Giấy phép kinh doanh là gì? Hồ sơ, thủ tục mới nhất 2024

Giấy phép kinh doanh là loại giấy tờ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần phải có trước khi chính thức đi vào hoạt động một cách hợp pháp. Tuy nhiên trong thực tế, không phải ai cũng hiểu rõ những quy định pháp luật cụ thể về giấy phép đăng ký kinh doanh. Trong bài viết này, Maison Office sẽ giúp bạn tìm hiểu: Giấy phép kinh doanh là gì? Hồ sơ xin cấp giấy đăng ký kinh doanh gồm những thành phần nào? Thủ tục xin cấp phép ra sao? 

1. Giấy phép kinh doanh là gì?

Giấy phép kinh doanh (hay Giấy phép con) là loại giấy tờ pháp lý được cấp cho các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Giấy tờ này được xem là chứng nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với doanh nghiệp hoặc cơ sở kinh doanh đó, giúp cơ quan nhà nước quản lý trật tự xã hội về điều kiện kinh doanh một cách hiệu quả.

Để được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện khi kinh doanh ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, đồng thời phải đảm bảo duy trì các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh (Theo Khoản 1 Điều 8 Luật doanh nghiệp 2020). 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần hiểu rằng giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 2 loại giấy tờ riêng biệt. Thông thường, Giấy đăng ký kinh doanh sẽ được cấp sau khi doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

>> Tham khảo: Cách tra cứu mã ngành nghề kinh doanh 

2. Đặc điểm của giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh là cơ sở pháp lý để cá nhân, tổ chức được quyền hoạt động kinh doanh trong một số ngành nghề nhất định. 

Giấy đăng ký kinh doanh được cấp bởi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cho doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề nhất định. Đây được xem là cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan nhà nước kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như nghĩa vụ thuế của các doanh nghiệp. 

Loại giấy tờ pháp lý này cũng được xem là hình thức hạn chế đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. 

Giấy phép đăng ký kinh doanh được quy định cụ thể tại một số văn bản chuyên ngành và các văn bản dưới luật theo từng lĩnh vực quản lý. 

Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh cần đăng ký mà nội dung giấy phép kinh doanh sẽ có sự khác biệt nhất định. Thông thường, giấy phép đăng ký kinh doanh sẽ có những nội dung như sau: 

Tên doanh nghiệp (bao gồm tên đầy đủ, tên viết tắt và tên nước ngoài);

• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Người đại diện theo pháp luật;
• Ngành nghề kinh doanh;
• Phạm vi các hoạt động kinh doanh;
• Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh;
• Thời hạn của giấy phép;
• Các nội dung khác được cập nhật.

3. Lợi ích của doanh nghiệp khi được cấp giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh không chỉ là “giấy thông hành” cho mọi hoạt động đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp mà còn mang đến rất nhiều lợi ích như sau:

• Khi có giấy đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ được công nhận là một thể nhân pháp lý. Điều này đồng nghĩa, doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp và đáp ứng được đầy đủ các điều kiện hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật đề ra. 
• Các hoạt động kinh doanh được bảo hộ bởi pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc giao dịch, hợp tác, đầu tư kinh doanh,… 
• Giấy đăng ký kinh doanh được xem là bằng chứng về tính hợp pháp, giúp doanh nghiệp tạo dựng sự tin tưởng đối với các khách hàng, đối tác. Từ đó nâng cao uy tín của thương hiệu trên thị trường, đồng thời mở rộng cơ hội hợp tác và thu hút đầu tư kinh doanh. 

• Ngoài ngành nghề kinh doanh có điều kiện, các lĩnh vực hoạt động như: mua bán xuất khẩu hàng hóa hay vận tải quốc tế cần phải có giấy phép kinh doanh thì mới có thể xuất hóa đơn đỏ.
• Các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh sẽ được được hưởng nhiều chính sách ưu đãi từ nhà nước như hỗ trợ vay vốn, giảm thuế, tham gia đấu thầu, mua bán đất đai,…
• Với tư cách pháp lý rõ ràng, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn vay từ ngân hàng hay các quỹ đầu tư.

>> Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp 

4. Phân biệt giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là hai loại giấy tờ pháp lý quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, hai khái niệm này lại thường gây nhầm lẫn cho nhiều người, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vậy đâu là sự khác nhau giữa giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Ý nghĩa pháp lý

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Là điều kiện tiên quyết để một doanh nghiệp được thành lập và hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp. Theo quy định, mọi doanh nghiệp hiện nay đều phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 
• Giấy phép kinh doanh: Là văn bản pháp lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được cấp cho các cá nhân/tổ chức đủ điều kiện hoạt động trong một số ngành, nghề kinh doanh có điều kiện. 

Theo đó, nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện thì bắt buộc phải làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh ngay sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề ngoài danh mục có điều kiện thì chỉ cần có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là đã có thể hoạt động. 

Điều kiện cấp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các cá nhân, tổ chức cần đáp ứng những điều kiện sau: 

                  + Hồ sơ đăng ký hợp lệ; 

                  + Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị pháp luật cấm;

                  + Tên doanh nghiệp phải được đặt đúng theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020;

                  + Nộp đủ phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

• Giấy phép kinh doanh: Tùy thuộc vào từng ngành nghề kinh doanh cụ thể mà điều kiện được cấp giấy phép kinh doanh cũng có sự khác biệt nhất định. Đó có thể là yêu cầu về cơ sở vật chất, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề,… 

Cơ quan cấp giấy phép

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Các cá nhân, tổ chức thành lập công ty cần liên hệ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Với các trường hợp đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể, Phòng chức năng của UBND cấp quận, huyện nơi kinh doanh sẽ là cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục. 
• Giấy phép kinh doanh: Tùy thuộc vào ngành, nghề kinh doanh có điều kiện mà cơ quan cấp giấy phép sẽ có sự khác nhau. Ví dụ: Giấy phép PCCC sẽ được cấp bởi Phòng Cảnh sát PCCC hoặc Cục Cảnh sát PCCC thuộc Bộ Công an; Giấy phép An toàn vệ sinh thực phẩm sẽ được cấp bởi Bộ Y tế hoặc Bộ Công thương. 

Thời hạn giấy phép

Hiện tại, luật pháp chưa có quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Riêng với giấy phép kinh doanh, thời hạn sử dụng cụ thể sẽ căn cứ vào ngành nghề. 

Như vậy, khi giấy phép hết hạn, các doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục gia hạn hoặc đăng ký mới để có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh ngành nghề đó. 

5. Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh mới nhất hiện nay

Trước khi đăng ký giấy phép kinh doanh, các cá nhân, tổ chức cần tiến hành đăng ký thành lập công ty để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sau đó mới tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh theo các bước cụ thể như sau: 

5.1. Bước 1: Soạn thảo hồ sơ xin giấy phép kinh doanh

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ xin giấy phép kinh doanh với các thành phần cơ bản như sau: 

• Đơn đề nghị xin giấy phép kinh doanh có điều kiện;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao điều lệ công ty;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đứng đầu doanh nghiệp/cổ đông sáng lập/thành viên góp vốn;
• Giấy tờ chứng minh trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm của những người trực tiếp điều hành đối với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp;
• Các loại tài liệu, văn bản pháp lý liên quan chứng minh doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh đối với từng ngành, nghề cụ thể.

Lưu ý: Mỗi ngành, nghề khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng về giấy tờ, tài liệu, văn bản liên quan đi kèm. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để tránh sai sót trong quá trình chuẩn bị. 

5.2. Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ xử lý

Mỗi ngành nghề kinh doanh sẽ có những yêu cầu khác nhau về hồ sơ đăng ký theo quy định của pháp luật. Do vậy, giữa các ngành nghề này cũng có sự khác biệt nhất định về cách thức nộp hồ sơ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ, thời gian chờ duyệt và cấp giấy phép. 

Ví dụ: Doanh nghiệp cần xin giấy chứng nhận An toàn thực phẩm:

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Là một trong các cơ quan có thẩm quyền gồm: Bộ Y tế, Bộ Công thương hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh mà cá nhân, tổ chức sẽ lựa chọn cho phù hợp. 
• Thời gian chờ duyệt hồ sơ: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận bộ hồ sơ hợp lệ. 

Trường hợp xin cấp giấy phép PCCC:

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ tại Cục Cảnh sát PCCC (thuộc Bộ Công an) hoặc Phòng Cảnh sát PCCC.
• Thời gian chờ duyệt hồ sơ: Từ 5 đến 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Đối với thủ tục cấp giấy phép kinh doanh, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra và thẩm định trực tiếp tại cơ sở kinh doanh. Nếu đảm bảo đúng các điều kiện của ngành nghề kinh doanh theo quy định, cơ quan sẽ tiến hành cấp giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp. 

5.3. Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi cơ quan nhà nước kiểm tra hồ sơ hợp lệ và cơ sở kinh doanh đáp ứng đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện đã đăng ký. 

Đối với những trường hợp không đạt điều kiện về hồ sơ cũng như quá trình thẩm định, kiểm tra trực tiếp thì không được cấp giấy phép kinh doanh. Thay vào đó, doanh nghiệp cần tiến hành bổ sung hồ sơ theo quy định, khắc phục thực tế và chờ xét duyệt lại. 

6. Một vài câu hỏi thường gặp về giấy phép đăng ký kinh doanh

6.1. Điều kiện để được cấp giấy phép kinh doanh là gì?

Quy định về điều kiện cấp giấy phép kinh doanh đối với mỗi ngành nghề sẽ có sự khác biệt nhất định. Đó có thể là yêu cầu về cơ sở vật chất, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, vốn điều lệ, vốn ký quỹ, người đại diện theo pháp luật,… Do đó, các cá nhân/tổ chức cần phải tìm hiểu kỹ về điều kiện của ngành nghề kinh doanh muốn đăng ký để chuẩn bị cho phù hợp. 

Ví dụ: Để xin cấp giấy phép Vệ sinh an toàn thực phẩm, cơ sở kinh doanh phải đáp ứng các điều kiện như sau:

• Có đăng ký ngành, nghề kinh doanh thực phẩm trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Đảm bảo an toàn vệ sinh đối với các dụng cụ chế biến, nấu nướng;
• Trang bị đầy đủ các vật dụng, dụng cụ riêng cho thực phẩm sống và thực phẩm chín;
• Chủ cơ sở và người trực tiếp chế biến thực phẩm phải tuân thủ các quy định về sức khỏe, kiến thức và thực hành;
• Nguồn nước dùng cho hoạt động kinh doanh, chế biến thực phẩm đạt quy chuẩn, đồng thời đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng.

6.2. Đăng ký giấy phép kinh doanh ở đâu?

Tùy thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh mà cơ quan tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy phép sẽ có sự khác nhau. 

Ví dụ: 

• Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế sẽ được cấp bởi Tổng cục Du lịch trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch
• Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 sẽ do Bộ Khoa học Công nghệ Việt Nam cấp phép.
• Giấy phép An toàn vệ sinh thực phẩm sẽ do Bộ Y tế, Bộ Công thương hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cấp.

6.3. Thời hạn của giấy giấy đăng ký kinh doanh?

Khác với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hầu hết các loại giấy phép kinh doanh đều có quy định về thời hạn sử dụng cụ thể. Theo đó, thời hạn của giấy phép sẽ căn cứ vào ngành nghề cũng như loại giấy phép kinh doanh. 

Ví dụ:

• Giấy phép PCCC có thời hạn 5 năm kể từ ngày cấp; 
• Giấy phép An toàn vệ sinh thực phẩm có thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp.
• Khi giấy phép hết hạn, các doanh nghiệp buộc phải thực hiện thủ tục gia hạn hoặc cấp mới để có thể tiếp tục hoạt động với ngành nghề đó.

6.4. Có bắt buộc phải xin giấy phép đăng ký kinh doanh?

Nếu doanh nghiệp đầu tư kinh doanh các ngành, nghề không có điều kiện thì chỉ cần có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là có thể hoạt động hợp pháp. Riêng các doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện thì bắt buộc phải có cả 2 loại giấy tờ là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về giấy phép kinh doanh mà Maison Office đã tổng hợp đến bạn. Theo đó, nếu doanh nghiệp dự kiến hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì phải nắm rõ những quy định về hồ sơ, thủ tục liên quan. Từ đó mới có thể đảm bảo hoạt động hợp pháp, hiệu quả và tránh được những rủi ro về mặt pháp lý.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.