Work From Home là gì? Các cách thực hiện WFH hiệu quả

Work From Home là hình thức làm việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng phổ biến hiện nay. Cùng với sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin, làm việc từ xa đã không còn là thách thức đối với doanh nghiệp. Thay vào đó, WFH mang đến nhiều lợi ích cho cả đội ngũ nhân viên và tổ chức. Vậy Work From Home là gì? Tại sao xu hướng này ngày càng trở nên phổ biến? Và làm thế nào để WFH hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Work From Home là gì?

Work From Home (viết tắt là WFH) dịch nghĩa đơn giản là “làm việc từ xa”. Đây là hình thức làm việc mà nhân viên không cần đến trực tiếp văn phòng hay công ty. Thay vào đó có thể làm việc ngay tại nhà hoặc nhiều địa điểm khác bên ngoài văn phòng.

Work From Home là gì? 

Work From Home tuy đã xuất hiện từ khá lâu trước đây, thế nhưng đến khi dịch bệnh Covid-19 lây lan nhanh chóng thì hình thức này mới được doanh nghiệp áp dụng trên diện rộng. Tùy vào tính chất công việc, ngành nghề mà các doanh nghiệp có thể triển khai hình thức WFH cho toàn bộ nhân viên hoặc chỉ một vài bộ phận cụ thể. 

2. Tại sao xu hướng WFH ngày càng trở nên phổ biến?

Quay trở lại thời gian trước đây, hầu hết các công việc văn phòng đều mặc định phải được hoàn thành tại văn phòng làm việc truyền thống. Rất ít doanh nghiệp ở thời điểm đó chấp nhận hình thức WFH do nhiều e ngại về hiệu suất làm việc và hiệu quả quản lý. 

Tuy nhiên, điều này đang dần thay đổi với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Một loạt các ứng dụng, phần mềm hiện tại đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những thách thức, khó khăn. Toàn bộ hệ thống quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng dần phụ thuộc nhiều hơn vào công nghệ. Chính điều này giúp doanh nghiệp nhận thấy rằng nhân viên của họ không còn bị ràng buộc bởi một môi trường làm việc nhất định. Thay vào đó, Work From Home – làm việc từ xa có thể mang lại hiệu quả tương đương, đồng thời còn có nhiều lợi ích khác cho cả cá nhân và tổ chức.

WFH có thể mang lại hiệu quả tương đương với làm việc tại văn phòng

Nếu như trước đây, hình thức làm việc từ xa chỉ được áp dụng cho một số lĩnh vực nhất định như: công nghệ thông tin, tiếp thị, truyền thông,… thì giờ đây hầu hết các lĩnh vực đều có sự hiện diện của WFH. Theo nhiều khảo sát của Airtasker, mô hình làm việc từ xa WFH có thể nâng cao hiệu quả công việc đáng kể, cụ thể: 

– Nhân viên làm việc từ xa có thời gian làm việc gấp 1.4 lần so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Nếu quy đổi thời gian theo năm, hình thức WFH giúp tăng thêm đến 17 ngày làm việc. 

– Nhân viên làm việc từ xa có thời gian nghỉ giải lao trung bình dài hơn 22 phút so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, họ lại có thể tăng thêm 10 phút làm việc hằng ngày. 

– Khoảng 15% nhân viên WFH có cùng ý kiến rằng cấp trên khiến họ bị mất tập trung trong quá trình làm việc. Trong khi đó, số liệu này là 22% đối với nhân viên tại văn phòng. 

Mặc dù các nhân viên Work From Home cũng thường gặp nhiều vấn đề trong quá trình làm việc cũng như cân bằng giữa công việc và đời sống. Nhưng về cơ bản, hình thức làm việc từ xa vẫn mang đến nhiều lợi ích đáng kể. 

3. Lợi ích khi lựa chọn hình thức Work From Home

Sự bùng nổ của công nghệ 4.0 đã dần thay đổi cách thức làm việc của các doanh nghiệp nay. Theo đó, hình thức Work From Home được nhiều doanh nghiệp triển khai vào thực tế, mang đến rất nhiều lợi ích cho cả đội ngũ nhân viên và tổ chức. Vậy lợi ích của WFH là gì?

3.1 Lợi ích đối với nhân viên

Hình thức làm việc từ xa được rất nhiều người yêu thích bởi một loạt lợi ích đáng kể mà nó mang lại: 

– Đầu tiên, bạn có thể tiết kiệm đáng kể các khoản chi phí cho việc di chuyển, bao gồm: tiền xăng xe, phí gửi xe, vé xe, vé tàu,… Bên cạnh đó, bạn cũng không cần tiêu tốn chi phí cho việc mua sắm trang phục, makeup hay ăn uống, liên hoan tại văn phòng. 

– Làm việc từ xa cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển từ nhà đến công ty. Không còn cảnh tắc đường vào mỗi sáng hay lo lắng vì trễ giờ làm việc, giờ đây bạn có thể dành thời gian và năng lượng cho nhiều hoạt động khác. 

WFH cho phép nhân viên làm việc linh hoạt, hiệu quả hơn

– WFH cho phép bạn tổ chức và quản lý thời gian làm việc một cách linh hoạt hơn. Thay vì làm việc 8 tiếng cố định mỗi ngày, bạn có thể điều chỉnh lịch làm việc sao cho phù hợp với nhu cầu cá nhân mà vẫn đảm bảo được hiệu suất công việc. 

– WFH giúp tạo điều kiện thuận lợi để cá nhân có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Theo đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động thể dục thể thao, thư giãn hay dành thời gian cho gia đình. 

– Khi làm việc từ xa, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, phù hợp với sở thích hay phong cách cá nhân. Điều này cũng giúp bạn cải thiện tinh thần làm việc và nâng cao hiệu suất đáng kể. 

3.2 Lợi ích đối với doanh nghiệp

Lợi ích mà Work From Home mang lại cho doanh nghiệp cụ thể như sau:

– Lợi ích dễ thấy nhất khi triển khai WFH đó chính là tiết kiệm chi phí vận hành. Theo đó, doanh nghiệp không cần mất nhiều chi phí cho việc thuê văn phòng, chi phí điện nước, mua sắm trang thiết bị,…

– Nhân viên làm việc từ xa có năng suất cao hơn so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động và nhanh chóng đạt được các mục tiêu đề ra. 

Doanh nghiệp có thể tận dụng được nguồn nhân lực đa dạng từ WFH

– WFH còn giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn nhân lực đa dạng và tiềm năng. Trong thực tế, có rất nhiều nhân sự giỏi và phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Tuy nhiên vì khoảng cách địa lý hoặc nhiều lý do khác mà họ không thể đến trực tiếp văn phòng. Trong trường hợp này, WFH sẽ là giải pháp tốt nhất giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài. 

– Cùng với sự phát triển của công nghệ, cách thức làm việc và quản lý online sẽ giúp doanh nghiệp dần thích nghi tốt hơn với quá trình chuyển đổi số. 

4. Phân biệt giữa Work From Home và Work At Home

Work From Home và Work At Home đều là những cụm từ được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Thế nhưng, không phải ai cũng có thể phân biệt chính xác được hai thuật ngữ này. 

Thực chất, cả hai thuật ngữ Work From Home và Work At Home đều có thể được dịch nghĩa là “làm việc tại nhà”. Tuy nhiên, Work From Home là chuyển trạng thái từ làm việc tại văn phòng sang trạng thái làm việc trực tuyến tại nhà. Còn Work At Home về bản chất đã luôn là làm việc tại nhà, áp dụng cho các công việc kinh doanh cá thể, độc lập. 

Có thể hiểu, cả hai hình thức làm việc này đều không cần đến văn phòng công ty. Thế nhưng, nhân viên WFH sẽ làm việc cho doanh nghiệp hay tổ chức cụ thể. Còn Work At Home lại thường liên quan đến việc tự kinh doanh, buôn bán. 

5. Làm thế nào để Work From Home hiệu quả?

Bên cạnh những lợi ích đáng kể mà WFH mang lại, hình thức làm việc này cũng còn tồn tại một vài hạn chế nhất định như: khó kiểm soát năng suất làm việc, nhân viên thiếu tính chủ động, mất kết nối trong tập thể,… Để khắc phục những vấn đề này và làm việc từ xa một cách hiệu quả, cả nhân viên và tổ chức đều cần áp dụng một số phương pháp sau đây:

5.1 Đối với nhân viên

Để mang lại hiệu quả và năng suất cao trong môi trường làm việc từ xa, mỗi cá nhân có thể áp dụng các nguyên tắc hữu ích dưới đây: 

Chọn không gian làm việc phù hợp

Để làm việc từ xa một cách hiệu quả, việc lựa chọn không gian làm việc phù hợp sẽ đóng vai trò rất quan trọng. Đầu tiên, bạn hãy tìm cho mình một nơi yên tĩnh, tránh các hoạt động gây tiếng ồn để tăng tính tập trung cho công việc. Ngoài ra một góc làm việc riêng biệt, được bố trí đầy đủ như một văn phòng sẽ là không gian lý tưởng để làm việc. Cách bố trí như vậy cũng giúp tách biệt rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, giúp bạn tránh bị xao nhãng bởi những vấn đề không liên quan. 

Chọn không gian lý tưởng để làm việc từ xa

Quản lý công việc bằng to-do list và báo cáo

WFH đòi hỏi ở người nhân viên sự tự giác và tính kỷ luật cao. Để đảm bảo tiến độ công việc, bạn có thể áp dụng To-do list để xác định những nhiệm vụ cần được hoàn thành hàng ngày hoặc hàng tuần. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên đồng thời đặt deadline cụ thể cho từng công việc. Cách làm này giúp bạn bám sát kế hoạch và làm việc hiệu quả hơn. 

Ngoài ra, việc thường xuyên báo cáo tiến độ công việc cho quản lý hoặc đội nhóm sẽ là cần thiết. Điều này vừa giúp bạn tăng tính kỷ luật, đồng thời cũng giúp toàn bộ đội nhóm nắm được tiến độ hoặc kết quả công việc.  

Luôn giữ kết nối với đội nhóm

Làm việc từ xa không đồng nghĩa là bạn luôn làm việc độc lập, thay vào đó việc duy trì kết nối với đội nhóm là vô cùng cần thiết. Đảm bảo rằng Internet của bạn luôn ổn định để có thể kết nối với đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi. Sự phát triển của các công cụ trực tuyến như email, mạng xã hội, ứng dụng họp online cũng có thể hỗ trợ đắc lực cho việc giao tiếp và hợp tác từ xa. Nhờ đó, hiệu quả công việc được nâng cao và mang lại kết quả tốt nhất. 

Giữ kết nối với đội nhóm là điều rất cần thiết khi WFH

5.2 Đối với doanh nghiệp

Để duy trì hiệu quả của hình thức WFH, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều yếu tố khác nhau như: truyền thông nội bộ, thiết lập quy định rõ ràng, trang bị đầy đủ trang thiết bị và sử dụng phần mềm quản lý công việc. 

Truyền thông nội bộ

Một trong những yếu tố quan trọng giúp đảm bảo làm việc từ xa hiệu quả đó chính là truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Việc làm này nhằm giúp toàn bộ nhân viên hiểu rõ lý do phải WFH cũng như mục tiêu khi triển khai hình thức làm việc này. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần nêu rõ những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc từ xa như: cách thức chấm công, cách tính lương, cách quản lý công việc,… 

Truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu được mục tiêu của việc triển khai WFH

Không thể thiếu những cuộc họp trực tuyến định kỳ để chia sẻ thông tin cũng như tạo cơ hội để nhân viên đóng góp ý kiến. Điều này không chỉ giúp duy trì sự kết nối giữa các thành viên trong tổ chức mà còn đảm bảo mọi người đang cùng đóng góp cho mục tiêu chung. 

Trang bị đầy đủ vật dụng, thiết bị

Để quá trình WFH diễn ra trơn tru và hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên có đủ vật dụng và thiết bị để thực hiện công việc. Trong đó có thể bao gồm: máy tính, laptop, điện thoại di động hay tài khoản ứng dụng, phần mềm,… 

Đặt ra quy định khi làm việc từ xa

Hiệu quả quản lý là một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu khi triển khai hình thức WFH. Theo đó, để đảm bảo quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập các quy định một cách rõ ràng và minh bạch. Trong đó bao gồm quy định về giờ làm việc, thời gian nghỉ giữa giờ, cách thức chấm công, cách quản lý tiến độ và kết quả công việc,… 

Đặt ra những quy định cụ thể áp dụng cho Work From Home

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu suất công bằng, đảm bảo rằng nhân viên được đánh giá chính xác dựa trên kết quả thực tế đóng góp. 

Quản lý công việc bằng phần mềm

Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng công nghệ vào thực tiễn làm việc và quản lý doanh nghiệp là điều rất tất yếu. Đặc biệt, với hình thức Work From Home, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý càng đặc biệt quan trọng. Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ quản lý công việc khác nhau như: Microsoft Teams, Google Sheets, Trello, Asana,…

Bằng cách sử dụng các công cụ này, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc. Từ đó đảm bảo tất cả các thành viên trong tổ chức đều đang hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra. 

Tham khảo thêm: Remote Work – 50+ Phần Mềm Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả

6. Lời kết

Work From Home không chỉ là một xu hướng tạm thời mà hơn thế còn là một phần không thể thiếu của nền kinh tế hiện đại. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, WFH sẽ thay đổi dần cách thức mà chúng ta làm việc trong tương lai. Hy vọng những chia sẻ trên đây của Maison Office đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích!

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.