Hybrid working là gì? Lợi ích của mô hình làm việc hybrid

“Sướng thế!” là câu mà nhiều nhân viên, đồng nghiệp cảm thán khi thấy công ty nào đó cho phép “hybrid working”. Đúng là thích thật khi mô hình này trao quyền “tự do” cho các thành viên thích làm việc giờ nào thì làm, đi ở đâu thì đi, nhưng việc kiểm soát tiến độ cũng như khơi gợi cảm hứng sáng tạo trong công việc, cũng là nhược điểm khiến nhiều người cảm thấy bất tiện. Hãy cùng Maison Office tìm hiểu mô hình “hybrid working là gì” và cách tối ưu phương pháp làm việc hiệu quả cho mô hình làm việc hybrid này nhé.

1. Hybrid working là gì?

Hybrid work là mô hình làm việc cho phép nhân viên kết hợp linh hoạt giữa làm việc trên văn phòng hoặc từ xa, tại nhà hay bất cứ đâu. Mô hình này trao cho nhân viên quyền tự chủ nơi làm việc và cách thức làm việc hiệu quả nhất.

2. Vì sao mô hình làm việc hybrid working được ưa chuộng?

Hiện nay, hybrid working được xem là xu hướng hiện đại trên khắp thế giới, mô hình làm việc kết hợp đặt con người làm trọng tâm với mục đích kích thích năng suất cao nhất của nhân viên. Mô hình làm việc hybrid không chỉ cho phép nhân viên làm việc tại bất cứ đâu họ muốn, mô hình này còn đem lại không gian mở thoải mái chẳng còn gói gọn trong bốn bức tường của văn phòng công ty.

Nói cách khác, đây là hệ sinh thái làm việc bao gồm tại nhà, tại văn phòng và các nơi làm việc chung/riêng khác. Các thành viên có thể di chuyển giữa các địa điểm khác nhau tùy thuộc vào công việc họ cần hoàn thành.

3. 4 loại mô hình làm việc hybrid working phổ biến nhất

3.1 Mô hình làm việc hybrid working linh hoạt

Mô hình làm việc hybrid working linh hoạt cho phép nhân viên được chọn thời gian và địa điểm làm việc ở bất kỳ nơi đâu miễn thuận tiện cho họ giải quyết các nhiệm vụ của mình.

Vì thế, bạn có thể làm việc tại nhà hoặc quán cà phê nếu cần sự riêng tư và yên tĩnh. Còn nếu muốn có tính cộng đồng cần gặp gỡ nhiều người, các không gian như phòng họp flexible hay town hall sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc.

Lợi ích của mô hình làm việc hybrid working linh hoạt

• Cung cấp sự tự do và linh hoạt cho các cá nhân để xác định vị trí và thời điểm làm việc
• Làm tăng sự trung thành và sự hài lòng trong công việc
• Nhân sự đa dạng vì đến từ nhiều vùng miền
• Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng

Thách thức của mô hình làm việc hybrid working linh hoạt

• Khó sắp xếp thời gian phù hợp cho việc meeting hay teamwork
• Không đủ khả năng sắp xếp chỗ ngồi nếu tất cả nhân viên phải lên văn phòng trong 1 ngày nhất định
• Cần có biện pháp quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

3.2 Mô hình làm việc hybrid working cố định

Mô hình làm việc hybrid working cố định là công ty tự quy định thời gian và địa điểm cụ thể mà nhân viên được phép làm việc tại văn phòng hoặc từ xa.

Theo như mô hình này thì một số phòng ban sẽ đến văn phòng vào thứ hai và thứ tư, trong khi những nhóm khác tới vào thứ ba và thứ năm. Hoặc doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc tại nhà vào những ngày được xác định trước mỗi tuần. American Express là tổ chức đã áp dụng mô hình làm việc lai cố định.

Lợi ích của mô hình làm việc hybrid working cố định

• Tăng cơ hội cho các hoạt động meeting, team building và làm việc nhóm trực tiếp
• Dễ kiểm soát hiệu suất công việc của nhân viên
• Dự đoán được sức chứa nhân viên của văn phòng

Thách thức của mô hình làm việc hybrid working cố định

• Giảm năng suất làm việc nếu nhân viên không tự linh hoạt địa điểm và thời gian giải quyết công việc phù hợp
• Khó cắt giảm diện tích văn phòng

3.3 Mô hình làm việc hybrid working

Nhân viên được khuyến khích đến văn phòng nhưng sẽ có vài ngày trong tuần được làm việc từ xa. Đây là một trong những mô hình mà Google đang áp dụng để nâng cao hiệu quả công việc. Google cho phép nhân viên làm việc cố định tại văn phòng 3 ngày/tuần, 2 ngày còn lại có thể linh hoạt lựa chọn làm việc tại bất cứ đâu.

Lợi ích của mô hình làm việc hybrid working

• Tạo sự linh hoạt và cho phép lựa chọn cá nhân
• Giúp duy trì văn hóa công ty và tính cộng đồng

Thách thức của mô hình làm việc hybrid working

• Khó nắm bắt được nhân viên nào có mặt và thời gian có mặt  thực tế tại văn phòng
• Khó dự báo chính xác số lượng nhân viên sẽ có ở văn phòng vào một ngày nhất định

3.4 Mô hình làm việc lại ưu tiên làm việc từ xa (Remote)

Nhân viên làm việc từ xa tại hầu hết thời gian, ngoài ra, công ty có thể không có không gian văn phòng và thay vào đó tuỳ vào các thành viên trong nhóm sắp xếp gặp nhau khi họ thấy phù hợp.

Lợi ích của mô hình làm việc lại ưu tiên làm việc Remote

• Tăng năng suất và sự hài lòng trong công việc đối với những nhân viên mong muốn làm việc từ xa trong hầu hết thời gian
• Có khả năng giảm chi phí và diện tích thuê văn phòng

Thách thức của mô hình làm việc lại ưu tiên làm việc Remote

• Nhân viên dễ có cảm giác bị cô lập
• Văn hóa công ty và tính cộng đồng bị hạn chế, khó xây dựng bền vững

4. Những yếu tố nào thúc đẩy mô hình làm việc hybrid working

Hybrid work trở nên phổ biến từ đại dịch COVID-19, khi mà các doanh nghiệp chuyển sang làm việc từ xa để duy trì công việc trong bối cảnh giãn cách “ai ở nhà nấy”. Tuy nhiên, khi đại dịch đi qua, các doanh nghiệp đều nhận ra lợi ích của mô hình làm việc kết hợp và quyết định áp dụng phổ biến, điển hình như:

• Cắt giảm chi phí đi lại và chi phí mặt bằng: 74% CEO từ các tổ chức lớn mong muốn giảm không gian văn phòng để tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp, theo Fortune.

• Khiến nhân viên thoải mái và hài lòng hơn: Theo Dimensional Research, 57% nhân viên sẽ xem xét rời khỏi công ty nếu họ phải quay lại văn phòng làm việc toàn thời gian. Bởi họ mong muốn được hạn chế đi lại, cũng như có nhiều thời gian hơn cho bạn bè và gia đình.
• Thu hút nhân tài từ khắp các vùng miền
• Bảo vệ môi trường bền vững: Lượng khí thải CO2 toàn cầu giảm 19% mỗi ngày trong đại dịch COVID-19, đó là kết quả bất ngờ của việc giảm di chuyển đường bộ. 
• Giảm sử dụng điện năng trong không gian văn phòng đã giúp thúc đẩy một tương lai bền vững hơn, theo nghiên cứu của Nature.

5. Ưu điểm và hạn chế của mô hình hybrid working

Mô hình hybrid working là một mô hình làm việc linh hoạt, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các ưu điểm và hạn chế của mô hình này trước khi áp dụng.

5.1 Ưu điểm hybrid working

Mô hình hybrid working mang lại nhiều ưu điểm cho cả doanh nghiệp và nhân viên, bao gồm:

• Linh hoạt: Nhân viên có thể chọn môi trường làm việc phù hợp nhất với họ, tăng cường sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thời gian và chi phí đi lại cho nhân viên, đặc biệt là những người sống xa văn phòng.
• Tăng cường năng suất: Nhiều người làm việc hiệu quả hơn khi ở nhà, với ít xao lạc hơn so với môi trường văn phòng truyền thống.
• Hỗ trợ sức khỏe tinh thần: Cung cấp sự linh hoạt giúp giảm stress và tăng cường sự hài lòng trong công việc.
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Mô hình hybrid có thể hấp dẫn đối với các nhân viên tiềm năng và giúp giữ chân nhân viên hiện tại.
• Giảm chi phí văn phòng: Doanh nghiệp có thể giảm diện tích văn phòng và chi phí liên quan.

5.2 Nhược điểm hybrid working

Mô hình hybrid working cũng có một số hạn chế, bao gồm:

• Khó khăn trong giao tiếp và hợp tác: Việc thiếu gặp mặt trực tiếp có thể ảnh hưởng đến sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả.
• Mất cảm giác kết nối: Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy tách biệt khỏi đội ngũ và văn hóa công ty.
• Khó khăn trong quản lý và giám sát: Quản lý nhân viên từ xa đòi hỏi kỹ năng và công cụ quản lý khác nhau, có thể là một thách thức đối với một số quản lý.
• An ninh mạng: Làm việc từ xa có thể tạo ra các vấn đề về an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu.
• Khó khăn trong xác định thời gian làm việc: Các ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân có thể mờ nhạt, dẫn đến làm việc quá giờ.
• Công bằng và đánh giá: Đảm bảo mọi nhân viên đều được đánh giá công bằng, bất kể họ làm việc ở đâu, có thể là một thách thức.

Tóm lại, mô hình hybrid working mang lại nhiều lợi ích về sự linh hoạt và cân bằng công việc-cuộc sống nhưng cũng đặt ra các thách thức về quản lý, giao tiếp và bảo mật. Các tổ chức cần phát triển chiến lược và công cụ phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất của mô hình này.

6. Làm cách nào để xây dựng văn hóa hybrid working?

Nếu không có các cuộc trò chuyện hoặc cơ hội để tương tác với các đồng nghiệp bên ngoài phạm vi công việc, sẽ rất khó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ ý tưởng và giải pháp. Và nếu các ý tưởng trong công ty giảm dần, nó có thể dẫn đến việc mất năng suất và doanh thu đáng kể.

Do đó, xây dựng một nền văn hóa dựa trên sự bao hàm, đồng cảm và tin tưởng là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của mô hình làm việc kết hợp. Sau đây là một số cách giúp doanh nghiệp có thể xây dựng văn hóa hybrid working của riêng mình.

• Xác định các giá trị cốt lõi của văn hóa hybrid working
• Truyền thông rõ ràng về các giá trị cốt lõi
• Thiết lập các chính sách và quy trình phù hợp
• Đào tạo và phát triển nhân viên
• Đo lường và đánh giá hiệu quả

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên các công cụ và hỗ trợ cần thiết để họ có thể làm việc hiệu quả từ xa.

7. Tóm lại, chúng ta có nên đến văn phòng làm việc?

Thực tế đôi khi làm việc tại nhà không phải là lựa chọn lý tưởng. Bởi bạn sẽ dễ sao nhãng khi xung quanh có nhiều thành viên trò chuyện, bàn ghế không đạt chuẩn gây mệt mỏi, ngồi trên giường làm việc sẽ không đem đến hiệu suất cao nhất và bạn có thể ngủ bất cứ khi nào.

Theo nghiên cứu, 49% nhân viên làm việc từ xa cảm thấy bị cô lập, 37% có nhiều điều khiến họ sao nhãng hơn và 35% cảm thấy khó kết nối với các đồng nghiệp của họ.

Thế nên, khi nhân viên cảm thấy không thể chia sẻ hay nhận sự giúp đỡ trong công việc, việc lựa chọn tới văn phòng làm việc chính là giải pháp hữu hiệu nhất.

Là nơi thiết kế chuyên nghiệp để làm việc, văn phòng luôn đóng vai trò trung tâm cho những trải nghiệm hợp tác, xây dựng kết nối với các đồng nghiệp và tham gia vào giáo dục và đào tạo. Vì vậy, đây là nơi mà bạn nên dành thời gian đến để có thể nâng cao năng suất hiệu quả.

Trong đó, có hơn 95% lao động tri thức nói rằng họ sẽ đến văn phòng để thực hiện các hoạt động như:

• Cộng tác
• Kết nối với đồng nghiệp
• Team building

Tóm lại, khi Covid-19 vừa xuất hiện thì mô hình làm việc work from home (làm việc tại nhà) là lựa chọn của rất nhiều tổ chức, công ty. Nhưng đến giai đoạn bình thường mới, thì hybrid working lại trở thành xu hướng khi mang lại nhiều lợi ích cho người lao động cả về đời sống tinh thần lẫn chất lượng công việc. Dù gì đi nữa, mô hình này vẫn có các bất cập khiến hội công sở cảm thấy bất tiện hay những pha “dở khóc dở cười” khi làm việc. Vậy nên doanh nghiệp cần phải đưa ra nhiều chính sách hợp lý và linh hoạt để cân bằng tốt nhất.

Tham khảo thêm các bài viết:

• Hot-Desking là gì? Lợi ích của chỗ ngồi linh hoạt
• Tìm hiểu Satellite Office – văn phòng vệ tinh
• Agile Workspace là gì? Không gian làm việc linh hoạt

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.