11 Việc Cần Làm Khi Mới Thành Lập Công Ty, Doanh Nghiệp

Việc cần làm khi mới thành lập công ty là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý. Từ công bố đăng ký kinh doanh, kê khai thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài cho đến treo bảng hiệu và đăng ký bảo hiểm xã hội, mỗi bước đều có mốc thời gian và quy định cụ thể mà doanh nghiệp phải tuân thủ.

1. Vì sao cần hoàn tất thủ tục sau khi thành lập công ty? 

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN), công ty chưa thể đi vào hoạt động chính thức nếu không hoàn tất các thủ tục pháp lý và hành chính liên quan. Việc này mang ý nghĩa quan trọng ở ba khía cạnh:

• Đảm bảo tính hợp pháp: Các nghĩa vụ như công bố thông tin doanh nghiệp, kê khai thuế ban đầu, nộp tờ khai lệ phí môn bài đều được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Quản lý thuế 2019. Nếu vi phạm, công ty có thể bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ chỉ vì chậm nộp tờ khai môn bài.
• Xây dựng nền tảng hoạt động: Treo biển hiệu, khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số và hóa đơn điện tử là điều kiện cần để giao dịch với đối tác, ký hợp đồng, và thực hiện thanh toán qua kênh hợp pháp.
• Tạo uy tín và phòng ngừa rủi ro: Doanh nghiệp hoàn tất đầy đủ thủ tục sẽ tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý. Ngược lại, thiếu sót có thể dẫn đến việc cơ quan thuế coi công ty là “không hoạt động tại trụ sở”, dẫn đến thu hồi GCN ĐKDN.

2. Checklist các việc cần làm khi mới thành lập công ty

Khi doanh nghiệp mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN), việc tiếp theo là hoàn tất các thủ tục pháp lý và hành chính để chính thức đi vào hoạt động. Một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất là công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

2.1 Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp 

Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sau khi được cấp GCN ĐKDN phải công bố thông tin đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước bắt buộc để công ty hoạt động hợp pháp và minh bạch trước cơ quan quản lý, khách hàng và đối tác.

Nội dung công bố cần có:

• Ngành, nghề kinh doanh: Phải khớp với thông tin trên GCN ĐKDN.
• Danh sách cổ đông sáng lập: Bao gồm cả cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).
• Các thông tin cơ bản khác: Theo đúng nội dung trong GCN ĐKDN, giúp cơ quan quản lý dễ dàng tra cứu và xác nhận thông tin doanh nghiệp.

Thời hạn thực hiện: tối đa 30 ngày kể từ ngày nhận GCN ĐKDN.

Lợi ích khi thực hiện đúng quy định:

• Đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ pháp luật doanh nghiệp.
• Tăng uy tín với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.
• Tránh rủi ro bị cơ quan thuế coi là “không hoạt động tại trụ sở”, dẫn đến thu hồi GCN ĐKDN.

2.2 Treo biển hiệu tại trụ sở chính

Theo Khoản 4, Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện các nội dung sau:

• Gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và các địa điểm kinh doanh.
• Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Hình phạt khi vi phạm:

• Không treo bảng hiệu tại trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng (theo Khoản 2, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP).
• Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, cơ quan quản lý có thể khóa mã số thuế doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Lợi ích khi thực hiện đúng quy định:

• Đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ các yêu cầu của cơ quan nhà nước.
• Tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và các cơ quan quản lý.

2.3 Nộp tờ khai và lệ phí môn bài

Nộp tờ khai và lệ phí môn bài là nghĩa vụ bắt buộc giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động của doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập. Nếu thực hiện chậm trễ, công ty có thể bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng uy tín pháp lý.

Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài

• Theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp tờ khai môn bài chậm nhất ngày 30/01 của năm kế tiếp năm thành lập hoặc năm bắt đầu hoạt động.
• Khi có thay đổi vốn điều lệ trong năm, hạn nộp tờ khai điều chỉnh cũng là 30/01 năm sau năm phát sinh thay đổi.

Miễn lệ phí môn bài năm đầu

• Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, sửa đổi tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP: doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc năm đầu sản xuất – kinh doanh.
• Lưu ý: dù được miễn phí, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai để cơ quan thuế cập nhật dữ liệu quản lý.

Mức thu lệ phí môn bài từ năm thứ hai

• Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 VNĐ/năm.
• Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 VNĐ/năm.

