Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng mới nhất

2.3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Nộp thông báo chuyển địa chỉ kinh doanh ở đâu? Đây chắc hẳn là câu hỏi được rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty là Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn. 

 2.4. Rủi ro khi chuyển trụ sở mà không thông báo thay đổi

Trong thực tế, thay đổi địa chỉ trụ sở, địa điểm kinh doanh là yêu cầu thường gặp của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Song để đảm bảo hiệu quả hoạt động về lâu dài, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi tại cơ quan có thẩm quyền, đồng thời gửi thư thông báo cho khách hàng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tránh khỏi những tình huống rủi ro như: 

• Bị phạt do vi phạm chậm thông báo thay đổi địa chỉ công ty;
• Bị phạt do vi phạm không đăng ký thay đổi địa chỉ mới;
• Mất đi lượng khách hàng thân thiết do không thông báo thay đổi địa chỉ;
• Khó khăn trong việc tiếp cận các khách hàng mới do nhầm lẫn về địa điểm kinh doanh. 

3. Thủ tục thông báo đổi địa chỉ công ty

Trong phần này, Maison Office sẽ cùng bạn tìm hiểu về trình tự thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định mới nhất!

3.1. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện/tỉnh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty sang một địa điểm khác trong cùng quận/huyện/tỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký);
• Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty của chủ sở hữu doanh nghiệp (đối với Công ty TNHH 1 thành viên); của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh); của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần);
• Bản sao biên bản cuộc họp về việc chuyển địa chỉ công ty (đối với Công ty hợp danh, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần);
• Trong trường hợp, người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp thì cần có Giấy ủy quyền; kèm theo đó là bản sao chứng thực một trong các giấy tờ sau đây:

              + Đối với công dân Việt Nam: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực;

              + Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu hoặc Giấy tờ pháp lý có giá trị thay thế;

> Tìm hiểu thêm về công ty cổ phần

• Công ty cổ phần là gì?
• Thủ tục thành lập công ty cổ phần 
• Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần theo quy định mới nhất
• Các công ty cổ phần ở việt nam
• Điều kiện, hồ sơ, trình tự thủ tục giải thể công ty cổ phần
• Điều lệ công ty cổ phần 

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty được nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ qua mạng tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). 

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới của công ty. 

3.2. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh

Bước 1: Làm thủ tục chốt thuế tại Chi cục thuế

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố, doanh nghiệp trước hết cần tiến hành thủ tục chốt thuế và xin công văn để được chuyển địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.  

Hồ sơ chốt thuế cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Giấy ủy quyền (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải đại diện theo pháp luật).
• Bản sao CCCD/CMND của người được ủy quyền.

Bước tiếp theo cần thực hiện là chốt hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho đến thời điểm chuyển trụ sở. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn cũng như các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ vi phạm nào, doanh nghiệp sẽ bị lập biên bản và có quyết định xử phạt hành chính. 

Thời gian thực hiện thủ tục này thường kéo dài từ 05 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký. 

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty

Đối với trường hợp chuyển trụ sở khác quận/huyện/tỉnh/thành phố, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: 

Bản gốc công văn (mẫu 09) về việc đồng ý chuyển quận do cơ quan thuế cấp;

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty của chủ sở hữu doanh nghiệp (đối với Công ty TNHH 1 thành viên); của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh); của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần);
• Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh), của Đại hồi đồng cổ đông (Công ty cổ phần);
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh 

Bước 4: Khắc lại con dấu

Nếu con dấu của công ty có chứa thông tin về địa chỉ trụ sở cũ thì bắt buộc phải khắc lại con dấu mới theo quy định. 

Bước 5: Thông báo đến cơ quan thuế

Sau khi đã hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi địa chỉ trụ sở và các vấn đề liên quan đến việc sử dụng hóa đơn GTGT. 

Cuối cùng, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ chuyển thuế đến cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới với đầy đủ các giấy tờ: 

• Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
• Mẫu 08 – MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Tìm hiểu chi tiết: Thủ tục thay đổi địa điểm đăng ký kinh doanh

4. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất theo quy định

Dưới đây là các mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất theo quy định mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

4.1. Mẫu công văn thay đổi địa chỉ công ty gửi Cơ quan ĐKKD

Dưới đây là mẫu thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính được quy định tại Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:

4.2. Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty thông dụng

Để thông báo đến các khách hàng, đối tác, doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thông dụng dưới đây: 

4.3. Mẫu thông báo thay đổi văn phòng giao dịch

Thông thường, một doanh nghiệp có thể có nhiều địa điểm kinh doanh và văn phòng giao dịch khác nhau. Cùng với quá trình hoạt động, việc thay đổi địa chỉ văn phòng là yêu cầu tất yếu. Song doanh nghiệp cần lưu ý gửi thông báo kịp thời đến khách hàng nhằm tránh sự nhầm lẫn và mất thời gian. 

Dưới đây là mẫu thông báo chuyển địa điểm kinh doanh, văn phòng giao dịch chuẩn nhất hiện nay:

Bài viết trên đây của Maison Office vừa tổng hợp những quy định liên quan đến việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty cũng như cập nhật các mẫu thông báo mới nhất. Bằng cách thực hiện thủ tục đúng quy định, doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro pháp lý, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác, khách hàng.

Tìm hiểu thêm các thủ tục pháp lý khác:

• Cách đặt tên công ty đúng chuẩn
• Công ty mới thành lập cần làm gì?
• Cách tra cứu mã ngành nghề kinh doanh
• Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp