Văn phòng đóng là gì? Khác biệt gì so với văn phòng mở?
Theo dõi Maison Office trên
Văn phòng đóng với cấu trúc phân chia rõ ràng và ổn định, đã trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Mô hình này không chỉ đảm bảo không gian làm việc riêng tư mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động đòi hỏi bảo mật cao và sự tập trung tuyệt đối. Mặc dù các xu hướng văn phòng mở đang dần trở nên chiếm ưu thế, song văn phòng đóng vẫn là lựa chọn không thể thay thế trong nhiều lĩnh vực đặc thù.
Nội dung chính
1. Văn phòng đóng là gì?
Văn phòng đóng là mô hình văn phòng truyền thống, trong đó không gian văn phòng được phân chia thành nhiều phòng hoặc khu vực riêng biệt, được ngăn cách bằng tường, cửa hoặc vách ngăn cố định. Mỗi cá nhân, phòng ban hoặc bộ phận khác nhau sẽ sở hữu một không gian riêng để làm việc, đảm bảo được sự tập trung và bảo mật thông tin.
Đặc điểm chung của mô hình văn phòng đóng bao gồm:
- Mỗi nhân viên hoặc phòng ban sẽ được bố trí một phòng hoặc khu vực làm việc riêng, được ngăn cách bằng tường, cửa hoặc vách ngăn, đảm bảo sự tách biệt rõ ràng giữa các bộ phận.
- Môi trường làm việc yên tĩnh, hạn chế sự gián đoạn từ bên ngoài, tăng cường sự tập trung cho nhân viên.
- Đảm bảo tính bảo mật cao, đặc biệt phù hợp với các công việc liên quan đến dữ liệu nhạy cảm.
- Mỗi phòng làm việc thường được thiết kế phù hợp với nhu cầu của cá nhân hoặc phòng ban, hỗ trợ hiệu quả cho công việc.
- Phù hợp với các doanh nghiệp ưu tiên sự chuyên nghiệp và ổn định trong cơ cấu tổ chức.
2. Ưu điểm của mô hình văn phòng đóng
Cùng với sự phát triển của công nghệ và sự thay đổi trong cách thức làm việc, các mô hình văn phòng hiện đại đã dần thay thế văn phòng đóng trong nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên trong thực tế, mô hình văn phòng đóng vẫn là lựa chọn phù hợp với nhiều lĩnh vực đặc thù, mang đến những ưu điểm nổi bật như:
2.1 Không gian riêng cho từng phòng ban
Với mô hình văn phòng đóng, mỗi phòng ban sẽ có không gian làm việc riêng, tách biệt với các bộ phận khác. Điều này không chỉ giúp phân chia rõ ràng chức năng và quyền hạn trong tổ chức mà còn tạo ra không gian làm việc riêng tư, phù hợp với tính chất công việc của từng phòng ban.
2.2 Môi trường làm việc tập trung
Môi trường làm việc tập trung rất quan trọng đối với những công việc đòi hỏi sự chính xác. Với thiết kế không gian riêng biệt cho từng phòng ban, mô hình văn phòng đóng có thể mang đến không gian làm việc yên tĩnh và tối ưu hóa sự tập trung. Nhân viên có thể làm việc hiệu quả mà không bị xao nhãng bởi tiếng ồn hoặc các yếu tố bên ngoài.
2.3 Tăng tính bảo mật
Văn phòng làm việc đóng không chỉ giúp mang đến không gian riêng tư, tập trung để làm việc mà còn tạo điều kiện để trao đổi các thông tin nhạy cảm một cách an toàn. Các cuộc họp nội bộ, thảo luận chiến lược hay xử lý tài liệu quan trọng có thể được thực hiện trong không gian riêng biệt, hạn chế tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin. Đây là điều đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu bảo mật cao như ngân hàng, tài chính, pháp lý,…
2.4 Nâng cao hiệu suất công việc
Với cấu trúc phân chia rõ ràng giữa các khu vực làm việc, văn phòng đóng giúp giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng như tiếng ồn, sự qua lại,… Điều này giúp nhân viên duy trì mức độ tập trung cao hơn, từ đó nâng cao hiệu quả và rút ngắn thời gian xử lý công việc. Ngoài ra, một không gian làm việc riêng tư còn tạo cơ hội cho mỗi cá nhân phát huy tính độc lập, thúc đẩy tinh thần làm việc chủ động và hiệu quả hơn.
2.5 Đảm bảo an toàn sức khỏe nhân viên
Việc sử dụng văn phòng đóng giúp hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực tiếp giữa nhân viên, từ đó giảm nguy cơ lây lan các vấn đề về sức khỏe như: cúm, các bệnh hô hấp, thủy đậu,… Điều này không chỉ bảo vệ sức khỏe của từng cá nhân mà còn đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp, tránh gián đoạn do sự lây lan bệnh tật.
3. Điểm hạn chế của mô hình văn phòng đóng
Bên cạnh những mặt tích cực, mô hình văn phòng làm việc đóng cũng còn tồn tại nhiều hạn chế nhất định như:
3.1 Giảm tương tác và kết nối
Do thiết kế phân chia không gian riêng biệt giữa các phòng ban, nhân viên thường ít có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với đồng nghiệp bên ngoài khu vực làm việc của mình. Điều này có thể làm giảm khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các phòng ban, ảnh hưởng đến hiệu quả trao đổi thông tin và giải quyết vấn đề.
Sự tách biệt này cũng đồng thời hạn chế cơ hội xây dựng các mối quan hệ đồng nghiệp gắn kết. Trong dài hạn, điều này có thể ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp, làm giảm sự gắn bó và cống hiến của đội ngũ lao động.
3.2 Khó giám sát công việc
Các khu vực làm việc được phân chia riêng biệt dẫn đến việc theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc trở nên khó khăn hơn đối với các nhà quản lý. Theo đó, người quản lý không thể dễ dàng quan sát hoặc nắm bắt được tình hình làm việc thực tế của nhân viên như trong các mô hình văn phòng mở. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu sót thông tin hoặc chậm trễ trong việc phát hiện vấn đề và đưa ra hướng giải quyết, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc tổng thể.
3.3 Tốn kém chi phí xây dựng
So với văn phòng mở linh hoạt, văn phòng đóng thường có chi phí đầu tư xây dựng cao hơn. Theo đó, việc thiết kế và xây dựng các khu vực làm việc riêng biệt đòi hỏi phải sử dụng nhiều vật liệu xây dựng hơn. Ngoài chi phí vật liệu, việc xây dựng văn phòng đóng cũng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn để hoàn thiện, dẫn đến chi phí lao động cao hơn.
Các yếu tố như tường, cửa, hệ thống điện, ánh sáng, điều hòa không khí và thông gió cũng cần được bố trí sao cho phù hợp với từng phòng ban, từ đó làm tăng chi phí xây dựng và bảo trì, bảo dưỡng. Bên cạnh đó, chi phí thiết kế nội thất cho mỗi phòng ban cũng chiếm phần lớn ngân sách, khi mà mỗi khu vực đều cần được trang bị riêng các thiết bị văn phòng và đồ nội thất cần thiết.
3.4 Chiếm nhiều diện tích không gian
So với các mô hình văn phòng mở, văn phòng đóng thường chiếm nhiều diện tích không gian hơn. Trong đó, không gian thường được phân chia cho các hạng mục:
- Diện tích của từng phòng ban: Mỗi phòng ban, bộ phận sẽ có một không gian làm việc riêng. Điều này đồng nghĩa với việc diện tích không gian chung bị cắt giảm đáng kể và mỗi phòng ban cần có đủ diện tích để hoạt động một cách hiệu quả.
- Diện tích xây tường, cửa, vách ngăn: Với mô hình văn phòng đóng, một phần diện tích sẽ được sử dụng để xây dựng tường, cửa, vách ngăn. Khi không gian được phân chia thành càng nhiều phòng thì diện tích cho các cấu trúc này cũng càng lớn.
- Diện tích lắp đặt nội thất, trang thiết bị: Mỗi phòng ban cần được trang bị nội thất và trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc. Điều này dẫn đến chiếm dụng nhiều diện tích không gian hơn cho việc bày trí và sắp xếp.
3.5 Thiếu linh hoạt trong việc tái cấu trúc
Với cấu trúc phân chia cố định và khép kín, việc tái cấu trúc hoặc thay đổi không gian văn phòng đóng sẽ có nhiều hạn chế và tốn kém hơn. Chẳng hạn, khi muốn mở rộng không gian, việc tháo dỡ và xây dựng lại cấu trúc vách ngăn, tường, cửa có thể tốn nhiều chi phí nhân công và vật liệu. Ngoài ra, khi doanh nghiệp muốn áp dụng các mô hình làm việc linh hoạt hơn thì việc thay đổi cũng gặp nhiều khó khăn hơn so với văn phòng mở.
3.6 Phát sinh nhiều khoản chi phí vận hành
Chi phí để duy trì và vận hành một văn phòng làm việc đóng là khá cao, thường bao gồm các khoản:
- Chi phí sửa chữa, cải tạo, thay mới tường, cửa, vách ngăn.
- Chi phí năng lượng khi sử dụng các thiết bị điện.
- Chi phí dịch vụ vệ sinh hằng ngày, vệ sinh định kỳ văn phòng.
- Chi phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điều hòa và thông gió.
- Chi phí bảo trì, bảo dưỡng, thay mới các thiết bị văn phòng.
4. Sự khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở
Không gian văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, đồng thời cũng phản ánh văn hóa doanh nghiệp và phong cách làm việc của tổ chức. Để đưa ra lựa chọn giữa 2 loại hình văn phòng phổ biến – văn phòng đóng và văn phòng mở – doanh nghiệp sẽ cần xem xét đồng thời nhiều yếu tố khác nhau.
Dưới đây là bảng so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở, giúp bạn có được góc nhìn tổng quan nhất về cả 2 mô hình:
| Tiêu chí | Văn phòng đóng | Văn phòng mở |
| Không gian làm việc | Không gian làm việc riêng biệt cho từng phòng ban, bộ phận, được tách biệt bằng tường, cửa hoặc vách ngăn. | Không gian mở linh hoạt, không có sự phân chia không gian giữa các bộ phận. Hạn chế tối đa các vách ngăn, tường kín. |
| Giao tiếp và hợp tác | Sự giao tiếp trực tiếp bị hạn chế do không gian được phân chia riêng biệt. | Khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác trực tiếp giữa các nhân viên, tạo điều kiện cho việc trao đổi ý tưởng. |
| Hiệu quả làm việc | Tăng cường sự tập trung và giảm thiểu các yếu tố xao lãng, cải thiện hiệu suất làm việc cá nhân. | Tăng cường khả năng hợp tác và giải quyết các công việc nhóm. |
| Bảo mật và an toàn | Mức độ bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin. | Mức độ bảo mật thấp hơn. |
| Tính linh hoạt | Thiếu tính linh hoạt khi cần thay đổi cấu trúc hoặc mở rộng không gian làm việc. | Linh hoạt hơn khi cần thay đổi cấu trúc không gian. |
| Chi phí xây dựng | Chi phí xây dựng cao hơn cho tường, cửa, vách ngăn, hệ thống hạ tầng,… | Chi phí xây dựng thấp hơn do không cần nhiều cấu trúc ngăn cách. |
| Chi phí mua sắm nội thất | Mỗi phòng đều cần trang bị đầy đủ nội thất: bàn, ghế, tủ, kệ,… Do vậy, chi phí đầu tư mua sắm thường khá cao. | Các phòng ban có thể dùng chung nội thất, thiết bị văn phòng, giúp cắt giảm chi phí mua sắm ban đầu. |
| Phù hợp với | Các công ty yêu cầu tính bảo mật cao, công việc cần sự tập trung và ít giao tiếp. | Các công ty sáng tạo, năng động, yêu cầu sự hợp tác và giao tiếp liên tục. |
5. Loại hình doanh nghiệp nào phù hợp với văn phòng đóng?
5.1 Doanh nghiệp quy mô lớn, tài chính mạnh
Các công ty quy mô lớn thường có đội ngũ nhân viên đông đảo, được phân chia thành nhiều phòng ban với tính chất hoạt động riêng biệt. Điều này đòi hỏi phải có không gian riêng cho từng bộ phận để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả, đồng thời dễ dàng kiểm soát các thông tin bảo mật quan trọng. Thêm vào đó, các doanh nghiệp lớn với tiềm lực tài chính mạnh cũng có đủ khả năng để duy trì văn phòng đóng trong dài hạn.
5.2 Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù
Văn phòng làm việc đóng sẽ là giải pháp phù hợp dành cho các doanh nghiệp có tính chất hoạt động đặc thù. Chẳng hạn như các công ty tài chính, kế toán, công ty luật, ngân hàng,… Các lĩnh vực này thường yêu cầu tính bảo mật cao về thông tin, đồng thời cũng đòi hỏi một môi trường làm việc riêng tư, yên tĩnh để nhân viên có thể tập trung giải quyết công việc hiệu quả.
6. Những lưu ý quan trọng khi thiết kế văn phòng đóng
Mặc dù xu hướng văn phòng mở linh hoạt đang ngày càng được áp dụng rộng rãi, văn phòng đóng vẫn được xem là lựa chọn phù hợp với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Để tận dụng hết lợi thế mà mô hình này mang lại, doanh nghiệp sẽ cần xem xét đến các yếu tố:
- Sử dụng các giải pháp cách âm để hạn chế tiếng ồn, đồng thời bảo mật thông tin hiệu quả.
- Bố trí ánh sáng một cách khoa học, kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo cho từng không gian.
- Đưa các yếu tố tự nhiên vào không gian làm việc để tạo môi trường trong lành, thoải mái cho nhân viên.
- Thiết kế các khu vực chung để tăng cường sự giao tiếp, kết nối giữa các phòng ban.
- Đảm bảo có đủ không gian để di chuyển thoải mái giữa các phòng ban hoặc khu vực chức năng.
- Xem xét tích hợp các không gian để tối ưu diện tích. Chẳng hạn, kết hợp quầy lễ tân với khu vực tiếp khách, thiết kế phòng giám đốc và thư ký, phòng họp với khu vực thảo luận chung,…
Đứng trước sự phát triển của các mô hình văn phòng mở linh hoạt, văn phòng đóng vẫn khẳng định được giá trị đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Song việc đầu tư xây dựng mô hình này cũng nên được xem xét cẩn thận nhằm đáp ứng các nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
