Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2025

Việc thay đổi địa chỉ công ty là bước cần thiết khi doanh nghiệp mở rộng hoặc điều chỉnh hoạt động kinh doanh. Trong quá trình chuyển trụ sở, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty, đồng thời gửi mẫu thông báo tới khách hàng và đối tác nhằm đảm bảo thông tin liên lạc chính xác và duy trì mối quan hệ kinh doanh ổn định. Bài viết này từ Maison Office tổng hợp các mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty chuẩn, hướng dẫn chi tiết về quy trình, hồ sơ và những lưu ý pháp lý, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và đúng quy định.

>>> Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm văn phòng đáp ứng tiêu chuẩn đặt trụ sở hợp pháp, có thể tham khảo danh mục cho thuê văn phòng TP.HCM và cho thuê văn phòng Hà Nội để lựa chọn địa điểm phù hợp.

1. Vì sao doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, việc thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến cơ quan có thẩm quyền là bắt buộc. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần gửi mẫu thông báo tới khách hàng và đối tác liên quan để đảm bảo mọi bên nắm rõ thông tin mới.

Việc thông báo này mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Tuân thủ pháp luật: Thông báo thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục pháp lý cần thực hiện để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp theo quy định của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.
• Cập nhật thông tin liên lạc: Khách hàng và đối tác sẽ biết chính xác địa chỉ mới, tránh nhầm lẫn trong quá trình liên hệ và giao dịch.
• Duy trì kết nối khách hàng: Mẫu thông báo rõ ràng giúp doanh nghiệp giữ liên hệ với khách hàng quen thuộc, đảm bảo dịch vụ và hợp đồng không bị gián đoạn.
• Thể hiện chuyên nghiệp: Việc thông báo minh bạch thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp với các bên liên quan.

2. Các trường hợp cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục bắt buộc trong nhiều tình huống để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, duy trì giao dịch minh bạch và cập nhật thông tin chính xác. Dưới đây là các trường hợp phổ biến:

(1) Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Đây là trường hợp phổ biến nhất khi doanh nghiệp chuyển trụ sở đến địa điểm mới:

• Chuyển đến địa chỉ cùng quận/huyện/thành phố: Thủ tục đơn giản, không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT và cập nhật hóa đơn điện tử.
• Chuyển đến địa chỉ khác quận/huyện/tỉnh/thành phố: Thủ tục phức tạp hơn vì kéo theo việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Doanh nghiệp cần chốt thuế tại cơ quan cũ, sau đó đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế mới.

(2) Thay đổi địa chỉ do điều chỉnh địa giới hành chính

Trong trường hợp Nhà nước có quyết định sáp nhập, chia tách hoặc đổi tên quận/huyện/tỉnh, doanh nghiệp có thể cần cập nhật lại địa chỉ đăng ký nếu địa chỉ cũ không còn phản ánh đúng đơn vị hành chính mới.

(3) Cập nhật thông tin trên giấy tờ kinh doanh và hóa đơn

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GCNĐKDN): Địa chỉ là thông tin quan trọng trên giấy phép. Khi có thay đổi, doanh nghiệp phải đăng ký lại để thông tin trên GCNĐKDN luôn chính xác.
• Hóa đơn điện tử: Từ ngày 01/07/2025, địa chỉ trên hóa đơn điện tử được cập nhật theo địa giới hành chính mới. Doanh nghiệp phải cập nhật thông tin trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.

(4) Các trường hợp khác cần thông báo

• Ngân hàng, đối tác và khách hàng: Thông báo kịp thời để đảm bảo các giao dịch diễn ra thông suốt và minh bạch.
• Cơ quan bảo hiểm xã hội: Cập nhật địa chỉ trụ sở để thông tin người lao động được quản lý chính xác.

Việc nắm rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý và duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh.

3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định mới nhất

Dưới đây là các mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty cập nhật theo quy định hiện hành mà doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng pháp luật:

3.1 Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi phòng ĐKKD

Mẫu thông báo này được quy định tại Phụ lục II-1, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, áp dụng khi doanh nghiệp cần thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.

3.2 Mẫu thông báo điều chỉnh địa chỉ trụ sở công ty

Đây là mẫu dùng để thông báo với khách hàng, đối tác và các bên liên quan về việc doanh nghiệp chuyển trụ sở. Mẫu thông báo cần nêu rõ địa chỉ cũ và địa chỉ mới, thời gian có hiệu lực, đồng thời kèm theo thông tin liên hệ để khách hàng thuận tiện cập nhật và liên lạc.

3.3 Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp sở hữu nhiều địa điểm kinh doanh và văn phòng giao dịch khác nhau. Việc thay đổi địa chỉ văn phòng là nhu cầu tất yếu để phù hợp với chiến lược phát triển. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần gửi thông báo kịp thời đến khách hàng và đối tác để đảm bảo thông tin chính xác, tránh nhầm lẫn và gián đoạn giao dịch.

Dưới đây là mẫu thông báo chuyển địa điểm kinh doanh và văn phòng giao dịch mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

4. Thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Trình tự thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và đúng pháp luật.

4.1 Đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện/tỉnh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa chỉ mới trong cùng quận/huyện/tỉnh, cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau:

• Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty:
  • Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: của chủ sở hữu doanh nghiệp.
  • Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc Công ty hợp danh: của Hội đồng thành viên.
  • Đối với Công ty cổ phần: của Đại hội đồng cổ đông.
• Bản sao biên bản cuộc họp liên quan đến việc thay đổi địa chỉ (áp dụng với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh, Công ty cổ phần).
• Giấy ủy quyền, nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật hoặc chủ sở hữu, kèm theo bản sao chứng thực một trong các giấy tờ sau:
  • Công dân Việt Nam: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Người nước ngoài: Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý thay thế hợp pháp.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới.

4.2 Đổi địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh khác

Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, thủ tục sẽ phức tạp hơn so với việc thay đổi trong cùng quận. Quy trình thực hiện thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Làm thủ tục chốt thuế tại Chi cục Thuế

Trước tiên, doanh nghiệp cần tiến hành chốt thuế tại cơ quan thuế quản lý cũ và xin công văn chuyển địa chỉ sang địa bàn mới.

Hồ sơ chốt thuế gồm:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện theo pháp luật).
• Bản sao CCCD/CMND của người được ủy quyền.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần chốt hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến thời điểm chuyển trụ sở. Cơ quan thuế sẽ rà soát các báo cáo và khoản nợ của doanh nghiệp. Trường hợp có vi phạm, doanh nghiệp sẽ bị lập biên bản và áp dụng xử phạt hành chính.

Thời gian xử lý: 05 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh, bao gồm:

• Bản gốc công văn (Mẫu 09) về việc đồng ý chuyển quận do cơ quan thuế cấp.
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1, TT 01/2021/TT-BKHĐT).
• Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở:
  • Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: của chủ sở hữu doanh nghiệp.
  • Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc Công ty hợp danh: của Hội đồng thành viên.
  • Đối với Công ty cổ phần: của Đại hội đồng cổ đông.
• Quyết định và biên bản họp có liên quan (nếu doanh nghiệp là TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh hoặc Công ty cổ phần).
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện theo pháp luật).

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh

Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.

Bước 4: Khắc lại con dấu

Nếu con dấu công ty chứa thông tin địa chỉ cũ, doanh nghiệp bắt buộc khắc lại con dấu mới theo địa chỉ trụ sở mới để đảm bảo hợp pháp.

Bước 5: Thông báo đến cơ quan thuế tại địa bàn mới

Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở với cơ quan thuế quản lý mới, đồng thời cập nhật các vấn đề liên quan đến hóa đơn GTGT.

Hồ sơ chuyển thuế sang cơ quan quản lý mới gồm:

• Quyết định chốt thuế chuyển địa bàn của Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ cũ cấp.
• Mẫu 08-MST đã được đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ sang địa bàn mới.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

5. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi doanh nghiệp có thay đổi về địa chỉ trụ sở, cần tuân thủ một số quy định pháp luật quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

5.1 Quy định pháp luật về trụ sở doanh nghiệp

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Trụ sở chính đồng thời là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, bao gồm thông tin về số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Địa chỉ trụ sở phải được ghi rõ ràng, đầy đủ các thành phần: số nhà, ngách, ngõ, hẻm, đường, thôn/xóm/ấp, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã, thành phố trực thuộc trung ương hoặc tỉnh. Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo quyền sở hữu hợp pháp đối với trụ sở, không có tranh chấp với bên thứ ba.

Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp, và việc thay đổi địa chỉ không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ hợp đồng, quan hệ dân sự hay các quyền và nghĩa vụ theo pháp luật doanh nghiệp. Khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp phải điền đầy đủ các thông tin liên lạc như số điện thoại, fax và email (nếu có) để hồ sơ được chấp nhận và xử lý hợp lệ.

5.2 Thông báo thay đổi địa chỉ công ty có bắt buộc không?

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở, đồng nghĩa với việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Theo Khoản 2, Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp bắt buộc thông báo bằng văn bản về việc thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Nếu quá hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Điều 44, Nghị định 122/2021/NĐ-CP với mức phạt cụ thể như sau:

Lưu ý: Việc thực hiện đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đảm bảo tính pháp lý và uy tín trong giao dịch với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.

5.3 Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh, việc xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ là rất quan trọng. Theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện trong quá trình xử lý thủ tục.

5.4 Rủi ro pháp lý và hệ quả khi không đăng ký thay đổi địa chỉ

Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi địa chỉ trụ sở là điều phổ biến. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ đầy đủ, có thể gặp phải nhiều rủi ro pháp lý và vận hành:

• Bị phạt hành chính do chậm thông báo hoặc không đăng ký thay đổi địa chỉ mới theo quy định.
• Mất khách hàng quen thuộc vì thông tin liên lạc không được cập nhật kịp thời.
• Gặp khó khăn trong tiếp cận khách hàng mới do nhầm lẫn về địa điểm kinh doanh.
• Rủi ro pháp lý khác phát sinh liên quan đến hóa đơn, hợp đồng, ngân hàng, BHXH và các nghĩa vụ với cơ quan nhà nước.

Việc thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp của doanh nghiệp. Thông báo kịp thời giúp khách hàng, đối tác và các cơ quan liên quan nắm được thông tin địa chỉ mới, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý, bảo vệ uy tín và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

6. FAQ – Câu hỏi thường gặp

6.1 Chuyển địa chỉ trong cùng quận có phải đổi con dấu không?

Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở trong cùng quận/huyện/tỉnh, việc thay đổi con dấu không bắt buộc. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ liên quan. Nếu con dấu vẫn in địa chỉ cũ, doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc làm con dấu mới tùy nhu cầu vận hành.

6.2 Chuyển sang quận khác thì thủ tục khác gì?

Khi thay đổi địa chỉ sang địa bàn khác, doanh nghiệp cần thực hiện thêm các bước:

• Chốt thuế tại cơ quan cũ: Hoàn tất nghĩa vụ thuế và xin xác nhận chuyển địa bàn từ Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở cũ.
• Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở mới.
• Cập nhật cơ quan thuế mới: Thực hiện thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn mới.
• Cập nhật thông tin các bên liên quan: Bao gồm ngân hàng, Bảo hiểm xã hội và đối tác, đảm bảo mọi giao dịch diễn ra thông suốt.

6.3 Đổi địa chỉ do sáp nhập phường có bắt buộc không?

Khi có thay đổi về địa giới hành chính (ví dụ: sáp nhập, đổi tên phường), doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo ngay lập tức. Việc cập nhật địa chỉ chỉ cần thực hiện khi phát sinh thủ tục hành chính khác (ví dụ: cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) hoặc khi doanh nghiệp có nhu cầu. Điều này giúp tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn