Vi bằng là gì? Thủ tục lập sổ vi bằng đất đai theo quy định

Vi bằng là thuật ngữ thường được sử dụng trong các giao dịch liên quan đến bất động sản. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn mơ hồ về khái niệm đất vi bằng là gì và giá trị pháp lý của vi bằng. Bài viết dưới đây của Maison Office sẽ giải thích kỹ hơn về khái niệm này và cung cấp thông tin về tính an toàn của việc mua bán nhà đất công chứng vi bằng.

1. Vi bằng là gì?

Được quy định tại khoản 3, Điều 2 của Nghị định 08/2020/NĐ-CP, khái niệm vi bằng được định nghĩa như sau:

“ Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”.

2. Lập vi bằng là gì? Tại sao phải lập vi bằng

2.1 Lập vi bằng là gì?

Lập vi bằng là việc Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập thành văn bản (vi bằng) các sự kiện, hành vi có thật xảy ra trên thực tế và do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, ghi nhận theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức.

Ngoài ra, có một số thuật ngữ liên quan đến vi bằng như:

• Sổ vi bằng
• Hợp đồng vi bằng

Sổ vi bằng và hợp đồng vi bằng có thể được hiểu đơn giản là các văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát chứng kiến và được lập theo yêu cầu.

Đất vi bằng có thể được hiểu là đất được mua thông qua vi bằng, dựa trên định nghĩa trên về vi bằng.

2.2 Tại sao cần phải lập vi bằng?

Đầu tiên, đối với các giao dịch có vi bằng, khi Thừa phát lại chứng kiến trực tiếp và ghi nhận về hành vi, sự kiện, việc này có thể được mô tả bằng văn bản, quay phim, hình chụp và thậm chí ghi âm thực tế ngay tại thời điểm lập vi bằng cho giao dịch đó.

Thứ hai, vi bằng được đăng ký tại Bộ Tư pháp Việt Nam trong vòng 3 ngày kể từ ngày lập.

=> Lập vi bằng có giá trị chứng cứ rất cao và đã được Pháp luật quy định là nguồn chứng cứ trong quá trình giải quyết các vụ việc tại Tòa án và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Các trường hợp không được phép lập vi bằng

Không phải tất cả các trường hợp đều có thể lập vi bằng, Điều 37 của Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định 9 trường hợp sau không được lập vi bằng:

1. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Thừa phát lại không được tham gia vào những hoạt động liên quan đến quyền lợi cá nhân hoặc lợi ích của người thân, bao gồm: vợ, chồng, con ruột, con nuôi; cha ruột, mẹ ruột, cha nuôi, mẹ nuôi, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì và anh, chị, em ruột của Thừa phát lại, cũng như của vợ hoặc chồng của Thừa phát lại; cháu ruột mà Thừa phát lại là ông, bà, bác, chú, cậu, cô, dì.
2. Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng, bao gồm: xâm phạm mục tiêu về an ninh, quốc phòng; tiết lộ bí mật nhà nước, phát tán thông tin, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định về ra, vào, di chuyển trong khu vực cấm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của các công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệ công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự.
3. Vi phạm quy định về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự; vi phạm đạo đức xã hội.
4. Xác nhận nội dung, ký tên trong hợp đồng, giao dịch thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không vi phạm đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính.

5. Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.
6. Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật theo yêu cầu của người yêu cầu lập vi bằng.
7. Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân khi đang thi hành công vụ.
8. Ghi nhận sự kiện, hành vi không phải do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
9. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, tổng cộng có 9 trường hợp Thừa phát lại không được phép lập vi bằng như đã nêu ở trên.

4. Hồ sơ thủ tục lập vi bằng

Vi bằng là một loại văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận lại sự kiện, hành vi có thật được Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, ghi nhận bằng phương thức điện tử hoặc ghi âm, ghi hình. Vi bằng có giá trị chứng cứ trong tố tụng dân sự, tố tụng hành chính, tố tụng hình sự và trong các quan hệ pháp luật khác.

Để lập vi bằng, người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục theo quy định của pháp luật.

4.1 Hồ sơ

Hồ sơ lập vi bằng là các giấy tờ, tài liệu mà người yêu cầu lập vi bằng phải cung cấp cho Thừa phát lại để làm căn cứ lập vi bằng. Hồ sơ lập vi bằng bao gồm các giấy tờ, tài liệu:

• Đơn yêu cầu lập vi bằng: Đơn yêu cầu lập vi bằng phải được lập thành văn bản, có chữ ký hoặc điểm chỉ của người yêu cầu. Trong đơn yêu cầu phải ghi rõ nội dung sự kiện, hành vi cần ghi nhận; địa điểm, thời gian lập vi bằng; yêu cầu của người yêu cầu.
• Các giấy tờ, tài liệu liên quan đến sự kiện, hành vi cần ghi nhận: Các giấy tờ, tài liệu này có thể bao gồm: hợp đồng, biên bản, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản,…
• Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu lập vi bằng: Người yêu cầu lập vi bằng phải xuất trình chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để Thừa phát lại kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu lập vi bằng là tổ chức, thì hồ sơ lập vi bằng còn phải có các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương; giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức cho người đại diện thực hiện việc yêu cầu lập vi bằng.

Thừa phát lại có quyền yêu cầu người yêu cầu lập vi bằng cung cấp thêm các giấy tờ, tài liệu khác nếu cần thiết để lập vi bằng.

Hồ sơ lập vi bằng được nộp cho Thừa phát lại trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Trong trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người yêu cầu lập vi bằng phải ghi rõ địa chỉ nhận vi bằng.

Sau khi nhận được hồ sơ lập vi bằng, Thừa phát lại sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tiến hành lập vi bằng.

4.2 Thủ tục lập vi bằng

Quy định chung về các bước lập vi bằng có được đề cập tại Điều 39 của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP. Theo quy định đó, quá trình lập vi bằng bao gồm 4 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Đầu tiên, bạn cần đề ra yêu cầu lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP và các tài liệu liên quan. Tuy nhiên, không có quy định cụ thể về các trường hợp đặc biệt yêu cầu lập vi bằng, mà việc lập vi bằng sẽ dựa trên nhu cầu của cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức.

Tuy vậy, không phải mọi sự kiện hay hành vi thực tế đều có thể được lập vi bằng, vì Nghị định số 08/2020/NĐ-CP đã quy định rõ về các trường hợp không được phép lập vi bằng như đã nêu.

Thư ký nghiệp vụ hoặc nhân viên tại Văn phòng Thừa phát lại sẽ cung cấp tư vấn. Nếu yêu cầu của bạn hợp pháp và không thuộc các trường hợp không được lập vi bằng, bạn sẽ điền thông tin vào phiếu yêu cầu lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại và tiếp tục thỏa thuận một số nội dung ở bước thứ hai.

Bước 2: Thỏa thuận nội dung lập vi bằng

Khi muốn lập vi bằng, người yêu cầu phải thỏa thuận bằng văn bản với Trưởng Văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng, bao gồm các nội dung chính sau:

• Nội dung cần lập vi bằng (bao gồm sự kiện và hành vi mà người yêu cầu muốn lập vi bằng).
• Thời gian và địa điểm lập vi bằng.
• Chi phí lập vi bằng và các chi phí phát sinh khác (nếu có).
• Các thỏa thuận khác (như đơn phương chấm dứt hợp đồng, bồi thường thiệt hại, và các điều khoản tương tự).

Chú ý: Thỏa thuận lập vi bằng phải được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.

Bước 3: Lập vi bằng

Mẫu vi bằng có thể được lập tại Văn phòng Thừa phát lại hoặc tại địa điểm mà khách hàng yêu cầu. Thừa phát lại có quyền yêu cầu sự hiện diện của người làm chứng để chứng kiến việc lập vi bằng giữa hai bên, nhằm đảm bảo tính chính xác và khách quan nếu thấy cần thiết. Thừa phát lại sẽ ghi nhận sự kiện mà họ chứng kiến một cách trung thực và khách quan.

Hình thức và nội dung chính của vi bằng gồm:

• Tên và địa chỉ của Văn phòng Thừa phát lại, cùng với họ tên của Thừa phát lại lập vi bằng.
• Thời gian và địa điểm rõ ràng khi lập vi bằng.
• Danh sách những người tham gia chứng kiến (nếu có).
• Họ tên và địa chỉ của người yêu cầu lập vi bằng, cùng với nội dung yêu cầu lập vi bằng.
• Nội dung chi tiết về sự kiện hoặc hành vi được ghi nhận.
• Lời cam đoan từ Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan của việc lập vi bằng.
• Chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và dấu của Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia chứng kiến (nếu có), và chữ ký của những người liên quan đến việc lập vi bằng.

Kèm theo vi bằng sẽ có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh liên quan.

Vi bằng sẽ được đánh số theo thứ tự thời gian và được ghi vào sổ theo dõi vi bằng. Vi bằng sẽ được lập thành 3 bản chính: một bản cho người yêu cầu, một bản cho Văn phòng Thừa phát lại và một bản gửi lên Sở Tư pháp để đăng ký (trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày lập vi bằng).

Bước 4: Thanh lý vi bằng

Trong vòng không quá 3 ngày làm việc tính từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp sẽ ghi vào sổ đăng ký của Văn phòng Thừa phát lại. Trong trường hợp Sở Tư pháp từ chối đăng ký nếu phát hiện việc lập vi bằng không nằm trong thẩm quyền hoặc không thuộc phạm vi lập vi bằng, sẽ thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại.

Trước khi nhận bàn giao vi bằng, Khách hàng sẽ ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng. Sau khi Khách hàng hoàn tất thanh lý thỏa thuận, Văn phòng Thừa phát lại sẽ bàn giao 01 bản vi bằng chính cho Khách hàng.

Việc cung cấp bản sao vi bằng chỉ được thực hiện khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho mục đích giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, và thi hành án liên quan đến việc đã lập vi bằng. Công dân không có quyền trực tiếp yêu cầu, tuy nhiên, họ có thể đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu Văn phòng Thừa phát lại cung cấp bản sao vi bằng như một căn cứ trong quá trình giải quyết các công việc liên quan đến mình.

5. Các câu hỏi thường gặp khi lập sổ vi bằng

Khi bạn muốn lập sổ vi bằng, có một số câu hỏi thường gặp mà bạn nên xem xét. Tuy nhiên, lưu ý rằng các yêu cầu cụ thể có thể thay đổi tùy theo quy

5.1 Ai có thể lập vi bằng?

Dựa trên Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP về thừa phát lại, các quy định liên quan đến việc lập vi bằng có thể được mô tả như sau:

Thừa phát lại là người được Nhà nước bổ nhiệm và đáp ứng đủ tiêu chuẩn để thực hiện các nhiệm vụ như tống đạt, lập vi bằng, xác minh điều kiện thi hành án dân sự, tổ chức thi hành án dân sự theo quy định của Nghị định 08/2020/NĐ-CP và pháp luật liên quan.

Quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP về vi bằng có thể được trình bày như sau:

Vi bằng là một văn bản ghi nhận chính xác các sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, và được lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định nêu trên.

Theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng và giá trị pháp lý của vi bằng như sau:

• Thừa phát lại được phép lập vi bằng để ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp cụ thể quy định tại Điều 37 của Nghị định trên.
• Vi bằng không thể thay thế cho văn bản công chứng, văn bản chứng thực, hoặc các văn bản hành chính khác.
• Vi bằng được coi là nguồn chứng cứ mà Tòa án sử dụng khi giải quyết các vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật. Nó cũng là căn cứ để thực hiện các giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân theo quy định của pháp luật.
• Trong quá trình đánh giá và xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu Tòa án nhân dân hoặc Viện kiểm sát nhân dân cho rằng cần thiết, họ có thể triệu tập Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để làm rõ tính xác thực của vi bằng. Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác sẽ phải có mặt khi được triệu tập bởi Tòa án nhân dân hoặc Viện kiểm sát nhân dân.

Dựa theo quy định trên, hiện nay, chỉ có thừa phát lại mới có quyền lập vi bằng.

5.2 Các nội dung cần có trong sổ vi bằng là gì?

Quy định về việc lập vi bằng được Chính phủ quy định trong Điều 40 Nghị định 08/2020 như sau:

Vi bằng được lập theo tiếng Việt và bao gồm các thông tin:

• Tên và địa chỉ của Văn phòng Thừa phát lại, cùng với họ và tên của Thừa phát lại – người lập vi bằng.
• Địa điểm và thời gian lập vi bằng.
• Họ, tên và địa chỉ của người yêu cầu lập vi bằng, hoặc của người khác nếu có.
• Nội dung của vi bằng bao gồm mô tả chi tiết về hành vi, sự kiện có thật được ghi lại.
• Lời cam đoan về tính trung thực và khách quan trong quá trình lập vi bằng của Thừa phát lại.
• Chữ ký của Thừa phát lại, dấu của Văn phòng Thừa phát lại, cùng với chữ ký hoặc điểm chỉ của người yêu cầu vi bằng (nếu có).

Nếu văn bản vi bằng có từ hai trang trở lên, phải đánh số thứ tự cho từng trang và nếu có từ hai tờ trở lên, phải đóng giáp lai. Cùng với vi bằng, có thể đi kèm các tài liệu chứng minh liên quan.

5.3 Lệ phí lập vi bằng là bao nhiêu?

Hiện tại, các quy định về chi phí lập vi bằng chưa được pháp luật quy định cụ thể và chỉ được quy định một cách tổng quát trong Điều 64 Nghị định 08/2020/NĐ-CP. Theo đó, chi phí lập vi bằng sẽ được thỏa thuận giữa người yêu cầu lập vi bằng và Văn phòng Thừa phát lại dựa trên công việc thực hiện hoặc theo giờ làm việc.

Do đó, chi phí lập vi bằng sẽ phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính khách quan và minh bạch, Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm quy định và công khai chi phí lập vi bằng, bao gồm mức tối đa, mức tối thiểu và nguyên tắc tính toán.

Để xác định mức chi phí lập vi bằng hợp lý, các văn phòng Thừa phát lại cần tuân theo quy định của pháp luật. Cụ thể, có các quy định sau:

1. Nội dung công việc của người yêu cầu lập vi bằng: Chi phí lập vi bằng không được tính dựa trên giá trị tài sản liên quan đến quá trình lập vi bằng như thủ tục công chứng, mà tùy thuộc vào tính chất phức tạp của vụ việc cần lập. Do đó, chi phí này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức niêm yết. Thời gian và công sức mà Thừa phát lại bỏ ra để hoàn thiện một vi bằng có độ dài 10 trang sẽ khác so với những vi bằng hàng trăm trang. Ngoài ra, một số loại vi bằng đặc thù (hoặc theo yêu cầu của khách hàng) cần sử dụng các biện pháp nghiệp vụ riêng như ghi hình, đo đạc, điều này cũng sẽ làm tăng chi phí lập vi bằng so với các vụ việc thông thường.
2. Giờ làm việc của văn phòng Thừa phát lại: Giờ làm việc của các văn phòng Thừa phát lại có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của từng văn phòng, nhưng thường nằm trong giờ làm việc hành chính của cơ quan nhà nước. Do đó, nếu khách hàng có nhu cầu lập vi bằng ngoài giờ hành chính hoặc vào ngày lễ, ngày nghỉ, chi phí lập vi bằng sẽ tăng thêm.

Dựa trên mức chi phí đã được niêm yết, người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại có thể thỏa thuận thêm về chi phí thực hiện theo công việc hoặc theo giờ làm việc, cũng như các khoản chi phí thực tế phát sinh, bao gồm: chi phí đi lại, phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin, chi phí cho người làm chứng, người tham gia hoặc các chi phí khác (nếu có).

5.4 Thời gian lập vi bằng là bao lâu?

Thời gian lập vi bằng được quy định tại Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại, cụ thể như sau:

• Thời gian lập vi bằng tối đa là 03 ngày làm việc, kể từ ngày Thừa phát lại nhận được yêu cầu lập vi bằng.
• Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có thể gia hạn thời gian lập vi bằng nhưng không quá 03 ngày làm việc.

Như vậy, thời gian lập vi bằng sẽ phụ thuộc vào tính chất, mức độ phức tạp của sự kiện, hành vi cần ghi nhận. Tuy nhiên, thời gian lập vi bằng tối đa là 06 ngày làm việc.

5.5 Sổ vi bằng có thể được sao y bản chính không?

Không, sổ vi bằng không thể được sao y bản chính.

Theo quy định tại Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng được lập thành bản chính và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại. Bản chính vi bằng là căn cứ để cấp bản sao vi bằng. Như vậy, chỉ bản chính vi bằng mới có giá trị pháp lý, bản sao vi bằng chỉ được cấp khi có yêu cầu của người yêu cầu lập vi bằng, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến vi bằng đã được lập.

Sổ vi bằng chỉ là nơi lưu trữ bản chính vi bằng, do đó, sổ vi bằng không có giá trị pháp lý và không thể được sao y bản chính.

Trường hợp cần sao y bản chính vi bằng, người yêu cầu phải nộp bản chính vi bằng cho Văn phòng Thừa phát lại để được cấp bản sao vi bằng.

Cách thức sao y bản chính vi bằng:

• Người yêu cầu nộp bản chính vi bằng cho Văn phòng Thừa phát lại.
• Văn phòng Thừa phát lại kiểm tra tính hợp pháp của bản chính vi bằng.
• Văn phòng Thừa phát lại cấp bản sao vi bằng cho người yêu cầu.

Phí sao y bản chính vi bằng: Người yêu cầu sao y bản chính vi bằng phải trả phí sao y bản chính vi bằng theo quy định của pháp luật.Hiện nay, mức phí sao y bản chính vi bằng là 5.000 đồng/trang, từ trang thứ 03 trở lên thì mỗi trang là 3.000 đồng.

Trên đây là những thông tin liên quan đến khái niệm “sổ vi bằng là gì“, mong rằng nó sẽ giúp cho quá trình lập vi bằng của bạn diễn ra thuận lợi hơn. Hãy truy cập ngay Maison Office để cập nhật những thông tin liên quan tới lĩnh vực bất động sản nhé!

THAM KHẢO NGAY:

• Lưu hành nội bộ là gì? Các loại tài liệu văn bản lưu hành nội bộ
• Luật kinh doanh bất động sản 2014 [Số 66/2014/QH13]
• Những Thủ Tục Pháp Lý Cần Thiết Khi Thuê Văn Phòng

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.