[Tải] Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất file Word

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu quan trọng giúp các bên xác nhận chính xác số dư công nợ tại một thời điểm cụ thể. Việc sử dụng mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn không chỉ hỗ trợ quản trị tài chính minh bạch mà còn đóng vai trò then chốt trong kế toán, quyết toán thuế và xử lý tranh chấp dân sự, thương mại.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản được lập giữa hai hoặc nhiều bên có phát sinh quan hệ thanh toán, nhằm đối chiếu và xác nhận số liệu công nợ phải thu, phải trả tại một thời điểm xác định. Nội dung biên bản phản ánh số dư đầu kỳ, các khoản phát sinh tăng giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ được các bên thống nhất.

Trong thực tiễn, biên bản đối chiếu công nợ thường được sử dụng trong quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, thuê tài sản, gia công, logistics hoặc các giao dịch nội bộ doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để kiểm soát rủi ro tài chính và làm cơ sở chứng minh nghĩa vụ thanh toán khi xảy ra tranh chấp.

Các mẫu biên bản đối chiếu công nợ thông dụng hiện nay

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ thông thường (Tiếng Việt)

Mẫu này được sử dụng phổ biến nhất trong các giao dịch nội địa, trình bày bằng tiếng Việt, áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam hoặc các bên cùng sử dụng tiếng Việt trong giao dịch. Nội dung tập trung vào số liệu kế toán và xác nhận công nợ tại thời điểm lập biên bản.

⬇ Tải ngay

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ song ngữ hoặc Tiếng Anh

Mẫu song ngữ hoặc tiếng Anh thường được sử dụng trong giao dịch với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Việc lập song song hai ngôn ngữ giúp hạn chế tranh chấp về cách hiểu nội dung, đặc biệt trong trường hợp sử dụng biên bản làm chứng cứ tại trọng tài hoặc tòa án.

⬇ Tải ngay

Quy định và nguyên tắc khi lập biên bản đối chiếu công nợ

Nguyên tắc đối chiếu số liệu công nợ

Số liệu đối chiếu phải dựa trên chứng từ hợp pháp như hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu chi, biên bản giao nhận. Việc đối chiếu cần đảm bảo tính trung thực, khách quan và thống nhất giữa các bên, đúng với nguyên tắc kế toán quy định tại Luật Kế toán 2015.

Thời điểm cần thực hiện đối chiếu công nợ

Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ theo tháng, quý hoặc năm. Ngoài ra, việc đối chiếu cần được thực hiện khi kết thúc hợp đồng, trước khi quyết toán thuế, hoặc khi phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán.

Giá trị pháp lý của biên bản đối chiếu công nợ

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, biên bản đối chiếu công nợ là một dạng chứng cứ thể hiện sự thừa nhận nghĩa vụ dân sự. Trong nhiều trường hợp, biên bản này được tòa án xem là căn cứ xác định nghĩa vụ thanh toán nếu có đầy đủ chữ ký và sự tự nguyện của các bên.

Nội dung cần có trong biên bản đối chiếu công nợ

Thông tin các bên đối chiếu

Biên bản cần ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ của các bên tham gia đối chiếu.

Số liệu công nợ phát sinh và đối chiếu

Nội dung này bao gồm số dư đầu kỳ, các khoản phát sinh trong kỳ, số tiền đã thanh toán và số dư công nợ tại thời điểm đối chiếu. Số liệu phải trùng khớp với sổ sách kế toán và chứng từ liên quan.

Kết quả xác nhận công nợ

Phần này thể hiện rõ các bên thống nhất hay còn chênh lệch số liệu, đồng thời ghi nhận ý kiến xử lý nếu có sai lệch.

Cam kết và chữ ký xác nhận

Biên bản cần có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu doanh nghiệp (nếu có) để đảm bảo giá trị pháp lý và tính ràng buộc trách nhiệm.

Quy trình thực hiện biên bản đối chiếu công nợ

Chuẩn bị số liệu và chứng từ liên quan

Doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và sổ kế toán trước khi tiến hành đối chiếu để đảm bảo số liệu chính xác.

Thực hiện đối chiếu và lập biên bản

Các bên tiến hành đối chiếu trực tiếp hoặc gián tiếp, thống nhất số liệu và lập biên bản theo mẫu chuẩn, ghi rõ thời điểm và phạm vi đối chiếu.

Gửi xác nhận và lưu trữ biên bản

Biên bản sau khi ký cần được gửi cho các bên liên quan và lưu trữ theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định pháp luật.

So sánh biên bản đối chiếu công nợ với các chứng từ tài chính liên quan

So sánh với bảng công nợ kế toán

Bảng công nợ kế toán là tài liệu nội bộ, trong khi biên bản đối chiếu công nợ thể hiện sự xác nhận của các bên và có giá trị chứng cứ cao hơn.

So sánh với biên bản xác nhận công nợ

Biên bản xác nhận công nợ thường chỉ ghi nhận số dư cuối kỳ, trong khi biên bản đối chiếu công nợ thể hiện đầy đủ quá trình phát sinh và biến động công nợ.

So sánh với hợp đồng và hóa đơn

Hợp đồng và hóa đơn là căn cứ phát sinh nghĩa vụ, còn biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu xác nhận lại nghĩa vụ đó tại một thời điểm cụ thể.

Các lỗi thường gặp khi lập biên bản đối chiếu công nợ

Sai lệch số liệu công nợ

Sai sót thường phát sinh do chưa đối chiếu đầy đủ chứng từ hoặc ghi nhận sai thời điểm thanh toán.

Thiếu chữ ký hoặc thiếu xác nhận pháp lý

Biên bản không có chữ ký của người có thẩm quyền có thể bị xem là không có giá trị chứng cứ khi tranh chấp.

Lập biên bản không đúng thời điểm

Việc đối chiếu quá muộn hoặc không đúng kỳ kế toán dễ dẫn đến khó khăn trong quyết toán và xử lý nghĩa vụ tài chính.

Việc lập biên bản đối chiếu công nợ đúng chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát nghĩa vụ thanh toán, hạn chế rủi ro sai lệch số liệu và tạo căn cứ pháp lý rõ ràng khi quyết toán hoặc phát sinh tranh chấp. Sử dụng mẫu biên bản phù hợp, thực hiện đối chiếu định kỳ và lưu trữ đầy đủ là bước cần thiết để đảm bảo minh bạch tài chính và an toàn pháp lý trong hoạt động kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp về biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ có bắt buộc phải lập không?

Pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải lập biên bản đối chiếu công nợ, nhưng đây là thông lệ quản trị tài chính và kế toán được khuyến nghị để hạn chế rủi ro tranh chấp.

Biên bản đối chiếu công nợ có cần đóng dấu không?

Pháp luật không bắt buộc đóng dấu, tuy nhiên việc đóng dấu giúp tăng tính xác thực và độ tin cậy của biên bản trong thực tiễn giao dịch.

Có thể đối chiếu công nợ qua email thay cho biên bản không?

Email có thể được xem là chứng cứ điện tử, nhưng để đảm bảo giá trị pháp lý cao, doanh nghiệp nên lập biên bản đối chiếu công nợ bằng văn bản có chữ ký xác nhận.

Bao lâu nên lập biên bản đối chiếu công nợ một lần?

Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu định kỳ theo tháng, quý hoặc năm, tùy theo quy mô và tần suất giao dịch.

Biên bản đối chiếu công nợ có giá trị pháp lý khi tranh chấp không?

Nếu được lập hợp lệ, có chữ ký của các bên và không bị ép buộc, biên bản đối chiếu công nợ có thể được sử dụng làm chứng cứ chứng minh nghĩa vụ thanh toán tại tòa án hoặc trọng tài.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.