Mức phạt khi nộp chậm (Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

• Chậm 1-30 ngày: phạt 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ.
• Chậm 31-90 ngày: phạt 5.000.000 – 8.000.000 VNĐ.
• Chậm trên 90 ngày: có thể bị phạt đến 25.000.000 VNĐ.

2.4 Kê khai hồ sơ thuế ban đầu

Kê khai thuế ban đầu là một trong những việc cần làm khi mới thành lập công ty. Theo Khoản 2, Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục này trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ kê khai bao gồm:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng Giám đốc
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có)
• Bản đăng ký phương pháp khấu hao TSCĐ (nếu có)
• Tờ đăng ký thông tin doanh nghiệp
• Tờ kê khai lệ phí môn bài
• Bản sao GCN ĐKDN
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện pháp luật
• Giấy ủy quyền (nếu có)

Cách nộp hồ sơ:

• Trực tiếp tại cơ quan thuế
• Trực tuyến tại thuedientu.gdt.gov.vn

2.5 Mua và kích hoạt chữ ký số (USB Token)

Chữ ký số (token) là công cụ bắt buộc cho mọi doanh nghiệp, có giá trị pháp lý tương đương con dấu pháp nhân. Khi sử dụng, doanh nghiệp có thể dễ dàng kê khai, nộp thuế điện tử, BHXH trực tuyến, khai hải quan và giao dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia mà không tốn thời gian đi lại.

Đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín tại Việt Nam: Viettel, FPT, CK, Bkav, NACENCOMM, NewTel-CA, SAFE-CA. Đây đều là các nhà cung cấp đã được cấp phép theo quy định pháp luật.

2.6 Đăng ký tài khoản ngân hàng và thông báo với Sở KH&ĐT 

Mở tài khoản ngân hàng là bước cần thiết để giao dịch với khách hàng, đối tác và thực hiện thanh toán hợp pháp. Theo quy định, hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán bằng chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Từ ngày 01/05/2021, doanh nghiệp mới thành lập không bắt buộc đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế (Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT). Doanh nghiệp có thể lựa chọn mở tài khoản tại các ngân hàng uy tín như Techcombank, ACB, VIB,…

2.7 Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế tối thiểu 2 ngày trước khi sử dụng (Khoản 3 Điều 1 Thông tư). Vi phạm có thể bị xử phạt lên đến 20.000.000 đồng.

Để thực hiện, doanh nghiệp cần:

Bước 1: Lập thông báo phát hành hóa đơn trên nền tảng HTKK – Hỗ Trợ Khai Thuế.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo đã lập.

Bước 3: Nộp hồ sơ bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (ký và đóng dấu).
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn điện tử.

Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hiện nay: SInvoice Viettel, Easyinvoice, VNPT Invoice, FPT eINVOICE, Mobiphone Invoice, BKAV.

2.8 Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần chọn phương pháp tính thuế GTGT, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và khách hàng. Theo Điều 9 Luật Thuế GTGT 2008, có hai phương pháp:

Phương pháp khấu trừ thuế GTGT:

• Áp dụng mặc định cho doanh nghiệp mới thành lập.
• Doanh nghiệp phải nộp tờ khai GTGT mẫu 01/GTGT, 02/GTGT và các tài liệu liên quan như danh sách hóa đơn, báo cáo BC26 hàng tháng/quý.

Phương pháp tính trực tiếp trên GTGT:

• Doanh nghiệp nộp tờ khai 04/GTGT và 36/GTGT cho cơ quan thuế.

Lưu ý: Doanh nghiệp mới thành lập kê khai thuế GTGT theo quý và nộp thuế trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc mỗi quý để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

2.9 Tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán 

Doanh nghiệp mới thành lập cần xác định chế độ kế toán phù hợp với quy mô hoạt động. Việc này giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả. Theo quy định hiện hành:

• Doanh nghiệp lớn: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp siêu nhỏ: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/TT-BTC.

Doanh nghiệp có thể tổ chức bộ máy kế toán nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo kê khai, báo cáo và nộp thuế đầy đủ, chính xác.

2.10 Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động

Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN chậm nhất 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức. Hồ sơ gồm:

• Danh sách lao động tham gia các loại bảo hiểm.
• Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.

Việc chậm đóng BHXH sẽ bị xử phạt 18-20% tổng số tiền phải đóng (tối đa 75 triệu đồng). Trốn đóng BHXH có thể bị phạt từ 50-70 triệu đồng theo Điều 4 Nghị định 28/2020/NĐ-CP.

2.11 Hoàn thiện giấy phép con (nếu ngành nghề yêu cầu) 

Với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần xin thêm giấy phép con trước khi chính thức hoạt động. Đây là căn cứ pháp lý để kinh doanh hợp lệ và tránh rủi ro bị xử phạt.

Ngành nghề thường phải xin giấy phép con

• F&B: Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Giáo dục: Giấy phép thành lập cơ sở đào tạo.
• Y tế – Dược: Giấy phép phòng khám, chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.
• Vận tải: Giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô.
• Xây dựng: Chứng chỉ năng lực thi công.
• Tài chính – Bảo hiểm: Giấy phép hoạt động kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán.

Lưu ý quan trọng

• Phải hoàn tất giấy phép con trước khi cung cấp dịch vụ.
• Vi phạm có thể bị xử phạt từ 10 – 100 triệu VNĐ và đình chỉ hoạt động (theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP).

3. Các chi phí cần chuẩn bị khi mới thành lập công ty 

Ngoài vốn điều lệ, doanh nghiệp cần dự trù thêm một số chi phí ban đầu để hoạt động ổn định:

• Chi phí pháp lý: Lệ phí đăng ký doanh nghiệp (50.000 VNĐ), phí công bố thông tin (100.000 VNĐ), khắc dấu công ty (~500.000 – 1.000.000 VNĐ).
• Thuế và phí bắt buộc: Lệ phí môn bài (miễn năm đầu, từ năm 2: 1-3 triệu VNĐ/năm tùy vốn điều lệ).
• Chi phí kế toán – thuế: Nếu chưa có kế toán trưởng, doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán (từ 1,5 – 5 triệu VNĐ/tháng).
• Chi phí văn phòng: Thuê văn phòng hoặc văn phòng ảo (dao động từ 500.000 VNĐ/tháng đối với văn phòng ảo đến vài chục triệu VNĐ/tháng với văn phòng truyền thống).
• Chi phí chữ ký số & hóa đơn điện tử: Gói USB Token và hóa đơn điện tử dao động 1-3 triệu VNĐ/năm.

4. Một số lưu ý quan trọng cho công ty mới thành lập 

Để vận hành thuận lợi và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp mới cần lưu ý:

• Nộp hồ sơ thuế và lệ phí môn bài đúng hạn: Tránh phạt từ 2 – 25 triệu VNĐ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Không bỏ sót bảng hiệu tại trụ sở chính: Đây là tiêu chí để cơ quan thuế xác định công ty hoạt động thực tế.
• Góp vốn điều lệ đúng thời hạn (90 ngày): Nếu không sẽ phải điều chỉnh vốn hoặc đối mặt với xử phạt.
• Đăng ký bảo hiểm xã hội khi phát sinh lao động: Tránh truy thu và xử phạt nặng.
• Kiểm tra ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Hoàn thiện giấy phép con trước khi đi vào hoạt động.
• Xây dựng bộ máy kế toán – tài chính ngay từ đầu: Giúp doanh nghiệp minh bạch và thuận lợi khi thanh tra, kiểm toán.

Hoàn tất việc cần làm khi mới thành lập công ty là bước nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ, hợp pháp và xây dựng uy tín với khách hàng, đối tác. Việc thực hiện đầy đủ các thủ tục từ công bố đăng ký doanh nghiệp, kê khai thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài, treo biển hiệu, đến đăng ký hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội và giấy phép con sẽ giúp công ty tránh rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí và sẵn sàng mở rộng kinh doanh trong tương lai. 

5. FAQ – Một số câu hỏi thường gặp 

5.1 Khi nào phải nộp lệ phí môn bài?

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên, nhưng vẫn phải nộp tờ khai môn bài. Từ năm thứ hai trở đi, hạn nộp lệ phí môn bài là ngày 30/01 hằng năm.

5.2 Công ty chưa có nhân viên có phải đóng BHXH không?

Không. Doanh nghiệp chỉ phải đóng bảo hiểm xã hội khi có người lao động ký hợp đồng từ 1 tháng trở lên. Nếu chưa có nhân sự, công ty chưa phát sinh nghĩa vụ BHXH.

5.3 Có thể dùng văn phòng ảo làm trụ sở chính không?

Có. Pháp luật cho phép doanh nghiệp đặt trụ sở tại văn phòng ảo hoặc văn phòng chia sẻ, miễn là địa chỉ rõ ràng, hợp đồng hợp pháp và đáp ứng điều kiện để cơ quan thuế xác minh hoạt động. Đây cũng là giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp mới.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.