Thời hạn thuê văn phòng tối thiểu bao lâu? Quy định & lưu ý

Thời hạn thuê văn phòng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và kế hoạch vận hành dài hạn của doanh nghiệp. Tùy vào mô hình kinh doanh và giai đoạn phát triển, mỗi doanh nghiệp sẽ có lựa chọn khác nhau về thời gian thuê và kỳ hạn thanh toán. Vậy đâu là mốc thời gian tối thiểu nên cân nhắc khi ký hợp đồng?

Thời hạn thuê văn phòng tối thiểu theo quy định 

Thời gian thuê văn phòng tối thiểu thường là 2 năm. Với doanh nghiệp mới, hợp đồng tối thiểu 2 năm giúp đảm bảo ổn định vận hành. Các công ty lớn thường ký 3–5 năm để hưởng ưu đãi giá thuê, cố định đơn giá và tránh tăng giá theo năm.

Lưu ý:

• Thời hạn thuê văn phòng là do các bên thỏa thuận. 
• Hợp đồng cần ghi rõ thời hạn thuê và các điều khoản khác. 
• Việc chọn thời hạn thuê phù hợp phụ thuộc vào mục đích kinh doanh và định hướng của doanh nghiệp.

Thời hạn thanh toán tiền thuê văn phòng

Tiền thuê văn phòng thường được thanh toán theo tháng hoặc theo quý, tùy thỏa thuận trong hợp đồng thuê văn phòng. Ngoài ra, người thuê cần đặt cọc trước 3 tháng để giữ chỗ và đảm bảo quyền ưu tiên thuê mặt bằng.

Đối với các hợp đồng có đơn giá thuê quy định bằng USD, khoản thanh toán sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam (VND) theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm thanh toán. Đây là yếu tố cần lưu ý trong quá trình hạch toán và lập ngân sách thuê dài hạn.

Tìm hiểu thêm: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán

Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005 và các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn phòng cần tuân thủ yêu cầu về vốn pháp định như sau:

Yêu cầu về vốn pháp định

• Tại Điều 1: Cá nhân hoặc tổ chức muốn kinh doanh bất động sản (bao gồm dịch vụ cho thuê văn phòng) phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã, và có vốn pháp định không thấp hơn 20 tỷ đồng (20.000.000.000 VNĐ), trừ các trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 2.
• Tại Điều 2: Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có hoạt động chuyển nhượng, cho thuê, bán hoặc cho thuê mua bất động sản không thường xuyên, quy mô nhỏ vẫn cần kê khai và nộp thuế theo quy định, nhưng không bắt buộc phải đáp ứng mức vốn pháp định nêu trên.

Trường hợp bổ sung ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định

• Theo Luật Doanh nghiệp 2005: Doanh nghiệp khi muốn bổ sung ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định cần chứng minh năng lực tài chính, thông qua sao kê tài khoản ngân hàng hoặc tài liệu xác nhận vốn trước khi đăng ký kinh doanh.
• Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2014 không yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh vốn điều lệ khi đăng ký hoặc bổ sung ngành nghề. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm duy trì đủ vốn pháp định trong suốt quá trình hoạt động.

Số vốn điều lệ đã đăng ký phải tối thiểu bằng mức vốn pháp định và phải được góp đủ trong thời hạn quy định, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý trong quá trình kinh doanh dịch vụ bất động sản.

Doanh nghiệp nên chọn thời hạn thuê văn phòng và thanh toán ra sao?

Tùy vào quy mô và giai đoạn phát triển, doanh nghiệp nên lựa chọn thời hạn thuê văn phòng và phương thức thanh toán phù hợp:

• Startup và doanh nghiệp SME: Nên ưu tiên các hợp đồng thuê linh hoạt từ 6 tháng đến 1 năm, với hình thức thanh toán theo tháng hoặc theo quý để đảm bảo dòng tiền.
• Doanh nghiệp FDI hoặc công ty đang mở rộng: Nên ký hợp đồng dài hạn từ 3 năm trở lên để đàm phán mức giá ưu đãi, ổn định vị trí văn phòng và tiết kiệm chi phí tăng giá định kỳ.

Khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý các điều khoản sau:

• Có quyền gia hạn hợp đồng khi hết hạn.
• Thỏa thuận quyền chuyển nhượng hoặc thanh lý sớm trong một số trường hợp cần thiết.
• Ghi rõ kỳ thanh toán (theo tháng, quý) và thời điểm điều chỉnh giá thuê, tránh phát sinh tranh chấp về sau.

Câu hỏi thường gặp về thời hạn thuê văn phòng

1. Có thể thuê văn phòng dưới 6 tháng không?

Trong thị trường hiện nay, việc thuê văn phòng dưới 6 tháng là hoàn toàn khả thi, nhưng chỉ phù hợp với một số mô hình nhất định như:

• Văn phòng trọn gói (serviced office)
• Coworking space
• Văn phòng chia sẻ

Các mô hình này cho phép thuê linh hoạt theo tháng, quý hoặc gói sử dụng theo số giờ/ngày, thường được triển khai tại các hệ thống như: The Executive Centre, Dreamplex, Wework, Regus,…

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thuê tại các tòa nhà truyền thống hạng A/B/C, đa phần chủ đầu tư sẽ yêu cầu thời hạn thuê tối thiểu là 1 năm, do các chi phí cố định và chính sách khai thác mặt bằng.

2. Thời hạn thanh toán tiền thuê tối thiểu là bao lâu?

Thời hạn thanh toán tiền thuê được quy định trong hợp đồng và thường theo chu kỳ:

• 1 tháng/lần: Áp dụng với văn phòng trọn gói, coworking, hoặc doanh nghiệp nhỏ
• 3 tháng/lần (theo quý): Là hình thức phổ biến nhất tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp
• 6 tháng/lần: Áp dụng với các khách thuê quy mô lớn, đàm phán đặc biệt hoặc để được ưu đãi về giá

Hầu hết chủ đầu tư sẽ yêu cầu bên thuê thanh toán tiền thuê kỳ đầu tiên + khoản đặt cọc 2–3 tháng trước khi nhận bàn giao mặt bằng.

3. Có được hoàn tiền khi chấm dứt hợp đồng sớm?

Việc hoàn tiền khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước hạn phụ thuộc hoàn toàn vào điều khoản cam kết trong hợp đồng giữa hai bên.

Thông thường:

• Khoản đặt cọc (2–3 tháng) sẽ không được hoàn lại nếu bên thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn mà không có lý do hợp lệ.
• Một số hợp đồng quy định rõ phạt vi phạm hợp đồng hoặc yêu cầu bên thuê phải thông báo trước 30–90 ngày để được hoàn trả một phần chi phí đã thanh toán.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đàm phán điều khoản linh hoạt như:

• Quyền chuyển nhượng lại hợp đồng thuê
• Thỏa thuận thoát hợp đồng sớm mà không mất cọc, nếu có lý do khách quan (thay đổi pháp lý, tòa nhà xuống cấp…)

Lựa chọn thời hạn thuê văn phòng phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách mà còn hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành. Từ việc xác định thời gian thuê tối thiểu, cân nhắc các kỳ thanh toán hợp lý, đến việc nắm rõ điều kiện pháp lý và quy định hoàn tiền đặt cọc – mỗi yếu tố đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính và tính ổn định lâu dài. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát hợp đồng kỹ lưỡng, ưu tiên các điều khoản linh hoạt và phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn