10 Lỗi Cần Tránh Khi Thuê Văn Phòng Hà Nội & TP.HCM
Theo dõi Maison Office trên
Quyết định thuê văn phòng là bước ngoặt quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn không kỹ lưỡng có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và thậm chí cản trở sự phát triển lâu dài. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện và tránh 10 lỗi phổ biến nhất khi thuê văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt ngay từ bước đầu.
10 Lỗi cần tránh khi thuê văn phòng:
1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
2. Kỳ vọng thuê văn phòng vượt ngân sách
3. Không dự phòng không gian cho sự tăng trưởng nhân sự
4. Không tìm hiểu các chi phí khác ngoài chi phí thuê văn phòng
5. Không quan tâm đến nhu cầu và phúc lợi của nhân viên
6. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá văn phòng
7. Thiếu sót trong quy trình đặt cọc và ký kết hợp đồng
8. Không xác minh lại diện tích thực tế của văn phòng
9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn
10. Chậm trễ trong việc chọn đơn vị thiết kế và thi công nội thất
Nội dung chính
- 1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
- 2. Kỳ vọng thuê văn phòng vượt quá khả năng ngân sách
- 3. Không dự phòng không gian cho sự tăng trưởng nhân sự
- 4. Không tìm hiểu các chi phí khác ngoài chi phí thuê văn phòng
- 5. Không quan tâm đến nhu cầu và phúc lợi của nhân viên
- 6. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
- 7. Thiếu sót trong quy trình đặt cọc và ký kết hợp đồng
- 8. Không xác minh lại diện tích thực tế của văn phòng
- 9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn
- 10. Chậm trễ trong việc chọn đơn vị thiết kế và thi công nội thất
1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
Một trong những lỗi lớn nhất khi thuê văn phòng mà các doanh nghiệp thường mắc phải là không xác định rõ tiêu chí thuê văn phòng. Việc thiếu rõ ràng trong tiêu chí dẫn đến việc lãng phí thời gian khi xem xét nhiều lựa chọn không phù hợp, thậm chí dễ dàng bị phân tâm bởi những điều kiện không đáp ứng nhu cầu thực sự. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các yêu cầu về vị trí địa lý, diện tích, thiết kế và tiện ích cần thiết cho công việc hàng ngày.
Đồng thời, với ngân sách thuê văn phòng có hạn, việc ưu tiên các tiêu chí quan trọng là rất cần thiết. Hãy xác định đâu là tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu cốt lõi của doanh nghiệp và đâu là những tiêu chí có thể linh hoạt hoặc bỏ qua nếu không thực sự cần thiết. Việc này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đồng thời lựa chọn được văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu và khả năng tài chính của mình.
>> Xem thêm: 20 việc cần làm khi thuê văn phòng mới
2. Kỳ vọng thuê văn phòng vượt quá khả năng ngân sách
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang mở rộng thường đặt kỳ vọng cao về không gian làm việc, mong muốn sở hữu một văn phòng sang trọng tại vị trí đắc địa. Tuy nhiên, việc tìm kiếm những văn phòng vượt quá khả năng tài chính có thể gây ra áp lực ngân sách không cần thiết. Để tránh rơi vào tình trạng này, hãy lập ngân sách rõ ràng và xem xét các phương án linh hoạt cho không gian văn phòng.
Tâm lý “cố một chút” khi thuê bất động sản là hiện tượng khá phổ biến. Ví dụ, những doanh nghiệp có ngân sách thuê 15 USD/m²/tháng thường bị hấp dẫn bởi các văn phòng giá 17-18 USD/m²/tháng, nghĩ rằng chỉ cần “cố thêm” là có thể sở hữu không gian lý tưởng. Tuy nhiên, thực tế là văn phòng giá 15 USD/m²/tháng đã là lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp. Tâm lý này dẫn đến hệ quả quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài, hoặc nguy hiểm hơn, gây ra gánh nặng chi phí trong dài hạn. Do đó, việc xác định rõ khả năng chi trả và tuân thủ ngân sách là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn được văn phòng phù hợp mà không ảnh hưởng đến tài chính.
3. Không dự phòng không gian cho sự tăng trưởng nhân sự
Trong môi trường kinh doanh biến đổi và phát triển nhanh chóng hiện nay, nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi không dự tính đến sự gia tăng nhân sự trong tương lai, dẫn đến việc chọn lựa văn phòng có không gian quá chật hẹp. Việc này không chỉ gây khó khăn trong hoạt động hàng ngày mà còn hạn chế khả năng mở rộng và linh hoạt của công ty. Hậu quả là doanh nghiệp phải đối mặt với những chi phí phát sinh đáng kể, như chi phí chuyển văn phòng và đền bù hợp đồng thuê trước hạn.
Thực tế, một nửa số doanh nghiệp phải chấm dứt hợp đồng thuê trước hạn do không đủ không gian khi nhân sự tăng. Chi phí cho việc chuyển văn phòng bao gồm: làm lại nội thất, mua sắm trang thiết bị và hoàn trả văn phòng cũ,… có thể tiêu tốn một khoản ngân sách lớn. Do đó, doanh nghiệp nên lập kế hoạch diện tích thuê phù hợp với kế hoạch nhân sự trong 3 -5 năm tới, chọn văn phòng có khả năng mở rộng và thiết kế linh hoạt để thích nghi với sự phát triển không ngừng của mình.
>> Xem thêm: Tiêu chuẩn Thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người)
4. Không tìm hiểu các chi phí khác ngoài chi phí thuê văn phòng
Một số doanh nghiệp chỉ chú trọng đến số tiền thuê hàng tháng mà không tính đến các chi phí khác như dịch vụ bảo trì, phí quản lý, điện, nước và internet. Điều này có thể dẫn đến việc chi phí hoạt động vượt quá ngân sách, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Do đó, cần phải đảm bảo rằng tất cả các chi phí liên quan đến văn phòng được tính toán một cách cặn kẽ.
>> Tìm hiểu ngay: 12 loại chi phí phát sinh khi thuê văn phòng
5. Không quan tâm đến nhu cầu và phúc lợi của nhân viên
Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp.
Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết.
- Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa?
- Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao? Cụ thể:
- Chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khách khứa ra vào, có đủ hệ thống tủ đựng tài liệu…
- Các phòng bạn có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?
- Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?
6. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
Việc lựa chọn văn phòng không thể vội vàng. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua việc đánh giá kỹ lưỡng cơ sở hạ tầng và các yếu tố xung quanh như an ninh, tiện ích và giao thông. Việc dành thời gian để khảo sát thực tế sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn.
Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng
- Dành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá
- Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn)
- Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà
>> Hướng dẫn xem xét đánh giá văn phòng cho thuê
7. Thiếu sót trong quy trình đặt cọc và ký kết hợp đồng
Thiếu sót trong quy trình đặt cọc và ký kết hợp đồng thuê văn phòng có thể dẫn đến nhiều bất lợi cho doanh nghiệp, như phát sinh chi phí không mong muốn hoặc rủi ro pháp lý. Nhiều doanh nghiệp không kiểm tra kỹ các điều khoản hợp đồng, đặc biệt là khi thư mời thuê (Offer To Lease) thường không bao gồm tất cả các chi phí phải trả. Để tránh những rủi ro này, doanh nghiệp nên nhờ sự hỗ trợ từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý khi xem xét hợp đồng, yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp dự thảo hợp đồng sớm và đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi ký kết.
>> Xem ngay: 9 yếu tố cần quan tâm trong hợp đồng thuê văn phòng
8. Không xác minh lại diện tích thực tế của văn phòng
Không xác minh lại diện tích thực tế của văn phòng là một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải khi thuê văn phòng. Thông tin về diện tích trên hợp đồng thường không khớp hoàn toàn với thực tế, dẫn đến sự chênh lệch không nhỏ. Mặc dù chi phí tăng thêm mỗi tháng có thể không đáng kể, nhưng trong suốt thời hạn hợp đồng 3-5 năm, số tiền này sẽ trở thành một khoản chi phí đáng kể.
Sự chênh lệch về diện tích không chỉ ảnh hưởng đến ngân sách mà còn tác động nghiêm trọng đến việc bố trí nhân viên và thiết kế nội thất. Một không gian nhỏ hơn dự kiến có thể gây khó khăn trong việc sắp xếp bàn ghế, thiết bị và tạo ra môi trường làm việc chật chội, kém thoải mái cho nhân viên.
>> Tìm hiểu diện tích Gross là gì? Diện tích Net là gì?
9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn
Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn tòa nhà là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê. Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để đàm phán giá, văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.
10. Chậm trễ trong việc chọn đơn vị thiết kế và thi công nội thất
Thiết kế và thi công nội thất văn phòng đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra một không gian làm việc lý tưởng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường chần chừ trong việc tìm kiếm các đơn vị thiết kế và thi công uy tín, dẫn đến việc không gian văn phòng không đạt yêu cầu và trì hoãn hoạt động kinh doanh. Việc lên kế hoạch sớm và lựa chọn đối tác chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đảm bảo văn phòng được chuẩn bị hoàn chỉnh khi đi vào hoạt động.
>> Xem thêm:
- Top 10 công ty thiết kế nội thất văn phòng TPHCM uy tín nhất
- Top 9 công ty thiết kế nội thất văn phòng Hà Nội uy tín nhất
Việc thuê văn phòng là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn trọng. Bằng cách tránh những lỗi phổ biến trên, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được thời gian và chi phí mà còn đảm bảo lựa chọn được một không gian làm việc lý tưởng. Hãy luôn lập kế hoạch chi tiết, tham khảo ý kiến chuyên gia và đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu trong mọi quyết định.
Tham khảo ngay:
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
