Chi nhánh công ty là gì? Điều kiện, hồ sơ & thủ tục thành lập

Chi nhánh công ty là mô hình phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường mới. Dù không có tư cách pháp nhân độc lập, chi nhánh vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai một phần hoặc toàn bộ chức năng của công ty mẹ, giúp gia tăng sự hiện diện, nâng cao khả năng cạnh tranh và tối ưu nguồn lực.

1. Chi nhánh công ty là gì? 

Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được phép thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của công ty mẹ, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập, mọi quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh đều thuộc về pháp nhân là doanh nghiệp mẹ.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty 

Việc thành lập chi nhánh công ty là bước quan trọng trong quá trình mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Để chi nhánh hoạt động hợp pháp và hiệu quả, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật hiện hành, cụ thể như sau:

2.1. Về tư cách hoạt động

Doanh nghiệp chỉ có thể thành lập chi nhánh sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nghĩa là, công ty mẹ phải được thành lập hợp pháp trước khi tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh.

2.2. Về tên chi nhánh

Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh cần đảm bảo:

• Có cấu trúc gồm cụm từ “Chi nhánh” + loại hình doanh nghiệp + tên riêng của công ty.
  Ví dụ: Chi nhánh Công ty TNHH ABC.
• Được viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Phải được ghi rõ và gắn tại trụ sở chi nhánh công ty.

2.3. Ngành, nghề kinh doanh

Căn cứ Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ.
• Chi nhánh có thể đăng ký toàn bộ hoặc một phần ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Nếu muốn mở rộng sang ngành nghề khác, doanh nghiệp cần bổ sung ngành nghề trước khi đăng ký chi nhánh.

2.4. Người đứng đầu chi nhánh

Theo Khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015:

• Người đứng đầu chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân, trong phạm vi và thời hạn được giao.
• Thực tế, chức danh thường dùng là Giám đốc chi nhánh. Người này không được thuộc trường hợp bị treo mã số thuế trên Hệ thống đăng ký thuế và đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

2.5. Nghĩa vụ thuế

Theo Khoản 5 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

• Mỗi chi nhánh được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, đồng thời là mã số thuế của chi nhánh.
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức hạch toán:
  • Hạch toán phụ thuộc: công ty mẹ kê khai và nộp thuế thay chi nhánh.
  • Hạch toán độc lập: chi nhánh tự thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.

3. Hồ sơ đăng ký chi nhánh công ty gồm gì?

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Tùy trường hợp mở chi nhánh tại cùng tỉnh hay khác tỉnh, thành phần hồ sơ có sự khác biệt nhất định.

2.1 Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh

Khi doanh nghiệp thành lập chi nhánh công ty trong cùng tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính, hồ sơ thường bao gồm:

• Thông báo lập chi nhánh: do người đại diện pháp luật của công ty ký.
• Quyết định và biên bản họp (Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Chủ sở hữu công ty) về việc thành lập chi nhánh.
• Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

2.2 Hồ sơ đăng ký thành lập chinh nhánh công ty khác tỉnh 

Trường hợp mở chi nhánh công ty khác tỉnh/thành phố, ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp cần bổ sung thêm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
• Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt chi nhánh (hợp đồng thuê văn phòng, giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng địa điểm).
• Trường hợp chi nhánh hoạt động trong ngành nghề có điều kiện, cần bổ sung giấy phép con hoặc văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.

4. Thủ tục & quy trình đăng ký chi nhánh công ty

Để chi nhánh công ty được thành lập và đi vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật. Toàn bộ quy trình gồm 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện thành lập chi nhánh

Doanh nghiệp cần rà soát các điều kiện pháp lý trước khi mở chi nhánh, bao gồm:

• Tên chi nhánh hợp lệ theo Luật Doanh nghiệp 2020.
• Ngành nghề kinh doanh phù hợp với công ty mẹ.
• Người đứng đầu chi nhánh đủ năng lực và không thuộc diện bị treo mã số thuế.
• Xác định địa chỉ trụ sở chi nhánh rõ ràng, hợp pháp.
• Hình thức hạch toán và nghĩa vụ thuế của chi nhánh.

Bước 2: Soạn hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh

Hồ sơ thành lập chi nhánh bao gồm các giấy tờ theo Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, thường có:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Quyết định và biên bản họp của công ty mẹ về việc thành lập chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh.

Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí thành lập chi nhánh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 1 trong 3 cách:

• Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt chi nhánh.
• Qua dịch vụ bưu chính.
• Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

• Trường hợp từ chối, cơ quan đăng ký sẽ có văn bản thông báo nêu rõ lý do.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp cần hoàn tất một số thủ tục để chi nhánh đi vào hoạt động:

• Khắc và thông báo mẫu dấu chi nhánh.
• Mua chữ ký số điện tử để phục vụ kê khai thuế.
• Đăng ký, kê khai và nộp thuế theo hình thức hạch toán đã chọn.
• Làm biển hiệu và treo tại trụ sở chi nhánh.

5. Chi phí thành lập chi nhánh công ty năm 2025 

Khi mở chi nhánh công ty, ngoài việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp cũng cần dự trù các khoản chi phí cần thiết. Năm 2025, chi phí thành lập chi nhánh bao gồm:

6. Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân hay không? 

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân nhưng không có tư cách pháp nhân độc lập.

• Chi nhánh hoạt động nhân danh công ty mẹ, chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền.
• Các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh của chi nhánh gắn liền với công ty mẹ.
• Người đứng đầu chi nhánh thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở ủy quyền của doanh nghiệp.

7. Các trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh  

Theo Điều 212 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn từ Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh có thể bị thu hồi trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký chi nhánh với thông tin sai lệch, không trung thực.
• Ngừng hoạt động 01 năm liên tục mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Không còn đủ điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề có điều kiện (ví dụ: logistics, giáo dục, bảo hiểm).
• Quyết định của Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền trong các vụ việc xử lý vi phạm pháp luật.
• Doanh nghiệp mẹ bị giải thể hoặc phá sản, chi nhánh đương nhiên phải chấm dứt hoạt động.

Thành lập chi nhánh công ty giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng cường sự hiện diện và tối ưu nguồn lực. Doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện pháp lý, tuân thủ thủ tục đăng ký và quản lý chi nhánh đúng quy định để hoạt động hiệu quả và tránh rủi ro pháp lý. Việc nắm rõ chi phí, tư cách pháp nhân và nghĩa vụ thuế sẽ giúp lập kế hoạch chính xác, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí vận hành.

8. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp 

9.1 Chi nhánh công ty có mã số thuế riêng không? 

Có. Khi đăng ký hoạt động, chi nhánh được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, đồng thời là mã số thuế của chi nhánh. Doanh nghiệp có thể chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc để quyết định cách kê khai thuế.

9.2 Chi nhánh công ty có được xuất hóa đơn không?

Có. Nếu chi nhánh đăng ký hạch toán độc lập thì được xuất hóa đơn giá trị gia tăng riêng. Trường hợp hạch toán phụ thuộc, việc xuất hóa đơn có thể do chi nhánh thực hiện những nghĩa vụ kê khai – nộp thuế thuộc về công ty mẹ.

9.3 Có thể đặt nhiều chi nhánh tại cùng một tỉnh/thành phố không? 

Có. Luật Doanh nghiệp 2020 không giới hạn số lượng chi nhánh trong cùng một tỉnh hoặc thành phố. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở nhiều chi nhánh để thuận tiện quản lý, mở rộng địa bàn kinh doanh.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.