Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Có Cần Phải Công Chứng?   

Khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp vẫn phân vân liệu việc công chứng hợp đồng có phải là thủ tục bắt buộc hay chỉ mang tính khuyến nghị. Trên thực tế, quy định pháp luật hiện hành có những điểm khác biệt tùy theo đối tượng ký kết, thời hạn thuê và loại tài sản. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ trường hợp nào cần công chứng hợp đồng thuê văn phòng, trường hợp nào không cần, để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng.

>> Xem thêm: Hồ sơ & thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng 

1. Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?

Việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng không phải lúc nào cũng bắt buộc mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: đối tượng ký kết hợp đồng, mục đích sử dụng tài sản, thời hạn thuê và loại tài sản thuê.

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản nói chung, bao gồm thuê nhà, thuê văn phòng, nếu không có yêu cầu đặc biệt từ pháp luật thì các bên có thể thỏa thuận bằng văn bản và không cần công chứng. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp cụ thể bắt buộc phải công chứng, đặc biệt khi:

• Thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên;
• Bên cho thuê là cá nhân, hộ gia đình;
• Tài sản thuê là nhà ở (thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Nhà ở 2014);
• Hợp đồng cần được nộp cho cơ quan nhà nước như Sở Kế hoạch và
• Đầu tư khi đăng ký địa chỉ trụ sở doanh nghiệp.

Ngược lại, trong các tình huống doanh nghiệp thuê văn phòng từ các đơn vị kinh doanh bất động sản chuyên nghiệp hoặc các chủ đầu tư tòa nhà thương mại, việc công chứng thường không bắt buộc do tính pháp lý đã được đảm bảo, hợp đồng có chữ ký và dấu pháp nhân đầy đủ.

2. Quy định pháp luật liên quan đến công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Việc xác định hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không cần được căn cứ rõ ràng vào các quy định pháp lý hiện hành. Dưới đây là 3 hệ thống pháp luật chính chi phối nội dung này:

2.1 Bộ luật Dân sự 2005, 2015

Theo Điều 492 Bộ luật Dân sự 2005, hợp đồng thuê nhà ở từ 6 tháng trở lên bắt buộc phải được lập thành văn bản, công chứng hoặc chứng thực.

Tuy nhiên, tại Bộ luật Dân sự 2015, quy định này đã được điều chỉnh theo hướng linh hoạt hơn:

• “Hợp đồng thuê tài sản được xác lập theo thỏa thuận của các bên, không bắt buộc phải công chứng, trừ khi pháp luật có quy định khác.”

Điều này mở ra không gian pháp lý cho các bên tự quyết định hình thức hợp đồng, trừ khi giao dịch rơi vào trường hợp đặc biệt do luật chuyên ngành điều chỉnh.

2.2 Luật Nhà ở 2014 (Điều 122, 124)

• Điều 122 quy định: Hợp đồng thuê nhà ở phải được lập thành văn bản, bao gồm cả trường hợp sử dụng làm văn phòng làm việc.
• Điều 124: Nếu một bên là cá nhân và thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên, thì hợp đồng thuê bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên thỏa thuận khác hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định riêng.

Lưu ý quan trọng: Trường hợp thuê nhà ở để làm trụ sở công ty từ cá nhân (không phải công ty bất động sản), thì cần công chứng để hợp thức hóa địa chỉ trụ sở khi đăng ký doanh nghiệp. 

2.3 Luật Công chứng 2014 (Điều 4, 42)

• Điều 4 khẳng định: Công chứng là việc công chứng viên xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự – đảm bảo không vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội.
• Điều 42 quy định: Việc công chứng hợp đồng thuê nhà (thuộc nhóm giao dịch bất động sản) cần phải được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Điều này nhấn mạnh: Nếu hợp đồng thuê văn phòng thuộc trường hợp phải công chứng, thì công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ pháp lý, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và nội dung hợp đồng. 

3. Trường hợp nào hợp đồng thuê văn phòng bắt buộc công chứng?

Không phải mọi hợp đồng thuê văn phòng đều cần công chứng. Tuy nhiên, theo quy định tại Luật Nhà ở 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và thực tiễn áp dụng, dưới đây là các trường hợp bắt buộc phải công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý:

3.1 Thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên và bên cho thuê là cá nhân

Khi hợp đồng có thời hạn từ 6 tháng trở lên và bên cho thuê không phải pháp nhân (công ty), việc công chứng là bắt buộc nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Nếu không công chứng, hợp đồng có thể bị tòa án tuyên vô hiệu về hình thức trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

3.2 Tài sản thuê là nhà ở (áp dụng Luật Nhà ở 2014)

Dù sử dụng làm văn phòng, nhưng nếu tài sản thuê là nhà ở thuộc sở hữu cá nhân hoặc hộ gia đình, thì hợp đồng vẫn bị ràng buộc bởi Luật Nhà ở – bắt buộc phải công chứng.

3.3 Khi hợp đồng thuê được dùng để làm hồ sơ pháp lý

Một số cơ quan như Sở KH&ĐT, ngân hàng, đối tác kiểm toán yêu cầu cung cấp bản hợp đồng thuê có công chứng để chứng minh địa chỉ hợp pháp hoặc năng lực pháp lý.

3.4 Một trong hai bên yêu cầu công chứng để đảm bảo tính ràng buộc

Dù không bắt buộc theo luật, nhưng trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thuê hoặc bên cho thuê chuyên nghiệp vẫn yêu cầu công chứng nhằm đảm bảo rõ ràng và tránh rủi ro pháp lý.

4. Trường hợp nào không cần công chứng?

Dù hợp đồng thuê văn phòng là văn bản pháp lý quan trọng, nhưng không phải tất cả các trường hợp đều cần công chứng. Dưới đây là các tình huống phổ biến mà theo quy định hiện hành, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng:

4.1 Hợp đồng thuê giữa doanh nghiệp – doanh nghiệp

Khi cả bên cho thuê và bên thuê đều là pháp nhân (có tư cách doanh nghiệp, có con dấu), hợp đồng chỉ cần ký và đóng dấu là đã có giá trị pháp lý.

Đây là hình thức phổ biến tại các tòa nhà văn phòng cho thuê hạng A, B chuyên nghiệp, nơi chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tòa nhà là doanh nghiệp bất động sản.

4.2 Hợp đồng thuê có thời hạn dưới 6 tháng

Theo quy định tại Luật Nhà ở 2014, các hợp đồng thuê có thời hạn dưới 6 tháng không bắt buộc phải công chứng – dù bên cho thuê là cá nhân.
Tuy nhiên, hợp đồng vẫn nên được lập thành văn bản có chữ ký hai bên, để làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp.

Tuy nhiên, hợp đồng vẫn nên được lập thành văn bản có chữ ký hai bên, để làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp.

4.3 Văn phòng thuê tại tòa nhà đã đăng ký pháp lý đầy đủ

Các tòa nhà do doanh nghiệp quản lý (chủ đầu tư lớn hoặc công ty quản lý bất động sản) thường cung cấp hợp đồng mẫu chuẩn. Trong trường hợp này, không yêu cầu công chứng, vì tính pháp lý đã được đảm bảo.

Hợp đồng có hiệu lực khi đủ các yếu tố: thông tin doanh nghiệp, diện tích thuê, thời hạn, mức phí, và chữ ký – con dấu.

4.4 Các thỏa thuận thuê ngắn hạn, thuê linh hoạt, văn phòng trọn gói

Trong các mô hình coworking space, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, hợp đồng thuê thường không công chứng do thời hạn ngắn, mức phí cố định và cơ chế quản lý linh hoạt.

Lưu ý: Dù không bắt buộc công chứng trong các trường hợp trên, doanh nghiệp vẫn nên đảm bảo hợp đồng được lập bằng văn bản, có đầy đủ thông tin, điều khoản rõ ràng và chữ ký đại diện hợp pháp để tránh tranh chấp phát sinh. 

5. Thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng gồm những gì?

Để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng trong các trường hợp bắt buộc, các bên cần thực hiện đầy đủ quy trình công chứng tại phòng công chứng nhà nước hoặc tư nhân. Dưới đây là các bước chi tiết và danh mục hồ sơ cần chuẩn bị:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý

Bên cho thuê cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất & quyền sở hữu nhà (Sổ hồng/Sổ đỏ)
• Giấy tờ tùy thân: CCCD/CMND, Hộ khẩu (nếu là cá nhân)
• Giấy phép kinh doanh và Giấy ủy quyền ký hợp đồng (nếu là pháp nhân)

Bên thuê cần chuẩn bị:

• CCCD/CMND của người đại diện
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty thuê (nếu là pháp nhân)
• Giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm người ký

Bước 2: Soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng

• Có thể do hai bên tự soạn thảo hoặc nhờ phòng công chứng hỗ trợ.
• Nội dung hợp đồng cần thể hiện rõ:
  • Mô tả tài sản thuê (địa chỉ, diện tích, công năng…)
  • Thời hạn thuê
  • Giá thuê và phương thức thanh toán
  • Quyền – nghĩa vụ các bên
  • Điều khoản chấm dứt hợp đồng & xử lý tranh chất

Maison Office có thể cung cấp mẫu hợp đồng thuê văn phòng chuẩn pháp lý theo từng loại hình tài sản & đối tượng. 

Bước 3: Nộp hồ sơ tại phòng công chứng

• Cả hai bên (hoặc bên được ủy quyền) đến phòng công chứng gần nơi có tài sản thuê.
• Công chứng viên sẽ kiểm tra toàn bộ hồ sơ và tính pháp lý của giao dịch.
• Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ tiến hành công chứng trong vòng 1 – 3 ngày làm việc.

Bước 4: Ký và nhận bản hợp đồng công chứng

• Hai bên sẽ ký hợp đồng trước mặt công chứng viên.
• Nhận lại bản gốc và bản sao công chứng có đóng dấu xác nhận.
• Có thể yêu cầu công chứng thêm nhiều bản để sử dụng cho các cơ quan liên quan (ngân hàng, Sở KHĐT…).

Lệ phí công chứng hợp đồng thuê văn phòng

• Tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị hợp đồng:
• Dưới 50 triệu: khoảng 50.000 – 100.000 VNĐ
• Từ 50 triệu – 100 triệu: khoảng 0.1% – 0.3%
• Trên 100 triệu: theo biểu phí Luật Công chứng

Ngoài ra còn có phụ phí photocopy, bản sao, lưu trữ hồ sơ… (dao động 100.000 – 300.000 VNĐ tùy nơi) 

>> Xem thêm

• Danh sách văn phòng công chứng TPHCM [Mới nhất 2023]
• Danh sách văn phòng công chứng Hà Nội [Mới nhất]

6. Rủi ro pháp lý nếu không công chứng hợp đồng thuê

Việc không công chứng hợp đồng thuê văn phòng trong những trường hợp bắt buộc có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng về pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bên thuê – đặc biệt là doanh nghiệp.

6.1 Hợp đồng có thể bị vô hiệu về hình thức

• Tòa án có thể tuyên hợp đồng vô hiệu nếu không công chứng đúng quy định.
• Các điều khoản cam kết trong hợp đồng sẽ không còn giá trị pháp lý.
• Doanh nghiệp thuê mất quyền đàm phán hoặc yêu cầu bồi thường khi xảy ra tranh chấp.

6.2 Không thể đăng ký địa chỉ trụ sở kinh doanh

• Không được Phòng Đăng ký Kinh doanh chấp nhận nếu hợp đồng thiếu công chứng.
• Ảnh hưởng đến việc thành lập công ty, mở tài khoản ngân hàng hoặc xin giấy phép con.
• Gây chậm trễ trong triển khai hoạt động kinh doanh.

6.3 Khó bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp

• Không có bằng chứng pháp lý rõ ràng về thời hạn, giá thuê, điều khoản thỏa thuận.
• Không có giá trị chứng cứ tại tòa hoặc khi làm việc với cơ quan nhà nước.
• Dễ bị đơn phương chấm dứt hợp đồng, đòi lại mặt bằng bất ngờ.

6.3 Không được công nhận trong các giao dịch pháp lý khác

• Không thể dùng hợp đồng làm tài sản thế chấp tại ngân hàng.
• Không đủ điều kiện ghi nhận là chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
• Không được chấp thuận khi kiểm toán nội bộ, chuyển nhượng, sáp nhập…

>> Tham khảo ngay:

• 10 Lỗi Cần Tránh Khi Thuê Văn Phòng Hà Nội & TP.HCM
• 10 Điều Cần Biết Để Đàm Phán Giá & Chi Phí Thuê Văn Phòng

7. Một số câu hỏi liên quan

Thuê văn phòng với cá nhân có cần công chứng không?

• Có, nếu bên cho thuê là cá nhân và hợp đồng có thời hạn từ 6 tháng trở lên, bắt buộc phải công chứng theo Luật Nhà ở 2014 để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Công chứng hợp đồng thuê văn phòng hết bao nhiêu tiền?

• Phí công chứng thường dao động từ 0.1% – 0.3% giá trị hợp đồng, cộng với phụ phí (sao y, lưu trữ…). Với hợp đồng thuê trị giá 500 triệu, phí công chứng có thể từ 500.000 – 1.500.000 VNĐ.

Không công chứng hợp đồng thuê có bị vô hiệu không?

• Có thể. Nếu rơi vào trường hợp bắt buộc công chứng mà không thực hiện, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu về hình thức nếu xảy ra tranh chấp và ra tòa.

Có thể công chứng hợp đồng thuê văn phòng online không?

• Hiện nay, Việt Nam chưa cho phép công chứng hợp đồng từ xa hoàn toàn online. Các bên phải trực tiếp đến phòng công chứng để ký kết và xác thực.

Văn phòng trọn gói có cần công chứng hợp đồng không?

• Thường không. Các gói thuê dạng linh hoạt, dưới 6 tháng hoặc không sử dụng làm địa chỉ trụ sở không bắt buộc công chứng, nhưng vẫn cần hợp đồng rõ ràng.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.