Quản lý vận hành tòa nhà là gì? Quy trình vận hành tòa nhà

Dịch vụ quản lý tài sản và quản lý tòa nhà đã xuất hiện từ khá lâu, nhưng trong vài năm gần đây, thị trường bất động sản nước ta tăng trưởng chóng mặt với hàng loạt các dự án bất động sản lớn nhỏ từ chung cư, trung tâm thương mại cho tới các dự án nghỉ dưỡng cao cấp,… khiến nhu cầu thuê dịch vụ quản lý tòa nhà nhiều hơn.

Vậy quản lý tòa nhà là gì? Tại sao cần ban quản lý tòa nhà? Quy trình quản lý vận hành tòa nhà như thế nào? Các công ty nào cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tại Hà Nội & HCM? Hãy cùng Maison Office tìm hiểu qua các nội dung dưới đây:

1. Quản lý vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Quản lý tòa nhà hiệu quả giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.

Quản lý vận hành tòa nhà sẽ bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau:

• Đảm bảo an ninh, trật tự;
• Dịch vụ vệ sinh;
• Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động;
• Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà;
• Phụ trách hợp tác, cho thuê, marketing …

Được biết, quản lý vận hành tòa nhà được chia làm 3 loại chính: Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê, quản lý tòa nhà chung cư và quản lý khách sạn/căn hộ cho thuê cao cấp; tuy nhiên trong bài viết này chúng tôi chỉ đề cập chính đến vấn đề quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng cho thuê. 

2. Tầm quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà 

Quản lý vận hành tòa nhà là một hoạt động quan trọng, cần thiết đối với bất kỳ tòa nhà nào. Việc quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho chủ đầu tư, cư dân, khách thuê và xã hội.

2.1 Đảm bảo an toàn cho con người và tài sản

Quản lý vận hành tòa nhà có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho con người và tài sản trong tòa nhà. Các hoạt động quản lý an ninh, trật tự, quản lý hệ thống kỹ thuật, quản lý phòng cháy chữa cháy,… sẽ giúp ngăn ngừa các rủi ro, tai nạn có thể xảy ra, đảm bảo an toàn cho khách thuê và tài sản trong tòa nhà.

2.2 Tạo môi trường sống, làm việc thoải mái, tiện nghi

Quản lý vận hành tòa nhà cũng có vai trò quan trọng trong việc tạo môi trường sống, làm việc thoải mái, tiện nghi cho khách thuê. Các hoạt động quản lý vệ sinh, môi trường, quản lý nhân sự,… sẽ giúp đảm bảo môi trường sống, làm việc trong tòa nhà luôn sạch sẽ, thoáng mát, an toàn và tiện nghi.

2.3 Tăng giá trị tòa nhà

Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả sẽ giúp tăng giá trị tòa nhà. Một tòa nhà được quản lý tốt sẽ thu hút được nhiều khách hàng, cho thuê được giá cao hơn, từ đó mang lại lợi nhuận cao hơn cho chủ đầu tư.

2.4 Tiết kiệm chi phí vận hành

Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận hành. Các hoạt động quản lý kỹ thuật, quản lý tài sản,… sẽ giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, tiết kiệm chi phí sửa chữa, bảo dưỡng.

3. Các dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà

Trong thời đại công nghệ phát triển, quản lý vận hành tòa nhà ngày càng được chú trọng, với nhiều dịch vụ hiện đại, kịp thời nhằm đảm bảo chất lượng quản lý nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây là một số dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà phổ biến mà bạn có thể tham khảo.

3.1 Dịch vụ quản lý tài chính

Quản lý tài chính tòa nhà là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với chi phí vận hành hàng tháng.

Do đó, để đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả về mặt tài chính, cần có sự thống kê chi tiêu chặt chẽ cho các dịch vụ như điện, nước, và chi phí thuê đơn vị nhà thầu. Đồng thời, ghi chép thu chi cần được thực hiện minh bạch và công khai để chủ đầu tư và ban quản trị nắm bắt tình hình tòa nhà và có những điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.

> 12 loại chi phí khi thuê văn phòng; Văn phòng thông minh – Smart Office

3.2 Dịch vụ quản lý khách hàng

Khách hàng là người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ của tòa nhà và có đánh giá khách quan nhất. Vì vậy, việc quản lý khách hàng là vô cùng quan trọng, giúp tòa nhà nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng. 

> Tiêu chuẩn ánh sáng trong văn phòng

3.2 Dịch vụ quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tòa nhà tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm,… Quản lý hành chính cũng giúp ban quản lý nắm bắt tình hình nhân sự, từ đó có những kế hoạch, điều chỉnh phù hợp.

Ngoài ra, quản lý hành chính có thể hỗ trợ các bộ phận gặp khó khăn về nhân sự, phát hiện và xử lý kịp thời các bộ phận chưa hoàn thành trách nhiệm, và thực hiện các quyết định về kỷ luật và khen ngợi.

> Tham khảo các kinh nghiệm về hành chính nhân sự

3.4 Dịch vụ vận hành & Bảo trì hệ thống kỹ thuật

Dịch vụ vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật là vô cùng cần thiết đối với mỗi tòa nhà. Hiện nay, để quá trình kỹ thuật vận hành tòa nhà được diễn ra tiện lợi và hiệu quả thì hệ thống quản lý tòa nhà BMS đóng vai trò quan trọng trong việc bảo trì tòa nhà.

Hệ thống này giúp quản lý và điều khiển mọi hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, từ đó đảm bảo các thiết bị hoạt động chính xác và hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hỏng hóc, giúp công việc bảo trì diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm chi phí.

3.5 Dịch vụ vệ sinh 

Vẻ ngoài sạch sẽ, gọn gàng của tòa nhà sẽ tạo ấn tượng tốt cho khách hàng và góp phần nâng cao giá trị của tòa nhà. Chính vì vậy, dịch vụ vệ sinh cần được ban quản lý chú trọng thực hiện.

Để đảm bảo tòa nhà luôn sạch sẽ, ban quản lý cần thuê đơn vị nhà thầu vệ sinh chuyên nghiệp. Đơn vị nhà thầu cần có đội ngũ nhân viên đông đảo, được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm trong lĩnh vực vệ sinh tòa nhà.

4. Việc quản lý vận hành tòa nhà được chịu trách nhiệm bởi ai?

Người chịu trách nhiệm trong việc quản lý vận hành tòa nhà là ban quản lý tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà là một tổ chức được thành lập bởi chủ đầu tư hoặc người sử dụng tòa nhà để thực hiện các công việc quản lý vận hành tòa nhà.

Công việc chính của người quản lý tòa nhà văn phòng sẽ thực hiện giám sát sự an toàn và bảo trì của các tài sản được chỉ định và đảm bảo rằng các tài sản này tuân thủ tất cả các quy định hiện hành.

Ngoài ra, người quản lý tòa nhà sẽ đề xuất và phối hợp cải tiến cho tòa nhà văn phòng khi cần thiết để đảm bảo một không gian an toàn, hiệu quả và tối ưu.

5. Các công việc chính của quản lý vận hành tòa nhà

Quản lý vận hành tòa nhà là một lĩnh vực phức tạp, bao gồm nhiều công việc khác nhau. Các công việc chính của quản lý vận hành tòa nhà bao gồm:

• Xây dựng môi trường an toàn với ánh sáng, biển báo và các hướng dẫn thích hợp.
• Soạn thảo và cập nhật các kế hoạch khẩn cấp về quy trình sơ tán, hỗ trợ ứng phó sơ tán khi có trường hợp khẩn cấp.
• Giám sát an ninh, phòng cháy chữa cháy và các hệ thống an toàn khác.

• Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên và dịch vụ bảo vệ.
• Đảm bảo khách thuê được cung cấp các tiện ích phù hợp.
• Giám sát ngân sách bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
• Giám sát nhà thầu và kiểm tra công việc đã hoàn thành.
• Thuê nhân viên hoặc nhà thầu khi cần thiết để bảo trì, sửa chữa.
• Đào tạo đội ngũ nhân viên khi cần thiết.

• Đánh giá hiệu suất của nhân viên và đưa ra phương án điều chỉnh hoặc đào tạo bổ sung để đảm bảo hoạt động của tòa nhà.
• Giải quyết các khiếu nại, vấn đề yêu cầu từ người thuê.
• Duy trì lưu trữ hồ sơ của khách thuê.
• Kiểm tra tòa nhà thường xuyên để tìm dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn.

Các công việc quản lý vận hành tòa nhà thường nhiều và khá phức tạp, vì thế để thực hiện tốt các công việc trên, ban quản lý tòa nhà cần có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm.

6. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà tại Việt Nam 

Để đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả, cần có một hệ thống quy trình quản lý và vận hành tòa nhà khoa học, hiệu quả. Các quy trình quản lý và vận hành tòa nhà thường bao gồm các nội dung chính sau:

6.1 Quản lý an ninh

Quản lý an ninh là một trong những quy trình quan trọng nhất trong quản lý và vận hành tòa nhà. Quy trình này bao gồm các công việc như:

• Xây dựng nội quy PCCC
• Quy định thời gian, lịch tuần tra của bộ phận an ninh
• Xây dựng lịch trình tuần tra an ninh tòa nhà

• Thời gian huấn luyện về công tác PCCC
• Kiểm tra hàng hóa, tài sản ra – vào của tòa nhà.
• Kiểm soát khách tham quan, nhân viên
• Trông giữ xe của cư dân

6.2 Quản lý vệ sinh

Quản lý vệ sinh là quy trình đảm bảo tòa nhà luôn sạch sẽ, gọn gàng, đảm bảo sức khỏe và an toàn cho cư dân, người sử dụng tòa nhà. Quy trình quản lý công tác vệ sinh trong tòa nhà bao gồm các công việc:

• Lập kế hoạch vệ sinh tại mỗi khu vực khác nhau của tòa nhà
• Lên quy trình về công tác vệ sinh của mỗi bộ phận, khu vực
• Quy định quản lý, xử lý rác thải tại khu vực trong và ngoài tòa nhà
• Quy định về phân công nhân sự, chia ca làm việc để đảm bảo luôn có người thực hiện vệ sinh khi cần thiết

6.3 Quản lý kỹ thuật

Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà bao gồm hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy, an ninh, vệ sinh môi trường,… Để tòa nhà hoạt động ổn định, hiệu quả, cần có quy trình quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật khoa học, hiệu quả. 

Quy trình này bao gồm các công việc như:

• Quản lý hệ thống điện, nước
• Quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy
• Quản lý hệ thống thông tin liên lạc
• Quản lý hệ thống điều hòa

6.4 Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là một công việc quan trọng, giúp đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định, hiệu quả. Quy trình quản lý tài chính bao gồm các công việc:

• Công khai tài chính, báo cáo định kỳ với chủ đầu tư, khách hàng
• Thu chi các loại phí dịch vụ
• Chi quỹ tiền mặt với những mục đích cụ thể

6.5 Quản lý khách hàng 

Tòa nhà thường có lượng lớn khách hàng, vì vậy việc quản lý khách hàng là điều quan trọng. Quy trình quản lý khách hàng bao gồm các công việc:

• Xây dựng danh sách khách hàng cụ thể để tiện lợi trong quá trình quản lý

• Tiếp thu ý kiến phản hồi của khách hàng và sửa đổi, cải thiện để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất
•  Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng chi tiết mỗi khi xử lý hay tiến hành một công việc nào đó
• Lên kế hoạch cụ thể và công bố đến khách hàng

6.6 Quản lý hợp đồng 

Quản lý hợp đồng là một trong những quy trình quan trọng nhất trong quản lý vận hành tòa nhà. 

Quy trình này bao gồm các công việc:

• Lập kế hoạch ký hợp đồng và thực thi hợp đồng với các nhà thầu (vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng – nếu được chủ đầu tư/ ban quản trị ủy quyền)
• Thực hiện giám sát, đảm bảo chất lượng công việc của nhà thầu theo đúng hợp đồng ký kết
• Quản lý quy trình thanh lý hợp đồng với các nhà thầu sau khi hết

7. Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà 

Quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi sự chú ý đặc biệt để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi quản lý vận hành tòa nhà:

• Xây dựng và lên kế hoạch chi tiết cụ thể, khoa học cho toàn bộ hệ thống tòa nhà, nhằm đảm bảo rằng ban quản lý nắm rõ tình trạng của tòa nhà và có cơ hội cải thiện chất lượng.
• Tạo giải pháp hỗ trợ cho công việc quản lý tòa nhà để có khả năng giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.

• Xây dựng giải pháp tối ưu nhằm cải thiện hiệu suất liên kết giữa các bộ phận và phòng ban, đảm bảo rằng quá trình này được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
• Áp dụng công nghệ và phần mềm quản lý vào quá trình quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho chủ đầu tư.
• Thực hiện quản lý vận hành theo đúng quy định của pháp luật, đặc biệt chú ý đến các quy định như Điều 105 của Luật Nhà ở năm 2014.
• Đánh giá và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà một cách cẩn thận để đảm bảo tính phù hợp và chất lượng.

8. Danh sách các công ty dịch vụ quản lý tòa nhà tại Hà Nội và Hồ Chí Minh

Đối với các dự án mới đi vào khai thác và vận hành, đơn vị quản lý trong giai đoạn này đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là những đơn vị có kinh nghiệm, bài bản, chuyên nghiệp.

Những hệ thống quy trình, quy định chuẩn từ ban đầu sẽ là nền móng cho công tác quản lý vận hành xuyên suốt quãng đời của dự án, làm gia tăng giá trị bất động sản và tuổi thọ của công trình.

Do đó, khi chọn một dự án chung cư với mục đích an cư hoặc đầu tư cho thuê, đặc biệt với những dự án cao cấp, người mua nên cân nhắc kỹ để lựa chọn những dự án được vận hành bởi những đơn vị quản lý chuyên nghiệp, bên cạnh các yếu tố về vị trí, tiện ích, chất lượng công trình, uy tín chủ đầu tư….

Hiện nay, thị trường quản lý bất động sản Việt Nam đang quy tụ nhiều tên tuổi lớn trong và ngoài nước. Trong danh sách này chúng tôi sẽ cố gắng cập nhật đầy đủ các công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà để bạn có thể so sánh và tham khảo.

8.1 Các công ty quản lý vận hành tòa nhà tại Hà Nội

**Lưu ý: Số thứ tự  các công ty quản lý bất động sản trong danh sách này được lập ngẫu nhiên và không thể hiện năng lực của các đơn vị

8.2 Các công ty quản lý vận hành tòa nhà tại Hồ Chí Minh

**Lưu ý: Số thứ tự các công ty quản lý bất động sản trong danh sách này được lập ngẫu nhiên và không thể hiện năng lực của các đơn vị

Maison Office không kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà nhưng chúng tôi đang là một trong những công ty dịch vụ cho thuê văn phòng tại Hà Nội chuyên nghiệp. Với cơ sở là đối tác của hơn 400 tòa nhà, đã phục vụ hàng nghìn khách thuê văn phòng.

Với đội ngũ tư vấn chuyên sâu, hiểu về thị trường văn phòng cho thuê tại Hà Nội. Chúng tôi tự tin sẽ giúp tòa nhà nhanh chóng cho thuê được các diện tích sàn trống, giúp tối đa hóa doanh thu của tòa nhà.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.