Phòng hành chính nhân sự: Chức năng và cơ cấu tổ chức
Theo dõi Maison Office trên
Phòng hành chính nhân sự nắm giữ vai trò rất quan trọng trong bộ máy vận hành của mỗi doanh nghiệp. Bộ phận này không chỉ đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra trơn tru, hiệu quả mà còn góp phần xây dựng và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng, chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự cũng được mở rộng sang nhiều khía cạnh khác nhau.
Tìm hiểu thêm các khái niệm trong lĩnh vực nhân sự:
Nội dung chính
Phòng hành chính nhân sự là gì?
“Hành chính” bao gồm các công việc liên quan đến quy trình và thủ tục của doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý giấy tờ, hồ sơ, xây dựng quy trình,… Còn “nhân sự” lại đề cập đến việc quản lý nguồn lực con người của tổ chức, bao gồm các khía cạnh cơ bản là đào tạo và phát triển, lương thưởng và phúc lợi.
Phòng hành chính nhân sự (HCNS) là bộ phận trong doanh nghiệp chuyên trách việc quản lý các hoạt động liên quan đến nguồn lực con người và các vấn đề hành chính. Trong đó bao gồm: tuyển dụng và đào tạo, quản lý lương thưởng và phúc lợi, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý tài sản, xây dựng văn hóa doanh nghiệp,…
Có thể nói, phòng HCNS đóng vai trò là “cầu nối” quan trọng giữa các cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên trong một doanh nghiệp. Không chỉ thông báo các ý kiến, quyết định chiến lược của ban lãnh đạo đến toàn thể nhân viên, bộ phận HCNS còn là người truyền đạt những tâm tư, nguyện vọng của nhân sự đến cấp trên.
Chức năng của phòng hành chính nhân sự
Chức năng của phòng hành chính nhân sự không chỉ bao gồm việc quản lý các vấn đề hành chính cơ bản mà còn mở rộng sang nhiều khía cạnh khác nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Dưới đây là các chức năng chính của phòng hành chính nhân sự:
Quản lý hồ sơ và dữ liệu nhân sự
Việc quản lý hiệu quả các thông tin liên quan đến nhân sự của tổ chức là một trong những chức năng chính của bộ phận hành chính nhân sự. Theo đó, bộ phận này không chỉ cần đảm bảo lưu giữ đầy đủ về mặt số lượng hồ sơ, giấy tờ mà còn phải đảm bảo về tính bảo mật của dữ liệu.
Với chức năng này, phòng HCNS cần thực hiện các công việc:
- Quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm: thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, hợp đồng lao động, lịch sử quá trình làm việc, quá trình đào tạo và phát triển, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển công tác,…
- Cập nhật thường xuyên những thay đổi về thông tin nhân viên, bao gồm thay đổi về thông tin cá nhân, địa chỉ liên lạc, vị trí công việc, mức lương, thưởng, phúc lợi,…
- Đảm bảo tính bảo mật thông tin về hồ sơ nhân sự thông qua các biện pháp quản lý như: mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, thay đổi mật khẩu,…
Quản lý tài sản, thiết bị
Ngoài việc quản lý thông tin nhân viên, bộ phận hành chính nhân sự còn chịu trách nhiệm quản lý các tài sản vật chất của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm bàn ghế, máy tính, thiết bị văn phòng (máy in, máy fax, máy photocopy,…) cùng nhiều vật dụng khác phục vụ cho quá trình làm việc.
Để thực hiện tốt chức năng này, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện các công việc sau đây:
- Quản lý danh sách tài sản, thiết bị: Bao gồm việc ghi nhận các thông tin liên quan đến tài sản như tên tài sản, số lượng, giá trị, mô tả chi tiết, tình trạng khấu hao, vị trí lưu giữ hiện tại,…
- Kiểm kê tài sản: Theo dõi và kiểm kê định kỳ nhằm đảm bảo tài sản, thiết bị luôn trong tình trạng tốt, không bị hư hỏng hay thất lạc. Bên cạnh đó cũng ghi nhận các thông tin về việc di dời, sửa chữa, bảo dưỡng hay thay thế tài sản, thiết bị.
- Cấp phát và thu hồi thiết bị: Cấp phát thiết bị cho nhân viên khi cần thiết và thu hồi khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển công tác. Điều này giúp đảm bảo tất cả các tài sản của công ty được quản lý và sử dụng hiệu quả, phục vụ kịp thời các yêu cầu sử dụng trong doanh nghiệp.
- Quản lý bảo trì và sửa chữa: Thực hiện và theo dõi các kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị nhằm đảm bảo tài sản hoạt động hiệu quả và không gây gián đoạn cho công việc.
- Lập kế hoạch mua sắm: Xác định nhu cầu về thiết bị và tài sản mới, lập kế hoạch mua sắm và phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo các thiết bị cần thiết được cung cấp đúng thời điểm và đảm bảo chất lượng.
Xử lý bảng lương
Phòng HCNS cũng chịu trách nhiệm cho các vấn đề liên quan đến lương, thưởng của nhân viên. Theo đó, bộ phận này sẽ trực tiếp thực hiện các công việc:
- Tính công và lương, thưởng cho nhân viên.
- Theo dõi bảng công và bảng lương hàng tháng.
- Cập nhật và điều chỉnh các thay đổi về lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên.
- Đề xuất danh sách lương, thưởng hàng tháng/quý/năm.
- Thanh toán tiền lương đúng hạn.
- Phụ cấp cho nhân sự (nếu có).
- Giải quyết các khiếu nại liên quan đến vấn đề tiền lương.
Tổ chức, triển khai các hoạt động nhân sự
Hành chính nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp việc tổ chức và triển khai các hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp. Trong đó bao gồm:
- Tuyển dụng: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tìm kiếm và tuyển chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp. Hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình onboarding.
- Đào tạo: Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên, đánh giá kết quả của các chương trình đào tạo.
- Đánh giá: Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên định kỳ. Từ đó đề xuất các chính sách khen thưởng, cơ hội thăng tiến hoặc chương trình đào tạo để nâng cao hiệu quả làm việc.
- Lương thưởng: Quản lý các chính sách về lương, thưởng và phúc lợi cho nhân viên. Đảm bảo đãi ngộ công bằng, hấp dẫn và cạnh tranh nhằm thu hút và giữ chân đội ngũ nhân tài.
- Quan hệ lao động: Xử lý các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động, bao gồm giải quyết khiếu nại, tranh chấp, ký kết hợp đồng lao động, thương lượng về lương thưởng,…
Hỗ trợ ban lãnh đạo các vấn đề liên quan đến nhân sự
Phòng hành chính nhân sự cũng đóng vai trò là cầu nối giữa ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên. Bộ phận này sẽ hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự, bao gồm:
- Xây dựng chiến lược hoạch định nguồn nhân lực
- Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá, khen thưởng và kỷ luật
- Bố trí nhân sự trong doanh nghiệp
- Quản lý quan hệ lao động và phúc lợi xã hội
Mặt khác, phòng HCNS cũng truyền đạt các chính sách, chiến lược và quyết định từ ban lãnh đạo đến toàn thể nhân viên một cách rõ ràng và hiệu quả. Điều này giúp đảm bảo sự đồng thuận trong tổ chức và duy trì một môi trường làm việc tích cực.
Hỗ trợ các hoạt động khác
Ngoài các chức năng cơ bản nêu trên, bộ phận hành chính nhân sự còn có thể hỗ trợ các hoạt động khác trong doanh nghiệp như: quản lý văn phòng, tổ chức sự kiện, dịch vụ khách hàng,… Tùy theo tính chất và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mà chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.
Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Phòng HCNS chịu trách nhiệm thực hiện một loạt các nhiệm vụ nhằm quản lý hiệu quả công tác nhân sự trong doanh nghiệp. Trong đó bao gồm:
Quản lý công tác nhân sự
Nhiệm vụ cốt lõi của phòng hành chính nhân sự là quản lý các công tác nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm:
- Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.
- Quản lý tiền lương, thưởng và các chính sách phúc lợi.
- Quản lý hồ sơ nhân viên và hợp đồng lao động.
- Xây dựng và thực hiện các quy định về kỷ luật, khen thưởng.
- Quản lý quan hệ lao động, giải quyết tranh chấp và khiếu nại.
- Tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm.
Quản lý công tác hành chính
Quản lý công tác hành chính là một phần nhiệm vụ quan trọng của bộ phận HCNS, đảm bảo các hoạt động văn phòng diễn ra trơn tru và hiệu quả. Trong đó bao gồm:
- Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm.
- Sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản.
- Quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp (nhà xưởng, máy móc, thiết bị,…)
- Quản lý hệ thống thông tin doanh nghiệp.
- Quản lý các thủ tục hành chính, quy trình công việc.
- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và sự kiện.
- Cung cấp các dịch vụ hành chính khác cho nhân viên.
Quản lý truyền thông doanh nghiệp
Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự còn là xây dựng và duy trì hình ảnh doanh nghiệp, không chỉ trong mắt công chúng mà còn với nội bộ tổ chức. Các hoạt động chính cần được thực hiện bao gồm:
- Phát triển và duy trì các kênh truyền thông nội bộ để tăng cường hiệu quả liên lạc giữa các phòng ban.
- Tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, họp báo nhằm quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.
- Lên ý tưởng, biên tập bài viết PR và thông cáo báo chí.
- Xây dựng và duy trì quan hệ tích cực với giới truyền thông và cơ quan ban ngành có liên quan.
- Xem xét và đề xuất doanh nghiệp cho các giải thưởng cũng như các chương trình tài trợ xã hội nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt công chúng.
Quản lý các vấn đề pháp lý
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng HCNS là đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và hạn chế những rủi ro pháp lý. Để làm được điều này, đội ngũ HCNS cần thực hiện hiệu quả các hoạt động:
- Tư vấn cho doanh nghiệp về các vấn đề pháp lý liên quan đến nhân sự, lao động, hợp đồng,…
- Soạn thảo và thẩm định các văn bản, hợp đồng trước khi tiến hành ký kết.
- Hỗ trợ giải quyết các tranh chấp, khiếu nại và tố cáo trong quan hệ lao động.
- Theo dõi và cập nhật các thay đổi trong luật pháp, quy định.
Những công việc trên đây đều đòi hỏi trình độ chuyên môn cao về pháp luật cũng như sự am hiểu rõ ràng về đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực.
Quản lý hoạt động của nhân viên HCNS
Đây là một nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo mọi thành viên thuộc bộ phận HCNS đều thực hiện công việc một cách hiệu quả. Quá trình này bao gồm các hoạt động:
- Xây dựng quy định, quy chế về quản lý nhân sự.
- Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên trong phòng HCNS.
- Đào tạo và phát triển kiến thức cũng như kỹ năng của nhân viên.
- Theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh, hỗ trợ giải quyết những khó khăn của nhân viên.
- Đảm bảo các quy trình và chính sách của bộ phận được thực hiện hiệu quả, đúng cách.
Có thể tham khảo thêm: => Những kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc
Cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính nhân sự
Cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính nhân sự có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, một cơ cấu tổ chức hiệu quả thường bao gồm các vị trí công việc như sau:
- Giám đốc hành chính nhân sự
- Trưởng phòng hành chính nhân sự
- Phó phòng hành chính nhân sự
- Nhân viên hành chính nhân sự
Giám đốc hành chính nhân sự
Giám đốc phòng hành chính nhân sự là vị trí lãnh đạo chủ chốt của phòng hành chính nhân sự, chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận này. Nhiệm vụ của vị trí giám đốc bao gồm:
- Xây dựng và triển khai các chiến lược về quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
- Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động của bộ phận HCNS.
- Hỗ trợ ban giám đốc xây dựng và phát triển nguồn lực con người.
- Xây dựng và quản lý ngân sách cho các hoạt động nhân sự.
- Xử lý các vấn đề phức tạp liên quan đến nhân sự và hành chính.
Trưởng phòng hành chính nhân sự
Trưởng phòng hành chính nhân sự là người hỗ trợ giám đốc hành chính nhân sự trong việc thực hiện các nhiệm vụ. Đây đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của phòng. Bao gồm:
- Tổ chức triển khai các kế hoạch, chương trình nhân sự trong doanh nghiệp.
- Quản lý và điều phối các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,… nguồn nhân lực.
- Quản lý các chính sách lương thưởng, bảo hiểm, phúc lợi cho nhân viên.
- Theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của phòng HCNS.
Phó phòng hành chính nhân sự
Người đảm nhiệm vị trí phó phòng hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ Trưởng phòng trong việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý, đồng thời thực hiện những nhiệm vụ cụ thể được giao. Trong đó bao gồm:
- Hỗ trợ trưởng phòng trong việc hoạch định chiến lược nhân sự.
- Quản lý trực tiếp một hoặc nhiều nhóm nhân viên trong phòng HCNS.
- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn như tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương thưởng,…
Nhân viên hành chính nhân sự
Nhân viên hành chính nhân sự là những người chuyên trách các công việc liên quan đến hành chính và nhân sự trong một doanh nghiệp. Theo đó, công việc của nhân viên HCNS có thể được chia thành 2 mảng chính:
| Mảng hành chính | Mảng nhân sự |
|
|
Tổng hợp những kỹ năng cần có của nhân viên HCNS
Mặc dù không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh, đội ngũ nhân viên hành chính nhân sự vẫn đóng vai trò then chốt trong sự thành công của mỗi tổ chức. Công việc của phòng hành chính nhân sự cần phải phối hợp linh hoạt với nhiều phòng ban khác nhau. Vậy nên nhân viên HCNS cũng được đòi hỏi trang bị rất nhiều kỹ năng đa dạng. Trong đó phải kể đến:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng phân tích số liệu
- Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin
Bên cạnh đó là sự am hiểu kiến thức về luật lao động cũng như các quy định pháp lý khác liên quan nhằm đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ pháp luật.
Phòng hành chính nhân sự là trung tâm điều phối và quản lý mọi hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính. Với nhiều chức năng và nhiệm vụ quan trọng, bộ phận này sẽ góp phần vào việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao của tổ chức. Bên cạnh đó là đảm bảo hoạt động hành chính diễn ra suôn sẻ, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.
