Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất [Tải ngay]

Trong quản trị doanh nghiệp, quyết toán thuế TNCN là thủ tục bắt buộc để xác định chính xác nghĩa vụ thuế của cá nhân trong một năm dương lịch. Việc nắm vững quy trình này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác vận hành và hỗ trợ người lao động thực hiện các thủ tục hoàn thuế hoặc nộp thêm một cách minh bạch, đúng quy định pháp luật.

Tờ khai quyết toán thuế TNCN là gì?

Tờ khai quyết toán thuế TNCN (thường là mẫu 05/QTT-TNCN đối với tổ chức hoặc 02/QTT-TNCN đối với cá nhân) là văn bản tổng hợp toàn bộ các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được trong năm. Đây là căn cứ để cơ quan thuế tính toán lại số thuế thực tế dựa trên các mức giảm trừ gia cảnh, từ đó xác định cá nhân đã nộp thừa (để hoàn thuế) hay nộp thiếu (để nộp thêm) so với số thuế đã tạm khấu trừ hàng tháng/quý.

⬇ Tải ngay mẫu
TỜ KHAI QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất

Sau đây là các mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi tại Thông tư 40/2025/TT-BTC và Thông tư 94/2025/TT-BTC)

Mẫu 02/QTT-TNCN

Mẫu tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công) theo Mẫu 02/QTT-TNCN

⬇ Tải ngay mẫu 02/QTT-TNCN

Mẫu 05/QTT-TNCN

Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công) theo Mẫu 05/QTT-TNCN

⬇ Tải ngay mẫu 02/QTT-TNCN

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì

Tùy vào đối tượng thực hiện quyết toán mà thành phần hồ sơ sẽ có những yêu cầu khác biệt về mặt pháp lý.

Hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân trực tiếp quyết toán

Đối với các cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn (ví dụ: làm việc tại nhiều công ty hoặc có thêm thu nhập từ các dự án bên ngoài), hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.
• Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN (bảng kê giảm trừ gia cảnh).
• Chứng từ khấu trừ thuế (do các đơn vị chi trả thu nhập cấp).
• Thẻ CCCD gắn chíp (bản sao).

Hồ sơ quyết toán thuế khi ủy quyền cho doanh nghiệp

Nếu cá nhân chỉ có thu nhập duy nhất tại một doanh nghiệp và làm việc đủ 12 tháng, họ có thể ủy quyền cho công ty quyết toán thay. Hồ sơ cực kỳ đơn giản, chỉ bao gồm:

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu quy định.
• Các chứng từ chứng minh người phụ thuộc (nếu chưa đăng ký trước đó).

Các chứng từ cần chuẩn bị khi lập tờ khai quyết toán thuế

Kế toán tại các văn phòng cần tập hợp bảng lương 12 tháng, danh sách mã số thuế nhân viên, và quan trọng nhất là các chứng từ bảo hiểm, từ thiện, nhân đạo (nếu có) để làm căn cứ giảm trừ doanh thu tính thuế.

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN chi tiết

Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc nhập liệu và tính toán các chỉ tiêu số học.

Cách xác định tổng thu nhập chịu thuế

Tổng thu nhập chịu thuế là tổng các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương mà cá nhân thực nhận. Cần lưu ý loại trừ các khoản thu nhập được miễn thuế theo quy định để giảm bớt gánh nặng thuế cho nhân viên.

Cách kê khai các khoản giảm trừ khi quyết toán thuế

Đây là phần quan trọng nhất để tối ưu số thuế phải nộp.

• Giảm trừ bản thân: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
• Giảm trừ người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/người/tháng.
• Các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc và quỹ hưu trí tự nguyện.

Cách xác định số thuế TNCN phải nộp hoặc được hoàn

Số thuế thực tế phải nộp được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Nếu số thuế này nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp trong năm, cá nhân sẽ được hoàn thuế. Ngược lại, nếu số thuế phải nộp lớn hơn số đã tạm nộp, cá nhân phải nộp thêm vào ngân sách nhà nước.

Hướng dẫn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN online

Sử dụng tài khoản định danh điện tử trên hệ thống eTax (canhan.gdt.gov.vn), người nộp thuế tải tờ khai XML, thực hiện ký số và gửi trực tuyến. Phương thức này giúp các cá nhân làm việc tại các tòa nhà văn phòng cao tầng tiết kiệm thời gian đi lại cơ quan thuế.

Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN

Việc tuân thủ thời hạn giúp thực thể pháp lý tránh được các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán và có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn, thời hạn nộp hồ sơ không bị giới hạn. Tuy nhiên, nếu có số thuế phải nộp thêm, thời hạn cuối cùng là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Thời hạn quyết toán thuế đối với tổ chức trả thu nhập

Đối với các doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay cho nhân viên, thời hạn cuối cùng là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Mức xử phạt khi nộp chậm tờ khai quyết toán thuế

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi nộp chậm tờ khai có thể bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng. Đây là rủi ro quản trị mà các Sales & Marketing Director cần lưu ý để đảm bảo tính chuyên nghiệp của tổ chức.

Những lưu ý quan trọng khi kê khai tờ khai quyết toán thuế TNCN

Các lỗi thường gặp khi lập tờ khai quyết toán thuế

Các lỗi phổ biến bao gồm: Sai mã số thuế, kê khai thiếu thu nhập từ các đơn vị cũ, hoặc tính sai số tháng được giảm trừ cho người phụ thuộc.

Cách kiểm tra dữ liệu thuế trên hệ thống eTax

Cá nhân nên thường xuyên truy cập ứng dụng eTax Mobile để kiểm tra thông tin về các nguồn thu nhập mà các doanh nghiệp đã khai báo dưới tên mình, tránh trường hợp bị khai khống thu nhập.

Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế đúng quy định

Nên hoàn thiện hồ sơ trước thời hạn 1 tháng để có thời gian điều chỉnh nếu phát hiện sai sót. Tại Maison Office, chúng tôi luôn chú trọng việc lưu trữ chứng từ điện tử để quá trình đối soát diễn ra nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp về tờ khai quyết toán thuế TNCN

Cá nhân có một nguồn thu nhập có phải quyết toán thuế không

Nếu cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập và số thuế tạm khấu trừ đã khớp với số thuế phải nộp thì không nhất thiết phải trực tiếp quyết toán mà có thể ủy quyền cho công ty.

Khi nào cá nhân được hoàn thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân được hoàn thuế khi số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau khi đã tính đầy đủ các khoản giảm trừ gia cảnh.

Có thể nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN online không

Hoàn toàn có thể. Hiện nay, Bộ Tài chính khuyến khích 100% cá nhân và doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ qua phương thức điện tử.

Quyết toán thuế TNCN ở đâu

Đối với tổ chức, nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp. Đối với cá nhân, nộp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (thường trú hoặc tạm trú) hoặc nơi cá nhân làm việc.

Việc sử dụng đúng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN giúp cá nhân và doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật, đồng thời tránh các sai sót có thể dẫn đến xử phạt hành chính. Khi thực hiện quyết toán thuế, người nộp thuế cần kiểm tra kỹ các khoản thu nhập, giảm trừ gia cảnh và số thuế đã tạm nộp trong năm để đảm bảo dữ liệu kê khai chính xác. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp tờ khai đúng thời hạn sẽ giúp quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi và minh bạch.

Xem thêm các mẫu tờ khai:

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN mới [TẢI NGAY]
• Tờ khai đăng ký thuế (01-ĐK-TCT) [TẢI NGAY]
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mới [TẢI NGAY]
• Tờ khai thuế GTGT theo Thông tư 80 mới [TẢI NGAY]
• Tờ khai thuế TNCN​ mẫu 05/KK-TNCN [TẢI NGAY]
• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú​ (Mẫu CTO1) [TẢI NGAY]

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.