Cho thuê lại văn phòng (Sublease): Quy định và thủ tục chi tiết

Cho thuê lại văn phòng (Sublease) là hình thức bên thuê chính chuyển nhượng quyền sử dụng một phần hoặc toàn bộ diện tích đang thuê cho đơn vị khác trong thời hạn còn lại của hợp đồng. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn tối ưu chi phí, tận dụng không gian dư thừa hoặc linh hoạt điều chỉnh quy mô hoạt động. Tuy nhiên, để việc cho thuê lại hợp pháp và tránh tranh chấp, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp lý, điều kiện được phép cho thuê lại văn phòng và quy trình thực hiện.

1. Cho thuê lại văn phòng (Sublease) là gì?

Cho thuê lại văn phòng (Sublease) là hình thức mà bên thuê chính (Primary Tenant) chuyển quyền sử dụng một phần hoặc toàn bộ diện tích sàn văn phòng đang thuê cho bên thứ ba (Subtenant) trong một khoảng thời gian nhất định, trên cơ sở được chủ tòa nhà đồng ý bằng văn bản. Bên thuê chính khi đó trở thành “bên cho thuê lại”, chịu trách nhiệm pháp lý song song với chủ sở hữu đối với mặt bằng được chuyển giao.

Khác với việc thuê trực tiếp từ chủ tòa nhà, hợp đồng cho thuê lại được hình thành dựa trên hợp đồng thuê gốc (Master Lease). Vì vậy, mọi điều khoản về thời hạn thuê, công năng sử dụng, phí dịch vụ, nghĩa vụ thuế và quyền nghĩa vụ của các bên đều phải tuân thủ theo phạm vi cho phép trong hợp đồng gốc, không được vượt quá thời hạn hay mục đích sử dụng ban đầu.

Trên thực tế, hình thức cho thuê lại văn phòng thường xuất hiện khi doanh nghiệp:

• Không sử dụng hết diện tích thuê (ví dụ thuê 500m² nhưng chỉ dùng 300m²)
• Cần thu hồi một phần chi phí vận hành trong giai đoạn tái cấu trúc
• Hoặc muốn chuyển sang văn phòng mới mà hợp đồng cũ vẫn còn thời hạn

Với xu hướng linh hoạt trong mô hình làm việc hiện nay, cho thuê lại văn phòng được xem là giải pháp tối ưu chi phí và tận dụng tài sản hiệu quả, nhưng đi kèm yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt về pháp lý và thủ tục với chủ tòa nhà.

2. Căn cứ pháp lý về việc cho thuê lại văn phòng

Hoạt động cho thuê lại văn phòng (Sublease) chịu sự điều chỉnh của Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023, Bộ luật Dân sự năm 2015 và các văn bản hướng dẫn liên quan như Nghị định 96/2024/NĐ-CP và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Các quy định này xác định rõ quyền của bên thuê, điều kiện được phép cho thuê lại và trách nhiệm pháp lý phát sinh trong quá trình thực hiện.

2.1 Quyền cho thuê lại theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023

Căn cứ Điểm C, Khoản 3, Điều 20 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, bên thuê nhà, công trình hoặc diện tích sàn xây dựng có quyền:

“Được cho thuê lại một phần hoặc toàn bộ nhà ở, công trình xây dựng, phần diện tích sàn xây dựng trong công trình xây dựng nếu có thỏa thuận trong hợp đồng hoặc được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản” 

Điều này có nghĩa, doanh nghiệp chỉ được phép cho thuê lại văn phòng nếu thỏa thuận trong hợp đồng gốc cho phép hoặc được chủ tòa nhà chấp thuận bằng văn bản. Nếu không có sự đồng ý này, hợp đồng cho thuê lại sẽ không có giá trị pháp lý và có thể dẫn tới tranh chấp về quyền sử dụng, bồi thường thiệt hại hoặc chấm dứt hợp đồng trước hạn.

2.2. Cho thuê lại văn phòng là hoạt động kinh doanh bất động sản

Theo Khoản 1, Điều 3 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, kinh doanh bất động sản được định nghĩa là:

“Kinh doanh bất động sản là hoạt động nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc bỏ vốn để tạo lập nhà ở, công trình xây dựng, quyền sử dụng đất đã có hạ tầng kỹ thuật trong dự án bất động sản để bán, chuyển nhượng; cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua nhà ở, công trình xây dựng; cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất đã có hạ tầng kỹ thuật trong dự án bất động sản; chuyển nhượng dự án bất động sản; kinh doanh dịch vụ bất động sản.” 

