Chánh văn phòng là gì? Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Trong mỗi tổ chức, chức vụ chánh văn phòng đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là khi nó đóng góp vào sự hoạch định và điều hành mượt mà của các nhiệm vụ hàng ngày. Đối với nhiều người, khái niệm về Chánh Văn phòng có thể là một điều không rõ ràng. Vậy Chánh văn phòng là gì, và nhiệm vụ của họ là gì trong tổ chức? 

1. Chánh văn phòng là gì? 

Chánh văn phòng là Thủ trưởng cơ quan, chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực tỉnh ủy về mọi hoạt động của văn phòng.

2. Chánh văn phòng tương đương chức vụ gì?

Tùy theo quy mô, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà chức vụ Chánh Văn phòng có thể được quy định tương đương với các chức vụ khác như:

• Phó Giám đốc Sở
• Phó Tổng cục trưởng
• Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện
• Giám đốc Trung tâm
• Trưởng ban

Ví dụ, Chánh Văn phòng Văn phòng Chính phủ tương đương chức vụ Phó Tổng Cục trưởng, Chánh Văn phòng Văn phòng Quốc hội tương đương chức vụ Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tương đương chức vụ Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Chánh Văn phòng Trung tâm lưu trữ quốc gia tương đương chức vụ Giám đốc Trung tâm lưu trữ quốc gia,…

3. Chức năng, nhiệm vụ của chánh văn phòng & Phó chánh văn phòng 

3.1 Chức năng, nhiệm chánh văn phòng

Chức năng và nhiệm vụ của Chánh Văn phòng, như quy định tại Khoản 1 Điều 7 của Thông tư 02/2017/TT-BTP, hướng dẫn về quản lý công, viên chức, và người lao động thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự, được mô tả như sau:

Thứ nhất: Tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng

• Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, và chỉ đạo các hoạt động hàng ngày của Văn phòng.
• Đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng trong việc thực hiện các chức năng của Văn phòng.

Thứ hai: Phân công công việc và hướng dẫn cho Phó Chánh Văn phòng, công chức, và người lao động thuộc Văn phòng

• Chịu trách nhiệm phân công và hướng dẫn các nhiệm vụ đối với Phó Chánh Văn phòng, công chức, và người lao động trong quyền quản lý.
• Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng để giúp quản lý một số lĩnh vực công tác theo sự phân công cụ thể.

Thứ ba: Tổ chức và phối hợp công tác với các phòng chuyên môn và các Chi cục Thi hành án dân sự

• Đảm bảo sự hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý con dấu của Tòa án nhân dân cấp tỉnh.
• Tổ chức và hỗ trợ các phòng chuyên môn, đồng thời phối hợp với các Chi cục Thi hành án dân sự trên địa bàn.

Thứ tư: Tham mưu và hỗ trợ Cục trưởng trong công tác phối hợp và quản lý

• Tham mưu và hỗ trợ Cục trưởng trong việc phối hợp công tác với các cơ quan, ban, và ngành liên quan.
• Đôn đốc và chỉ đạo tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, nội quy, và quy chế của Cục.

Thứ năm: Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ quy định của Đảng và pháp luật

• Giám sát và kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước đối với công chức, người lao động thuộc Văn phòng.
• Đảm bảo tính đúng đắn và tuân thủ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của đơn vị.

Thứ sáu: Quản lý thời gian làm việc và nội quy, quy chế của cơ quan

• Giúp Cục trưởng quản lý việc chấp hành thời gian làm việc và tuân thủ nội quy, quy chế của cơ quan.
• Chịu trách nhiệm trong việc giám sát và đảm bảo rằng chế độ làm việc được thực hiện một cách có hiệu quả.

Thứ 7: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Thủ trưởng đơn vị

• Thực hiện mọi công việc khác theo sự phân công và yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.
• Đảm bảo hoàn thành đúng và đầy đủ các nhiệm vụ được giao.

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của phó chánh văn phòng 

Chức vụ Phó Chánh Văn phòng được quy định theo Khoản 1 Điều 8 của Thông tư 02/2017/TT-BTP, hướng dẫn về nội dung quản lý công, viên chức, và người lao động trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự, được miêu tả như sau:

Phó Chánh Văn phòng, như mô tả trong quy định, có trách nhiệm hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc quản lý một số lĩnh vực công tác được phân công. Chức vụ này chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được giao. Cụ thể, Phó Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ chi tiết sau:

Thứ nhất: Tổ chức và thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ

• Thực hiện các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền từ Chánh Văn phòng, trong đó có quản lý cán bộ công chức và viên chức.

Thứ hai: Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công chức và người lao động

• Chịu trách nhiệm trong việc chỉ đạo, kiểm tra, và đôn đốc công chức, người lao động thuộc Văn phòng, đảm bảo hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực được phân công.

Thứ ba: Tham mưu và đề xuất biện pháp, giải pháp

• Tham mưu và đề xuất với Chánh Văn phòng các biện pháp, giải pháp liên quan đến tổ chức và điều hành công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của Văn phòng.

Thứ tư: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công hoặc ủy quyền

• Hoàn thành mọi nhiệm vụ khác được phân công hoặc ủy quyền từ Chánh Văn phòng, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong thực hiện các công việc đó.

4. Tiêu chuẩn để trở thành chánh văn phòng  

Căn cứ vào mô tả vị trí công việc của Chánh Văn phòng thuộc Sở theo Phụ lục VI, điều 12/2022/TT-BNV, Chánh Văn phòng Sở cần đáp ứng các tiêu chuẩn về trình độ nhất định. Những yêu cầu cụ thể bao gồm:

b. Hồ sơ cá nhân:

• Có đầy đủ hồ sơ cá nhân được xác minh rõ ràng, kèm theo bản kê khai tài sản theo quy định.
• Bao gồm chứng minh nhân dân, bằng đại học, và các giấy tờ khác cần có công chứng chứng thực.

c. Độ tuổi:

• Bổ nhiệm lần đầu không quá 45 tuổi đối với cả nam và nữ.

d. Sức khỏe:

• Có đủ sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụ và chức trách được giao, có giấy khám sức khỏe từ cơ sở có thẩm quyền cấp.

e. Tuân thủ pháp luật:

• Không thuộc các trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo quy định của pháp luật.

5.2 Xét về thủ tục bổ nhiệm

• Theo Điều 43 Nghị định 24/2010/NĐ-CP, quyết định bổ nhiệm do người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quyết định.
• Thủ tục bổ nhiệm bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, đánh giá của cấp ủy, ý kiến của cán bộ cơ sở, và ý kiến của tập thể lãnh đạo.

5.3 Về thời hạn mỗi lần bổ nhiệm

• Thời hạn bổ nhiệm của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng là 5 năm, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật chuyên ngành và của cơ quan có thẩm quyền.

Những quy định trên giúp định rõ các tiêu chí, quy trình, và thời hạn liên quan đến việc bổ nhiệm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng.

Trong kinh doanh và quản lý tổ chức, vai trò của Chánh Văn phòng không thể phủ nhận. Họ là người nắm giữ và truyền đạt nền tảng cho sự hiệu quả của mọi hoạt động, từ quản lý nhân sự đến giao tiếp nội bộ. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Chánh Văn phòng là gì và những trách nhiệm quan trọng mà họ đảm nhận trong sự phát triển của tổ chức. Hãy tiếp tục theo dõi để khám phá thêm về các chủ đề liên quan đến quản lý và tổ chức!

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.