Văn phòng đăng ký đất đai là gì? Nhiệm vụ và quyền hạn

Khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai thì ngoài Phòng Tài nguyên và Môi trường thuộc UBND địa phương, người dân có thể đến văn phòng đăng ký đất đai để được hỗ trợ. Vậy văn phòng đăng ký đất đai là gì? Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng địa chính được quy định như thế nào? Cùng Maison Office tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây!

1. Văn phòng đăng ký đất đai là gì? 

Tại Điều 1 Thông tư liên tịch 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC có quy định:

“Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.”

Văn phòng đăng ký đất đai do UBND cấp tỉnh thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất văn phòng quản lý đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các văn phòng đất đai trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương.

2. Văn phòng đăng ký đất đai có tư cách pháp nhân không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 1 Thông tư liên tịch 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC, văn phòng đăng ký đất đai có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; được nhà nước bố trí văn phòng, trang thiết bị làm việc và mở tài khoản hoạt động theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, văn phòng quản lý đất đai cũng có nhiều chi nhánh tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh.

3 Chức năng của phòng đăng ký đất đai

Văn phòng đất đai (hay văn phòng địa chính) là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, thực hiện các chức năng liên quan đến thủ tục hành chính đất đai. Cụ thể như sau:

• Thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; 
• Cấp, xác nhận thay đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất theo quy định; 
• Xây dựng, quản lý, cập nhật, đo đạc, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; 
• Thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định; 
• Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ khảo sát, đo vẽ bản đồ địa chính và các loại bản đồ chuyên đề khác phục vụ cho công tác quản lý ngành; 
• Tạo lập và điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; 
• Tạo lập, phát triển, khai thác, quản lý quỹ đất; 
• Tổ chức thực hiện việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; 
• Nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất của các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân; 
• Tổ chức thực hiện việc đấu giá quyền sử dụng đất; 
• Thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; 
• Thực hiện các dịch vụ khác trong lĩnh vực đất đai theo quy định của pháp luật.

4. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng đăng ký đất đai

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Thông tư liên tịch 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC, văn phòng đăng ký, quản lý đất đai có những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể như sau:

4.1. Nhiệm vụ

• Tiến hành thủ tục đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
• Thực hiện thủ tục cấp mới, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi chung là Giấy chứng nhận);
• Thực hiện thủ tục đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
• Tạo lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; 
• Tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật;
• Xây dựng, cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác cơ sở dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật;
• Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích đo bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.
• Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp giấy chứng nhận;
• Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật;
• Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật;
• Xây dựng kế hoạch phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường;
• Tổ chức xây dựng, quản lý vận hành và đảm bảo an toàn, bảo mật hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường của tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường và theo quy định của pháp luật;

• Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các chương trình, đề tài, đề án công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường;
• Quản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ về thông tin, tư liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường;
• Xây dựng, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường, ngành tài nguyên và môi trường; hướng dẫn, giám sát, quản lý các hệ thống thông tin, hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm quản lý chuyên ngành; duy trì hoạt động của cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấp dịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường;
• Thực hiện chế độ thống kê, thông tin, báo cáo cho Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường và các cơ quan liên quan theo quy định;
• Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức, người lao động của Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao theo quy định của pháp luật.

4.2. Quyền hạn

• Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật;
• Thực hiện các dịch vụ bao gồm: 

+ Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; 

+ Các dịch vụ đo đạc và bản đồ trong phạm vi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép; 

+ Xây dựng, chuyển giao các ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành và các dịch vụ khác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, năng lực theo quy định của pháp luật.

• Quyết định giá, phí dịch vụ sự nghiệp công theo đúng quy định của pháp luật;
• Thực hiện các quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường.

5. Cơ cấu tổ chức của phòng đăng ký đất đai

Điều 3 Thông tư liên tịch 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC có quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức của văn phòng đăng ký đất đai như sau:

Lãnh đạo văn phòng đăng ký đất đai:

• Văn phòng quản lý đất đai có Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc.
• Công tác bổ nhiệm, miễn nhiễm Giám đốc và Phó Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai được thực hiện theo  quy định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, phù hợp với tiêu chuẩn chức danh theo quy định.

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của một văn phòng đăng ký, quản lý đất đai bao gồm các phòng ban như sau: 

• Phòng Hành chính – Tổng hợp;
• Phòng Kế hoạch – Tài chính (UBND cấp tỉnh sẽ xem xét quyết định thành lập đối với văn phòng đăng ký đất đai có từ 15 chi nhánh trở lên);
• Phòng Đăng ký và cấp giấy chứng nhận;
• Phòng Thông tin – Lưu trữ;
• Phòng Kỹ thuật địa chính;
• Các chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai (UBND cấp tỉnh quyết định số lượng chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai).

Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh trực thuộc. Đồng thời thực hiện việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng của văn phòng đất đai; Giám đốc, Phó Giám đốc của chi nhánh văn phòng theo quy định pháp luật. 

Biên chế:

Số lượng nhân viên của văn phòng đăng ký, quản lý đất đai được thiết lập trên cơ sở đề án vị trí việc làm gắn với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và nằm trong tổng biên chế. Số lượng nhân viên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

6. Thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại phòng đăng ký đất đai

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là loại giấy tờ pháp lý để nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất hợp pháp của người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu tài sản khác gắn liền với đất. Dưới đây là trình tự thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định mới nhất hiện nay:

6.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm:

• Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo Mẫu số 04a/ĐK. 
• Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính; giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có);

Ngoài 2 loại giấy tờ kể trên, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị thêm các loại giấy tờ sau đây tùy thuộc vào nhu cầu đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất:

• Đối với trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất: Phải nộp một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 100 của Luật Đất đai và Điều 18 của Nghị định 43/2014/NĐ-CP;
• Đối với trường hợp đăng ký quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất: Phải bổ sung giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản đó (một trong các giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Nghị định 43/2014/NĐ-CP). 
• Đối với trường hợp đăng ký về quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình xây dựng: Phải cung cấp sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (trừ trường hợp trong giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng đã có sơ đồ phù hợp với hiện trạng nhà ở, công trình đã xây dựng);
• Đối với trường hợp đăng ký quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề: Phải chuẩn bị hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án nhân dân về việc xác lập quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề. Kèm theo đó là  sơ đồ thể hiện vị trí, diện tích phần thửa đất mà người sử dụng thửa đất liền kề được quyền sử dụng hạn chế.

6.2. Bước 2: Nộp hồ sơ

Tại Khoản 2 Điều 60 Nghị định 43/2014/NĐ-CP có quy định cụ thể:

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất; cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận là Văn phòng đăng ký đất đai. 
• Đối với những nơi chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện sẽ tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, người dân cần nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện. 

6.3. Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Trường hợp nhận hồ sơ chưa đầy đủ và chưa hợp lệ thì trong thời hạn tối đa 03 ngày, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ sẽ thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn tất hồ sơ.

Sau khi nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ chịu trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả cho người nộp. Trong giai đoạn này, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành các công việc theo nhiệm vụ để đăng ký và cấp Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất.

Lưu ý, người sử dụng đất phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính bao gồm: lệ phí trước bạ, tiền sử dụng đất, lệ phí cấp Giấy chứng nhận,… Sau khi nhận được thông báo từ cơ quan có thẩm quyền thì tiến hành nộp đúng số tiền trong thời hạn đã được thông báo. Đồng thời phải giữ lại chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính để xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận. 

6.4. Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi UBND cấp huyện ra quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, văn phòng đăng ký đất đai sẽ cập nhật thông tin vào Sổ địa chính và cấp giấy Giấy chứng nhận cho người đăng ký đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định. 

Văn phòng đăng ký đất đai là cơ quan hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đất đai, đảm bảo quyền lợi và sự công bằng cho các cá nhân, tổ chức liên quan. Hy vọng qua việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng địa chính, bạn sẽ có thể thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai một cách hiệu quả. 

Tìm hiểu thêm:

• Văn phòng công chứng TPHCM
• Văn phòng công chứng Hà Nội
• Chánh văn phòng là gì?

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn