Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp & phương pháp hạch toán

Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản mục quan trọng phản ánh toàn bộ chi phí vận hành bộ máy quản trị và hành chính của một công ty. Đây là nhóm chi phí không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng lại quyết định đến hiệu quả điều hành, khả năng cạnh tranh và lợi nhuận cuối cùng. Việc hiểu rõ, hạch toán đúng và tối ưu khoản mục này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa duy trì bộ máy tinh gọn và hiệu quả tài chính bền vững.

Tìm hiểu thêm thông tin:

• Các loại hình doanh nghiệp
• Điều kiện thành lập doanh nghiệp
• Thủ tục thành lập doanh nghiệp
• Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là toàn bộ các khoản chi cần thiết để duy trì hoạt động quản trị và điều hành chung của một công ty. Đây là nhóm chi phí gián tiếp, không gắn trực tiếp với quá trình sản xuất hay bán hàng nhưng đóng vai trò nền tảng trong việc đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định.

2. Vai trò của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc nhận diện và kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa chiến lược trong vận hành và phát triển:

• Đảm bảo minh bạch tài chính: CPQLDN là chỉ tiêu bắt buộc trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác lợi nhuận.
• Căn cứ tính thuế TNDN: chỉ những khoản chi hợp lý, hợp lệ (có chứng từ, hóa đơn) mới được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Đánh giá hiệu quả quản trị: tỷ trọng CPQLDN/doanh thu cho thấy bộ máy có tinh gọn và hiệu quả hay không. Các tập đoàn lớn thường kiểm soát tỷ lệ này nghiêm ngặt để giữ lợi thế cạnh tranh.
• Hỗ trợ hoạch định ngân sách: dự báo chi phí quản lý giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý cho nhân sự, văn phòng, công nghệ.
• Tối ưu hóa hoạt động: theo dõi CPQLDN theo từng khoản mục (nhân sự, văn phòng, dịch vụ mua ngoài) giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện điểm bất hợp lý để cắt giảm hoặc điều chỉnh.

3. Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp phổ biến

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, phản ánh toàn bộ chi phí vận hành bộ máy quản trị. Dưới đây là các nhóm chi phí phổ biến nhất theo quy định kế toán và thực tiễn doanh nghiệp:

3.1 Chi phí nhân sự và tiền lương quản lý

Đây là nhóm chi phí lớn nhất trong cơ cấu quản lý, bao gồm lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích nộp bảo hiểm cho đội ngũ quản lý, hành chính, kế toán, pháp lý và nhân sự. Đây là khoản mục trực tiếp quyết định đến hiệu quả điều hành và sự gắn kết nhân viên.

3.2 Chi phí văn phòng 

Bao gồm các khoản chi cho thuê văn phòng, điện nước, internet, dịch vụ bảo trì – vệ sinh, an ninh và các tiện ích đi kèm. Đây là nền tảng để đảm bảo môi trường làm việc thuận lợi, phục vụ hoạt động điều hành hàng ngày.

3.3 Chi phí hành chính và văn phòng phẩm

Nhóm chi phí này liên quan đến các khoản mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, chi phí in ấn, photocopy, tài liệu lưu trữ và các hoạt động hành chính nội bộ. Đây là chi phí nhỏ lẻ nhưng phát sinh thường xuyên, cần được kiểm soát để tránh lãng phí.

3.4 Chi phí pháp lý, kế toán, thuế

Bao gồm các khoản chi cho dịch vụ tư vấn pháp lý, phí dịch vụ kiểm toán, kế toán, tư vấn thuế và các chi phí liên quan đến tuân thủ pháp luật. Đây là chi phí bắt buộc giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch tài chính, giảm rủi ro pháp lý.

3.5 Chi phí bảo hiểm và phúc lợi xã hội

Bao gồm các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm tài sản, cùng các chương trình phúc lợi xã hội. Đây là chi phí quan trọng để duy trì sự ổn định và an toàn cho cả nhân sự và tài sản doanh nghiệp.

3.6 Chi phí đào tạo và phát triển nhân sự

Khoản chi này dành cho việc tổ chức khóa học, hội thảo, chương trình nâng cao năng lực quản lý và kỹ năng mềm. Đây là một khoản đầu tư cần thiết để duy trì sự phát triển bền vững của đội ngũ lãnh đạo và nhân viên.

3.7 Chi phí công nghệ, phần mềm quản trị, bảo trì

Bao gồm chi phí triển khai và duy trì hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP, CRM, HRM), chi phí bảo mật, bảo trì hệ thống và các dịch vụ công nghệ liên quan. Đây là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng cạnh tranh.

4. Cách tính và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp thường được xác định dựa trên tổng hợp các khoản chi phát sinh trong kỳ có liên quan đến hoạt động quản trị, bao gồm:

• Chi phí nhân sự quản lý: lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm.
• Chi phí hành chính – văn phòng: thuê văn phòng, điện nước, văn phòng phẩm.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: pháp lý, kế toán, kiểm toán, công nghệ, bảo trì.
• Chi phí khác bằng tiền: tiếp khách, hội nghị, công tác phí.

Doanh nghiệp có thể tính tỷ trọng CPQLDN/Doanh thu để đánh giá mức độ hợp lý. Tỷ lệ này phản ánh hiệu quả quản trị bộ máy: càng thấp thì khả năng vận hành càng tinh gọn.

Nguyên tắc hạch toán

Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) được hạch toán theo TK 642 trong hệ thống kế toán Việt Nam. Việc ghi nhận phải tuân thủ nguyên tắc kế toán và dựa trên chứng từ hợp lệ, đồng thời kết chuyển cuối kỳ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Dưới đây là các giao dịch kinh tế thông dụng và phương pháp hạch toán tương ứng:

Trường hợp 1: Tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương

• Nợ TK 642 (6421) – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 3341, 3348 – Phải trả người lao động
• Có TK 338 – Các khoản phải nộp khác

Trường hợp 2: Vật liệu xuất dùng hoặc mua dùng ngay (văn phòng phẩm, vật tư sửa chữa, xăng dầu, công cụ…)

• Nợ TK 642 (6422)
• Có TK 152 hoặc TK 111, 112, 141, 331

Trường hợp 3: Công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng trực tiếp

• Nợ TK 642 (6423)
• Có TK 153 hoặc TK 111, 112, 331

Trường hợp 4: Trích khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý

• Nợ TK 642 (6424)
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Trường hợp 5: Tiền thuê đất phải nộp Nhà nước

• Nợ TK 642 (6425)
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp

Trường hợp 6: Án phí, lệ phí, phí cầu đường

• Nợ TK 642 (6425)
• Có TK 111, 112

Trường hợp 7: Dự phòng phải thu khó đòi

• Nếu trích lập bổ sung: Nợ TK 642 (6426) / Có TK 2293
• Nếu hoàn nhập: Nợ TK 2293 / Có TK 642 (6426)

Trường hợp 8: Tiền điện, nước, điện thoại, y tế, thuê chuyên gia, chi sửa chữa TSCĐ nhỏ

• Nợ TK 642 (6427)
• Có TK 111, 112, 331, 335

Trường hợp 9: Chi phí sửa chữa TSCĐ lớn

• Nếu trích trước: Nợ TK 642 (6427) / Có TK 335 hoặc 352
• Khi phát sinh thực tế: Nợ TK 335, 352 / Có TK 331, 241, 111, 112, 152
• Nếu phân bổ nhiều kỳ: Nợ TK 642 (6427) / Có TK 242

Trường hợp 10: Dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (hội nghị, tiếp khách, đào tạo, phí hiệp hội)

• Nợ TK 642 (6427, 6428)
• Có TK 111, 112, 331

Trường hợp 11: Ghi giảm chi phí quản lý

• Nợ TK 111, 112…
• Có TK 642

Trường hợp 12: Kết chuyển cuối kỳ

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

5. Quy định về hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc phản ánh tình hình tài chính và tối ưu hiệu quả hoạt động.

5.1 Nguyên tắc kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi hạch toán chi phí quản lý cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc phù hợp: Chi phí phát sinh trong kỳ phải phù hợp với doanh thu tương ứng.
• Nguyên tắc dồn tích: Chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, không phụ thuộc dòng tiền.
• Nguyên tắc hợp lý và hợp lệ: Chỉ những khoản chi phí có chứng từ hợp pháp, hợp lý (hóa đơn, hợp đồng, bảng lương, biên bản nghiệm thu…) mới được ghi nhận và tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.
• Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp hạch toán chi phí quản lý phải được áp dụng ổn định giữa các kỳ kế toán để đảm bảo tính so sánh.
• Nguyên tắc thận trọng: Chỉ ghi nhận chi phí khi có căn cứ chắc chắn, không ghi nhận chi phí ước tính hoặc thiếu chứng từ minh chứng.

5.2 Tài khoản sử dụng cho chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp tại TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi tiết theo các tiểu khoản sau:

• 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: lương, phụ cấp, các khoản trích bảo hiểm, công đoàn.
• 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: văn phòng phẩm, vật liệu phục vụ hành chính.
• 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: công cụ, dụng cụ sử dụng cho quản lý.
• 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: hao mòn tài sản phục vụ quản trị.
• 6425 – Thuế, phí và lệ phí: lệ phí môn bài, tiền thuê đất, phí quản lý hành chính.
• 6426 – Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng rủi ro.
• 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, viễn thông, bảo hiểm, thuê ngoài.
• 6428 – Chi phí bằng tiền khác: tiếp khách, công tác phí, hội nghị, chi khác bằng tiền mặt.

5.3 Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp tính toán chi phí quản lý dựa trên tổng hợp toàn bộ chi phí đã phát sinh trong kỳ và được hạch toán vào TK 642. Phương pháp tính bao gồm:

• Cộng dồn các khoản chi phát sinh: Nhân sự, văn phòng, hành chính, dịch vụ mua ngoài, khấu hao, thuế phí.
• Phân bổ hợp lý: Với những chi phí chung cho nhiều bộ phận (ví dụ: điện nước, bảo hiểm), cần phân bổ theo tỷ lệ diện tích, số lượng nhân viên hoặc doanh thu.
• Xác định tỷ trọng CPQLDN/Doanh thu: giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản trị. Chỉ tiêu này thường được các nhà đầu tư và cơ quan quản lý quan tâm.
• Kết chuyển cuối kỳ: Toàn bộ số dư TK 642 được chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời làm cơ sở tính thuế TNDN.

6. Giải pháp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Để đảm bảo bộ máy vận hành hiệu quả mà vẫn tiết kiệm, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

• Ứng dụng công nghệ quản trị: triển khai phần mềm ERP, kế toán số, CRM và HRM để tự động hóa quy trình, giảm phụ thuộc nhân sự thủ công.
• Tối ưu hóa văn phòng: lựa chọn văn phòng phù hợp diện tích sử dụng, cân nhắc các giải pháp văn phòng trọn gói để tiết kiệm chi phí vận hành, bảo trì và tiện ích đi kèm.
• Thuê ngoài dịch vụ (outsourcing): kế toán, pháp lý, nhân sự hay IT có thể thuê theo gói, giúp giảm áp lực chi phí cố định.
• Kiểm soát chi phí hành chính: thiết lập định mức sử dụng văn phòng phẩm, công cụ, chi phí tiếp khách – hội nghị để tránh lãng phí.
• Đào tạo nội bộ hiệu quả: thay vì các chương trình dàn trải, tập trung đào tạo kỹ năng cốt lõi và ứng dụng e-learning để tiết kiệm chi phí.
• Đàm phán với nhà cung cấp: thường xuyên rà soát hợp đồng thuê dịch vụ điện, nước, viễn thông, bảo hiểm để tối ưu đơn giá và điều khoản.
• Phân tích tỷ trọng CPQLDN/Doanh thu định kỳ: đặt KPI kiểm soát chi phí quản lý ở mức phù hợp với ngành, phát hiện sớm điểm bất hợp lý để điều chỉnh.

Việc quản lý và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn, minh bạch và bền vững. Khi hiểu rõ bản chất từng khoản chi, áp dụng phương pháp hạch toán chuẩn mực và triển khai các giải pháp tối ưu, doanh nghiệp có thể cân bằng giữa việc kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả điều hành. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc quản trị chi phí quản lý hiệu quả chính là nền tảng để gia tăng lợi thế cạnh tranh, đảm bảo sự phát triển ổn định và dài hạn cho tổ chức.

7. FAQ – Câu hỏi thường gặp

7.1 Chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu % doanh thu?

Tỷ trọng này dao động tùy ngành nghề. Doanh nghiệp dịch vụ thường ở mức 10–15% doanh thu, trong khi doanh nghiệp sản xuất truyền thống chỉ khoảng 5–8% nhờ quy mô lớn và chi phí hành chính thấp hơn.

7.2 Doanh nghiệp mới thành lập cần dự trù chi phí quản lý như thế nào?

Doanh nghiệp nên dự trù chi phí quản lý cho 12–18 tháng đầu, bao gồm: thuê văn phòng, lương và bảo hiểm nhân sự quản lý, chi phí pháp lý, kế toán, công nghệ vận hành. Đây là giai đoạn bộ máy chưa ổn định, nên chi phí quản lý thường chiếm tỷ trọng cao.

7.3 Các khoản chi phí quản lý nào không được trừ khi quyết toán thuế TNDN?

Một số khoản không hợp lệ khi tính thuế TNDN gồm: chi phí không có hóa đơn chứng từ, chi vượt định mức theo quy định, chi phạt vi phạm hành chính, chi cho cá nhân không liên quan hoạt động kinh doanh, và các khoản chi không chứng minh được tính hợp lý.

7.4 Hạch toán chi phí quản lý theo TK 642 thực hiện ra sao?

Hạch toán chi phí quản lý theo TK 642:

• Khi phát sinh chi phí: Nợ TK 642 / Có TK 111, 112, 331…
• Khi trích khấu hao: Nợ TK 642 / Có TK 214
• Khi lập dự phòng: Nợ TK 642 / Có TK 229
• Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 911 / Có TK 642 để xác định kết quả kinh doanh.

7.5 Làm sao để cắt giảm chi phí quản lý mà không ảnh hưởng hiệu quả?

Doanh nghiệp có thể:

• Tối ưu diện tích văn phòng và chọn gói dịch vụ phù hợp.
• Ứng dụng công nghệ để giảm nhân sự thủ công.
• Thuê ngoài dịch vụ theo nhu cầu.
• Kiểm soát chặt chẽ chi phí hành chính và dịch vụ mua ngoài.
• Định kỳ so sánh tỷ trọng CPQLDN/Doanh thu để đảm bảo phù hợp với chuẩn ngành.

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn