Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Quy định về hạch toán

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. Do vậy, các khoản chi phí đã phát sinh và ghi nhận trong kỳ sẽ được kết chuyển vào bên Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.

4.3. Cách tính chi phí quản lý trong doanh nghiệp

Như vậy, ta đã cùng tìm hiểu chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì, được ghi nhận vào tài khoản nào với nguyên tắc kế toán ra sao. Tiếp theo trong phần này, Maison Office sẽ giới thiệu đến bạn các bước tính chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả, chính xác: 

Bước 1: Xác định các khoản chi phí liên quan đến quản lý

Trước tiên, các nhà quản trị cần xác định được loại chi phí nào mà doanh nghiệp phải chi trả liên quan đến hoạt động quản lý. Đó có thể các khoản chi phí về lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên quản lý; chi phí đồ dùng, vật dụng văn phòng; chi phí khấu hao tài sản cố định; thuế, phí và lệ phí và các khoản chi phí khác có liên quan. 

Bước 2: Ghi nhận chi phí vào hệ thống kế toán

Các khoản chi phí sau khi đã xác định sẽ tiếp tục được ghi nhận vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Theo đó, mỗi loại chi phí sẽ được ghi nhận vào các tài khoản tương ứng theo quy định của pháp luật. 

Ví dụ: 

• TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 
• TK 214 – Hao mòn TSCĐ
• TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu 
• TK 334 – Phải trả người lao động

Bước 3: Thu thập dữ liệu

Để tính toán chính xác chi phí quản lý, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập dữ liệu về các khoản chi phí trong mỗi tài khoản tương ứng, bao gồm việc ghi nhận số tiền thực tế đã phát sinh trong kỳ. 

Bước 4: Tính toán chi phí quản lý

Sau khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu, doanh nghiệp cần tiến hành tính toán tổng chi phí cho mỗi loại chi phí bằng cách cộng dồn các số tiền đã phát sinh trong kỳ.

Bước 5: Rà soát và điều chỉnh

Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, rà soát và so sánh các dữ liệu thực tế với số liệu ghi nhận trong hệ thống kế toán. Nếu phát hiện sai sót thì cần điều chỉnh số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác. 

Bước 6: Kết chuyển chi phí

Cuối kỳ, nhà quản trị cần thực hiện việc kết chuyển chi phí vào tài khoản tương ứng để phản ánh trong báo cáo tài chính. Theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được kết chuyển vào TK 911 – Xác định kết quả hoạt động để tích hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính

Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp cần tiến hành lập các báo cáo tài chính liên quan, bao gồm báo cáo lợi nhuận để thể hiện tổng chi phí quản lý trong doanh nghiệp.

Lưu ý: Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp có thể thay đổi tùy theo phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng cũng như quy định từ các văn bản pháp luật. Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến từ các cơ quan quản lý hoặc chuyên gia trong lĩnh vực kế toán. 

5. Phương pháp hạch toán chi phí với một vài giao dịch thông dụng

Dưới đây là một số giao dịch kinh tế thông dụng và phương pháp hạch toán chi phí quản lý tương ứng với từng trường hợp: 

Trường hợp 1: Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho cán bộ, nhân viên của đơn vị, trích BH xã hội, BH y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như BH nhân thọ, BH hưu trí tự nguyện…) của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

•      Có TK 3341 – Phải trả công nhân viên
•      Có TK 3348 – Phải trả người lao động
•      Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Trường hợp 2: Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua đưa ngay vào sử dụng như: ấn chỉ chuyên dùng, văn phòng phẩm, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ, xăng, dầu, mỡ để chạy xe, công cụ, dụng cụ chung của đơn vị,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

•      Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
•      Có các TK 111, 112, 141, 331,…

Trường hợp 3: Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng hoặc mua ngoài đưa ngay vào sử dụng không qua kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý đơn vị, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

•      Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
•      Có các TK 111, 112, 331,…

Trường hợp 4: Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG, quản lý của đơn vị, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, máy móc, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)

     Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Trường hợp 5: Tiền thuê đất phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

     Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Trường hợp 6: Án phí, lệ phí thi hành án, lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

     Có các TK 111, 112,…

Trường hợp 7: Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

• Nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

     Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

• Nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

     Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng (không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên).

Trường hợp 8: Tiền điện, nước, xăng dầu, điện thoại, fax, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ nhân viên và người lao động khác, các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

     Có các TK 111, 112, 331, 335,…

Trường hợp 9: Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ

a) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

• Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

     Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn chứng từ)

     Có TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)

• Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ các TK 335, 352

     Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…

b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến đơn vị trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ để tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

     Có TK 242 – Chi phí trả trước.

Trường hợp 10: Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác khi phát sinh như chi hội nghị, tiếp khách, chi trang phục giao dịch, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427, 6428)

     Có các TK 111, 112, 331,…

Trường hợp 11: Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý đơn vị, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

     Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Trường hợp 12: Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý đơn vị vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động

     Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bài viết trên đây vừa giúp bạn giải đáp chi phí quản lý doanh nghiệp là gì, các loại chi phí trong doanh nghiệp cũng như quy định về hạch toán các khoản chi phí này. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát, tối ưu hóa chi phí quản lý, vận hành.

Tham khảo thêm:

• 8 Điều kiện thành lập doanh nghiệp
• Chi nhánh công ty là gì?
• Hướng dẫn cách đặt tên công ty chuẩn
• Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài
• Các loại hình doanh nghiệp hợp pháp