Hồ sơ & thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng

Thủ tục thuê văn phòng tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hiểu rõ quy trình. Việc nắm vững các thủ tục pháp lý không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi khi ký hợp đồng mà còn tránh được những tranh chấp phát sinh trong quá trình sử dụng.

>> Xem thêm: Quy trình thuê văn phòng: Nhanh – Gọn – Hiệu quả 

1. Vì sao cần hiểu rõ hồ sơ & thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng?

Việc thuê văn phòng không đơn thuần là lựa chọn một không gian làm việc phù hợp, mà còn là quá trình pháp lý đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định. Do đó, nắm rõ các hồ sơ pháp lý cần thiết và thủ tục thuê văn phòng đúng quy định sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro không cần thiết như:

1.1 Tránh rủi ro pháp lý và tranh chấp hợp đồng

Một trong những sai lầm phổ biến là ký hợp đồng thuê văn phòng với tòa nhà không có đầy đủ giấy tờ pháp lý (như giấy phép xây dựng, phòng cháy chữa cháy, giấy chứng nhận quyền sở hữu). Điều này dẫn đến:

• Hợp đồng vô hiệu do chủ cho thuê không đủ tư cách pháp lý
• Khó khăn trong việc đăng ký kinh doanh tại địa chỉ văn phòng
• Nguy cơ bị buộc phải di dời hoặc thanh lý hợp đồng trước hạn mà không được bồi thường

1.2 Đảm bảo quyền lợi & nghĩa vụ hợp lệ của doanh nghiệp thuê

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản ràng buộc quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa hai bên. Nếu không kiểm tra kỹ nội dung hoặc thiếu hiểu biết về các điều khoản, doanh nghiệp có thể phải gánh chịu:

• Các điều khoản tăng giá không minh bạch
• Các điều kiện chấm dứt hợp đồng bất lợi
• Trách nhiệm bồi thường không rõ ràng khi có hư hỏng hoặc rủi ro

1.3 Hợp thức hóa địa chỉ pháp lý để đăng ký kinh doanh hợp lệ

Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc thay đổi trụ sở, địa chỉ văn phòng thuê sẽ được sử dụng để đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và mở tài khoản ngân hàng. Việc thiếu hợp đồng hợp lệ hoặc thuê văn phòng không đúng chức năng sẽ khiến:

• Giấy phép kinh doanh bị từ chối
• Không thể kê khai thuế đầu vào, ảnh hưởng đến tính hợp pháp và tài chính

1.4 Rút ngắn thời gian và chi phí xử lý hành chính

Khi hồ sơ thuê văn phòng đầy đủ và quy trình rõ ràng ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian xử lý công chứng hợp đồng, đăng ký địa chỉ kinh doanh và hạn chế phát sinh chi phí không đáng có trong quá trình thuê.

2. Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng

2.1 Từ phía bên cho thuê (chủ đầu tư, chủ sở hữu tòa nhà)

Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, bên cho thuê (chủ đầu tư, chủ sở hữu tòa nhà hoặc đại lý môi giới) cần cung cấp đầy đủ và minh bạch các loại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và tính pháp lý của văn phòng cho thuê.

Những hồ sơ cần thiết bao gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sổ hồng hoặc sổ đỏ): chứng minh quyền cho thuê mặt bằng văn phòng.
• Giấy phép xây dựng: xác nhận công trình được xây dựng hợp pháp và đúng mục đích sử dụng là văn phòng.
• Giấy xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC): bắt buộc đối với các tòa nhà văn phòng từ 5 tầng trở lên hoặc diện tích lớn.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu bên cho thuê là công ty): kiểm tra chức năng ngành nghề có bao gồm hoạt động “cho thuê bất động sản, văn phòng”.
• Hợp đồng ủy quyền (nếu ký thay chủ sở hữu): cần có văn bản pháp lý chứng minh người ký có quyền đại diện hợp pháp.
• Hồ sơ môi giới ủy quyền (đối với đơn vị tư vấn môi giới): Maison Office hoặc đơn vị tư vấn phải có văn bản hợp tác hoặc giấy giới thiệu từ chủ tòa nhà để đảm bảo tính hợp lệ.

Lưu ý: Người thuê nên yêu cầu được đối chiếu bản gốc và/hoặc công chứng các giấy tờ trên nếu chưa từng hợp tác với tòa nhà trước đó. 

2.2 Từ phía doanh nghiệp thuê văn phòng

Để đảm bảo quá trình ký kết và sử dụng mặt bằng đúng pháp luật, doanh nghiệp thuê cũng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GPKD): chứng minh tư cách pháp nhân khi tham gia ký hợp đồng.
• Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật: đối chiếu khi ký hợp đồng.
• Giấy ủy quyền ký hợp đồng (nếu người ký không phải đại diện pháp luật): kèm theo CCCD của người được ủy quyền.
• Giấy đề nghị ký hợp đồng thuê văn phòng (nếu là công ty lớn có quy trình nội bộ): áp dụng với các doanh nghiệp có quy định kiểm soát chặt về pháp lý và kế toán.
• Mẫu con dấu (nếu hợp đồng có yêu cầu đóng dấu doanh nghiệp): để hoàn tất thủ tục ký hợp đồng thuê văn phòng và thanh toán.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp đang trong giai đoạn thành lập, có thể thuê văn phòng trước và sử dụng hợp đồng thuê để đăng ký địa chỉ trụ sở kinh doanh. Tuy nhiên, cần chắc chắn tòa nhà có chức năng cho thuê văn phòng hợp pháp, tránh tình trạng bị Sở KH&ĐT từ chối hồ sơ. 

3. Quy trình pháp lý để thuê văn phòng hợp lệ

Để đảm bảo việc thuê văn phòng diễn ra hợp pháp, an toàn và thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy trình pháp lý. Dưới đây là 4 bước quan trọng mà bất kỳ đơn vị thuê văn phòng nào cũng nên nắm vững:

Bước 1: Kiểm tra pháp lý tòa nhà

Trước khi đàm phán giá thuê, bạn cần xác minh tính pháp lý của văn phòng dự định thuê. Đây là bước nền tảng để đảm bảo hợp đồng thuê sau này không bị vô hiệu hoặc gây rủi ro cho doanh nghiệp.

Những yếu tố cần kiểm tra:

• Tòa nhà có giấy chứng nhận quyền sở hữu hợp pháp?
• Có giấy phép xây dựng đúng mục đích thương mại – văn phòng?
• Đã được nghiệm thu PCCC và có giấy xác nhận không?
• Tòa nhà có được phép cho thuê làm địa điểm đăng ký kinh doanh?

Kinh nghiệm thực tế: Maison Office từng hỗ trợ khách hàng từ chối một hợp đồng vì tòa nhà không có chức năng thương mại – hậu quả là không thể đăng ký giấy phép kinh doanh.

Bước 2: Thỏa thuận điều khoản & lập hợp đồng

Sau khi kiểm tra pháp lý, hai bên tiến hành thỏa thuận điều khoản chính yếu, bao gồm:

• Giá thuê, thời hạn, điều kiện gia hạn
• Diện tích bàn giao, tình trạng mặt bằng
• Phí dịch vụ, VAT, phí ngoài giờ (nếu có)
• Quy định hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng
• Miễn phí thời gian thiết kế thi công nội thất văn phòng (nếu áp dụng)

Hợp đồng nên được lập thành văn bản song ngữ (nếu bên thuê là công ty nước ngoài) và có phụ lục kèm sơ đồ mặt bằng rõ ràng.

Bước 3: Công chứng hợp đồng thuê (nếu cần)

Theo quy định tại Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê không bắt buộc công chứng nếu thời hạn dưới 6 tháng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn công chứng để tăng tính pháp lý, đặc biệt khi:

• Thời hạn thuê từ 1 năm trở lên
• Dùng hợp đồng để đăng ký kinh doanh
• Giá trị hợp đồng lớn, có phát sinh tranh chấp tiềm năng

>> Tham khảo ngay:

• Danh Sách Văn Phòng Công Chứng TP.HCM Gần Đây Nhất
• Danh sách văn phòng công chứng Hà Nội [Mới nhất]

Bước 4: Bàn giao mặt bằng & lập biên bản nghiệm thu

Sau khi ký hợp đồng, bên cho thuê sẽ tiến hành bàn giao mặt bằng. Doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra hiện trạng mặt bằng thực tế: sàn, trần, hệ thống điện, điều hòa, PCCC…
• Lập biên bản bàn giao rõ ràng: ghi nhận các hạng mục, tình trạng, và thiết bị đi kèm (nếu có)
• Lưu ý mốc thời gian để tính ngày bắt đầu tính phí thuê

Việc lập biên bản nghiệm thu đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro tranh chấp khi trả lại mặt bằng sau này.

4. Những điều khoản pháp lý quan trọng trong hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm và quyền lợi giữa doanh nghiệp thuê và bên cho thuê. Việc nắm rõ các điều khoản pháp lý và thủ tục thuê văn phòng quan trọng không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn hỗ trợ doanh nghiệp thương lượng hiệu quả hơn. Dưới đây là những điều khoản cần đặc biệt lưu ý:

4.1 Điều khoản tăng giá sau thời gian nhất định

Hợp đồng thường quy định rõ mức giá thuê cố định trong một khoảng thời gian, sau đó sẽ có điều chỉnh định kỳ theo:

• Chỉ số giá tiêu dùng (CPI)
• Tỷ giá USD/VND
• Tỷ lệ phần trăm cố định (thường 5- 10%/năm)

Lưu ý: Cần yêu cầu ghi cụ thể thời điểm áp dụng tăng giá, mức tăng tối đa, và quy định thương lượng lại nếu thị trường biến động mạnh. 

4.2 Phạt vi phạm/chấm dứt sớm hợp đồng

Nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đã cam kết, hợp đồng sẽ quy định:

• Mức phạt cụ thể (thường là 1–3 tháng tiền thuê)
• Các chi phí khấu trừ: thi công, hoàn trả mặt bằng, phí môi giới (nếu có)
• Thời hạn báo trước: 30 – 60 ngày là phổ biến

Với hợp đồng do Maison Office tư vấn, điều khoản này được thương lượng kỹ để đảm bảo doanh nghiệp thuê không bị ràng buộc bất lợi nếu có thay đổi chiến lược hoặc nhu cầu mở rộng. 

4.3 Quy định sửa chữa, hoàn trả mặt bằng

Đây là điều khoản thường bị bỏ qua nhưng lại gây tranh chấp lớn khi kết thúc hợp đồng, do đó bạn nên làm rõ:

• Bên nào chịu trách nhiệm thi công nội thất, sửa chữa hệ thống điện – nước – trần – sàn
• Trách nhiệm khôi phục hiện trạng ban đầu (nếu có yêu cầu)
• Mức độ thiệt hại/hao mòn nào được xem là chấp nhận được

Tips: Nên yêu cầu phụ lục bàn giao mặt bằng có hình ảnh hiện trạng để làm căn cứ khi hoàn trả. 

4.4 Điều kiện sử dụng chung mặt bằng hoặc chia sẻ

Với một số doanh nghiệp cần chia sẻ diện tích văn phòng (ví dụ: startup, team phụ trợ), cần làm rõ:

• Có được cho thuê lại một phần diện tích không?
• Có thể chia chỗ ngồi, cho công ty đối tác ngồi chung không?
• Các quyền sử dụng chung: sảnh tiếp khách, pantry, phòng họp, toilet

Nhiều chủ tòa nhà cấm tuyệt đối việc chia sẻ không gian nếu chưa được chấp thuận bằng văn bản → điều này cần được làm rõ trong hợp đồng hoặc biên bản đính kèm. 

>> Xem thêm: 10 Điều Cần Biết Để Đàm Phán Giá & Chi Phí Thuê Văn Phòng

5. Thủ tục đăng ký kinh doanh tại địa chỉ văn phòng mới

5.1 Điều kiện để được sử dụng địa chỉ văn phòng làm trụ sở công ty

Trước tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ thuê đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

• Tòa nhà có chức năng thương mại – văn phòng, không phải nhà ở chung cư/căn hộ.
• Hợp đồng thuê hợp pháp, có chữ ký và dấu của chủ đầu tư (hoặc bên cho thuê hợp lệ).
• Không trùng với địa chỉ đang bị treo mã số thuế, hoặc đang có doanh nghiệp khác đăng ký bất hợp pháp.

Gợi ý: Nên thuê văn phòng tại các tòa nhà được Maison Office tư vấn – đã được kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý & sẵn sàng hỗ trợ đăng ký kinh doanh. 

5.2 Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký kinh doanh

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu chuẩn của Sở KH&ĐT)
• Điều lệ công ty
• Danh sách thành viên/cổ đông
• Bản sao CCCD/Passport của các thành viên
• Hợp đồng thuê văn phòng (kèm phụ lục & biên bản bàn giao – nếu có)
• Giấy tờ pháp lý tòa nhà (nếu Sở yêu cầu)

5.3 Nơi nộp hồ sơ và thời gian xử lý

• Nộp tại: Phòng đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư tại tỉnh/thành nơi đặt trụ sở.
• Hình thức: Trực tuyến (qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp) hoặc nộp trực tiếp.
• Thời gian xử lý: 3 – 5 ngày làm việc

5.4 Lưu ý sau khi hoàn tất đăng ký kinh doanh

• Cập nhật thông tin địa chỉ mới với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội.
• Làm biển hiệu gắn tại trụ sở để tránh bị xử phạt khi kiểm tra đột xuất.
• Nộp hồ sơ đăng ký tài khoản ngân hàng, khai báo thuế điện tử ngay sau khi có Giấy phép ĐKKD mới.

6. Lưu ý chi phí pháp lý & rủi ro thường gặp khi thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, ngoài chi phí thuê mặt bằng, doanh nghiệp còn có thể phát sinh một số chi phí pháp lý không ngờ tới và đối mặt với những rủi ro hợp đồng nếu không nắm rõ quy trình và điều khoản. Dưới đây là những yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý:

6.1 Các chi phí pháp lý tiềm ẩn cần lường trước

• Phí công chứng hợp đồng
• Không bắt buộc với hợp đồng thuê dưới 6 tháng, nhưng thường được doanh nghiệp lựa chọn để tăng tính pháp lý.
• Phí công chứng dao động từ 0,1%–0,5% giá trị hợp đồng, tối đa khoảng vài triệu đồng.

Phí dịch vụ pháp lý hoặc tư vấn hợp đồng (nếu thuê luật sư)

• Đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc bên thuê là doanh nghiệp FDI, nên nhờ luật sư kiểm tra và thương lượng hợp đồng.
• Chi phí có thể từ 5 -15 triệu đồng/lần, tùy vào độ phức tạp.

Chi phí làm hồ sơ đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới

• Bao gồm lệ phí đăng ký doanh nghiệp, in khắc dấu, làm biển hiệu…
• Tổng chi phí thường rơi vào khoảng 1 – 3 triệu đồng (chưa tính chi phí dịch vụ nếu ủy quyền bên thứ ba).

6.2 Rủi ro pháp lý thường gặp khi thuê văn phòng

Tòa nhà không đủ pháp lý

Chưa có giấy phép xây dựng, không có chứng nhận PCCC, chức năng không phải văn phòng → không thể đăng ký kinh doanh → bị từ chối hồ sơ tại Sở KH&ĐT.

Hợp đồng thiếu điều khoản rõ ràng

• Không quy định chi tiết về phí phát sinh, điều kiện gia hạn/chấm dứt hợp đồng → dễ xảy ra tranh chấp.

Không lập biên bản bàn giao rõ ràng

• Thiếu hình ảnh, mô tả hiện trạng bàn giao → dễ bị quy kết thiệt hại khi hoàn trả mặt bằng.

Thiếu điều khoản xử lý trong trường hợp bất khả kháng (dịch bệnh, lệnh phong tỏa…)

• Gây thiệt hại tài chính nhưng không được giảm hoặc miễn phí thuê.

7. Các câu hỏi thường gặp về thủ tục pháp lý thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng có bắt buộc công chứng không?

• Có thể cần công chứng nếu hợp đồng có thời hạn từ 6 tháng trở lên và một trong hai bên yêu cầu. Trong nhiều trường hợp, việc công chứng giúp tăng tính pháp lý và tránh tranh chấp.

Văn phòng ảo có cần làm hợp đồng không?

• Có. Dù là văn phòng ảo hay thực tế, nếu sử dụng để đăng ký kinh doanh thì vẫn cần có hợp đồng thuê hợp lệ để chứng minh địa chỉ pháp lý của doanh nghiệp.

Có thể sử dụng văn phòng thuê làm địa chỉ công ty không?

• Được, với điều kiện tòa nhà đó có chức năng văn phòng theo quy hoạch và được pháp luật công nhận. Nên kiểm tra giấy phép xây dựng và chức năng sử dụng đất của tòa nhà trước khi ký hợp đồng.

Tìm hiểu thêm: 

• Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp nhanh nhất [Năm 2023]
• Cách tra cứu mã số thuế cá nhân nhanh chuẩn nhất

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.