Giấy phép kinh doanh là gì? Hồ sơ, thủ tục đăng ký giấy phép

Giấy phép kinh doanh là loại văn bản pháp lý bắt buộc, xác nhận doanh nghiệp được phép hoạt động hợp pháp trong ngành nghề kinh doanh của mình. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn chưa nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc cấp giấy phép này. Trong bài viết dưới đây, Maison Office sẽ hướng dẫn chi tiết về giấy phép kinh doanh, bao gồm định nghĩa, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thủ tục xin cấp phép, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tuân thủ đúng pháp luật.

1. Giấy phép kinh doanh là gì?

1.1 Thuật ngữ và định nghĩa pháp lý

Giấy phép kinh doanh là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng cá nhân hoặc tổ chức được phép hoạt động kinh doanh trong một ngành nghề cụ thể theo quy định của pháp luật. Văn bản này chứng minh doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý cần thiết và được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh hợp pháp.

Tuy nhiên, thuật ngữ “giấy phép kinh doanh” không chỉ ra một loại giấy tờ duy nhất trong quy trình thành lập và triển khai hoạt động kinh doanh. Thực tế, doanh nghiệp cần quan tâm đến hai loại giấy tờ quan trọng:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đây là điều kiện tiên quyết để một doanh nghiệp được thành lập và hoạt động hợp pháp.
• Giấy phép kinh doanh (hay còn gọi là “giấy phép con”): Loại giấy này được cấp cho những doanh nghiệp kinh doanh trong ngành nghề có điều kiện. Thông thường, giấy phép kinh doanh chỉ được cấp sau khi doanh nghiệp đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo khoản 1 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ đảm bảo đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh trong các ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện theo quy định của Luật Đầu tư, và duy trì các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động.

Như vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ giấy phép kinh doanh là văn bản pháp lý cho phép hoạt động hợp pháp trong ngành nghề có điều kiện, trong khi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không thể thay thế giấy phép kinh doanh bởi hai loại giấy tờ này mang những vai trò và chức năng khác nhau.

1.2 Đặc điểm của giấy phép kinh doanh

Các đặc điểm cơ bản của giấy phép kinh doanh bao gồm:

• Cấp bởi cơ quan có thẩm quyền: Giấy phép kinh doanh được cơ quan nhà nước cấp cho tổ chức hoặc cá nhân để thực hiện hoạt động kinh doanh trong các ngành, nghề có điều kiện.
• Tính pháp lý bắt buộc: Doanh nghiệp chỉ được coi là hoạt động hợp pháp trong một ngành nghề cụ thể khi có giấy phép này.
• Hạn chế quyền kinh doanh trong ngành nghề đặc thù: Giấy phép kinh doanh là một hình thức kiểm soát để đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện về cơ sở vật chất, chuyên môn và các yêu cầu an toàn, vệ sinh, môi trường theo quy định.
• Căn cứ pháp lý: Việc cấp giấy phép kinh doanh được quy định tại các văn bản luật chuyên ngành và các văn bản dưới luật áp dụng theo từng lĩnh vực quản lý.

1.3 Phân biệt giấy đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh

Lưu ý:

• Doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề ngoài danh mục có điều kiện chỉ cần Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện phải xin Giấy phép kinh doanh ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Các thuật ngữ tiếng Anh thường dùng trong giấy phép kinh doanh

Anh đã tổng hợp và trình bày các thuật ngữ tiếng Anh thường dùng trong giấy phép kinh doanh thành bảng mượt mà, dễ đọc như sau:

3. Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh gồm những gì?

Khi đã lựa chọn hình thức đăng ký kinh doanh phù hợp, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh đầy đủ và chính xác để nộp lên cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ này là tập hợp các giấy tờ nhằm chứng minh thông tin về doanh nghiệp và người đại diện pháp lý, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn tuân thủ các quy định của pháp luật.

(1) Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh cho hộ kinh doanh

Để thành lập hộ kinh doanh, bạn cần nộp 01 bộ hồ sơ đầy đủ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện. Theo Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh bản chính theo mẫu Mẫu số 1 – Phụ lục II, Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của chủ hộ và các thành viên gia đình tham gia đăng ký.
• Bản sao biên bản họp gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh, nếu có nhiều thành viên cùng tham gia.
• Bản sao văn bản ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh trong trường hợp đăng ký chung.

Theo Khoản 2 Điều 90 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký không được yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ ngoài những hồ sơ đã nêu.

(2) Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, theo Chương V Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhà đầu tư cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau khi thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông:
  • Với công ty TNHH hai thành viên trở lên: danh sách các thành viên.
  • Với công ty cổ phần: danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).
• Bản sao các giấy tờ pháp lý khác, bao gồm:
  • Giấy tờ pháp lý cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân.
  • Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
  • Giấy tờ pháp lý của thành viên công ty hoặc cổ đông sáng lập.
  • Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền kèm văn bản chỉ định người đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình cấp giấy phép diễn ra nhanh chóng, tránh trường hợp hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp ngay từ đầu.

4. Thủ tục và quy trình đăng ký giấy phép kinh doanh

Trước khi tiến hành xin giấy phép kinh doanh hay giấy phép con, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập công ty. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chính là cơ sở pháp lý để cá nhân, tổ chức thực hiện các thủ tục xin giấy phép chuyên ngành.

4.1 Thủ tục đăng ký thành lập công ty

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ thành lập công ty phải đầy đủ và hợp lệ, bao gồm:

• Giấy đề nghị thành lập công ty theo mẫu phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.
• Dự thảo điều lệ công ty, trình bày chi tiết và hợp pháp.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông tùy theo loại hình công ty.
• Bản sao giấy tờ cá nhân hợp lệ của cổ đông/thành viên là cá nhân (CMND/CCCD/hộ chiếu).
• Đối với tổ chức tham gia góp vốn:
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức.
  • Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện tổ chức thực hiện thủ tục.
  • Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện.
  • Văn bản quyết định tham gia góp vốn của tổ chức.
• Văn bản ủy quyền, nếu khách hàng giao cho đơn vị khác thay mặt thực hiện thủ tục thành lập công ty.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thẩm định tính hợp lệ và đầy đủ. Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 3 – 5 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp chính thức hoạt động và cũng là điều kiện để xin các giấy phép kinh doanh chuyên ngành (giấy phép con).
• Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ trước khi cấp giấy chứng nhận.

4.2 Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện thường bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh có điều kiện;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao Điều lệ công ty;
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật, cổ đông sáng lập hoặc thành viên góp vốn;
• Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, bằng cấp và kinh nghiệm của người trực tiếp quản lý, điều hành doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt động;
• Các văn bản, chứng từ khác chứng minh doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của ngành nghề.

Lưu ý: Tùy thuộc vào từng ngành nghề, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu bổ sung thêm các loại giấy tờ hoặc tài liệu liên quan.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và thời gian xét duyệt phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh:

• Giấy chứng nhận An toàn thực phẩm (ATTP):
  • Cơ quan tiếp nhận: Bộ Công Thương, Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn (tùy lĩnh vực kinh doanh).
  • Thời gian xét duyệt: 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Giấy phép PCCC:
  • Cơ quan tiếp nhận: Cục Cảnh sát PCCC (Bộ Công An) hoặc Phòng Cảnh sát PCCC tại địa phương.
  • Thời gian xét duyệt: 5 – 15 ngày kể từ ngày hồ sơ hợp lệ.

Trong quá trình thẩm định, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tại cơ sở kinh doanh. Nếu cơ sở đáp ứng các điều kiện theo quy định, hồ sơ sẽ được phê duyệt và cấp giấy phép.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nếu hồ sơ đầy đủ và cơ sở kinh doanh đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
• Nếu không đạt yêu cầu, doanh nghiệp phải khắc phục các thiếu sót và bổ sung hồ sơ trước khi cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

5. Hướng dẫn cách đăng ký giấy phép kinh doanh online

Đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính và tăng hiệu quả quản lý hồ sơ.

5.1 Đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 1: Truy cập vào trang dangkyquamang.dkkd.gov.vn, chọn “Tạo tài khoản mới”, sau đó điền đầy đủ thông tin để đăng ký.

Bước 2: Kiểm tra email đã đăng ký, nhấn vào đường link kích hoạt tài khoản. Sau khi kích hoạt thành công, tiến hành đăng nhập.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin cá nhân và đính kèm các giấy tờ chứng thực theo yêu cầu.

Bước 4: Chờ Sở Kế hoạch & Đầu tư gửi email xác nhận đăng ký tài khoản thành công.

5.2 Chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Hồ sơ cơ bản gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ chứng thực cá nhân/đại diện pháp luật và các giấy tờ ủy quyền nếu có. (Chi tiết hồ sơ đã được đề cập ở phần trước.)

5.3 Nộp hồ sơ qua mạng

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đăng nhập tài khoản đã đăng ký.

Bước 2: Truy cập mục “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử”, chọn tiếp “Đăng ký doanh nghiệp”. Tùy vào trường hợp, bạn chọn “Nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng” hoặc “Nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh”.

Bước 3: Chọn “Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”, nhấn “Tiếp theo”, sau đó chọn loại hình công ty dự kiến thành lập. Tiếp tục nhấn “Tiếp theo” và điền đầy đủ các thông tin mà hệ thống yêu cầu.

Bước 4: Xác thực hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số (token).

Bước 5: Thanh toán đầy đủ các khoản phí và lệ phí theo quy định để hoàn tất quá trình nộp hồ sơ.

Lưu ý: Nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, văn bản ủy quyền phải ghi rõ thông tin liên hệ của người ủy quyền để thuận tiện xác thực.

5.4 Nhận kết quả

• Trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ thẩm định hồ sơ.
• Hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh qua email, có thể nhận trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
• Hồ sơ không hợp lệ: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
• Nếu trong 60 ngày kể từ ngày yêu cầu bổ sung mà doanh nghiệp không nộp lại hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ hủy hồ sơ trên hệ thống.

6. Chi phí xin cấp giấy phép kinh doanh mới nhất

(1) Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh hộ cá thể

Đối với hộ kinh doanh cá thể, chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh được quy định cụ thể như sau:

• Lệ phí đăng ký giấy phép kinh doanh: 100.000 VNĐ/lần.
• Lệ phí cấp thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh: 50.000 VNĐ/lần.
• Lệ phí cung cấp thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: 20.000 VNĐ/bản.
• Chi phí làm con dấu: Nếu hộ kinh doanh có nhu cầu làm dấu, chi phí dao động từ 200.000 đến 500.000 VNĐ, tùy thuộc vào kích thước và loại dấu.
• Chi phí thuê dịch vụ hỗ trợ: Trường hợp sử dụng dịch vụ tư vấn hoặc hỗ trợ làm giấy phép, chi phí thường từ 500.000 đến 1.500.000 VNĐ.
• Chi phí giấy tờ khác: Bao gồm phí sao y, công chứng và các chi phí liên quan khác, có thể từ 50.000 đến 100.000 VNĐ.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ cần thực hiện kê khai thuế ban đầu tại cơ quan chi cục thuế địa phương.

(2) Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh khi thành lập công ty/doanh nghiệp

Khi thành lập công ty hoặc doanh nghiệp, chi phí liên quan đến việc xin giấy phép kinh doanh gồm các khoản cơ bản sau:

• Lệ phí làm giấy phép kinh doanh: 100.000 VNĐ.
• Phí công bố thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin Quốc gia: 100.000 VNĐ.
• Phí cấp giấy phép hoạt động (ngành nghề kinh doanh có điều kiện): từ 500.000 – 1.000.000 VNĐ/giấy phép.
• Phí thẩm định hồ sơ cấp giấy phép: khoảng 200.000 – 500.000 VNĐ/hồ sơ.
• Chi phí thiết kế bảng hiệu công ty: từ 200.000 VNĐ, tùy chất liệu và kích thước.
• Phí khắc dấu doanh nghiệp: dao động từ 450.000 – 500.000 VNĐ.
• Chi phí mua thiết bị chữ ký số (USB Token): các gói dịch vụ đa dạng với gói dịch vụ 1 năm dành cho doanh nghiệp mới có giá từ 1.650.000 VNĐ.
• Chi phí sử dụng hóa đơn VAT: gồm hóa đơn điện tử và giấy; hóa đơn giấy khoảng 350.000 VNĐ/cuốn.
• Phí mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp: thường khoảng 1.000.000 VNĐ/năm.
• Lệ phí môn bài: năm đầu tiên được miễn; từ năm thứ hai áp dụng như sau:

Lưu ý:

• Nếu giấy phép kinh doanh được cấp từ ngày 01/01 – 30/06, doanh nghiệp đóng lệ phí môn bài cho 1 năm.
• Nếu cấp từ ngày 01/07 – 31/12, chỉ đóng nửa năm.

7. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép kinh doanh

Khi tiến hành xin giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro pháp lý:

• Xác định loại hình kinh doanh: Chọn đúng TNHH, công ty cổ phần hay hộ kinh doanh để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
• Kiểm tra ngành nghề có điều kiện: Đảm bảo biết rõ ngành nghề có yêu cầu giấy phép đặc thù hay không.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Hồ sơ hợp lệ, có chứng thực và chữ ký theo quy định để tránh bị trả lại.
• Chú ý lệ phí và thời hạn: Nộp đúng phí, đúng hạn để tránh phát sinh chi phí hoặc hồ sơ bị hủy.
• Cập nhật pháp luật mới: Theo dõi Nghị định, Thông tư liên quan để hồ sơ hợp lệ.
• Sử dụng dịch vụ tư vấn: Giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót cho doanh nghiệp mới.
• Lưu giữ giấy phép cẩn thận: Xuất trình khi cơ quan quản lý yêu cầu và thực hiện gia hạn khi hết hạn.

Giấy phép kinh doanh là yếu tố pháp lý quan trọng, xác nhận doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh được phép hoạt động hợp pháp trong ngành nghề kinh doanh của mình. Việc hiểu rõ định nghĩa, phân loại, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian, chi phí. Đồng thời, nắm vững các lưu ý về ngành nghề có điều kiện, lệ phí và thời hạn giấy phép sẽ đảm bảo doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp liên tục.

8. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

8.1 Đăng ký giấy phép kinh doanh ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính, hoặc thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

8.2 Thời hạn của giấy giấy đăng ký kinh doanh?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không có thời hạn; tuy nhiên, các giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện (như vệ sinh an toàn thực phẩm, PCCC, vận tải, giáo dục…) thường có hiệu lực từ 3 – 5 năm và phải gia hạn trước khi hết hạn 30 ngày để tiếp tục hoạt động hợp pháp.

8.3 Có bắt buộc phải xin giấy phép đăng ký kinh doanh?

Có. Mọi tổ chức, cá nhân hoạt động thương mại tại Việt Nam đều phải đăng ký giấy phép kinh doanh (hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh) trước khi đi vào hoạt động.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.