Như vậy, việc doanh nghiệp thuê sàn văn phòng từ chủ đầu tư, sau đó cho bên khác thuê lại để sử dụng, được xem là hoạt động kinh doanh bất động sản. Tùy quy mô, hình thức và tần suất, doanh nghiệp sẽ phải đáp ứng các điều kiện pháp lý tương ứng theo Luật và Nghị định hướng dẫn.

2.3. Quy định về quy mô và điều kiện đăng ký kinh doanh

Luật Kinh doanh bất động sản 2023 cùng Nghị định 96/2024/NĐ-CP phân loại hoạt động cho thuê lại văn phòng thành ba nhóm:

• Cá nhân cho thuê lại quy mô nhỏ: 
  • Theo Khoản 3, Điều 9 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định “Cá nhân kinh doanh bất động sản quy mô nhỏ thì không phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định của pháp luật.”
• Tổ chức, cá nhân cho thuê lại dưới mức quy mô nhỏ:
  • Khoản 1 Điều 9 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định: Tổ chức, cá nhân bán, cho thuê, cho thuê mua, cho thuê lại bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên thì không phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, nhưng phải kê khai, nộp thuế theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản quy mô lớn:
  • Các tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện cho thuê lại nhiều, thường xuyên hoặc với diện tích lớn, phải thành lập doanh nghiệp có ngành nghề “Kinh doanh bất động sản” (mã ngành 6810) hoặc bổ sung ngành nghề này nếu đã có công ty đang hoạt động.
  • Thủ tục Thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh được thực hiện theo Điều 56 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

2.4. Trường hợp doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)

Theo Khoản 3, Điều 11 và Khoản 4, Điều 28 Luật Kinh doanh bất động sản 2014, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) được phép thuê nhà, công trình xây dựng để cho thuê lại, miễn là đáp ứng đủ điều kiện pháp lý và được chủ tòa nhà đồng ý bằng văn bản.

Ngoài ra, doanh nghiệp FDI cần thực hiện điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư (IRC) khi bổ sung ngành nghề “Kinh doanh bất động sản”, nhằm đảm bảo hoạt động cho thuê lại phù hợp với Luật Đầu tư Việt Nam và các điều ước quốc tế.

2.4. Nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động cho thuê lại

Bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào có doanh thu từ việc cho thuê lại văn phòng đều có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Tùy vào tư cách pháp lý, hình thức hoạt động và quy mô, doanh nghiệp có thể phải nộp các loại thuế sau:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân kinh doanh
• Lệ phí môn bài (nếu có đăng ký kinh doanh chính thức)

Do đó, khi lập kế hoạch cho thuê lại văn phòng, doanh nghiệp cần làm rõ nghĩa vụ thuế trong hợp đồng, đồng thời chuẩn bị chứng từ, hóa đơn và sổ sách kế toán đúng quy định.

Tóm lại, cho thuê lại văn phòng là hoạt động hợp pháp được pháp luật Việt Nam cho phép, miễn là có sự đồng ý của chủ tòa nhà bằng văn bản và tuân thủ đầy đủ quy định về đăng ký kinh doanh, nghĩa vụ thuế và điều kiện vận hành.

3. Điều kiện để được phép cho thuê lại văn phòng

Để việc cho thuê lại văn phòng (sublease) được công nhận hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo đồng thời ba nhóm điều kiện chính: về hợp đồng gốc, sự chấp thuận của chủ sở hữu tòa nhà và tính hợp pháp của mục đích sử dụng.

3.1 Hợp đồng thuê chính cho phép cho thuê lại văn phòng

Điều kiện tiên quyết để được phép cho thuê lại văn phòng là hợp đồng thuê văn phòng gốc (Master Lease Agreement) phải có điều khoản cho phép bên thuê được quyền cho thuê lại.

Căn cứ Điểm C Khoản 3 Điều 20 Luật Kinh doanh Bất động sản 2023:

 “Được cho thuê lại một phần hoặc toàn bộ nhà ở, công trình xây dựng, phần diện tích sàn xây dựng trong công trình xây dựng nếu có thỏa thuận trong hợp đồng hoặc được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản” 

Điều này có nghĩa là:

• Nếu hợp đồng gốc đã có điều khoản “bên thuê được quyền cho thuê lại”, doanh nghiệp có thể tiến hành cho thuê lại văn phòng mà không cần xin phép lại.
• Ngược lại, nếu hợp đồng không quy định rõ, bên thuê phải làm phụ lục bổ sung hoặc văn bản chấp thuận riêng trước khi thực hiện.

Do đó, trước khi lên kế hoạch cho thuê lại, doanh nghiệp cần rà soát kỹ hợp đồng gốc, đặc biệt các điều khoản về:

• Phạm vi quyền sử dụng diện tích
• Giới hạn thời hạn cho thuê lại
• Trách nhiệm pháp lý của bên thuê chính đối với bên thứ ba (bên thuê lại)

3.2 Chủ tòa nhà phê duyệt bằng văn bản

Ngay cả khi hợp đồng gốc cho phép cho thuê lại, doanh nghiệp vẫn cần có sự đồng ý bằng văn bản của chủ tòa nhà hoặc đơn vị quản lý vận hành. Nguyên nhân là do vì việc cho thuê lại liên quan đến thay đổi người sử dụng thực tế trong tòa nhà, ảnh hưởng đến an ninh, vận hành và nghĩa vụ hành chính (đăng ký thang máy, thẻ ra vào, PCCC, quản lý khách thuê…).

Một văn bản chấp thuận cho thuê lại văn phòng hợp lệ thường gồm:

• Thông tin của bên thuê chính và bên thuê lại
• Diện tích, thời hạn cho thuê lại
• Cam kết tuân thủ nội quy tòa nhà
• Xác nhận rằng hợp đồng gốc vẫn còn hiệu lực

Lưu ý quan trọng: Một số chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý có thể thu phí xử lý hồ sơ hoặc phí chấp thuận cho thuê lại (approval fee), thông thường dao động từ 5 – 10% giá thuê lại/tháng đầu tiên, tùy theo quy định nội bộ của từng tòa nhà.

3.3 Đảm bảo ngành nghề, mục đích sử dụng hợp pháp

Hoạt động cho thuê lại văn phòng chỉ được chấp nhận khi phù hợp với ngành nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và đúng mục đích sử dụng tòa nhà đã được cấp phép.

Cụ thể quy định như sau:

• Nếu doanh nghiệp cho thuê lại thường xuyên hoặc với nhiều diện tích, phải có ngành nghề “Kinh doanh bất động sản” (mã ngành 6810) theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 Luật Kinh doanh Bất động sản 2023.
• Nếu chỉ cho thuê lại quy mô nhỏ hoặc không thường xuyên, không bắt buộc thành lập doanh nghiệp BĐS nhưng phải kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật thuế.
• Việc sử dụng văn phòng cho các mục đích khác (như sản xuất, kho hàng, lưu trú, lớp học…) không phù hợp với công năng thương mại – dịch vụ của tòa nhà sẽ bị xem là vi phạm công năng sử dụng đất theo Luật Đất đai và Luật Xây dựng.

Ngoài ra, bên thuê chính vẫn chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng với chủ tòa nhà. Nếu bên thuê lại vi phạm nội quy hoặc làm phát sinh rủi ro (cháy nổ, gây thiệt hại tài sản), bên thuê chính vẫn là bên bị truy cứu nghĩa vụ bồi thường.

>> Tham khảo thêm: Quy định cho thuê văn phòng: Luật & Điều kiện kinh doanh

4. Quy trình cho thuê lại văn phòng (Sublease process)

Quy trình cho thuê lại văn phòng không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng thứ tự các bước để đảm bảo tính pháp lý, tránh tranh chấp và được chủ tòa nhà chấp thuận hợp lệ. Dưới đây là 5 bước cơ bản mà bên thuê chính cần nắm rõ khi thực hiện cho thuê lại văn phòng.

Bước 1: Kiểm tra điều khoản hợp đồng hiện tại

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng thuê gốc để xác định rõ quyền được phép cho thuê lại.

Cụ thể, cần kiểm tra các điều khoản hợp đồng sau đây:

• Có điều khoản “bên thuê được quyền cho thuê lại một phần hoặc toàn bộ diện tích thuê” hay không.
• Thời hạn hợp đồng thuê lại không vượt quá thời hạn còn lại của hợp đồng gốc.
• Các ràng buộc liên quan đến phí dịch vụ, bảo trì, bảo hiểm, điện nước, PCCC và trách nhiệm bồi thường.

Nếu hợp đồng gốc không có điều khoản cho thuê lại văn phòng, doanh nghiệp nên trao đổi và lập phụ lục bổ sung với chủ tòa nhà, hoặc xin văn bản chấp thuận riêng, trước khi tiến hành ký kết với bên thuê lại.

>> Xem ngay: Những điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Bước 2: Xin chấp thuận bằng văn bản từ chủ tòa nhà

Sau khi xác định được quyền cho thuê lại, bước tiếp theo là gửi đề nghị bằng văn bản đến chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà.

Nội dung đề nghị cần thể hiện rõ:

• Diện tích và thời hạn dự kiến cho thuê lại.
• Thông tin bên thuê lại (tên, mã số thuế, mục đích sử dụng).
• Cam kết tuân thủ nội quy, quy định vận hành, PCCC, an ninh tòa nhà.

Khi nhận được văn bản đồng ý hoặc email xác nhận chính thức, doanh nghiệp mới được tiến hành ký hợp đồng cho thuê lại.

Lưu ý: Nhiều chủ đầu tư yêu cầu phí xét duyệt hồ sơ cho thuê lại văn phòng (approval fee), thông thường từ 5% – 10% giá thuê tháng đầu tiên. 

Bước 3: Ký hợp đồng cho thuê lại kèm phụ lục

Đây là bước quan trọng nhất, vì hợp đồng cho thuê lại (Sublease Agreement) là căn cứ xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên.

Một hợp đồng cho thuê lại hợp lệ cần bao gồm:

• Thông tin pháp lý của bên cho thuê lại và bên thuê lại.
• Diện tích, thời hạn thuê văn phòng, giá thuê văn phòng, phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm bảo trì, sửa chữa và hoàn trả mặt bằng văn phòng.
• Điều khoản chấm dứt, bồi thường, phạt vi phạm, giải quyết tranh chấp.
• Văn bản đồng ý của chủ tòa nhà đính kèm.

Maison Office khuyến nghị nên công chứng hoặc xác nhận tại văn phòng luật sư đối với hợp đồng giá trị lớn hoặc thời hạn trên 1 năm, nhằm tăng tính pháp lý và minh bạch cho các bên.

Bước 4: Cập nhật thông tin với Ban quản lý tòa nhà

Sau khi ký kết, bên thuê chính có trách nhiệm thông báo và cung cấp bản sao hợp đồng cho thuê lại cho Ban quản lý (BQL) để cập nhật thông tin vận hành.

Thông tin cần đăng ký gồm:

• Danh sách nhân sự, người đại diện và thời hạn sử dụng thẻ ra vào.
• Nhu cầu sử dụng điện, nước, chỗ đậu xe, khu vực công cộng.
• Các yêu cầu về an ninh, PCCC và bảo hiểm văn phòng.

BQL tòa nhà sẽ hỗ trợ cấp thẻ, điều phối kỹ thuật và hướng dẫn quy trình bàn giao không gian làm việc, đảm bảo việc sử dụng diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Bước 5: Theo dõi, nghiệm thu và bàn giao

Khi hoàn tất thủ tục, hai bên cần nghiệm thu và bàn giao diện tích thuê lại bằng biên bản bàn giao tài sản kèm hình ảnh, danh mục nội thất và thiết bị.

Nội dung biên bản nên bao gồm:

• Tình trạng mặt bằng và các trang thiết bị.
• Chỉ số điện, nước, điều hòa, hệ thống chiếu sáng tại thời điểm bàn giao.
• Cam kết của bên thuê lại về bảo quản tài sản và hoàn trả đúng hiện trạng.

Sau bàn giao, bên cho thuê lại nên theo dõi định kỳ việc sử dụng, đảm bảo bên thuê lại tuân thủ nội quy tòa nhà và nghĩa vụ thanh toán, đồng thời lưu hồ sơ cho thuê lại văn phòng riêng biệt để phục vụ kiểm tra thuế hoặc đối soát hợp đồng.

