Mẫu biên thay thế hóa đơn theo quy định mới nhất [Tải ngay]

Trong quá trình xử lý nghiệp vụ kế toán, việc sai sót thông tin trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Khi đó, biên bản thay thế hóa đơn đóng vai trò là văn bản pháp lý quan trọng để hợp thức hóa việc hủy bỏ hóa đơn cũ và xuất hóa đơn mới. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản, cung cấp mẫu chuẩn 2026 và các lưu ý để doanh nghiệp tránh rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD

MẪU BIÊN BẢN THAY THẾ HÓA ĐƠN

Biên bản thay thế hóa đơn là gì?

Biên bản thay thế hóa đơn là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua nhằm xác nhận các sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, đồng thời làm căn cứ để bên bán xuất một hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn lỗi. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đây là chứng từ bắt buộc trong một số trường hợp sai sót để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.

Mục đích của biên bản:

• Hệ thống hóa các thông tin sai lệch (mã số thuế, số tiền, tên hàng hóa…).
• Tạo cơ sở pháp lý để giải trình với cơ quan Thuế khi thanh kiểm tra.
• Đảm bảo sự thống nhất giữa hai bên về việc hủy bỏ giá trị của hóa đơn cũ.

Phân biệt nhanh các loại biên bản:

• Biên bản thay thế: Dùng khi hóa đơn có sai sót về số tiền, thuế suất, quy cách hàng hóa và hai bên chọn phương án hủy bỏ hoàn toàn số hóa đơn cũ để lập hóa đơn mới.
• Biên bản điều chỉnh: Dùng khi chỉ muốn điều chỉnh một phần nội dung (tăng/giảm tiền, thuế) mà không hủy hóa đơn cũ.
• Hủy hóa đơn: Chỉ thực hiện khi hóa đơn chưa gửi cho người mua hoặc sai sót toàn bộ.

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất (Cập nhật 2026)

Mẫu biên bản này được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.

⬇ TẢI NGAY FILE WORD MẪU BIÊN BẢN

Nội dung bắt buộc phải có trong mẫu:

1. Thông tin hai bên: Tên công ty, địa chỉ, MST, người đại diện.
2. Thông tin hóa đơn bị thay thế: Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, nội dung sai sót.
3. Lý do thay thế: Ghi rõ sai sót ở mục nào (ví dụ: sai đơn giá, sai tên hàng).
4. Cam kết: Hai bên đồng ý hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn thay thế số… ngày…
5. Chữ ký và đóng dấu: Của đại diện hợp pháp hai bên (ưu tiên ký số).

Lưu ý: Để tránh bị cơ quan thuế loại chi phí, biên bản phải được lập trước hoặc cùng thời điểm với ngày xuất hóa đơn thay thế. Việc lập biên bản sau khi đã xuất hóa đơn thay thế có thể bị coi là không hợp lệ về mặt trình tự thời gian.

Khi nào cần lập biên bản thay thế hóa đơn?

Theo quy định, không phải mọi sai sót đều dùng biên bản thay thế. Dưới đây là các tình huống thực tế bạn cần lưu ý:

Trường hợp nào KHÔNG cần lập biên bản thay thế hóa đơn?

Việc lạm dụng biên bản thay thế cho các lỗi nhỏ có thể gây phiền hà cho cả hai bên. Bạn không cần lập biên bản thay thế trong các trường hợp:

• Sai sót chỉ về địa chỉ hoặc tên người mua: Nhưng mã số thuế vẫn đúng. Trường hợp này người bán chỉ cần thông báo cho người mua và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cho Thuế.
• Sai sót thuộc diện điều chỉnh: Nếu hai bên chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh (chỉ ghi phần chênh lệch) thay vì thay thế toàn bộ.
• Hóa đơn chưa gửi cho người mua: Lúc này chỉ cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn trên phần mềm và lập hóa đơn mới, không cần biên bản thỏa thuận giữa hai bên.

Quy trình lập biên bản thay thế hóa đơn đúng chuẩn

Để đảm bảo an toàn pháp lý, kế toán nên thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn

Kiểm tra kỹ hóa đơn đã lập với hợp đồng, biên bản giao hàng để xác định chính xác lỗi nằm ở đâu: thông tin định danh hay thông tin giá trị.

Bước 2: Thỏa thuận giữa bên bán và bên mua

Liên hệ với đối tác để thống nhất phương án xử lý là thay thế. Điều này rất quan trọng để tránh việc bên mua không chấp nhận ký số trên biên bản hoặc không chấp nhận hóa đơn mới.

Bước 3: Lập biên bản thay thế hóa đơn

Soạn thảo biên bản với đầy đủ các nội dung như mục “Mẫu biên bản” đã nêu ở trên. Nội dung quan trọng nhất là mục “Lý do thay thế”.

Bước 4: Lập hóa đơn điện tử thay thế

Bên bán thực hiện thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử. Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Bước 5: Kê khai thuế liên quan

Sau khi xuất hóa đơn thay thế, cả bên bán và bên mua thực hiện kê khai bổ sung (nếu sai sót làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ).

Hướng dẫn ghi nội dung biên bản thay thế hóa đơn đúng chuẩn

Ghi sai biên bản thay thế là lỗi “sai chồng sai”. Hãy tuân thủ hướng dẫn sau:

• Thông tin bên bán/mua: Ghi chính xác theo Giấy phép đăng ký kinh doanh mới nhất.
• Mô tả lỗi hóa đơn cũ: Phải ghi chi tiết. Ví dụ: “Ghi sai đơn giá từ 1.000.000đ thành 10.000.000đ tại dòng số 2”. Tránh ghi chung chung là “Sai nội dung”.
• Nội dung hóa đơn thay thế: Ghi rõ “Hai bên thống nhất lập hóa đơn thay thế số… để điều chỉnh lại đơn giá và thành tiền đúng”.
• Ngày lập: Phải khớp với ngày trên hóa đơn thay thế hoặc trước đó.

Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có cần ký không?

Câu trả lời là CÓ.

• Tính bắt buộc: Theo Nghị định 123, khi có sai sót về các chỉ tiêu quan trọng như MST, số tiền… thì việc lập biên bản/văn bản thỏa thuận là cần thiết để xác minh sự đồng thuận của hai bên.
• Hình thức ký: Có thể ký tay (đóng dấu đỏ) hoặc ký số (Token/Chữ ký điện tử). Trong thời đại hóa đơn điện tử, việc ký số được khuyến khích vì tính nhanh chóng và bảo mật cao.
• Nếu người mua không ký: Đây là rủi ro cho bên bán. Bên bán cần lưu trữ các bằng chứng email, tin nhắn thỏa thuận để giải trình nếu người mua cố tình không ký biên bản.

Phải biệt: Thay thế hóa đơn và điều chỉnh hóa đơn

Các lỗi thường gặp khi lập biên bản thay thế hóa đơn

Một trong những lỗi phổ biến là ghi sai thông tin hóa đơn bị thay thế, đặc biệt nhầm lẫn số hóa đơn hoặc ngày lập hóa đơn cũ, khiến biên bản không đủ căn cứ pháp lý để phát hành hóa đơn thay thế.

Nhiều doanh nghiệp chỉ lập biên bản thay thế nhưng không nộp Thông báo hóa đơn sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) cho cơ quan thuế thông qua phần mềm hóa đơn điện tử. Đây là lỗi nghiêm trọng, dễ dẫn đến việc hồ sơ hóa đơn không được cơ quan thuế chấp nhận.

Bên cạnh đó, nhầm lẫn giữa hình thức thay thế và điều chỉnh hóa đơn cũng thường xuyên xảy ra, làm phát sinh rủi ro kê khai thuế sai, trùng doanh thu hoặc thiếu nghĩa vụ thuế phải nộp.

Ngoài ra, lập biên bản không đúng thời điểm là lỗi kế toán cần đặc biệt lưu ý. Theo quy định, ngày lập biên bản thay thế phải phù hợp với thời điểm xử lý sai sót; trường hợp ngày biên bản sau ngày lập hóa đơn thay thế được xem là không đúng trình tự và có thể bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thay thế hóa đơn (FAQ)

1. Biên bản thay thế hóa đơn có bắt buộc phải lập không?

Có. Khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tên hàng hóa hoặc thông tin người mua – người bán, hai bên bắt buộc phải lập biên bản thay thế để làm căn cứ phát hành hóa đơn mới hợp lệ theo quy định pháp luật.

2. Hóa đơn đã kê khai thuế rồi có được thay thế không?

Được. Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế, sau khi lập biên bản thay thế và phát hành hóa đơn mới, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành.

3. Một hóa đơn có thể thay thế bao nhiêu lần?

Pháp luật không giới hạn số lần thay thế hóa đơn. Tuy nhiên, việc thay thế nhiều lần cho cùng một giao dịch có thể khiến cơ quan thuế xem xét kỹ tính hợp lệ và bản chất thực tế của nghiệp vụ phát sinh.

4. Không lập biên bản thay thế hóa đơn có bị xử phạt không?

Có thể. Doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn với mức phạt từ 2 – 5 triệu đồng, đồng thời khoản chi liên quan có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu không chứng minh được tính hợp pháp của hóa đơn.

5. Biên bản thay thế hóa đơn cần lưu trữ trong bao lâu?

Biên bản thay thế hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tương tự các chứng từ kế toán và hóa đơn khác, để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.

Việc lập biên bản thay thế hóa đơn không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thông tin và thời gian. Kế toán cần nắm vững Nghị định 123 để xử lý các tình huống sai sót một cách chuyên nghiệp, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có cho doanh nghiệp

Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.