Chánh văn phòng là gì? Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Theo dõi Maison Office trên
chánh văn phòng

Trong mỗi tổ chức, chức vụ chánh văn phòng đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là khi nó đóng góp vào sự hoạch định và điều hành mượt mà của các nhiệm vụ hàng ngày. Đối với nhiều người, khái niệm về Chánh Văn phòng có thể là một điều không rõ ràng. Vậy Chánh văn phòng là gì, và nhiệm vụ của họ là gì trong tổ chức? 

1. Chánh văn phòng là gì? 

Chánh văn phòng là Thủ trưởng cơ quan, chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực tỉnh ủy về mọi hoạt động của văn phòng.

Khái niệm chánh văn phòng là gì?
Khái niệm chánh văn phòng

2. Chánh văn phòng tương đương chức vụ gì?

Tùy theo quy mô, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà chức vụ Chánh Văn phòng có thể được quy định tương đương với các chức vụ khác như:

  • Phó Giám đốc Sở
  • Phó Tổng cục trưởng
  • Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện
  • Giám đốc Trung tâm
  • Trưởng ban
Chánh văn phòng sẽ tương đương với chức vụ gì?
Tuy theo từng mô hình của tổ chức mà Chánh văn phòng sẽ tương đương với các chức vụ khác nhau

Ví dụ, Chánh Văn phòng Văn phòng Chính phủ tương đương chức vụ Phó Tổng Cục trưởng, Chánh Văn phòng Văn phòng Quốc hội tương đương chức vụ Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tương đương chức vụ Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Chánh Văn phòng Trung tâm lưu trữ quốc gia tương đương chức vụ Giám đốc Trung tâm lưu trữ quốc gia,…

3. Chức năng, nhiệm vụ của chánh văn phòng & Phó chánh văn phòng 

3.1 Chức năng, nhiệm chánh văn phòng

Chức năng và nhiệm vụ của Chánh Văn phòng, như quy định tại Khoản 1 Điều 7 của Thông tư 02/2017/TT-BTP, hướng dẫn về quản lý công, viên chức, và người lao động thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự, được mô tả như sau:

Thứ nhất: Tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng

  • Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, và chỉ đạo các hoạt động hàng ngày của Văn phòng.
  • Đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng trong việc thực hiện các chức năng của Văn phòng.

Thứ hai: Phân công công việc và hướng dẫn cho Phó Chánh Văn phòng, công chức, và người lao động thuộc Văn phòng

  • Chịu trách nhiệm phân công và hướng dẫn các nhiệm vụ đối với Phó Chánh Văn phòng, công chức, và người lao động trong quyền quản lý.
  • Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng để giúp quản lý một số lĩnh vực công tác theo sự phân công cụ thể.
Chức năng, nhiệm vụ của Chánh văn phòng
Chánh văn phòng đảm nhiệm nhiều chức năng và nhiệm vụ khác nhau trong một đơn vị, tổ chức

Thứ ba: Tổ chức và phối hợp công tác với các phòng chuyên môn và các Chi cục Thi hành án dân sự

  • Đảm bảo sự hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý con dấu của Tòa án nhân dân cấp tỉnh.
  • Tổ chức và hỗ trợ các phòng chuyên môn, đồng thời phối hợp với các Chi cục Thi hành án dân sự trên địa bàn.

Thứ tư: Tham mưu và hỗ trợ Cục trưởng trong công tác phối hợp và quản lý

  • Tham mưu và hỗ trợ Cục trưởng trong việc phối hợp công tác với các cơ quan, ban, và ngành liên quan.
  • Đôn đốc và chỉ đạo tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, nội quy, và quy chế của Cục.
Chánh văn phòng cần tham mưu và hỗ trợ Cục trưởng trong công tác quản lý
Chánh văn phòng cần tham mưu và hỗ trợ Cục trưởng trong công tác quản lý

Thứ năm: Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ quy định của Đảng và pháp luật

  • Giám sát và kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước đối với công chức, người lao động thuộc Văn phòng.
  • Đảm bảo tính đúng đắn và tuân thủ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của đơn vị.

Thứ sáu: Quản lý thời gian làm việc và nội quy, quy chế của cơ quan

  • Giúp Cục trưởng quản lý việc chấp hành thời gian làm việc và tuân thủ nội quy, quy chế của cơ quan.
  • Chịu trách nhiệm trong việc giám sát và đảm bảo rằng chế độ làm việc được thực hiện một cách có hiệu quả.
Chánh văn phòng cần giám sát và đảm bảo rằng chế độ làm việc tại tổ chức
Chánh văn phòng cần giám sát và đảm bảo rằng chế độ làm việc tại tổ chức

Thứ 7: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Thủ trưởng đơn vị

  • Thực hiện mọi công việc khác theo sự phân công và yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.
  • Đảm bảo hoàn thành đúng và đầy đủ các nhiệm vụ được giao.

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của phó chánh văn phòng 

Chức vụ Phó Chánh Văn phòng được quy định theo Khoản 1 Điều 8 của Thông tư 02/2017/TT-BTP, hướng dẫn về nội dung quản lý công, viên chức, và người lao động trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự, được miêu tả như sau:

Chức năng và nhiệm vụ của phó chánh văn phòng
Chức năng và nhiệm vụ của phó chánh văn phòng cũng được quy định rõ trong các văn bản

Phó Chánh Văn phòng, như mô tả trong quy định, có trách nhiệm hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc quản lý một số lĩnh vực công tác được phân công. Chức vụ này chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được giao. Cụ thể, Phó Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ chi tiết sau:

Thứ nhất: Tổ chức và thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ

  • Thực hiện các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền từ Chánh Văn phòng, trong đó có quản lý cán bộ công chức và viên chức.

Thứ hai: Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công chức và người lao động

  • Chịu trách nhiệm trong việc chỉ đạo, kiểm tra, và đôn đốc công chức, người lao động thuộc Văn phòng, đảm bảo hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực được phân công.
Phó chánh văn phòng cần đôn đốc công chức và người lao động
Phó chánh văn phòng cần đôn đốc công chức và người lao động

Thứ ba: Tham mưu và đề xuất biện pháp, giải pháp

  • Tham mưu và đề xuất với Chánh Văn phòng các biện pháp, giải pháp liên quan đến tổ chức và điều hành công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của Văn phòng.

Thứ tư: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công hoặc ủy quyền

  • Hoàn thành mọi nhiệm vụ khác được phân công hoặc ủy quyền từ Chánh Văn phòng, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong thực hiện các công việc đó.

4. Tiêu chuẩn để trở thành chánh văn phòng  

Căn cứ vào mô tả vị trí công việc của Chánh Văn phòng thuộc Sở theo Phụ lục VI, điều 12/2022/TT-BNV, Chánh Văn phòng Sở cần đáp ứng các tiêu chuẩn về trình độ nhất định. Những yêu cầu cụ thể bao gồm:

Yêu cầu Trình độ cụ thể
Trình độ đào tạo
  • Có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ phù hợp với ngành, lĩnh vực công tác.
Kiến thức bổ trợ
  • Trình độ quản lý nhà nước đối với công chức ngạch chuyên viên và tương đương trở lên.
  • Chứng chỉ bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng và tương đương trở lên (sau khi bổ nhiệm).
  • Trình độ tin học và ngoại ngữ phù hợp theo yêu cầu địa phương hoặc sử dụng tiếng dân tộc thiểu số đối với vùng dân tộc thiểu số.
Kinh nghiệm (thành tích công tác)
  • Đã đảm nhiệm và hoàn thành tốt nhiệm vụ ở các chức vụ như Phó Chánh văn phòng, Phó trưởng phòng, và tương đương trở lên.
  • Thời gian công tác trong ngành, lĩnh vực từ 03 năm trở lên và 03 năm liên tục gần nhất được đánh giá làm việc hiệu quả.
Phẩm chất cá nhân
  • Trung thành, tin tưởng, nghiêm túc chấp hành chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, và quy định của cơ quan.
  • Tinh thần trách nhiệm cao, tập trung vào công việc và sự phối hợp tốt.
  • Trung thực, kiên định, biết lắng nghe.
  • Điềm tĩnh, cẩn thận.
  • Sáng tạo, tư duy độc lập.
  • Đoàn kết nội bộ.

Ngoài ra, vị trí chánh văn phòng còn có một số yêu cầu khác như: 

  • Đề xuất chủ trương, giải pháp giải quyết vấn đề thực tiễn liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng.
  • Tổ chức triển khai nghiên cứu, thực hiện các đề tài, đề án trong lĩnh vực chuyên môn của Văn phòng.
  • Hiểu biết về lĩnh vực công tác của Văn phòng trong hệ thống chính trị và định hướng phát triển.
  • Đào tạo, bồi dưỡng, và truyền đạt kinh nghiệm cho cán bộ trẻ.
  • Chịu trách nhiệm đạo đức và khoa học, lưu giữ khoa học và số liệu hồ sơ theo hệ thống để phục vụ nhiệm vụ của Văn phòng và Bộ.

5. Quy định trong bổ nhiệm chánh văn phòng & Phó chánh văn phòng 

Quy định về bổ nhiệm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng được thể hiện chung trong Điều 40 của Nghị định 24/2010/NĐ-CP. Theo như tiêu chuẩn bổ nhiệm, việc này phải tuân theo các điều kiện và tiêu chuẩn quy định cho công chức giữ các vị trí lãnh đạo và quản lý, cụ thể:

5.1 Xét về tiêu chuẩn bổ nhiệm

a. Tiêu chuẩn chung:

  • Đạt tiêu chuẩn và điều kiện của chức vụ, chức danh theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
  • Phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống; bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định mục tiêu độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội.
  • Gương mẫu trong tập trung dân chủ, có tinh thần đấu tranh tự phê bình và phê bình.
  • Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước liên quan đến công việc.
Quy định bổ nhiệm Chánh văn phòng & phó chánh văn phòng
Quy định bổ nhiệm Chánh văn phòng & phó chánh văn phòng

b. Hồ sơ cá nhân:

  • Có đầy đủ hồ sơ cá nhân được xác minh rõ ràng, kèm theo bản kê khai tài sản theo quy định.
  • Bao gồm chứng minh nhân dân, bằng đại học, và các giấy tờ khác cần có công chứng chứng thực.

c. Độ tuổi:

  • Bổ nhiệm lần đầu không quá 45 tuổi đối với cả nam và nữ.

d. Sức khỏe:

  • Có đủ sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụ và chức trách được giao, có giấy khám sức khỏe từ cơ sở có thẩm quyền cấp.
Người đăng ký Chánh văn phòng & phó chánh văn phòng cần có sức khỏe tốt
Người đăng ký Chánh văn phòng & phó chánh văn phòng cần có sức khỏe tốt

e. Tuân thủ pháp luật:

  • Không thuộc các trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo quy định của pháp luật.

5.2 Xét về thủ tục bổ nhiệm

  • Theo Điều 43 Nghị định 24/2010/NĐ-CP, quyết định bổ nhiệm do người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quyết định.
  • Thủ tục bổ nhiệm bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, đánh giá của cấp ủy, ý kiến của cán bộ cơ sở, và ý kiến của tập thể lãnh đạo.

5.3 Về thời hạn mỗi lần bổ nhiệm

  • Thời hạn bổ nhiệm của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng là 5 năm, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật chuyên ngành và của cơ quan có thẩm quyền.

Những quy định trên giúp định rõ các tiêu chí, quy trình, và thời hạn liên quan đến việc bổ nhiệm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng.

Trong kinh doanh và quản lý tổ chức, vai trò của Chánh Văn phòng không thể phủ nhận. Họ là người nắm giữ và truyền đạt nền tảng cho sự hiệu quả của mọi hoạt động, từ quản lý nhân sự đến giao tiếp nội bộ. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Chánh Văn phòng là gì và những trách nhiệm quan trọng mà họ đảm nhận trong sự phát triển của tổ chức. Hãy tiếp tục theo dõi để khám phá thêm về các chủ đề liên quan đến quản lý và tổ chức!

Đánh giá bài viết
Contact Me on Zalo