5. Lợi ích của việc cho thuê lại văn phòng

Hình thức cho thuê lại văn phòng (sublease) không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, mà còn tạo cơ hội cho các đơn vị khác tiếp cận không gian làm việc chất lượng với chi phí linh hoạt hơn.

5.1 Lợi ích đối với bên thuê chính

Bên thuê chính (Primary Tenant) là doanh nghiệp đang nắm quyền sử dụng hợp pháp mặt bằng văn phòng theo hợp đồng gốc với chủ tòa nhà. Khi thực hiện cho thuê lại văn phòng hợp pháp, họ có thể nhận được nhiều lợi ích rõ rệt:

• Giảm gánh nặng chi phí cố định: Chi phí thuê văn phòng, điện nước, bảo trì, phí dịch vụ… thường chiếm 10 – 20% tổng chi phí vận hành doanh nghiệp. Việc cho thuê lại phần diện tích không sử dụng giúp doanh nghiệp bù đắp chi phí hàng tháng, giảm thiểu hao tổn tài chính trong giai đoạn tái cấu trúc hoặc nhân sự giảm.
• Tối ưu hóa diện tích sử dụng: Nhiều doanh nghiệp ban đầu thuê mặt bằng lớn để dự phòng mở rộng, nhưng khi thị trường hoặc mô hình làm việc thay đổi (ví dụ: hybrid, remote), phần diện tích dư thừa trở nên lãng phí. Cho thuê lại văn phòng giúp tận dụng tối đa giá trị không gian, tránh “để trống” gây thiệt hại cơ hội tài chính.
• Duy trì hợp đồng thuê gốc: Nếu muốn chuyển văn phòng mới trước thời hạn hợp đồng, việc cho thuê lại là cách hợp pháp để duy trì hợp đồng hiện tại mà không chịu phạt vi phạm sớm (early termination). Doanh nghiệp vẫn thực hiện nghĩa vụ với chủ tòa nhà nhưng có thể chuyển giao quyền sử dụng tạm thời cho bên khác.
• Gia tăng mối quan hệ kinh doanh: Việc cho thuê lại cho đối tác hoặc doanh nghiệp trong cùng hệ sinh thái có thể tạo ra cơ hội hợp tác song hành, như chia sẻ tiện ích, dịch vụ hoặc thậm chí là mô hình coworking nội bộ, giúp tối ưu chi phí và tăng kết nối cộng đồng doanh nghiệp trong cùng tòa nhà.

5.2 Lợi ích đối với bên thuê lại

Bên thuê lại (Subtenant) cũng nhận được nhiều lợi thế đáng kể khi thuê không gian qua hình thức cho thuê lại văn phòng, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp cần linh hoạt, tiết kiệm chi phí và sẵn sàng vận hành nhanh.

• Tiết kiệm chi phí thuê ban đầu: Do không phải ký hợp đồng trực tiếp với chủ tòa nhà, bên thuê lại thường được hưởng mức giá thuê thấp hơn 10 – 30% so với thị trường cùng hạng. Ngoài ra, nhiều trường hợp diện tích đã được trang bị sẵn nội thất, vách ngăn, hệ thống điện, chiếu sáng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
• Linh hoạt về diện tích và thời hạn thuê: Hợp đồng cho thuê lại thường ngắn hơn hợp đồng thuê gốc (6 – 18 tháng), phù hợp với doanh nghiệp khởi nghiệp, chi nhánh nhỏ hoặc nhóm dự án tạm thời. Doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thu hẹp nhanh mà không cần chịu cam kết dài hạn.
• Tiếp cận không gian văn phòng cao cấp: Thông qua cho thuê lại văn phòng, các doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận các tòa nhà hạng A hoặc B+ vốn vượt ngoài ngân sách nếu thuê trực tiếp. Điều này giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu, thuận tiện giao dịch với khách hàng và đối tác.
• Sẵn sàng sử dụng (Plug & Play): Phần lớn các diện tích được cho thuê lại đã được thiết kế sẵn layout văn phòng, nội thất và hạ tầng IT, giúp doanh nghiệp có thể vào làm việc ngay sau khi ký hợp đồng. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần khởi động nhanh hoặc dự án ngắn hạn.

