một, lần hai.

ưu và nhược điểm của Coworking Space

Để giúp bạn, những người chủ doanh nghiệp dễ hình dung hơn về loại hình văn phòng còn mới mẻ này, chúng tôi xin gửi tới bạn bài viết về những ưu điểm của Co-Working Space và những điểm hạn chế khi làm việc trong không gian mở này.

Ưu điểm

1. Tính linh hoạt

Khác với mô hình văn phòng công sở truyền thống, Co-Working space cho phép các chủ doanh nghiệp được lựa chọn các gói thuê mang tính linh hoạt.

Giá mặt bằng thuê văn phòng được tính theo tháng (thay vì tính theo quý như ở mô hình truyền thống), lựa chọn đa dạng (được tùy chọn diện tích và khu vực sử dụng văn phòng) là một trong những lợi điểm nổi trội của mô hình Co-Working Space đối với các doanh nghiệp.

2. Cơ sở vật chất tối tân có sẵn

Một trong những ưu điểm khác của mô hình văn phòng mở này chính là hệ thống cơ sở vật chất văn phòng hiện đại có sẵn.

Thay vì bạn phải tất bật lắp đặt nội thất, tính toán cách thiết kế khu vực làm việc sao cho đẹp mắt hay vung cả đống tiền cho việc sắm sửa máy vi tính, máy in,…, bạn đã có tất cả những thiết bị đó trong tay khi lựa chọn Co-Working Space làm bến đỗ tiếp theo của doanh nghiệp.

3. Môi trường làm việc hợp tác

Bạn chắc chắn sẽ mở rộng mạng lưới quan hệ của mình khi được làm việc trong môi trường mở như tại Co-Working Space.

môi trường làm việc hợp tác

Không gian làm việc năng động, cởi mở cũng khiến cho các thành viên trong công ty của bạn như được tiếp thêm nguồn nhựa sống để cống hiến hết sức mình, vì một ngày làm việc hiệu quả.

4. Không phải tốn các loại phí bảo trì, sửa chữa văn phòng

Khi được làm việc trong Co-Working Space, bạn sẽ chẳng phải lo lắng nếu hệ thống đèn điện hay mạng lưới Wifi trong khu vực làm việc thì bạn sẽ phải chi bao nhiêu tiền để sửa chữa chúng.

Tất cả các công việc này đều đã có sự cáng đáng và chịu trách nhiệm của chủ tòa nhà. Giờ đây bạn có thể tập trung 100% thời gian quý giá của mình vào công việc.

5. Cơ hội học hỏi quý giá

Phần lớn các Co-Working Space đều tổ chức các buổi hội thảo, Workshop dành riêng cho các thành viên thuộc tổ chức, doanh nghiệp đang làm việc tại văn phòng.

Đây là cơ hội quý giá để các thành viên trong công ty bạn được học hỏi, nâng cao tay nghề, trình độ kỹ năng thông qua các buổi Workshop tập thể này.

Nhược điểm

1. Sự riêng tư giữa các công ty

Bên cạnh những lợi điểm về vấn đề tài chính mà chủ các tòa văn phòng Co-Working Space vẽ ra cho các doanh nghiệp, không gian làm việc này tiềm ẩn nhiều vấn đề mà bạn có thể không nghĩ tới. Bất lợi nhãn tiền bạn có thể hình dung ra khi thuê Co-Working Space đó chính là sự riêng tư và hiệu quả trong việc giao tiếp giữa các thành viên trong công ty.

sự riêng tư giữa các công ty

Bên cạnh đó là những quan ngại về vấn đề an ninh và tính bảo mật khi các doanh nghiệp làm việc tại không gian chung như Co-Working Space.

2. Sự thiếu tập trung

Vì thời gian làm việc của các doanh nghiệp không giống nhau, bạn không thể đòi hỏi những người nhân viên thuộc công ty khác cũng phải ăn, ngủ, nghỉ và làm việc theo cùng một thời khóa biểu giống như bạn. Việc này có thể khiến bạn bị mất tập trung trong những thời khắc công việc quan trọng nhất.

Đó là chưa kể việc phải phục vụ nhiều doanh nghiệp khác nhau buộc đơn vị cho thuê văn phòng phải cố định thời gian làm việc từ 8h sáng đến 5h chiều. Điều này có thể khiến nhân viên trong công ty bạn không có không gian để làm OT (Overtime) hoặc có thể nán lại văn phòng để hoàn thành công việc còn dang dở.

Dù vẫn tồn tại một vài điểm hạn chế, nhưng không thể phủ nhận Co-Working Space là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, cả về vấn đề tài chính lẫn không gian làm việc linh hoạt, cởi mở.

So sánh văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống

Mặc dù là mô hình tương đối mới mẻ, nhưng Co-Working Space đã làm thay đổi hoàn toàn cách nhân viên làm việc và tương tác với nhau trong môi trường công sở.

Nếu như môi trường văn phòng Co-Working Space thì phù hợp với các Freelancer, Startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mô hình văn phòng truyền thống lại thích hợp hơn với các doanh nghiệp và tập đoàn quy mô lớn.

so sánh văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống

Việc làm sao để lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với doanh nghiệp không phải là công việc đơn giản. Nó phụ thuộc không chỉ vào yếu tố nhân lực, con người, mà còn liên quan trực tiếp tới ngành nghề mà doanh nghiệp bạn đang cung ứng.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn văn phòng cho công ty, hãy để chúng tôi so sánh và đưa ra một vài gợi ý tới bạn

1. Môi trường

Co-Working Space và văn phòng truyền thống đem đến luồng không khí hoàn toàn khác biệt cho các doanh nghiệp.

Với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ (hoặc kinh doanh online), môi trường mở, năng động của Co-Working Space là sự lựa chọn sáng suốt. Mô hình văn phòng kiểu này cũng phù hợp với các Freelancers – là những người vốn dành nhiều thời gian trên máy hơn là tiếp xúc và gặp mặt đối tác.

yếu tố môi trường làm việc

Ngược lại, mô hình văn phòng truyền thống vẫn là sự lựa chọn số 1 của các doanh nghiệp lớn, những người đặt hình ảnh chuyên nghiệp của mình trong mắt đối tác lên hàng đầu.

Môi trường văn phòng chính là thứ giúp luồng làm việc trong doanh nghiệp lên đỉnh hoặc tụt xuống vực sâu. Nếu nhân viên của bạn cần sự tập trung cao độ trong công việc, môi trường kiểu Co-Working Space là hoàn toàn không phù hợp.

2. Không khí cộng đồng

Khi bạn xác định địa điểm mà doanh nghiệp sẽ gắn bó lâu dài trong thời gian tới, hoặc cân nhắc thật kỹ đến bầu không khí cộng đồng mà mô hình văn phòng đó có thể đem lại.

Rõ ràng, môi trường làm việc mở sẽ đem đến bầu không khí năng động, nhiệt huyết và sôi nổi. Nhưng liệu đó có phải là điều mà nhân viên của bạn muốn nhìn thấy khi tới văn phòng làm việc?

Nếu nhân viên công ty bạn muốn một bầu không khí chuyên nghiệp, nơi mọi người dành sự tập trung cao độ để hoàn toàn các task công việc, thì mô hình văn phòng truyền thống lại là sự lựa chọn đúng đắn hơn trong trường hợp này.

3. Cơ sở vật chất

Cả Co-Working Space và văn phòng truyền thống đều được gây dựng lên để đáp ứng những nhu cầu khác biệt của các doanh nghiệp. Co-Working Space đề cao tính liên kết giữa các thành viên trong tập thể bằng việc thiết lập nhiều không gian chung, mang tính mở (như phòng ăn lớn, phòng giải trí tập thể, hội trường.

yếu tố cơ sở vật chất

Trong khi đó, mô hình văn phòng truyền thống đề cao tính riêng tư của nhân viên bằng cách lập các không gian riêng biệt (như vách ngăn giữa các bàn làm việc, phòng họp kín,…).

4. Giá thuê văn phòng

Nếu doanh nghiệp bạn không có đủ kinh phí để thuê một khu vực làm việc có diện tích lớn kiểu văn phòng truyền thống, bạn nên cân nhắc lựa chọn các mô hình văn phòng có chi phí linh hoạt hơn kiểu Co-Working Space.

Chủ những văn phòng dạng này thường cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau, với diện tích và các tiện ích có sẵn cũng khác nhau. Trong trường hợp này, bạn cần phải cân đối bài toán ngân sách – nhu cầu thật kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký hợp đồng.

5. Tính riêng tư và nhu cầu bảo mật

Tính riêng tư và bảo mật về thông tin là hai khía cạnh cần được xem xét khi doanh nghiệp lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp. Điều này đặc biệt với những doanh nghiệp thường thực hiện các dự án có nhiều điều khoản mật với khách hàng.

tính riêng tư và nhu cầu bảo mật

Ở mô hình văn phòng truyền thống, bạn phần nào yên tâm vì môi trường xung quanh chỉ có đồng nghiệp và cấp trên, nhưng ở Co-Working Space, người mà bạn ngồi cạnh khi làm việc có thể là đối thủ cạnh tranh mà bạn không hay biết.

6. Kế hoạch cho tương lai

Một điều vô cùng quan trọng nữa, đó là bạn cần phải có tầm nhìn về tương lai. Liệu mô hình văn phòng bạn lựa chọn có thực sự phù hợp với doanh nghiệp trong dài hạn? Đứa con tinh thần bạn đang nuôi dưỡng có khả năng phát triển và vươn mình với môi trường làm việc như hiện nay?

Bạn cần phải xem xét vấn đề này thật kỹ lưỡng trước khi thực hiện những bước đi tiếp theo.

Như bạn đã thấy, có nhiều những yếu tố cần phải cân nhắc khi bạn đưa ra quyết định chọn lựa văn phòng làm việc. Bằng việc xem xét các khía cạnh như môi trường làm việc, tính cộng đồng, cơ sở vật chất, chi phí, tính bảo mật thông tin và khả năng phát triển trong tương lai, bạn hoàn toàn có thể vẽ lên cho mình một bức tranh toàn cảnh về mô hình văn phòng của doanh nghiệp trong tương lai.

Các Coworking – văn phòng chia sẻ uy tín tại Hà Nội

1. Up-Coworking

UP được ra đời vào tháng 3 năm 2016 nhưng ý tưởng về mô hình không gian làm việc chung UP đã được ấp ủ từ rất lâu trước đó. Gây dựng nên UP cùng những nhà đồng sáng lập khác, anh Đỗ Hoài Nam – cha đẻ của Emotiv Systems với sản phẩm “máy đo bộ não người” và SeeSpace với sản phẩm chính là InAir, trải nghiệm truyền hình tương tác, đã từng đi rất nhiều nơi và chứng kiến sự phát triển thần kì của những startup triệu đô tại thung lũng Silicon Valley

Hiện tại UP-Coworking đang có 04 địa chỉ văn phòng chia sẻ tại Hà Nội là:

UP Lương Yên: Tầng 8, toà nhà Hanoi Creative City, số 1 Lương Yên, Hai Bà Trưng, Hà Nội

BKHUP: Tầng 3, toà nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hai Bà Trưng, Hà Nội

UP Kim Mã: Tầng 5, tòa nhà VIT, số 519 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội

UP@VPBank: Tầng 21, số 89 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội

Ngoài ra UP còn có địa chỉ văn phòng chia sẻ tại TP. Hồ Chí Minh tại địa chỉ: UP Bách Khoa Hồ Chí Minh: Số 268 Lý Thường Kiệt, phường 14, quận 10, Hồ Chí Minh

2. Toong Coworking

Toong coworking là địa điểm phù hợp cho các startup hay freelancer muốn làm việc yên tĩnh. Không gian rộng rãi, đầy tính nghệ thuật, kích thích sáng tạo được đánh giá là điểm mạnh nhất của Toong với nhiều công cụ hỗ trợ làm việc khác nhau. Toong có nhiều không gian mở thiết kế tuyệt đẹp hỗ trợ tổ chức các hội thảo, sự kiện. Các buổi sinh hoạt cộng đồng cũng bắt đầu được giới thiệu tại Toong. Ngoài ra, Toong cũng có các phòng nghỉ chơi game, để các thành viên có thể thư giãn sau những giờ làm căng thẳng mệt mỏi.

Tại Hà Nội. Toong cung cấp dịch vụ văn phòn chia sẻ tại các địa chỉ:

Toong Hoàng Đạo Thúy tại 25T2 Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, Hà Nội

Toong Tràng Thi tại số 8 Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Toong Tô Ngọc Vân tại số 98 Tô Ngọc Vân, Tây Hồ, Hà Nội

3. Regus

Với quy mô phát triển toàn cầu. Regus là một  trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ.

Regus là nhà cung cấp các giải pháp không gian làm việc linh hoạt lớn nhất trên thế giới, với khách hàng là các doanh nghiệp trị giá hàng tỷ đô la, các cá nhân và doanh nhân thành công nhất.

Được thành lập tại Brussels, Bỉ năm 1989, Regus có trụ sở chính đặt tại Luxembourg và được niêm yết trên Sàn Giao Dịch Chứng Khoán London

Tại Hà Nội Regus cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ tại các địa chỉ

Tầng 16, Daeha Business Centre, 360 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội

Trung tâm Regus Lý Thái Tổ nằm tại tòa nhà Sentinel Place

Tầng 4-6, tòa nhà Press Club 59A Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Tầng 13 Hanoi Tower, số49 Hai Bà Trưng, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố, Hà Nội

4. iHouse Coworking

Một không gian mở thân thiện, gần gũi cho những ai thích vườn cây, thiên nhiên. Chỉ một lưu ý nhỏ là địa điểm hơi khó tìm vì nằm tận sâu trong ngõ, không để được nhiều xe. Giá cả thì khá dễ chịu, có phục vụ trà nước, một số món đồ ăn vặt nữa.

5. HanoiHub Coworking Space Tầng 2, số 2 Ngõ 59 Láng Hạ

Không gian thiết kế hiện đại, thoáng kết hợp với thiên nhiên giúp giảm stress khi làm việc căng thẳng. Đồ trang trí cũng khá bắt mắt với màu sắc tươi sáng. Có các gói dịch vụ riêng dành cho sinh viên. Điểm trừ là một vài chỗ còn hơi tối do trong góc. Diện tích cũng không quá lớn nên hạn chế khi cần không gian riêng biệt để họp, hay yên tĩnh tuyệt đối.

*** Xem ngay các địa chỉ cho thuê văn phòng trọn gói tại Hà Nội

_____________________________

Bài viết được tổng hợp và chia sẻ bởi Maison Office – Dịch vụ tư vấn và cho thuê văn phòng Hà Nội chuyên nghiệp!