Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính chính xác
Theo dõi Maison Office trên
Định biên nhân sự là một quy trình quan trọng trong công tác quản trị nguồn nhân lực của một tổ chức. Quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa cấu trúc tổ chức mà còn đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Chính vì vậy, người làm quản lý nhân sự cần phải nắm rõ định biên nhân sự là gì cũng như nguyên tắc và cách tính định biên chính xác.
Tìm hiểu thêm các khái niệm trong lĩnh vực nhân sự:
- HR là gì
- Phòng nhân sự
- Phòng hành chính nhân sự
- Quản trị nhân sự
- Quản lý nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực
- Định biên nhân sự
Nội dung chính
Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí công việc trong tổ chức, đảm bảo doanh nghiệp có đủ nhân sự đáp ứng các yêu cầu về năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành các mục tiêu đề ra.
Quá trình này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cấu trúc nhân sự, cân bằng giữa số lượng và chất lượng nguồn lực, đồng thời giảm thiểu chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của tổ chức.
Định biên nhân sự là công việc cần sự phối hợp giữa phòng ban nhân sự và kế toán. Theo đó, phòng ban nhân sự có trách nhiệm theo dõi và giám sát công việc của đội ngũ nhân viên, đảm bảo rằng nhân viên có năng lực phù hợp để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu kinh doanh. Trong khi đó, bộ phận tài chính kế toán sẽ chịu trách nhiệm báo cáo chi phí nhân sự trong doanh nghiệp, cân đối lương thưởng và chi tiêu hiệu quả.
Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện định biên nhân sự?
Định biên nhân sự là yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp, giúp tổ chức duy trì tính linh hoạt và sẵn sàng đối phó với những biến động của thị trường. Việc thực hiện định biên hiệu quả có thể mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích quan trọng như sau:
Đảm bảo đủ số lượng nhân sự
Định biên nhân sự giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ số lượng nhân lực cần thiết để duy trì hoạt động liên tục và hiệu quả. Theo đó, các nhiệm vụ được phân công hợp lý, tránh tình trạng quá tải cho một số vị trí công việc hoặc thiếu hụt nhân lực ở các bộ phận quan trọng. Điều này đảm bảo chất lượng sản xuất và dịch vụ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu phát triển trong từng giai đoạn.
Cải thiện hiệu suất làm việc
Cải thiện hiệu suất làm việc được xem là mục tiêu quan trọng hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Bằng cách định biên nhân sự hợp lý, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mỗi vị trí đều được đảm nhận bởi những nhân sự có đủ năng lực và phẩm chất phù hợp. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn giảm thiểu sự chồng chéo về nhiệm vụ trong doanh nghiệp.
Phân công nhiệm vụ hiệu quả
Khi nhiệm vụ được phân chia một cách rõ ràng và hợp lý, nhân viên có thể tập trung vào vai trò của mình, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa năng lực của đội ngũ nhân sự đồng thời thúc đẩy sự phối hợp nhịp nhàng giữa cá cbộ phận và các phòng ban trong công ty.
Một hệ thống định biên nhân sự hiệu quả còn giúp phát hiện kịp thời những vấn đề tiềm ẩn, từ đó đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Kiểm soát chi phí nhân sự
Định biên nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí nhân sự của tổ chức. Bằng cách xác định chính xác số lượng nhân sự cần thiết, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng dư thừa nhân lực. Từ đó giảm thiểu các chi phí không cần thiết như lương thưởng, phúc lợi và các chi phí quản lý chi tiêu khác. Điều này cho phép doanh nghiệp tập trung chi phí cho các hoạt động chiến lược và tạo ra nhiều lợi nhuận.
Nguyên tắc tính định biên nhân sự
Nguyên tắc tính định biên nhân sự là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để đảm bảo hoạt động ổn định. Như vậy, để triển khai định biên hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững các nguyên tắc sau đây:
Tỷ lệ tương quan
Theo nguyên tắc này, tỷ lệ tương quan giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ giúp xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận đó. Cụ thể như sau:
- Mức tăng/giảm định biên nhân sự sẽ tương ứng với mức tăng/giảm doanh thu hoặc lợi nhuận so với năm trước (Ví dụ: Nếu doanh thu tăng 30% thì định biên nhân sự có thể tăng từ 10 – 15%).
- Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (sản xuất, kinh doanh) và nhóm vị trí gián tiếp (nhân sự, quản lý, hỗ trợ). Tỷ lệ này thường là 65% cho nhóm vị trí trực tiếp và 35% cho nhóm vị trí gián tiếp.
- Tương quan giữa nguồn ngân sách dành cho các nhóm quản lý và nhân viên.
Định mức lao động
Nguyên tắc định mức lao động xác định số lượng nhân sự cần thiết dựa trên các chỉ tiêu hiệu suất nhất định, bao gồm:
- Định mức theo khối lượng: Xác định số lượng nhân viên dựa trên khối lượng công việc thực tế, chẳng hạn như số lượng sản phẩm sản xuất hoặc số lượng đơn hàng cần xử lý. Thường áp dụng đối với khối sản xuất và kinh doanh.
- Hệ chỉ tiêu hệ suất: Thường được áp dụng đối với khối kinh doanh, bao gồm các hệ chỉ tiêu về hiệu suất như sản phẩm/nhân viên, doanh thu/nhân viên, lợi nhuận/nhân viên,…
- Đối tượng phục vụ: Áp dụng cho khối gián tiếp như bộ phận nhân sự, bộ phận hành chính, kế toán và tài chính,…
- Tần suất và khối lượng công việc: Xác định định mức lao động dựa trên tần suất và khối lượng công việc của từng vị trí.
Tần suất và thời lượng
Đây là nguyên tắc giúp xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí công việc dựa trên tần suất và thời gian thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ: Một bộ phận kế toán cần xử lý 60 chứng từ/ngày. Mỗi chứng từ mất khoảng 20 phút để xử lý. Một nhân viên làm việc 8 tiếng/ngày. Như vậy:
- Tổng thời gian xử lý hoàn tất 60 chứng từ là: 60 chứng từ x 20 phút/chứng từ = 1200 phút = 20 giờ.
- Số lượng nhân viên cần có là: 20 giờ / 8 giờ/người = 2,5 người.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần tuyển dụng ít nhất 3 nhân viên kế toán để đảm bảo công việc hằng ngày được hoàn thành đúng tiến độ.
Công thức tính định biên nhân sự
Hiện nay, không có một quy chuẩn chung về công thức tính định biên nhân sự. Tùy thuộc vào từng trường hợp mà doanh nghiệp có thể áp dụng các cách tính khác nhau. Song nhìn chung, cách tính định biên nhân sự hiệu quả là áp dụng kết hợp các nguyên tắc, bao gồm: tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời lượng.
Ví dụ: Một nhà máy sản xuất hoạt động 24/7 với 3 ca làm việc mỗi ngày. Mỗi ca 8 tiếng và cần 5 công nhân làm việc trong mỗi ca.
Theo Luật Lao động, mỗi nhân viên sẽ được nghỉ tổng cộng 88 ngày. Trong đó bao gồm ít nhất 52 ngày Chủ nhật, 12 ngày nghỉ phép năm, 24 ngày nghỉ bù cho các ngày lễ, tết. Như vậy, số ngày công trong 1 năm của mỗi nhân viên sẽ là: 365 – 88 = 277 ngày công.
Cần có 365 ngày làm việc thực tế nên hệ số bù trừ nhân sự được tính bằng: 365/277 = 1.32 người.
Công thức tính định biên nhân sự như sau:
Số nhân sự cần tuyển = N*C*H
Trong đó:
- N: Số nhân viên cần có cho một ca làm việc
- C: Số ca làm việc trong một ngày
- H: Hệ số bù trừ nhân sự
Áp dụng công thức trên, ta có thể tính được: Số lượng nhân sự cần tuyển = 5 x 3 x 1,32 = 19,8. Như vậy, nhà máy cần tuyển ít nhất 20 công nhân để đảm bảo luôn có đủ 5 người trong mỗi ca làm việc.
Quy trình các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả
Xây dựng định biên nhân sự không chỉ đơn giản là tính toán số lượng nhân sự cần thiết mà còn là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp giữa các yếu tố định lượng và định tính. Quy trình này bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực
Để tính được định biên nhân sự chính xác, doanh nghiệp trước hết cần xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức trong tương lai. Trong đó bao gồm các thông tin như: số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, phòng ban, bộ phận, chất lượng nhân sự cần đạt được, cơ cấu tổ chức nhân sự,…
Để có được những thông tin này, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn như:
- Chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch kinh doanh cụ thể trong từng giai đoạn.
- Mục tiêu công việc của từng vị trí, phòng ban, bộ phận.
- Thực trạng nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp.
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nắm rõ hiện trạng về số lượng, chất lượng và cơ cấu nhân sự hiện có của tổ chức. Từ đó xác định khoảng cách giữa nguồn lực hiện tại và nhu cầu nhân lực trong tương lai. Ở bước này, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như:
- Số lượng nhân sự hiện có của từng phòng ban, bộ phận.
- Trình độ học vấn, kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và hiệu suất của đội ngũ nhân viên.
- Cơ cấu tổ chức nhân sự của từng phòng ban, bộ phận.
- Tỷ lệ biến động nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, thuyên chuyển công tác,…)
- Các chính sách quản lý nhân sự, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật.
- Mức độ hài lòng và gắn bó với tổ chức.
- Văn hóa doanh nghiệp
- Khó khăn và thách thức trong quá trình quản lý nhân sự.
Bước 3: Ra quyết định tăng/giảm nhân sự
Dựa trên cơ sở phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn lực của tổ chức, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định tăng/giảm nhân sự sao cho phù hợp.
Quyết định tăng nguồn nhân lực được áp dụng khi:
- Doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng cường hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Nhu cầu về nguồn nhân lực tăng cao để đáp ứng khối lượng công việc lớn.
- Thiếu hụt nhân sự, không đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc.
Quyết định cắt giảm nguồn nhân lực được áp dụng khi:
- Nhu cầu về nguồn nhân lực của doanh nghiệp giảm.
- Số lượng nhân sự hiện tại vượt quá nhu cầu thực tế, dẫn đến lãng phí nguồn lực và chi phí.
- Doanh nghiệp thực hiện tái cơ cấu, cắt giảm nhân sự không còn phù hợp.
- Nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc hoặc đóng góp kém hiệu quả.
Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện
Bước tiếp theo trong quy trình định biên nhân sự là lập kế hoạch cụ thể và triển khai thực hiện. Kế hoạch này cần bao gồm các yếu tố:
- Mục tiêu rõ ràng, cụ thể cho kế hoạch nhân sự.
- Xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng phần của kế hoạch.
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp khi có quyết định tăng nhân sự hoặc kế hoạch cắt giảm đối với quyết định giảm nhân sự.
- Lập kế hoạch thuyên chuyển hoặc đề bạt thăng tiến cho nhân sự nội bộ.
- Bố trí cơ cấu tổ chức cho từng phòng ban, bộ phận.
- Đặt ra các mốc thời gian cụ thể cho từng bước trong kế hoạch.
- Dự toán ngân sách cho việc thực hiện.
Một kế hoạch chi tiết sẽ là chìa khóa để đảm bảo quy trình định biên nhân sự diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đề ra.
Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Đánh giá việc thực hiện kế hoạch là bước không thể thiếu nhằm đảm bảo các quyết định nhân sự của doanh nghiệp không chỉ đạt hiệu quả ngắn hạn mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển dài hạn. Quá trình này bao gồm các bước:
- Thu thập dữ liệu về kết quả thực hiện kế hoạch.
- So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra.
- Phân tích những điểm mạnh và hạn chế của kế hoạch.
- Đưa ra giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu quả thực hiện cho những lần sau.
Các phần mềm định biên nhân sự hiệu quả
Xây dựng định biên nhân sự hiệu quả là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Để hỗ trợ đắc lực cho quá trình này, các doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng các phần mềm định biên nhân sự với đa dạng các tính năng. Bằng cách cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, các phần mềm này giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt nhằm đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng.
Dưới đây là những phần mềm định biên nhân sự hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi:
- Amis.vn
- FastWork Staffing
- 1Office
- HROnline
- ERPViet HRM
Định biên nhân sự không chỉ đơn giản là tính toán số lượng nhân sự cần thiết mà còn là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phân tích và lập kế hoạch cụ thể. Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần nắm vững định biên nhân sự là gì, cách tính định biên chính xác cũng như áp dụng phần mềm hỗ trợ phù hợp để nâng cao hiệu quả thực hiện.
Tìm hiểu thêm những kỹ năng cần thiết trong công việc
Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.