>> Tham khảo ngay cách đàm phán giá & chi phí thuê văn phòng

6. Rủi ro thường gặp khi cho thuê lại văn phòng

Mặc dù cho thuê lại văn phòng (sublease) giúp doanh nghiệp tận dụng không gian và giảm chi phí vận hành, nhưng nếu không tuân thủ đúng quy định pháp lý, hoạt động này tiềm ẩn nhiều rủi ro đáng chú ý, bao gồm:

• Rủi ro pháp lý: Hợp đồng cho thuê lại không được chủ tòa nhà chấp thuận, dẫn đến vô hiệu hoặc bị chấm dứt hợp đồng gốc.
• Rủi ro tài chính: Doanh nghiệp không kê khai thuế hoặc thiếu chứng từ hợp lệ, dễ bị truy thu, phạt chậm nộp.
• Rủi ro hợp đồng: Điều khoản giữa bên thuê chính và bên thuê lại không rõ ràng, gây tranh chấp khi xảy ra sự cố.
• Rủi ro vận hành: Bên thuê lại sử dụng sai công năng, gây ảnh hưởng đến an ninh, PCCC hoặc nội quy tòa nhà.

Nắm rõ và kiểm soát sớm các rủi ro này giúp doanh nghiệp hạn chế tổn thất tài chính, bảo toàn uy tín và duy trì tính hợp pháp của giao dịch cho thuê lại văn phòng.

7. Chi phí & nghĩa vụ tài chính khi cho thuê lại

Hoạt động cho thuê lại văn phòng (sublease) mang lại lợi ích tài chính rõ rệt cho doanh nghiệp, nhưng đồng thời cũng phát sinh một số nghĩa vụ chi phí và thuế vụ mà cả bên thuê chính và bên thuê lại đều cần nắm rõ.

7.1 Các khoản chi phí phát sinh khi cho thuê lại

Tùy theo quy mô và điều khoản của hợp đồng, các chi phí chính thường bao gồm:

• Phí quản lý tòa nhà (Management Fee): Tiếp tục được tính cho bên thuê chính, dù diện tích đã được cho thuê lại. Doanh nghiệp cần thỏa thuận rõ trong hợp đồng cho thuê lại văn phòng về việc chia sẻ hoặc phân bổ phí quản lý giữa hai bên.
• Phí dịch vụ và tiện ích chung: Bao gồm phí điện lạnh, vệ sinh, an ninh, bảo trì và các dịch vụ tòa nhà khác. (Thông thường, bên thuê lại sẽ thanh toán trực tiếp cho bên thuê chính, sau đó bên thuê chính tiếp tục thanh toán cho tòa nhà).
• Phí chấp thuận cho thuê lại (Approval Fee): Một số tòa nhà quy định phí xét duyệt hồ sơ hoặc phí hành chính cho thuê lại văn phòng, dao động từ 5% – 10% của tiền thuê tháng đầu tiên. Khoản này thường do bên thuê chính chi trả, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
• Chi phí cải tạo văn phòng hoặc hoàn thiện lại không gian: Nếu văn phòng được sửa đổi layout hoặc bổ sung nội thất cho phù hợp nhu cầu bên thuê lại, chi phí này có thể do một trong hai bên chịu, tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Phí khấu hao và bàn giao tài sản: Khi kết thúc hợp đồng cho thuê lại văn phòng, bên thuê lại phải hoàn trả mặt bằng đúng hiện trạng ban đầu. Nếu có hư hại hoặc thay đổi cấu trúc, các chi phí khắc phục này sẽ do bên thuê lại chi trả.

>> Xem thêm: Các loại chi phí ẩn trong hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý

7.2 Nghĩa vụ thuế và kê khai tài chính

Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và Luật Kinh doanh bất động sản 2023, việc cho thuê lại văn phòng được xem là hoạt động tạo doanh thu, do đó phải kê khai và nộp thuế đầy đủ. Trong đó, các loại thuế thường áp dụng bao gồm:

Thuế giá trị gia tăng (VAT):

• Mức thuế suất thông thường là 10% trên doanh thu cho thuê lại.
• Nếu bên cho thuê lại là doanh nghiệp có mã ngành 6810 – Kinh doanh bất động sản, việc xuất hóa đơn VAT là bắt buộc.
• Trường hợp cho thuê quy mô nhỏ hoặc không thường xuyên (theo Điều 9 Luật KDBĐS 2023), vẫn phải kê khai thuế nhưng có thể nộp thuế khoán theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc thuế thu nhập cá nhân (TNCN): 

• Nếu bên cho thuê lại là doanh nghiệp, phần lợi nhuận từ hoạt động cho thuê lại văn phòng được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN.
• Nếu là cá nhân, phần thu nhập này chịu thuế TNCN theo biểu thuế cho thuê tài sản (5% VAT + 5% TNCN nếu doanh thu >100 triệu đồng/năm).

Lệ phí môn bài:

• Doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản phải nộp lệ phí môn bài hằng năm theo mức vốn điều lệ.
• Cá nhân hoặc tổ chức cho thuê lại văn phòng quy mô nhỏ, không thường xuyên được miễn loại phí này.

Các khoản bảo hiểm, PCCC hoặc phí chứng nhận an toàn công trình (nếu có):

• Một số tòa nhà yêu cầu bên thuê chính đóng thêm phí bảo hiểm trách nhiệm dân sự hoặc phí an toàn cháy nổ, đặc biệt khi cho thuê lại văn phòng cho nhiều bên cùng tầng hoặc diện tích lớn.

7.3 Cách kê khai và nộp thuế cho hoạt động cho thuê lại

Để đảm bảo tính hợp pháp, doanh nghiệp nên thực hiện đúng quy trình kê khai cho thuê lại văn phòng sau:

• Đăng ký bổ sung ngành nghề “Kinh doanh bất động sản” (mã 6810) nếu thực hiện cho thuê lại thường xuyên.
• Lập hóa đơn VAT khi phát sinh tiền thuê từ bên thuê lại.
• Kê khai và nộp thuế theo kỳ (tháng hoặc quý) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Hạch toán doanh thu – chi phí liên quan đến hoạt động cho thuê lại văn phòng tách biệt khỏi hoạt động kinh doanh chính.
• Lưu trữ hồ sơ hợp đồng, phụ lục và biên bản bàn giao để phục vụ thanh kiểm tra khi cần thiết.

Nếu doanh nghiệp cho thuê lại diện tích nhỏ (dưới 300 tỷ/năm hoặc ≤10 giao dịch), có thể kê khai theo hình thức “kinh doanh bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên” theo hướng dẫn tại Điều 9 Luật KDBĐS 2023 và Điều 7 Nghị định 96/2024/NĐ-CP.

Khuyến nghị từ Maison Office:

“Doanh nghiệp nên trao đổi trước với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị tư vấn kế toán – pháp lý chuyên về bất động sản thương mại, để xác định mức thuế, thời điểm kê khai và hồ sơ hợp lệ, tránh bị truy thu hoặc phạt vi phạm hành chính về sau.”

>> Bạn đã biết cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới chưa?

8. Kinh nghiệm thực tế cho doanh nghiệp khi thực hiện Sublease

Thực hiện cho thuê lại văn phòng (sublease) đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ hiểu rõ quy định pháp lý, mà còn phải quản trị tốt hợp đồng, tài chính và vận hành. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế quan trọng, rút ra từ quá trình tư vấn và triển khai cho hàng trăm doanh nghiệp của Maison Office, giúp bạn thực hiện cho thuê lại văn phòng an toàn và hiệu quả.

