Tuyển dụng là gì? Quy trình các bước tuyển dụng nhân sự 

Nhân viên chính là nguồn lực quý giá nhất của mọi doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra giá trị và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Để tìm kiếm được những ứng viên tiềm năng, một quy trình tuyển dụng bài bản sẽ là yếu tố không thể thiếu trong công tác quản lý. Thêm vào đó, các nhà quản trị cũng cần nắm rõ tuyển dụng là gì cũng như các phương pháp và công cụ tuyển dụng hiệu quả. 

Tìm hiểu thêm:

• Các trang website tuyển dụng miễn phí
• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự
• Kỹ năng phỏng vấn nhân sự

Tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, đánh giá và tuyển chọn nhân sự đáp ứng các yêu cầu về năng lực, phẩm chất và kỹ năng cho các vị trí công việc khác nhau trong một tổ chức. Mục tiêu của quá trình này là xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh và phát triển. 

Quá trình tuyển dụng nhân sự được triển khai qua nhiều bước, bao gồm: xác định nhu cầu nhân lực, phác thảo mô tả công việc, đăng tin tuyển dụng, thu thập và sàng lọc hồ sơ ứng viên, tổ chức phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất. Đây được xem là một hoạt động vô cùng quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp. 

Dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu cụ thể từ ban lãnh đạo, kế hoạch tuyển dụng có thể được triển khai theo hình thức dài hạn hoặc tự phát nhằm lấp đầy các vị trí còn trống trong tổ chức. 

Mục đích của việc tuyển dụng nhân lực là gì?

Ngoài việc hiểu rõ khái niệm tuyển dụng nhân sự là gì, các nhà quản trị cũng cần  nhận thức sâu sắc về mục đích của việc tuyển dụng. Quá trình này đóng vai trò quan trọng ở nhiều khía cạnh, bao gồm: 

Đối với doanh nghiệp

• Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng: Hoạt động tuyển dụng giúp doanh nghiệp tìm kiếm và thu hút được những ứng viên có năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng và chuyên nghiệp.
• Đáp ứng nhu cầu nhân sự: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thiếu hụt nhân sự do nhân viên cũ nghỉ việc, việc tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên phù hợp cho các vị trí trống. Điều này đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh được duy trì liên tục, ổn định và không bị gián đoạn.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Thông qua việc tuyển dụng một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất làm việc, thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Giảm thiểu chi phí: Tuyển dụng đúng người, đúng việc ngay từ ban đầu sẽ là cách giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tuyển dụng, đào tạo, thử việc cũng như các rủi ro trong công tác quản lý. 

Đối với người lao động

• Tìm kiếm cơ hội việc làm: Thông qua quá trình tuyển dụng, người lao động có thể tìm được công việc phù hợp với kỹ năng, kiến thức, trình độ và sở thích của cá nhân. 
• Thu nhập ổn định: Khi tìm kiếm được việc làm thông qua tuyển dụng, người lao động có thể có được một nguồn thu nhập ổn định để nâng cao chất lượng cuộc sống và đầu tư cho tương lai. 
• Phát triển bản thân: Một môi trường làm việc mới sẽ mang đến nhiều cơ hội cho người lao động trong việc học hỏi kiến thức, rèn luyện kỹ năng và phát triển sự nghiệp.

Đối với xã hội

Tuyển dụng không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển của xã hội. Theo đó, hoạt động này có thể mang đến nhiều lợi ích như: 

• Giảm tỷ lệ thất nghiệp: Quá trình tuyển dụng của các doanh nghiệp giúp tạo ra nhiều cơ hội việc làm mới, góp phần giảm thiểu tình trạng thất nghiệp trong xã hội.
• Ổn định xã hội: Khi người lao động có việc làm và thu nhập ổn định, chất lượng cuộc sống của cả cá nhân và cộng đồng đều được nâng cao. Điều này góp phần giảm bớt các vấn đề xã hội liên quan đến nghèo đói và bất bình đẳng.
• Phát triển kinh tế: Tuyển dụng hiệu quả tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển, từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng kinh tế chung của toàn xã hội.

Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng. Dưới đây là trình tự các bước cơ bản của một quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp: 

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu nhân lực hiện tại của tổ chức. Trong thực tế, nhu cầu này thường phát sinh từ các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, khi có nhu cầu mở rộng thị trường hoạt động, doanh nghiệp thường tuyển thêm nhân sự để đáp ứng hiệu quả khối lượng lớn công việc. 

Như vậy, để xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố bao gồm:

• Khối lượng công việc hiện tại của các bộ phận và các phòng ban trong công ty. 
• Chất lượng và hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
• Những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng còn thiếu của đội ngũ nhân sự hiện tại.
• Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
• Tình hình biến động nhân sự trong doanh nghiệp (tỷ lệ nghỉ việc, thuyên chuyển công tác,…)

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng được xem là “bản đồ chỉ đường” cho toàn bộ quá trình tuyển dụng, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều diễn ra một cách hiệu quả. Dựa trên nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp có thể xây dựng một bản kế hoạch chi tiết với đầy đủ các thông tin: 

• Số lượng nhân sự cần tuyển dụng là bao nhiêu?
• Tuyển dụng vị trí công việc nào? Cho phòng ban, bộ phận nào?
• Ứng viên cần đáp ứng các yêu cầu nào về trình độ chuyên môn, kỹ năng mềm và kinh nghiệm?
• Ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng là bao nhiêu?
• Các kênh tìm kiếm hồ sơ ứng viên?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng?
• Các mốc thời gian tuyển dụng cho từng vị trí công việc?

Bước 3: Mô tả yêu cầu công việc

Ở bước này, nhà tuyển dụng cần phác thảo chi tiết bản mô tả công việc cho từng vị trí. Một bản mô tả công việc rõ ràng không chỉ giúp ứng viên hiểu rõ về vai trò, nhiệm vụ của mình mà còn là cơ sở quan trọng cho nhà tuyển dụng trong việc sàng lọc hồ sơ.

Các yếu tố cần có trong bản mô tả yêu cầu công việc bao gồm:

• Tiêu đề công việc cho vị trí cần tuyển dụng (Ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Marketing, Giám đốc nhân sự)
• Mục tiêu và vai trò của vị trí đó trong tổ chức.
• Các nhiệm vụ chính mà ứng viên sẽ thực hiện.
• Yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm.
• Yêu cầu về trình độ học vấn, bao gồm bằng cấp, chứng chỉ hoặc các khóa đào tạo cần thiết.
• Các yêu cầu khác như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giải quyết vấn đề,… 
• Cung cấp thông tin về mức lương, phúc lợi và các chế độ đãi ngộ khác để thu hút ứng viên.

Bước 4: Tìm kiếm ứng viên

Đây là bước quan trọng để thu hút những ứng viên chất lượng ứng tuyển vào các vị trí công việc mà doanh nghiệp đang cần. Theo đó, nhà tuyển dụng có thể sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau để tìm kiếm hồ sơ ứng viên phù hợp, chẳng hạn như: 

• Đăng tin tuyển dụng lên website công ty.
• Đăng tin lên các trang tuyển dụng việc làm uy tín.
• Sử dụng các nền tảng mạng xã hội để tiếp cận ứng viên. 
• Tham gia các sự kiện và hội chợ việc làm.
• Thuê dịch vụ tuyển dụng từ bên thứ 3.
• Thông qua lời giới thiệu từ nhân viên công ty. 

Để thu hút nhiều hồ sơ ứng viên chất lượng, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng nội dung tuyển dụng. Trong đó cần nêu bật những điểm mạnh, văn hóa doanh nghiệp và những lợi ích mà ứng viên sẽ nhận được.

Bước 5: Sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn

Sau khi đã thu thập được một lượng hồ sơ ứng viên nhất định, bước tiếp theo mà nhà tuyển dụng cần thực hiện là sàng lọc hồ sơ ứng viên. Điều này giúp loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng yêu cầu và chọn ra các ứng viên tiềm năng cho vòng phỏng vấn tiếp theo. 

Doanh nghiệp có thể thực hiện phỏng vấn dưới nhiều hình thức như: cuộc gặp trực tiếp, gọi điện thoại hoặc video call. Ngoài các câu hỏi về năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm, nhà tuyển dụng còn có thể đưa ra các tình huống thực tế để đánh giá cách ứng viên xử lý vấn đề. Quá trình này cho phép nhà tuyển dụng đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc cũng như khả năng gắn bó lâu dài đối với tổ chức. 

Bước 6: Đánh giá ứng viên

Đây là bước quan trọng đòi hỏi sự kỹ lưỡng và khách quan nhằm chọn được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển. Không chỉ dựa vào kết quả phỏng vấn, nhà tuyển dụng còn cần đánh giá nhiều yếu tố khác để đảm bảo quyết định tuyển dụng là chính xác. 

Công việc của nhà tuyển dụng ở giai đoạn này bao gồm:

• Xây dựng một bảng đánh giá với các tiêu chí cụ thể.
• Đánh giá từng ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đặt ra.
• So sánh điểm số của các ứng viên để đưa ra quyết định cuối cùng.

Bước 7: Ra quyết định tuyển dụng

Sau khi đã đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành gửi thư mời nhận việc cho ứng viên. Thư mời này cần được soạn thảo một cách chuyên nghiệp, bao gồm các thông tin thiết yếu sau:

• Chức danh công việc
• Thời gian bắt đầu làm việc
• Điều kiện làm việc (mức lương, thưởng hiệu suất, phúc lợi,…)
• Thông tin về địa điểm làm việc
• Tài liệu cần ứng viên cung cấp (bằng cấp, giấy tờ tùy thân, sơ yếu lý lịch,…)

Nội dung thư mời nhận việc cũng cần đưa ra thời hạn mà ứng viên phải phản hồi về việc nhận việc cũng như thời gian có thể bắt đầu công việc. Trong trường hợp ứng viên từ chối hoặc không thể nhận việc, nên có một hoặc hai ứng viên dự phòng để có thể liên hệ ngay lập tức.

Bước 8: Onboarding 

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng là Onboarding, hay còn được biết đến là hội nhập nhân viên mới. Mục tiêu của hoạt động này là giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc, văn hóa công ty và các quy trình làm việc. Cụ thể, nhân viên mới sẽ được:

• Cung cấp các tài liệu cần thiết như hợp đồng lao động, chính sách công ty, quy định nội bộ và tài liệu hướng dẫn công việc.
• Giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp và kết nối, làm quen với các thành viên trong đội ngũ. 
• Cung cấp các khóa đào tạo ban đầu để nhân viên mới nhanh chóng thích ứng với công việc.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng nhân sự

Quá trình tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chất lượng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được kết quả tối ưu doanh nghiệp sẽ cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó bao gồm 2 khía cạnh chính là: 

Các yếu tố bên ngoài

• Thị trường lao động: Tình hình cung cầu lao động, xu hướng làm việc, số lượng và chất lượng ứng viên, cạnh tranh về mức lương và phúc lợi,… 
• Chính trị và pháp luật: Sự thay đổi về các chính sách chính trị và pháp luật có thể tạo ra những thay đổi nhất định trong quy trình tuyển dụng nhân sự của tổ chức. 
• Yếu tố kinh tế: Bao gồm tình hình kinh tế chung, tỷ lệ lạm phát, tỷ lệ thất nghiệp, mức độ cạnh tranh trong ngành,… 
• Văn hóa xã hội: Sự thay đổi về giá trị và mong đợi của người lao động, các chính sách về lao động, thuế, bảo hiểm xã hội,…

Các yếu tố bên trong

• Văn hóa tổ chức: Các ứng viên thường tìm kiếm một môi trường làm việc phù hợp với giá trị cá nhân của họ. Một môi trường làm việc tích cực, thân thiện có thể thu hút nhiều ứng viên hơn.
• Chính sách nhân sự: Các chính sách lương bổng, phúc lợi và chế độ đãi ngộ hấp dẫn sẽ giúp doanh nghiệp thu hút những ứng viên tốt nhất. 
• Quy trình tuyển dụng: Các bước trong quy trình tuyển dụng sẽ quyết định đến tính hiệu quả của các chiến lược tuyển dụng nhân sự. 
• Uy tín thương hiệu: Sự uy tín và mức độ nhận diện thương hiệu trên thị trường có thể giúp doanh nghiệp thu hút thêm nhiều ứng viên tiềm năng. 
• Khả năng tài chính: Ngân sách dành cho tuyển dụng sẽ quyết định khả năng của doanh nghiệp trong việc thu hút ứng viên và duy trì các chiến lược tuyển dụng. 

Làm thế nào để tuyển dụng nhân sự hiệu quả?

Nhà tuyển dụng không chỉ cần nắm vững khái niệm tuyển dụng nhân sự là gì mà còn phải biết cách áp dụng các phương pháp tuyển dụng hiệu quả. Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp: 

• Xây dựng quy trình tuyển dụng bài bản, chuyên nghiệp. 
• Chọn các kênh đăng tin tuyển dụng uy tín.
• Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí tuyển dụng.
• Phát triển hình ảnh thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp tích cực.
• Đánh giá và cải tiến liên tục quy trình tuyển dụng.
• Áp dụng công nghệ tiên tiến vào quá trình tuyển dụng.
• Mang đến trải nghiệm tốt cho ứng viên, kể cả với những ứng viên không được lựa chọn. 

Không chỉ đơn thuần là việc tìm kiếm và lựa chọn ứng viên, quá trình tuyển dụng còn phản ánh chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ khái niệm tuyển dụng là gì cũng như quy trình thực hiện, các nhà quản trị có thể xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng. Từ đó góp phần tạo ra giá trị cho cả doanh nghiệp, nhân viên và toàn xã hội. 

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.