• Rà soát kỹ hợp đồng thuê gốc: Kiểm tra điều khoản “được phép cho thuê lại”, thời hạn thông báo và nghĩa vụ liên quan. Nếu hợp đồng chưa quy định rõ, cần xin văn bản chấp thuận hoặc phụ lục bổ sung với chủ tòa nhà.
• Xác định mô hình cho thuê lại phù hợp: Lựa chọn hình thức cho thuê toàn bộ, một phần hoặc ngắn hạn (coworking space) tùy mục tiêu. Đảm bảo mô hình cho thuê lại văn phòng đáp ứng công năng, tiêu chuẩn PCCC và nội quy tòa nhà.
• Soạn thảo hợp đồng chặt chẽ: Thể hiện rõ diện tích, thời hạn, giá thuê, phương thức thanh toán và nghĩa vụ hoàn trả. Bổ sung phụ lục tài sản, bản vẽ layout và điều khoản xử lý vi phạm để tránh tranh chấp.
• Quản lý thuế và dòng tiền minh bạch: Xuất hóa đơn VAT, kê khai thuế đầy đủ và lưu trữ chứng từ ít nhất 5 năm. Hạch toán riêng doanh thu chi phí cho thuê lại văn phòng để dễ kiểm soát và phục vụ kiểm toán.
• Phối hợp hiệu quả với Ban quản lý tòa nhà: Cập nhật thông tin bên thuê lại để BQL cấp thẻ ra vào, đăng ký nhân sự và hỗ trợ vận hành. Nên lập biên bản bàn giao ba bên để đảm bảo minh bạch và trách nhiệm rõ ràng.
• Duy trì giao tiếp chuyên nghiệp: Liên hệ định kỳ hàng tháng hoặc quý để xử lý sự cố, cập nhật thay đổi và thu phí. Giao tiếp minh bạch giúp duy trì uy tín và mối quan hệ hợp tác bền vững giữa các bên.

Cho thuê lại văn phòng (Sublease) là giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành và khai thác hiệu quả không gian làm việc dư thừa, đặc biệt trong bối cảnh thị trường linh hoạt như hiện nay. Tuy nhiên, để cho thuê lại văn phòng hợp pháp và an toàn, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ quy định pháp lý, hợp đồng và nghĩa vụ thuế.

Hiện tại, Maison Office hiện là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp tại Hà Nội và TP.HCM, cung cấp dịch vụ tư vấn tìm thuê và ký gửi cho thuê lại văn phòng chuyên nghiệp. Chúng tôi hỗ trợ toàn diện từ khâu rà soát hợp đồng, định giá mặt bằng, đến đàm phán với chủ tòa nhà, giúp doanh nghiệp an tâm triển khai giao dịch hợp pháp, tối ưu chi phí và hiệu quả sử dụng không gian.

📞 Liên hệ 09 889 02468 để được tư vấn 1:1 và nhận danh sách văn phòng cho thuê trống phù hợp nhất với chiến lược phát triển doanh nghiệp bạn. 

9. FAQ – Một số câu hỏi thường gặp

9.1 Cho thuê lại văn phòng có cần đăng ký kinh doanh không?

Tùy quy mô hoạt động. Cá nhân cho thuê lại nhỏ lẻ không cần đăng ký doanh nghiệp nhưng phải kê khai và nộp thuế. Nếu tổ chức hoặc doanh nghiệp cho thuê lại thường xuyên, cần có ngành nghề kinh doanh bất động sản (mã 6810) theo quy định.

9.2 Nếu hợp đồng không ghi “được phép cho thuê lại”, có làm được không?

Có thể, nếu được chủ tòa nhà chấp thuận bằng văn bản hoặc ký phụ lục hợp đồng bổ sung điều khoản cho phép cho thuê lại. Trường hợp tự ý sublease khi chưa có sự đồng ý chính thức, hợp đồng cho thuê lại sẽ không có giá trị pháp lý và doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm theo quy định.

9.3 Chủ nhà có quyền thu phí chấp thuận cho thuê lại không?

Có. Một số tòa nhà áp dụng phí phê duyệt (Approval Fee) dao động từ 5% – 10% tiền thuê tháng đầu, để xử lý hồ sơ và cập nhật thông tin bên thuê lại. Mức phí này cần được thỏa thuận rõ trong phụ lục hợp đồng.

9.4 Bên thuê lại gây hư hại, ai chịu trách nhiệm?

Bên thuê chính vẫn chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ tòa nhà nếu xảy ra hư hại. Sau đó, có thể yêu cầu bên thuê lại bồi hoàn theo điều khoản trách nhiệm trong hợp đồng sublease. Doanh nghiệp nên lập biên bản bàn giao rõ ràng để tránh tranh chấp.

9.5 Thuế cho thuê lại văn phòng được tính thế nào?

Doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT 10% và thuế TNDN 20%. Cá nhân cho thuê lại nộp 5% GTGT + 5% TNCN nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm. Tất cả khoản thu từ sublease đều phải xuất hóa đơn và kê khai đầy đủ.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn